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怎么做好企業(yè)檔案管理
導(dǎo)語:檔案管理工作做好了,一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況,適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果,為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
怎么做好企業(yè)檔案管理
第一,領(lǐng)導(dǎo)重視是根本
目前,我們企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的發(fā)展水平普遍偏低,這與領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠有很大的關(guān)系。檔案是一種歷史文化遺產(chǎn),是一種無形資產(chǎn),它不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,因此,領(lǐng)導(dǎo)常常忽略了企業(yè)檔案的建設(shè),認(rèn)為只要將文件收好不丟失,保證用的時(shí)候能夠查到就行,殊不知這種想法是有失偏見的。
首先,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對檔案室中檔案的價(jià)值有清楚的認(rèn)識(shí),知道這些檔案在企業(yè)工作中發(fā)揮的作用,比如:工作中的參考、備查、憑證等諸多文件資料與對企業(yè)發(fā)展的實(shí)質(zhì)性影響。
其次,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案室的投入,對檔案室的庫房建設(shè)、設(shè)備完善、人才引進(jìn)都要給予政策傾斜和財(cái)力保障。再次,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案的服務(wù)性。將檔案的合理利用與檔案的安全保密有機(jī)結(jié)合,使檔案建設(shè)向良性循環(huán)邁進(jìn)。
第二,硬件設(shè)施是基礎(chǔ)
企業(yè)檔案對硬件設(shè)施的投入相對較少,甚至檔案室與圖書室達(dá)不到二分開的標(biāo)準(zhǔn),一些檔案整理的不規(guī)范,缺少必要的裝具,檔案信息化建設(shè)更是無從談起。由此可見,完善的硬件設(shè)施管理是企業(yè)檔案服務(wù)職能提升的基礎(chǔ),是做好檔案對生產(chǎn)一線服務(wù)的保障,檔案室只有規(guī)范硬件措施的配置規(guī)模、裝具數(shù)量、計(jì)算機(jī)配套設(shè)置等基本內(nèi)容,其服務(wù)才能順利的實(shí)現(xiàn),只有最基本的硬件設(shè)施得到保證,企業(yè)檔案才有一個(gè)良好的生存環(huán)境,才能通過更為優(yōu)質(zhì)的工作為企業(yè)利用者提供服務(wù)。
第三,完善管理是源泉
在新的形勢下,企業(yè)檔案要不斷開拓進(jìn)取,緊緊跟上企業(yè)發(fā)展的步伐,突出重點(diǎn),做到行業(yè)中工作發(fā)展到哪里,檔案工作就延伸到哪里、服務(wù)到哪里,切實(shí)為生產(chǎn)一線服務(wù)。檔案室建設(shè)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一是加大對本企業(yè)現(xiàn)有檔案的收集力度,擴(kuò)大收集范圍,拓寬收集渠道,充分做好檔案的收集整理歸檔工作。
此項(xiàng)工作是檔案工作的重要組成部分,是為企業(yè)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。在工作中,要學(xué)會(huì)抓重點(diǎn),注意收集和保管專業(yè)的、學(xué)術(shù)的與企業(yè)工作密切相關(guān)的資料。二是加大現(xiàn)有檔案成果的轉(zhuǎn)化。檔案中蘊(yùn)藏著大量的有價(jià)值的信息,如何對檔案室的檔案資源進(jìn)行整合,使死信息轉(zhuǎn)化為活成果,向利用者提供滿意的信息服務(wù),也是完善建設(shè)的關(guān)鍵所在。
第四,開發(fā)利用是關(guān)鍵
收集來的材料往往是零散的、無序的,不利于檔案的開發(fā)和利用,檔案工作就要從廣泛的信息中選出有保存價(jià)值的信息,依據(jù)一定的原則方法,進(jìn)行了科學(xué)的分類、系統(tǒng)的組合排列,以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律,使其有序化,成為有價(jià)值信息,經(jīng)過鑒定,用科學(xué)的方法加以妥善保管,為檔案信息的開發(fā)和利用提供可靠的保證。檔案信息資源要通過利用才能實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值。信息資源在利用同時(shí),我們必須注意保持檔案資源的完整與安全,避免流失。
因此,要建立健全檔案管理制度,如檔案員崗位責(zé)任制、檔案借閱制度、利用保管制度、檔案銷毀制度、檔案保密制度等來加強(qiáng)檔案管理。同時(shí)制訂科學(xué)的檢索體系,可以加快檔案的查找速度和準(zhǔn)確度,為企業(yè)利用提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。我們要下工夫編制完備適用、配套的檢索工具,為檔案的開發(fā)利用提供必要的條件。
第五,高新技術(shù)是支撐
企業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)管理大多采用手工操作方式,存在著查詢效率低、查詢頻繁、勞動(dòng)強(qiáng)度大、紙質(zhì)檔案存放占用空間大、管理困難等問題。如今,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)的普及深入到各個(gè)單位,根據(jù)查閱檔案的管理制度,在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)一個(gè)查閱流程環(huán)節(jié),根據(jù)流程最終實(shí)現(xiàn)查閱目的。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,可以避免手工檢索的繁瑣,并根據(jù)查檔者的權(quán)限提供相應(yīng)的檔案,同時(shí)也防止失泄密的發(fā)生。這樣不僅方便內(nèi)部查詢,也更好的提高了辦公效率。
第六,服務(wù)觀念是宗旨
檔案人員服務(wù)意識(shí)的淡薄嚴(yán)重影響了檔案資料信息的綜合利用,阻礙了社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化價(jià)值及開發(fā)人力資源價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)。長期以來企業(yè)單位檔案重保密、輕利用現(xiàn)象嚴(yán)重,未能處理好保密與利用的關(guān)系,檔案室成為純粹的保密室。
在相當(dāng)程度上影響了檔案信息的利用。作為檔案人員要想做好服務(wù),首先應(yīng)該讓人們了解檔案室的`庫藏情況,這是開發(fā)利用檔案信息資源的首要前提。由于檔案工作人員對自身形成的檔案比較了解,在工作中遇到問題很自然地都會(huì)想到借助于檔案來解決;
其次是主動(dòng)服務(wù),即工作者在熟悉庫藏檔案、掌握檔案利用工作規(guī)律的基礎(chǔ)上,預(yù)測各類用戶的利用趨勢,主動(dòng)提供檔案服務(wù);最后樹立超前服務(wù)意識(shí),多渠道、多形式地開發(fā)檔案信息,將封閉式服務(wù)變?yōu)殚_放式服務(wù),將檔案編研與系統(tǒng)提供結(jié)合起來,要想利用者之所想,提供利用者之所需,努力將檔案工作的成果與企業(yè)信息化建設(shè)結(jié)合起來。依托現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)有平臺(tái),最大限度地滿足以及利用者對檔案信息的需求。
第七,人員素質(zhì)是保障
有些人認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作,只需要在實(shí)際工作中摸索、掌握其原則和方法就行,很少有人專門注意對檔案工作的管理知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與以應(yīng)用。事實(shí)上檔案工作的實(shí)踐性固然很強(qiáng),但檔案工作的專業(yè)性更強(qiáng),它要求檔案人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì),包括履行專業(yè)職責(zé)的能力、學(xué)歷和資歷等。
隨著信息技術(shù)的推進(jìn),在檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中,檔案人員不僅是信息庫的建造者和維護(hù)者,更應(yīng)該是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶。要達(dá)到這一目標(biāo),必須盡快培養(yǎng)一批既精通檔案管理業(yè)務(wù),又熟知計(jì)算機(jī)管理的軟硬件、網(wǎng)絡(luò)、安全防范等技術(shù)的復(fù)合型人才,使其能夠參與檔案信息化建設(shè)的全過程,能夠了解和把握運(yùn)行過程中可能出現(xiàn)的各種技術(shù)問題,為信息化進(jìn)程儲(chǔ)備好高素質(zhì)的人才。
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