如何做好中學(xué)檔案管理

　　導(dǎo)語(yǔ)：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來(lái)。

　　如何做好中學(xué)檔案管理

　　一、中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

　　1.種類(lèi)繁多，利用率

　　。“麻雀雖小，五臟俱全”，一個(gè)學(xué)校就是一個(gè)大社會(huì)，在這個(gè)大社會(huì)中，形成的材料種類(lèi)非常多，它幾乎囊括了所有種類(lèi)的檔案，即文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、科研檔案、基建檔案、財(cái)會(huì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等等。

　　所以學(xué)校檔案門(mén)類(lèi)多，內(nèi)容復(fù)雜。但是中學(xué)工作主要是以教學(xué)為主，領(lǐng)導(dǎo)主要是抓教學(xué)，雖然檔案工作也在開(kāi)展，由于檔案本身的特點(diǎn)是時(shí)效性差、利用率低，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致檔案的價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)。

　　2.管理工作被動(dòng)，缺乏主動(dòng)性

　　在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，學(xué)生的成績(jī)和學(xué)校的升學(xué)率倍受“寵愛(ài)”，而檔案工作不同于其他工作，它不能夠馬上產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，人們對(duì)檔案工作也不重視，這種情況在整個(gè)檔案界普遍存在。況且在以教學(xué)為主要活動(dòng)的學(xué)校工作中，平時(shí)又要應(yīng)付各種各樣的檢查和評(píng)估，檔案的收集工作往往是被動(dòng)的，材料不齊全，難以及時(shí)歸檔。檔案工作開(kāi)展緩慢，缺乏積極主動(dòng)性。

　　3.管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)

　　多年來(lái)，由于高校開(kāi)設(shè)檔案專(zhuān)業(yè)的班級(jí)較少，培養(yǎng)的檔案專(zhuān)業(yè)人才與崗位需求失調(diào)，這就造成很多單位不可能招到檔案專(zhuān)業(yè)人員，再加上學(xué)校的主管部門(mén)不重視，中學(xué)管理檔案的大多不是專(zhuān)業(yè)人員，很多是老師轉(zhuǎn)崗或兼職的，這樣的現(xiàn)實(shí)，使得中學(xué)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，缺乏必要的理論指導(dǎo)。

　　二、中學(xué)檔案的利用需求

　　1.學(xué)校本身的.教學(xué)需要

　　學(xué)校最主要的活動(dòng)就是教學(xué)活動(dòng)，圍繞著教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生了各種各樣的材料，這就是中學(xué)檔案收集的主要范圍。比如教學(xué)方面，針對(duì)老師教學(xué)中復(fù)習(xí)的需要，教務(wù)處把每一個(gè)備課組每一次考試前出的試卷，考試中出現(xiàn)的問(wèn)題，考試后質(zhì)量分析等都集中起來(lái)按學(xué)年度歸檔，極大方便了老師的教學(xué)、查閱等工作。

　　再比如德育方面，在學(xué)生畢業(yè)的時(shí)候展示出學(xué)生三年來(lái)活動(dòng)的圖文資料。按照這方面的需求，就要求平時(shí)做好這方面材料的收集，作為德育活動(dòng)的檔案。學(xué)校檔案的種類(lèi)繁多，在專(zhuān)兼職檔案工作人員有限的情況下，學(xué)校應(yīng)根據(jù)教學(xué)的需要，組織專(zhuān)人各自負(fù)責(zé)一方面的檔案收集、整理工作，讓全體教師充分利用學(xué)校檔案的有利條件，助力做好教學(xué)工作，將被動(dòng)的檔案工作化為主動(dòng)。

　　2.教師評(píng)聘職稱(chēng)的需要

　　在中學(xué)，教師的主要任務(wù)是教學(xué)，當(dāng)然在教學(xué)過(guò)程中，教師評(píng)聘職稱(chēng)也是教師重要的任務(wù)之一。為了老師評(píng)聘職稱(chēng)的需要，建立教師業(yè)務(wù)檔案是每個(gè)學(xué)校檔案工作中的重要組成部分。

　　我校建立教師業(yè)務(wù)檔案，是以每個(gè)老師為單位，按照職稱(chēng)評(píng)定的需要收集相應(yīng)的材料，這些材料包括：教師基本情況登記表(各種學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)、教師資格證書(shū)、任職資格證書(shū)、普通話、計(jì)算機(jī)等級(jí)水平考試、繼續(xù)教育等等復(fù)印件);承擔(dān)教育教學(xué)基本情況表(任教班級(jí)、擔(dān)任班主任、教研組長(zhǎng)、備考組長(zhǎng)、行政職務(wù)等證明材料);承擔(dān)教科研情況表(論文獲獎(jiǎng)、匯編、擔(dān)任課題等);獲獎(jiǎng)情況(獲獎(jiǎng)文件、證書(shū)等等復(fù)印件)。每學(xué)年度考核時(shí)，將每位教師當(dāng)年晉級(jí)、獲獎(jiǎng)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等材料更新情況補(bǔ)充到個(gè)人的業(yè)務(wù)檔案中，為老師日后評(píng)職稱(chēng)提供方便。

　　3.編撰校史的需要

　　我校是一個(gè)有一百二十多年歷史的百年老校，辦學(xué)歷史悠久，但是由于歷史原因，以前領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致以前的檔案沒(méi)有得到很好的保存。為了吸收歷史教訓(xùn)，我校在2012年決定編撰《毓英園》這一�？�，每學(xué)期一期，把一學(xué)期開(kāi)展的重要活動(dòng)以圖文的形式編撰下來(lái)，包括：功勛人物、校園動(dòng)態(tài)、探索園地、校友之窗、榕樹(shù)下、光榮榜、心靈驛站等欄目，圍繞這一刊物平時(shí)收集材料，基本上囊括了一學(xué)期學(xué)校的重要活動(dòng)，材料齊全。

　　4.其他特殊需要

　　我校是福建省體育傳統(tǒng)項(xiàng)目(排球)重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)校，同時(shí)還是省毒品預(yù)防教育基地示范校等等，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色，收集特色檔案。按照每個(gè)特色項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)收集整理檔案，為日后復(fù)查或?qū)W校做宣傳展覽提供詳實(shí)的材料依據(jù)。另外，外部對(duì)于學(xué)樣檔案工作的依賴(lài)也很多，如校友需要，由于我校歷史悠久，校友很多，遍布海內(nèi)外，每年校友聯(lián)誼活動(dòng)特別多，為此專(zhuān)門(mén)收集整理校友檔案，比如校友活動(dòng)照片，校友活動(dòng)材料，校友榮譽(yù)錄，知名校友檔案等等。

　　三、針對(duì)需求加強(qiáng)中學(xué)檔案的管理

　　1.提高認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一規(guī)范

　　檔案即是寶貴的歷史史料，查閱檔案可以知現(xiàn)在。學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)綜合性的工作，它不是某一個(gè)處室，某一個(gè)人員的工作，它貫穿在整個(gè)學(xué)校工作當(dāng)中，所有人都與它有關(guān)，不管老師還是學(xué)生都與之有關(guān)聯(lián)。

　　因此，從校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到中層行政，再到專(zhuān)任老師，再到學(xué)生都必須有檔案意識(shí)，都要加入到學(xué)校檔案的工作當(dāng)中。有了這個(gè)意識(shí)，就必須有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，我們學(xué)校按照自己的辦學(xué)特色，制定了《毓英中學(xué)各處室兼職檔案員工作職責(zé)》、《毓英中學(xué)各處室歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)檔案分類(lèi)大綱和編號(hào)方法》、《毓英中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)體育傳統(tǒng)項(xiàng)目(排球)歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)知名校友檔案歸檔范圍和保管期限》等等。

　　2.針對(duì)需求、建立特色

　　針對(duì)不同的需求，我校建立了與之相一致的特色檔案。學(xué)校最為重要的檔案工作便是學(xué)生的學(xué)籍檔案管理，我們?cè)谧龊贸Ｒ?guī)學(xué)籍檔案的整理、歸檔工作之外，還利用學(xué)籍檔案做好畢業(yè)生的跟蹤，制作畢業(yè)生花名冊(cè)以便做好校友檔案，為開(kāi)展校友活動(dòng)提供依據(jù)。

　　另外，根據(jù)我校是省體育傳統(tǒng)項(xiàng)目(排球)重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)校，我們建立了與之一致的特色檔案，這為每年體育傳統(tǒng)校的檢查驗(yàn)收，對(duì)外交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供了極為便利的條件。

　　3.積極主動(dòng)、發(fā)揮實(shí)效

　　學(xué)校的各種檔案蘊(yùn)藏著十分豐富的價(jià)值，中學(xué)檔案工作人員要積極主動(dòng)地查找整理出學(xué)校最具特色的歷史檔案資料，編輯成各種媒介，開(kāi)放式地供學(xué)校的教師和學(xué)生觀賞，會(huì)使檔案發(fā)揮出更多的功效。

　　同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者應(yīng)該創(chuàng)新檔案工作思路，以充分利用現(xiàn)有學(xué)校檔案服務(wù)于學(xué)校各部門(mén)工作，服務(wù)于學(xué)生的德育工作，讓優(yōu)秀的學(xué)校檔案成為愛(ài)國(guó)主義教育的新陣地。只有我們抓住檔案輔助和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展這一目標(biāo)，沿著“需求”將工作開(kāi)展下去，中學(xué)檔案工作才有動(dòng)力。

　　按需求來(lái)做，學(xué)校檔案工作就不會(huì)處于被動(dòng)狀態(tài)，而是獲得大家的認(rèn)可，使其發(fā)揮出最大的實(shí)效，同時(shí)也會(huì)促使中學(xué)檔案工作做得更好，全面為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　總之，中學(xué)檔案工作由于其種類(lèi)繁多，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理人員素質(zhì)不高，各個(gè)學(xué)校檔案管理經(jīng)驗(yàn)很少相互交流，嚴(yán)重滯后了中學(xué)檔案工作的進(jìn)步，針對(duì)本校的需求來(lái)加強(qiáng)檔案工作的管理，建立本校特色檔案，對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案工作的發(fā)展具有重大的意義。

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