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做好檔案管理的有效措施
導語:檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和,檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發(fā)展和社會的進步,現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復雜化的系統(tǒng)工程,尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下,檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。
做好檔案管理的有效措施
1、高度重視大力投入
1.1 提高工作人員的責任感和使命感
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。因此如何做好檔案管理工作,適應檔案管理工作的新形勢,培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感的和使命感,進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。
1.2 管理層高度重視
檔案工作自身具有很強的內(nèi)務性,雖不引人注意,卻必不可少。所以,必須提高對檔案管理的重視,深刻認識檔案管理在社會發(fā)展中的重要意義,提高檔案管理工作人員的業(yè)務水平和責任度,朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進發(fā)。
1.3 大力投入
目前,一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。眾所周知,檔案管理的開展需要專門的場地和專門的設施。有利于資料的存儲和管理,從而實現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設備設施、確保工作、提高檔案管理功能建設[1]。
2、強化檔案管理者的技術水平
2.1 加強培訓
檔案人員的專業(yè)素質參差不齊,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開檔案管理人員的高素質高水平。
為了不被時代浪潮淘汰,專業(yè)的崗位培訓必不可少。檔案管理人員綜合素質的提高不應只關注業(yè)務能力和知識程度,還應該重視政治態(tài)度和業(yè)務素質,提高培訓力度,為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外,還應以現(xiàn)實為出發(fā)點,根據(jù)崗位的.不同、層次的高低、渠道的多少展開培訓[3]。
2.2 形式多樣
其一,信息技術。檔案信息化建設是提高服務質量的首選途徑。以檔案信息資源為社會服務也是開展檔案工作的又一目標[4]。另外,信息化的迅猛前進將檔案管理工作推進了更大的浪潮,信息技術是實現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以,應盡量將新科技應用到檔案管理中,促進檔案信息化的實現(xiàn)[5]。
其二,促進同行業(yè)的學習十分重要,確保同行之間的業(yè)務聯(lián)系,有效的信息溝通,相互補充。對于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗要主動吸收和借鑒,少走彎路。
3、檔案工作要規(guī)范化
檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中,制度形同虛設,想交就交,不想交就不交,檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠,F(xiàn)在某些部門自設資料庫,給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒有按期歸還。
3.1 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因
在實際的檔案管理工作中,受到編制體制、人員素質等方面因素的影響,檔案管理規(guī)范性還不夠高,特別是在一些企事業(yè)單位,人員流動性強、從業(yè)人員能力低的問題都對檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。
3.2 觀念認識有偏差
一些單位對于檔案管理規(guī)范性的認識還不到位。一是主動性不強。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實現(xiàn)管理工作,在檔案整理、匯總等工作缺乏時效性。二是標準性不強。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓和學習,對于檔案記載、整理等業(yè)務工作不了解,檔案整理不規(guī)范。三是關注度不強。單位領導對于檔案管理關注不高,對于檔案保管的設備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視,也影響了管理規(guī)范性的提高。
3.3 管理制度不健全
檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分,有著嚴格的標準和制度規(guī)范。但隨著近年來計算機、網(wǎng)絡等技術的普及,一些單位對于檔案管理制度的落實有了一定的松懈思想。
一方面,在資料收集和整理方面,不少單位偏重資料的搜集,但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面,檔案管理不嚴格。規(guī)范性的落實需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上,而沒有真正落實到位,檔案管理人員責任心不強的問題十分突出。
3.4 監(jiān)管機制不到位
檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性,特別是在規(guī)范性建設方面,專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問題十分突出。
4、檔案管理規(guī)范性應關注的重點
針對當前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題,筆者認為要提高其工作的質量,就應當從提高觀念認識入手,用制度規(guī)定作保證,落實考核和監(jiān)管機制,提高檔案管理的規(guī)范性。
4.1 轉變認識,加強對檔案管理規(guī)范性的認識
無論單位管理人員,還是具體的工作人員,都必須要進一步加強對檔案管理規(guī)范性的認識,樹立標準意識,切實按照相關制度的要求,做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責任意識,切實做好檔案管理相關工作。
4.2 健全制度,完善檔案管理規(guī)范性體系構建
在制度建設方面,要完善檔案管理規(guī)范體系,樹立統(tǒng)一科學的標準,促進制度落實。一是建立資源共享機制。檔案管理關系到單位和個人的切身利益,必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。
因此提高規(guī)范性的基礎,就是要與單位辦公室、個人建立資源共享機制,從而更為全面快捷的掌握單位和個人的信息數(shù)據(jù),及時更新和匯總相關情況。二是建立數(shù)據(jù)標準機制。針對檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實,因此提高數(shù)據(jù)的標準化,是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對此,檔案管理部門要建立和規(guī)范標準和指標,從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范,便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。
4.3 落實責任,加強檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查
在日常管理工作中要進一步細化責任分工、明確監(jiān)管職責,用責任來促進規(guī)范性落實。一是要明確專人負責。同時要建立檔案交接等機制,確保管理的延續(xù)性。二是要加強監(jiān)管力度。無論是上級部門,還是單位自身,要加強對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管,落實相關制度規(guī)定,在軟硬件建設方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細化獎懲措施。注重對檔案管理工作的檢查,對于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎懲機制,促進工作制度落實。
4.4 提高素質,滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求
首先要為單位招納業(yè)務技術過硬的管理人才;其次,要加強對管理人員的崗前培訓,使他們能夠更好的熟悉和處理相關的管理工作。在培訓內(nèi)容方面,一要加強其專業(yè)領域方面的培訓,結合單位具體的工作,使理論知識能夠與實際工作很好的結合;二要加強對其工作責任心的培養(yǎng),將激勵機制引入到檔案管理工作中來,提高他們的工作積極性。
5、結束語
全新環(huán)境下,檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以,分析新環(huán)境下檔案管理的變革,探討有效的檔案管理途徑,多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實現(xiàn)的。要緊隨時代潮流,形成大服務觀念,擺正位置,以大環(huán)境為助力推進自身發(fā)展。
就檔案管理者而言,只有在工作中積極主動,通過自身實際行動去喚起其他人的認知,提高檔案管理工作的重視。完善各項制度,科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。
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