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如何改進(jìn)高校檔案管理
導(dǎo)語：檔案管理工作是有效提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必不可少的一個重要部分，在整個高校的管理工作中占據(jù)著重要的位置，充分的記載著高校的發(fā)展歷史，為今后對高校的發(fā)生的研究提供必要的資料依據(jù)，同時還能作為科學(xué)分析與制定高校今后發(fā)展的好教材。
如何改進(jìn)高校檔案管理
一、高校檔案管理工作中存在的問題
1.領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)
長期以來一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面的認(rèn)為高等學(xué)校的中心任務(wù)是教書育人，對檔案工作重視不夠，很少將學(xué)校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作未給與足夠的重視和支持，對本單位檔案工作存在的問題解決不得力;領(lǐng)導(dǎo)忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責(zé)任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利發(fā)展。
2.檔案管理制度不健全
近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了很大的進(jìn)步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現(xiàn)為：
一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，甚至存在不同職能部門檔案記錄不一致的現(xiàn)象，喪失了部分利用價值。如有些單位教學(xué)檔案記錄缺項，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽課卻沒有聽課記錄;學(xué)生出勤考核、學(xué)生違紀(jì)、學(xué)生參加黨課及社會實踐活動、學(xué)籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現(xiàn)象。
二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。如有些人需要文件時亂翻亂抽;借閱、傳閱不登記;有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。
3.檔案管理人員素質(zhì)不高、隊伍不穩(wěn)定
改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關(guān)于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達(dá)能力。
此外，隨著校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息技術(shù)的普及，高校檔案工作急需一批現(xiàn)代化信息管理方面的人才。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。
目前，高校檔案管理人員不管是在職稱、待遇，還是工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，尤其是投入和收入方面與同類教師相比普遍偏低，上下班時間較為固定沒有機(jī)動性等，導(dǎo)致檔案管理工作人員在心理上產(chǎn)生了不平衡的心態(tài)，對于本職工作有種逆反，不愿意長期安于現(xiàn)狀。這樣就造成了檔案管理工作當(dāng)中缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理隊伍出現(xiàn)不穩(wěn)定的現(xiàn)象。
4.院校合并等造成檔案管理難度大
近十幾年來，我國高校在布局上面進(jìn)行了一次最大的改革，主要推崇綜合化和多元化以及科學(xué)化發(fā)展的方向。目前很多高等院校是經(jīng)過合并或是建設(shè)了新校區(qū)，高校不管是在建校面積還是學(xué)生數(shù)量等都有較大的規(guī)模，而且不同校區(qū)位置距離太遠(yuǎn)，加上之前在管理當(dāng)中出現(xiàn)的各不相同的管理模式，對于高校的檔案管理工作就在無形當(dāng)中增加了極大的難度，并且也隨之有諸多的新問題出現(xiàn)。
5.檔案管理方式落后
高校檔案傳統(tǒng)上僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于經(jīng)常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質(zhì)，使介質(zhì)檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復(fù)制，難以達(dá)到永久安全保存，因而給檔案管理增加困難。
6.檔案利用率偏低
高校檔案館擁有數(shù)量龐大的檔案，但利用率并不高。原因有：一是高校檔案意識不強(qiáng)，許多人認(rèn)為檔案沒用，甚至不知道有檔案機(jī)構(gòu);二是管理方式落后，檔案利用效率偏低;三是一些高校檔案館藏單一，不能滿足檔案需求。
舊的傳統(tǒng)觀念和工作方法不改變，檔案信息服務(wù)不能真正落到實處。高校檔案如果不能為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供服務(wù)，不能為師生員工和社會需要提供服務(wù)，檔案工作就不會存在，也不可能得到發(fā)展，檔案管理也無從談起。由此可見，充分地認(rèn)識檔案管理工作、提高檔案的利用率、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的服務(wù)意識具有十分重要的意義。
二、做好高校檔案管理工作對策
1.強(qiáng)化檔案意識
首先是要轉(zhuǎn)變高校領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀念。校級領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校各項管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強(qiáng)加對學(xué)校檔案工作的`指導(dǎo)是做好高校檔案工作的關(guān)鍵，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案工作的效果。
因此加強(qiáng)檔案工作，必須不斷提高領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)者的議事日程。
其次，要建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)構(gòu)。如建立高校檔案館、成立校級檔案工作委員會等，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，同時將檔案工作納入高校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為高校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良性發(fā)展的環(huán)境。最后，要真正重視檔案工作，解決檔案工作中的實際問題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關(guān)檔案安全保護(hù)，有效利用等實際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)，科研等工作的發(fā)展同步前進(jìn)。
2.建立健全高校檔案管理制度
應(yīng)根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。使檔案管理全面實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中;納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一;納入單位考核、獎懲制度之中;做到領(lǐng)導(dǎo)有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經(jīng)費(fèi)開支有保證。
使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上而下建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督機(jī)制，明確崗位責(zé)任制和檢查評比制度。通過制度建設(shè)，規(guī)范高校檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，才能對檔案進(jìn)行實時控制。
3.加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，建設(shè)一支適應(yīng)高校檔案工作現(xiàn)代化需要的、素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、穩(wěn)定的檔案人才隊伍，可以從以下四個方面做起：一是努力提高檔案人員的政治意識、大局意識和責(zé)任意識;
二是盡可能地為檔案工作人員提供繼續(xù)教育和培訓(xùn)的機(jī)會，提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力;
三是建立健全人才引進(jìn)制度，制定特殊優(yōu)惠政策和措施，積極引進(jìn)政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、學(xué)歷層次高、具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和技能的檔案專業(yè)人員;四是加強(qiáng)兼職檔案人員隊伍建設(shè)，為兼職檔案人員設(shè)置崗位津貼，定期開展檔案工作核查評比活動，引進(jìn)激勵機(jī)制，充分調(diào)動他們的積極性。
4.加強(qiáng)檔案編研工作，實現(xiàn)信息共享
檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形勢，高校檔案館應(yīng)該利用館藏檔案的優(yōu)勢，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，為學(xué)校的各項工作提供準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的檔案史料。
這些檔案史料從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對于總結(jié)經(jīng)驗、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。這些編研資料下發(fā)到各院系各單位，將會極大地方便各部門的工作。學(xué)校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成社會的信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，更好地滿足社會多方面的需要。
5.提高信息化管理水平，提供更好的服務(wù)
以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。目前，高校檔案的載體已由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，使檔案更具有直觀性、選擇性、易操作性，所以要進(jìn)一步加快檔案的數(shù)字化和信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程。
通過高校檔案管理信息化的發(fā)展使得高校檔案部門利用現(xiàn)代化管理手段將檔案信息及時提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會有關(guān)部門， 為檔案利用者提供多種查詢手段，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值， 促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
總之，高等教育的改革和發(fā)展，為檔案工作的創(chuàng)新提供了必要的條件，開辟了廣闊的空間和平臺。只要我們在思想上高度重視，實踐中主動探索，方法得當(dāng)，組織得力，就一定能使高校的檔案事業(yè)煥發(fā)出勃勃生機(jī)和活力。
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