酒店采購管理流程

　　每一家酒店的采購環(huán)節(jié)都是尤為重要的，中間需要有嚴(yán)格的管理流程進(jìn)行約束。以下是jy135小編為您帶來的酒店采購管理流程，希望給酒店的管理者提供一定的幫助!

　　一、采購項(xiàng)目的申請(qǐng)

　　1、部門根據(jù)營(yíng)業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項(xiàng)目或該項(xiàng)目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認(rèn)真檢查部門及庫房該項(xiàng)目庫存量及消耗量。

　　2、庫房?jī)?chǔ)備以外的項(xiàng)目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項(xiàng)目的儲(chǔ)備或替代品。

　　二、采購項(xiàng)目的審批、擇商、確認(rèn)、報(bào)價(jià)與購買

　　1、經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬必要購買項(xiàng)目，必須由庫房或使用部門填寫申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、庫管員、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購統(tǒng)一辦理。

　　2、酒店所需商品由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)安排采購;

　　3、采購員應(yīng)按照申購項(xiàng)目進(jìn)行采購，如有疑問可直接與申購部門進(jìn)行溝通。在確認(rèn)無誤后，應(yīng)按照要求盡快安排采購。如該項(xiàng)物資由長(zhǎng)期供應(yīng)商供應(yīng)，可直接聯(lián)系供應(yīng)商供應(yīng)。如果沒有長(zhǎng)期供應(yīng)商應(yīng)尋找至少三家供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，經(jīng)過對(duì)比、篩選，并報(bào)有關(guān)人員同意后進(jìn)行采購。對(duì)于零星項(xiàng)目的采購可安排采購員在市場(chǎng)上直接采購，但要做好采購監(jiān)督工作。

　　4、供應(yīng)商的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回扣、獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等歸酒店所有，任何部門或人員不得占為私有。

　　5、對(duì)有特殊要求的或需要加工定做的采購項(xiàng)目，申購部門需要作詳細(xì)的說明或提供樣品，供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)必須提供樣品或有關(guān)資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員同意后方可辦理采購。

　　6、財(cái)務(wù)部對(duì)內(nèi)要主動(dòng)與部門保持密切聯(lián)系，樹立服務(wù)意識(shí)，熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況;對(duì)外經(jīng)常做好市場(chǎng)調(diào)查研究，掌握市場(chǎng)信息;積極主動(dòng)向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的替代品;積極主動(dòng)向酒店提供市場(chǎng)情況及購買策略。

　　7、所有采購項(xiàng)目擇商、報(bào)價(jià)必須由財(cái)務(wù)部在充分準(zhǔn)備、掌握市場(chǎng)行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑。財(cái)務(wù)部在擇商報(bào)價(jià)中必須認(rèn)真研究對(duì)待;使用部門必須在工作中要主動(dòng)與財(cái)務(wù)部溝通配合，對(duì)所掌握的供應(yīng)商情況及購物意向要主動(dòng)通報(bào)財(cái)務(wù)部，由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)商。

　　8、確屬疑難采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與使用部門進(jìn)行溝通，研究對(duì)策，必要時(shí)可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時(shí)上報(bào)，不得拖延誤事。

　　9、所有采購項(xiàng)目依據(jù)有效申購單由財(cái)務(wù)部安排采購員統(tǒng)一購買，其他部門一般不得自行購買。

　　10、在購買過程中要認(rèn)真檢查所購物品的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、等內(nèi)容，堅(jiān)決杜絕假冒偽劣等不合格產(chǎn)品流入酒店。

　　三、采購項(xiàng)目的驗(yàn)收

　　1、無論是供應(yīng)商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系，由庫房根據(jù)申購表驗(yàn)收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。

　　2、對(duì)于不符合采購申請(qǐng)表的采購，庫房人員有權(quán)拒收。供應(yīng)商或采購人員辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)后，庫管員應(yīng)開立入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算。

　　3、庫房在驗(yàn)貨過程中對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)使用部門一起驗(yàn)收。

　　4、在驗(yàn)收過程中庫房或使用部門有權(quán)對(duì)不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨。

　　5、購買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同做好工作。對(duì)于有爭(zhēng)議的問題應(yīng)各自向上級(jí)報(bào)告協(xié)調(diào)解決。

　　四、采購項(xiàng)目的結(jié)算

　　1、采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元，超過1000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算;必須辦理現(xiàn)金結(jié)算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。

　　2、供應(yīng)商結(jié)算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結(jié)算，超過2000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

　　3、辦理結(jié)算時(shí)，必須按照?qǐng)?bào)賬程序填好報(bào)銷單，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、總經(jīng)理審批后方可交出納辦理結(jié)算。