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如何加強(qiáng)企業(yè)的管理溝通
導(dǎo)語：著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。在企業(yè)中溝通不僅涵蓋了個(gè)體間的交流，還包含群體之間以及上下級間的信息傳遞。在企業(yè)管理中溝通是指管理者與員工之間、管理者與管理者之間、員工與員工之間，旨在完成企業(yè)組織目標(biāo)而進(jìn)行的、對企業(yè)組織有意義的信息發(fā)送、接受與反饋的交流全過程。下面我們來看看如何加強(qiáng)企業(yè)的管理溝通，歡迎閱讀。
如何加強(qiáng)企業(yè)的管理溝通
一、目前企業(yè)管理者與員工之間溝通中存在的主要問題
1.管理者與員工溝通不力，無法完全體現(xiàn)溝通的指導(dǎo)反饋功能。很多員工在進(jìn)行上行溝通時(shí)，存在較強(qiáng)的自卑心理及諸多顧忌，一方面認(rèn)為自己地位卑微，難以對企業(yè)的相關(guān)決策造成影響，覺得提出建議與保持沉默的最終結(jié)果是一樣的，干脆多一事不如少一事;另一方面，員工顧忌自己所提意見與管理者的管理理念相悖，甚至觸犯管理者的某些禁忌，給自己的未來發(fā)展帶來負(fù)面影響，因此即使內(nèi)心有想法，對于管理層的決策有疑問和建議，也不愿意直抒己見。而在下行溝通時(shí)，有些管理者不了解溝通的重要性，認(rèn)為員工的職責(zé)只是按命行事，決策只是管理層面的工作，所以對于一些政策的下達(dá)，只是簡單地要求執(zhí)行，而不向員工分析原因，不注重反饋。員工沒有機(jī)會表明他們對所接收信息是否理解，導(dǎo)致員工在信息理解上出現(xiàn)偏差，降低了溝通的有效性。另外，部分管理者缺乏必要的溝通技巧，造成溝通不暢，無法體現(xiàn)溝通的效用，有時(shí)甚至得不償失，在管理者與員工之間產(chǎn)生誤會與隔閡。
2.缺乏合理的溝通渠道與平臺。前文已經(jīng)述及，在上行溝通與下行溝通過程中，由于地位差異感，我們往往無法了解員工內(nèi)心的真實(shí)感受。但是，是否了解員工的內(nèi)心感受是增強(qiáng)企業(yè)凝聚力、提高員工主人翁意識的前提�，F(xiàn)在大部分企業(yè)，對于員工的了解與溝通僅僅局限于管理層與員工面對面的交談，缺乏其他合理有效的溝通渠道與平臺對員工進(jìn)行進(jìn)一步的認(rèn)識。因此，管理層往往對于員工的內(nèi)心感受知之甚少，而員工也沒有合理的途徑抒發(fā)內(nèi)心真實(shí)感受。
3.直線型的組織結(jié)構(gòu)導(dǎo)致溝通渠道過長，信息失真嚴(yán)重，阻礙了溝通的有效進(jìn)行。中國式企業(yè)中的組織結(jié)構(gòu)層次大部分是直線型的。一旦組織規(guī)模擴(kuò)大，機(jī)構(gòu)會變得愈加復(fù)雜，管理者就會發(fā)現(xiàn)自己沒有足夠的時(shí)間、技能和方法去進(jìn)行管理溝通和提高管理效率。
而且多層次龐雜繁冗的組織結(jié)構(gòu)不僅影響信息傳達(dá)的及時(shí)性，還造成信息在傳遞過程中的失真或流失。有學(xué)者統(tǒng)計(jì)，如果一個(gè)信息在高層管理者那里的正確性是100%，到了信息的接收者手里可能只剩下20%的正確性。這給企業(yè)成員間的有效溝通制造了極大障礙，最終影響工作效率。幾乎所有的企業(yè)在發(fā)展過程中都會碰到溝通不良的問題，一般來說，企業(yè)的機(jī)構(gòu)越復(fù)雜，管理層次越多，職能越不明晰，其溝通的效果就越差，高層指令傳達(dá)到基層的時(shí)候往往已經(jīng)走樣;同樣，底層人員的建議與反映在到達(dá)管理者之前歷經(jīng)上報(bào)造成信息流失、失真。
二、對策與建議
1.對管理者進(jìn)行溝通培訓(xùn)，創(chuàng)造良好的溝通氛圍
提高管理者的有效溝通能力是實(shí)施管理溝通的關(guān)鍵。首先要使他們從思想上充分認(rèn)識溝通的重要性，樹立管理者正確的溝通理念，把管理溝通放到重要的位置。其次，要提高他們的溝通技能，使他們善于傾聽和表達(dá)，同時(shí)要注意非語言信息的表達(dá)，理解對方的真正意圖，并給予反饋，使溝通更有效。同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)造一種鼓勵(lì)員工溝通的良好氛圍，特別是管理者應(yīng)該給員工溝通的信心，讓員工能暢所欲言，而不是對管理者產(chǎn)生畏懼的心理害怕溝通。
2.提高員工“主人翁”意識，做企業(yè)的主人
“讓員工做企業(yè)的主人”是管理界研究學(xué)者公認(rèn)的企業(yè)員工管理理想狀態(tài)，只有員工認(rèn)為自己是企業(yè)的主人，才能積極、主動地進(jìn)行溝通，為企業(yè)出謀劃策。但是，如何將這種理想狀態(tài)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)，有一個(gè)重要的關(guān)鍵，就是幫助員工樹立正確的工作動機(jī)。
我們對員工工作動機(jī)的培養(yǎng)，不應(yīng)該只局限于生理需求、安全需求，而應(yīng)該把工作動機(jī)的層次提高到尊重的需求和自我實(shí)現(xiàn)的需求。在日常管理工作中，我們可以通過創(chuàng)造良好的情景環(huán)境，外部動機(jī)的適當(dāng)培養(yǎng)和引導(dǎo)來幫助員工樹立正確的工作動機(jī)。同時(shí)，在與員工溝通、交流過程中，應(yīng)以此理念影響員工，并讓員工明晰積極溝通時(shí)實(shí)現(xiàn)自我、得到尊重的必要條件，讓員工自身想溝通，主動溝通，而不是被動溝通。
3.改善溝通渠道，建立良好的溝通平臺
在傳統(tǒng)的面對面溝通了解過程中，由于各類因素的影響與干擾，我們所能獲得的信息是有限的。因此，在溝通管理過程中，我們需要改善溝通渠道，建立更為良好的溝通平臺。許多企業(yè)在構(gòu)建企業(yè)員工溝通平臺過程中做出了創(chuàng)新性改革，比如，采用問卷調(diào)查的方式，了解企業(yè)員工工作現(xiàn)狀、需求情況，發(fā)現(xiàn)人才管理方面可能存在的問題并針對發(fā)現(xiàn)的問題提出合理化的建議。
問卷調(diào)查較傳統(tǒng)的面對面交流更具隱蔽性，容易了解員工內(nèi)心真實(shí)感受，特別是敏感性話題，問卷的溝通效果更為顯著。同時(shí)，問卷調(diào)查無須企業(yè)管理層安排特定的時(shí)間與員工進(jìn)行溝通。另一方面，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的日趨成熟也為我們搭建更為有效、便捷的溝通平臺提供了條件。比如，無錫日報(bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)搭建的集團(tuán)信息平臺以及員工內(nèi)部QQ群，通過這些溝通渠道，企業(yè)上層能更及時(shí)、有效地了解企業(yè)員工的需求，即時(shí)與員工進(jìn)行溝通;同時(shí)，員工也能更便捷的掌握企業(yè)相關(guān)政策信息資料，了解企業(yè)未來的發(fā)展動態(tài)，提高員工的主人翁意識，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。
4.改善組織結(jié)構(gòu)，使組織結(jié)構(gòu)趨于扁平化
為了降低溝通成本，提高溝通效率，管理者要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)施進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，減少溝通層級，消除不必要的管理層，同時(shí)還應(yīng)避免機(jī)構(gòu)的重疊，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，以加快信息的溝通速度，保證信息的準(zhǔn)確和充分。具有較少層次的扁平型組織結(jié)構(gòu)是現(xiàn)代企業(yè)管理的發(fā)展趨勢，它可以減少信息傳遞鏈、避免信息因?yàn)閭鬟f鏈過長而失真，有利于信息的有效溝通。
企業(yè)內(nèi)部溝通方法
在現(xiàn)代企業(yè)中，良好的內(nèi)部溝通是保持組織運(yùn)轉(zhuǎn)順暢的重要因素。有效的內(nèi)部溝通可以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作、提高員工滿意度、增強(qiáng)工作效率，并推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。本文將介紹一些常用的企業(yè)內(nèi)部溝通方法，幫助企業(yè)建立良好的內(nèi)部溝通機(jī)制。
1. 面對面交流
面對面交流是最直接、最有效的內(nèi)部溝通方法之一。通過面對面交流，員工可以更好地理解對方的意圖和表達(dá)方式，避免信息誤解和溝通障礙。面對面交流還可以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作和建立良好的工作關(guān)系。因此，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)員工多參加會議、團(tuán)隊(duì)活動和工作討論，以便促進(jìn)面對面交流。
2. 電子郵件
電子郵件是企業(yè)內(nèi)部溝通中最常用的工具之一。通過電子郵件，員工可以快速、方便地傳遞信息、分享文件和進(jìn)行工作安排。然而，為了確保電子郵件的有效性，企業(yè)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
明確主題：在寫郵件時(shí)，應(yīng)明確郵件主題，以便讀者快速了解郵件內(nèi)容。
簡明扼要：郵件內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，重點(diǎn)突出，避免冗長和復(fù)雜的句子。
正確使用抄送和密送：在涉及多個(gè)人的郵件中，應(yīng)正確使用抄送和密送功能，避免信息泄露和冗余。
回復(fù)及時(shí)：及時(shí)回復(fù)郵件可以提高工作效率和溝通效果。
3. 內(nèi)部網(wǎng)站和社交平臺
內(nèi)部網(wǎng)站和社交平臺可以為企業(yè)提供一個(gè)集中管理和分享信息的平臺。通過內(nèi)部網(wǎng)站和社交平臺，員工可以發(fā)布公告、分享知識、交流想法，并參與討論和協(xié)作。此外，企業(yè)還可以通過內(nèi)部網(wǎng)站和社交平臺發(fā)布培訓(xùn)資料、政策指南和工作手冊，幫助員工更好地了解和執(zhí)行企業(yè)規(guī)定。
4. 定期會議
定期會議是組織內(nèi)部溝通的重要形式之一。通過定期會議，管理層可以向員工傳達(dá)重要信息、解答問題并提供反饋。定期會議還可以促進(jìn)員工之間的交流和合作，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。為了確保會議的效果和效率，企業(yè)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
明確會議目標(biāo)：在召開會議前，應(yīng)明確會議目標(biāo)和議程，以便參會人員了解會議內(nèi)容。
控制會議時(shí)間：會議時(shí)間應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，避免會議過長或過短。
鼓勵(lì)參與：會議應(yīng)鼓勵(lì)參會人員積極參與討論和提問，避免一言堂和被動聽取。
記錄會議內(nèi)容：及時(shí)記錄會議內(nèi)容和決策，并及時(shí)與參會人員分享。
5. 內(nèi)部調(diào)查和反饋
通過內(nèi)部調(diào)查和反饋，企業(yè)可以了解員工的需求和意見，并及時(shí)作出改進(jìn)。內(nèi)部調(diào)查可以通過問卷調(diào)查、匿名反饋和面對面訪談等形式進(jìn)行。通過收集和分析員工反饋，企業(yè)可以改進(jìn)組織管理、優(yōu)化工作流程和提高員工滿意度。
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