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做好檔案管理工作的方法
導語：檔案管理工作是企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，各級管理部門要合理認識到該項管理工作的重要性。要加強日常檔案管理工作，有效解決工作中遇到的問題。
做好檔案管理工作的方法
一、加強檔案意識，充分認識做好檔案管理工作的重要性
一直以來，由于各種原因，相關機構(gòu)對檔案和檔案工作沒有進行足夠有效的宣傳，社會公眾對檔案這門重要學科的認識相對匱乏，認識不到檔案工作對社會發(fā)展的重要性。作為掌握大量公共信息資源的傳統(tǒng)檔案工作者，往往把自己定位為一個被動的服務者，認為自己最大的責任是管理好檔案，不重視檔案的編研工作和檔案開發(fā)利用。
“重藏輕用，重保密輕開放，重質(zhì)量輕服務”的現(xiàn)象普遍存在于當前檔案工作中，造成室藏內(nèi)容單一、門類不全，檔案信息資源得不到有效開發(fā)利用。
實際上，做好檔案管理工作是一個單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作�？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。
單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。[1]因此，要想做好檔案管理工作，我們必須加大宣傳力度，強化人們的檔案意識。
二、利用各種資源，推進檔案建設的信息化，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
隨著時代和社會的發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。因此檔案信息化建設是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務水平的必由之路，是順應時代發(fā)展的必然趨勢。
1.檔案部門應配備相應的檔案現(xiàn)代化管理設備。
“工欲善其事，必先利其器”。檔案現(xiàn)代化管理必須建立在計算機和現(xiàn)代通訊設備的支持上，否則就只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設施必須跟上，以滿足檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。
利用計算機檢索檔案，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心，使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，有效提高查全率，提高服務質(zhì)量。
另外，微縮技術(shù)與計算機的廣泛應用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出微縮膠卷(片)的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”，留傳給子孫后代。建立計算機檢索終端，提供快速復印和復制服務，利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復制本，給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件。
2.設計科學先進的檔案管理軟件，建立檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)。
檔案現(xiàn)代化建設是一項系統(tǒng)工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各機關單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應采用雙服務器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。
同時，為了提高利用率，還應設置適當?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢與文檔網(wǎng)絡上傳輸達到資源共享的目的。
此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機制上提高機關信息共享能力，使更多的人享用現(xiàn)代化高新技術(shù)的便利，準確、全面、快捷地獲取所需檔案信息，也讓利用者有更多的機會接觸、了解到檔案，增強檔案意識。
3.做好檔案信息的有效開發(fā)。
檔案部門應著眼于實際工作的需求，按照歸檔范圍，做好檔案的收集工作，及時整理、立卷、歸檔，積極豐富館藏。檔案的價值在于利用，在于為社會公眾、社會組織各項工作服務，這是檔案工作的永恒主題和根本目的，而檔案的自身性質(zhì)也決定了檔案工作的服務性。
因此我們要改變重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，加大檔案信息開發(fā)的力度，除了制定多種檢索工具，還要積極開展檔案信息材料的二次、三次開發(fā)，編制各種編研材料，同時要注重編研材料的時效性，比如，及時修編大事記、院史、校史、專題匯編等，做好主動服務。
這樣才能使檔案價值得到最有效的開發(fā)利用，提高檔案的利用率，增強人們對檔案的依賴意識。還要開展檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作。開展宣傳工作是優(yōu)化檔案網(wǎng)絡建設軟環(huán)境的.重要手段。宣傳的實質(zhì)是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達到網(wǎng)絡建設者和組織管理者在觀念上、步調(diào)上的一致，為工程建設營造良好的人文環(huán)境。
三、加強檔案管理人才綜合素質(zhì)的培養(yǎng)
檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要。檔案工作人員要適應信息資源檔案管理工作的需要，就必須提升信息收集和管理的能力，充分發(fā)揮主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。[2]因此，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)有以下途徑。
首先，對檔案工作者進行職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其職業(yè)奉獻精神和高度的責任感，增加他們的檔案法規(guī)意識;結(jié)合實際抓好檔案人員的繼續(xù)教育，提高其業(yè)務能力和操作技能;另外，檔案工作者也不能忽視對其它學科知識的學習與借鑒，比如工作中對公共關系學、心理學的運用，主動深入到各項工作中去，了解情況，溝通思想，掌握利用者的心理，改善更新服務方法與手段，全方位拓展檔案部門的社會功能，樹立檔案部門與工作人員的良好形象，從而促進檔案意識建設，推動檔案工作的全面發(fā)展，使檔案工作更好地為社會主義各項事業(yè)服務。
其次，檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)流程和基本要求，又要掌握一定的計算機基礎和基本技能，努力做到二者的有機結(jié)合，熟練地運用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問題。
再次，現(xiàn)代社會是一個紛繁復雜的社會，處于不斷的發(fā)展變化中，檔案的信息資源管理鞏固要求檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應能力，觀察是獲得信息，收集、征集、挖掘有價值檔案的第一步。
檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務的有價值的信息，分析和綜合是發(fā)掘信息、開發(fā)高層次檔案信息的重要方法。
檔案工作者通過細致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復雜的表象中發(fā)掘有價值的信息，做好檔案的收集、整理、鑒定的工作;就能透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導意義的信息。
最后，檔案工作者必須具備一定的調(diào)查研究能力和組織協(xié)調(diào)能力，掌握實際工作的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調(diào)查研究，全面了解社會歷史的真實面貌。
要為社會提供服務，就要在客觀、全面、科學的原則指導下，不斷提高調(diào)查研究能力，這樣才能了解和掌握社會需求，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求。在實際工作中，檔案工作者往往是面對一個地區(qū)或一個系統(tǒng)開展工作，需要組織建立工作網(wǎng)絡，需要進行檔案信息資源建設的管理，需要培養(yǎng)、指導檔案員的工作。
要做好這些工作，檔案工作者就要學習掌握組織和協(xié)調(diào)的有關原理，具備一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，通過自己的努力，在工作網(wǎng)絡中建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行教育培訓。
檔案是人類社會的記憶工具和知識結(jié)晶，是國家信息資源的重要組成部分，在經(jīng)濟社會資源結(jié)構(gòu)中占有重要地位，具備保存人類文化遺產(chǎn)、維護歷史真實面貌、資政襄政、宣傳教育等社會功能。檔案管理工作者要用科學的發(fā)展觀嚴格要求自己，不斷提高檔案管理的能力，才能做好檔案工作，促進文化的交流與發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展社會穩(wěn)定作出貢獻。
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