中層管理者的時(shí)間管理

　　導(dǎo)語：現(xiàn)代管理大師彼德·德魯克說：“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理。”可見，良好的時(shí)間管理(鏈接：時(shí)間管理培訓(xùn))是正確的管理的基礎(chǔ)。作為高校運(yùn)行最重要的工作 承擔(dān)者之一的中層管理者 ，其工作通常涉及到學(xué)校各個(gè)不同機(jī)構(gòu)，工作繁雜，而且每項(xiàng)工作都有一定的完成時(shí)限，使得他們在面對(duì)越來越大的工作壓力時(shí)，往往會(huì)因?yàn)槿狈�時(shí)間管理的概念或時(shí)間管理不善而影響工作效率和工作質(zhì)量。

　　時(shí)間管理的概念

　　愛因斯坦認(rèn)為“時(shí)間實(shí)際上是鐘的讀數(shù)”，《辭�！穼�(duì)時(shí)間解釋為“有起點(diǎn)和終點(diǎn)的一段時(shí)間或它的某一點(diǎn)。以地球自轉(zhuǎn)一周24小時(shí)為根據(jù)”。

　　從管理學(xué)的角度，時(shí)間具備以下四個(gè)特性：

　　一、供給無彈性：時(shí)間與其他任何資源最大的不同在于時(shí)間的供給量是固定不變的，不會(huì)增加、也不會(huì)減少;

　　二、無法蓄積：時(shí)間不可以被積蓄儲(chǔ)藏，不論主觀意愿為何，都必須消費(fèi)時(shí)間;

　　三、無法取代：時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源，是無法取代的;

　　四、無法失而復(fù)得：時(shí)間一旦流逝，則永遠(yuǎn)無法挽回。

　　時(shí)間雖然具備以上的特性，但是我們可以通過對(duì)時(shí)間的有效管理，來提高對(duì)時(shí)間的利用率，進(jìn)而提高工作效率。管理學(xué)者杰克·弗納對(duì)時(shí)間管理的定義是：有效地應(yīng)用時(shí)間這種資源，以便我們有效地達(dá)成個(gè)人的重要目標(biāo)。在管理學(xué)領(lǐng)域，時(shí)間管理是個(gè)人管理理論的一部分，其涵義是如何面對(duì)時(shí)間的流動(dòng)而進(jìn)行自我管理，將過去作為改善現(xiàn)在的參考，把未來作為現(xiàn)在努力的方向，而好好把握現(xiàn)在。簡而言之，時(shí)間管理的本質(zhì)是個(gè)人管理，是時(shí)間使用者自我的一種管理，指個(gè)體為了有效地利用時(shí)間資源所進(jìn)行的計(jì)劃和控制活動(dòng)。

　　高校中層管理者時(shí)間管理存在的誤區(qū)

　　所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。目前高校中層管理者對(duì)于時(shí)間管理存在以下誤區(qū)：

　　工作規(guī)劃缺乏。工作規(guī)劃是確保主動(dòng)、合理支配時(shí)間的基本要素，利用規(guī)劃可以有意識(shí)地支配工作行為，提高工作效率。相當(dāng)一部分高校中層管理者沒有進(jìn)行制定和調(diào)整工作規(guī)劃的習(xí)慣，由于工作缺乏合理規(guī)劃，導(dǎo)致他們在工作中往往存在工作目標(biāo)不明確，重點(diǎn)不突出的問題。

　　組織管理不力。適當(dāng)有序的組織管理可以調(diào)動(dòng)下級(jí)的積極性，整合資源，使工作發(fā)揮最大效益，使管理者自己的主要精力和時(shí)間放在更重要的事情上。而部分高校中層管理者存在著工作職責(zé)不清，工作權(quán)限不明確，工作內(nèi)容重復(fù)，與下級(jí)溝通不暢，不善于授權(quán)，花費(fèi)大量時(shí)間于具體事務(wù)，日常管理混亂等問題。

　　時(shí)間觀念不強(qiáng)。高校中層管理者事務(wù)繁雜，工作頭緒多，通常由于不擅處理不速之客和無端電話的打擾，陷入“文山會(huì)海”，突發(fā)事情出現(xiàn)等原因，處理工作時(shí)往往習(xí)慣拖延時(shí)間，不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)工作，造成工作效率低下。

　　紀(jì)律意識(shí)淡薄。由于個(gè)人缺乏紀(jì)律意識(shí)，工作缺乏責(zé)任感，部分高校的中層管理者表現(xiàn)出工作態(tài)度消極，工作主動(dòng)性不強(qiáng)，做事拖拖拉拉，遇事怨天尤人等問題。

　　高校中層管理者如何進(jìn)行時(shí)間管理

　　對(duì)高校中層管理者如何進(jìn)行時(shí)間管理的研究分析必須是在對(duì)時(shí)間管理的基本原則的認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)之上進(jìn)行。時(shí)間管理的基本原則可以概括為以下六項(xiàng)：設(shè)立明確目標(biāo)、制定有效計(jì)劃、分清輕重緩急、有序組織工作、合理分配時(shí)間、進(jìn)行充分授權(quán)以及遵守規(guī)則紀(jì)律。高校中層管理者大多是學(xué)校的教學(xué)科研骨干，同時(shí)承擔(dān)著繁重的管理工作，有效的時(shí)間管理對(duì)他們尤其重要。

　　設(shè)立明確目標(biāo)，制定有效計(jì)劃。在制定目標(biāo)前，首先要了解自己的時(shí)間使用習(xí)慣，做好時(shí)間日志，詳細(xì)記錄自己每天的時(shí)間是怎樣花掉的，這也是時(shí)間管理的開始。通過時(shí)間記錄，找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，有針對(duì)性地進(jìn)行調(diào)整改變，形成良好的時(shí)間使用習(xí)慣，這是制定和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的先決條件。

　　在了解了自己的時(shí)間使用狀況后，才能制定工作目標(biāo)。而一個(gè)完整的目標(biāo)必須是具體的，可達(dá)到的，這樣目標(biāo)才能發(fā)揮它的指導(dǎo)性作用;目標(biāo)必須是可衡量的，任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有可以用來衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn);目標(biāo)的制定一定要與自己的工作和時(shí)間使用狀態(tài)具有相關(guān)性;任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，因此目標(biāo)一定要是基于時(shí)間的。 在確定了目標(biāo)之后，就可以根據(jù)目標(biāo)制定合理有效的計(jì)劃，這是進(jìn)行時(shí)間管理的第一步。而制定一項(xiàng)合理的計(jì)劃大致分為以下幾個(gè)步驟：探尋完成目標(biāo)的各種途徑，確定最佳的完成方式;將最佳完成方式細(xì)化為每月、每周、每日的行程表，并加以執(zhí)行;定期檢查細(xì)化目標(biāo)的完成情況;調(diào)整行程表，保證最終目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可行性;制定應(yīng)急措施，幫助應(yīng)對(duì)意外情況。

　　分清輕重緩急，有序組織工作。高校中層管理者的工作往往比較繁雜，涉及到學(xué)校發(fā)展的方方面面，要在繁雜的工作中抓住重點(diǎn)，就必須按照工作的“輕重緩急”來組織安排工作。需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮工作的優(yōu)先順序時(shí)，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”。“時(shí)間的四象限法”是個(gè)很好的工具。

　　“時(shí)間的四象限法”是美國管理學(xué)家科維提出的，這一理論把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。一般人認(rèn)為第一象限重要且緊急的事要馬上做，其次是做第二象限重要但不緊急的事。但科維提出的時(shí)間管理理論的重點(diǎn)是把主要的精力和時(shí)間集中地放在第二象限重要但不緊急的工作上，此類工作往往影響深遠(yuǎn)，如不及時(shí)處理，就會(huì)變?yōu)榈谝幌笙薰ぷ�。管理者如果過于關(guān)注第一象限的工作，會(huì)使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī)，很容易使人精疲力竭，不利于提高工作效率。所以，管理者平時(shí)應(yīng)多投入一些時(shí)間在第二象限工作，縮小第一象限范圍。一個(gè)人的時(shí)間和精力都是有限的，對(duì)于不重要的事情，能不做就先不做。第三象限是緊急但不重要的事，這類事情看似緊急，需要馬上處理，但屬于不重要的事，對(duì)此類事情要學(xué)會(huì)拒絕。對(duì)于第四象限不重要也不緊急的事，要學(xué)會(huì)舍棄，盡量不去做。

　　合理分配時(shí)間，進(jìn)行充分授權(quán)。高校中層管理者的工作往往具有“承上啟下”的性質(zhì)，因此，增強(qiáng)其時(shí)間管理能力往往要體現(xiàn)在明確工作職責(zé)和范圍、安排不被干擾時(shí)間、充分合理授權(quán)等幾個(gè)方面。

　　首先，明確工作 職責(zé)和范圍。對(duì)于高校中層管理者 來說，所面臨的工作可以分為三類：一類是職責(zé)所在而責(zé)無旁貸的;另一類雖然也是職責(zé)所在，但要求本身是不合理的;還有一類是職責(zé)范圍以外的。因此在接受工作任務(wù)之前首先要對(duì)工作的性質(zhì)進(jìn)行分析，明確其是否屬于自己的職責(zé)范圍，接受這一工作對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 是否有益等因素后再做出是否接受的選擇。如果勉強(qiáng)接受了本該由其他部門承擔(dān)的工作，一方面犧牲了自己的時(shí)間，打亂了自己的計(jì)劃，另一方面也不利于學(xué)校整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其次，安排不被干擾時(shí)間。不被干擾時(shí)間就是針對(duì)某項(xiàng)具體的工作而安排的一段相對(duì)完整的不間斷時(shí)間。由于高校中層管理者在工作時(shí)經(jīng)常會(huì)受到上級(jí)或下級(jí)的打擾，在進(jìn)行某項(xiàng)具體工作時(shí)，該工作經(jīng)常處于不斷的啟動(dòng)、停止、再啟動(dòng)、再停止的循環(huán)。這就使得工作的有效時(shí)間難以保證。

　　安排不被干擾時(shí)間對(duì)此很有幫助。安排不被干擾時(shí)間要遵守以下基本規(guī)則：不接聽或打出電話;不見訪客也不拜訪他人;不做不需要的談話及轉(zhuǎn)移;不做與計(jì)劃內(nèi)工作無關(guān)的其他工作。第三，充分合理授權(quán)。授權(quán)是“將特定的工作任務(wù)和職責(zé)由一個(gè)人轉(zhuǎn)交給另一個(gè)人，特別是由上級(jí)轉(zhuǎn)交給下級(jí)的過程。”任何一位高校中層管理者都不可能獨(dú)自完成本部門的所有工作，需要將一些事情指派或授權(quán)給下級(jí)，這本質(zhì)上是一種整體和部分的劃分，管理者的職責(zé)是保證各個(gè)部分目標(biāo)的執(zhí)行和實(shí)現(xiàn)，來實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)。在這個(gè)過程中，高校中層管理者一方面要對(duì)被授權(quán)者信任，調(diào)動(dòng)其主動(dòng)性，充分授權(quán);另一方面，必須重視監(jiān)督和檢驗(yàn)，保證被授權(quán)者的工作符合制定的目標(biāo)。以實(shí)際工作中，工作任務(wù)往往會(huì)因?yàn)橐馔庖蛩貙?dǎo)致完成時(shí)間超出預(yù)期，而授權(quán)部分的工作延誤會(huì)被擴(kuò)大影響到最終目標(biāo)的完成。因此，對(duì)每一項(xiàng)工作規(guī)定嚴(yán)格的完成期限，并要求被授權(quán)者在限定時(shí)間內(nèi)報(bào)告工作處理結(jié)果，管理者據(jù)此和被授權(quán)者及時(shí)溝通，分析原因，調(diào)整計(jì)劃，授權(quán)效果會(huì)更為有效。

　　遵守規(guī)則紀(jì)律，加強(qiáng)結(jié)果監(jiān)督。因?yàn)橛屑o(jì)律，才有秩序，才會(huì)有效率。工作缺乏責(zé)任感，工作態(tài)度不認(rèn)真，做事拖拖拉拉通常都是缺乏紀(jì)律意識(shí)導(dǎo)致的。因此，在高校中層管理者的時(shí)間管理 中，同樣需要強(qiáng)調(diào)規(guī)則與紀(jì)律。遵守規(guī)則紀(jì)律的核心體現(xiàn)在三個(gè)方面：一、目標(biāo)，在進(jìn)行具體工作的時(shí)候，不管外界因素的干擾和計(jì)劃的調(diào)整，一定要明確工作的目標(biāo)是什么;二、時(shí)間，計(jì)劃執(zhí)行要有嚴(yán)格的時(shí)間限制，即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo);三、調(diào)整，實(shí)時(shí)跟蹤工作的時(shí)間進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時(shí)修改計(jì)劃，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。四、激勵(lì)，對(duì)工作的完成情況進(jìn)行必要的檢查，獎(jiǎng)懲分明，用紀(jì)律對(duì)行為進(jìn)行規(guī)范約束。

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