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企業(yè)如何有效做好檔案管理
導(dǎo)語(yǔ)：作為檔案管理工作也要用檔案學(xué)的理論，提出新的觀點(diǎn)、探索新的問(wèn)題、開拓新的領(lǐng)域，在檔案管理工作中實(shí)踐，不斷做好服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作活力，敢于突破那些與時(shí)代發(fā)展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來(lái)解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問(wèn)題，把檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平
企業(yè)如何有效做好檔案管理
一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問(wèn)題
近些年來(lái)，從總的方面來(lái)看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒(méi)有相應(yīng)跟上。
究其原因，方方面面�？傮w講，包括：一部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊(duì)伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)發(fā)展的需求;加之有關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，職責(zé)劃分不明確，檔案保護(hù)措施不當(dāng)，時(shí)有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問(wèn)題都不同程度地存在。以上問(wèn)題如不及時(shí)有效地解決，對(duì)企業(yè)的健康和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都是十分不利的。
二、如何有效加強(qiáng)和完善企業(yè)檔案管理工作
(一)建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度
1.及時(shí)設(shè)置企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)
，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問(wèn)題。
2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求
像業(yè)務(wù)能力的`提升，理論水平的加強(qiáng)，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項(xiàng)管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個(gè)方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負(fù)責(zé)人，這一點(diǎn)十分重要。
因?yàn)樽鳛闄n案部門的負(fù)責(zé)人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強(qiáng)的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項(xiàng)工作的。其次是對(duì)具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識(shí)及工作經(jīng)驗(yàn)是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對(duì)檔案工作人員要進(jìn)行定期的專業(yè)知識(shí)和操作技能的培訓(xùn)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。
3.加強(qiáng)和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)加以重視，不能湊合
這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫(kù)房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負(fù)責(zé)管理與維護(hù)。由于近些年隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲(chǔ)、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。
但同時(shí)也對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的重要性。為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學(xué)嚴(yán)密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項(xiàng)硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。
4.依法治檔及完善各項(xiàng)規(guī)章制度認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》
堅(jiān)持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度并加以認(rèn)真貫徹落實(shí)，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。
只有真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護(hù)好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度都必須符合國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強(qiáng)的可操作性。要明確檔案管理主要負(fù)責(zé)人和專職檔案管理工作人員的具體職責(zé)，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實(shí)。
(二)加強(qiáng)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理
科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容和措施。我們必須認(rèn)識(shí)到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時(shí)也是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分。
企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對(duì)企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定等，以達(dá)到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。
(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作
企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔(dān)著嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密和企業(yè)秘密的重要職責(zé)，具有十分的保密性。認(rèn)真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護(hù)了國(guó)家的安全和利益，同時(shí)也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益與合法權(quán)益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀(jì)律。具體講，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
一是要認(rèn)真加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理
因?yàn)榱己�、正�?guī)的庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對(duì)檔案造成的損害。檔案庫(kù)房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫(kù)房要與辦公室、閱覽室分開;庫(kù)房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護(hù)措施;庫(kù)房應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度，有專人負(fù)責(zé)，無(wú)關(guān)人員一律嚴(yán)禁入內(nèi)。
二是加強(qiáng)絕密檔案的管理
應(yīng)該說(shuō)，絕密檔案的管理是整個(gè)檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格遵守規(guī)章紀(jì)律。
三是加強(qiáng)規(guī)范化管理
作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時(shí)有效地為企業(yè)提供服務(wù)。
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