文檔管理流程

　　導(dǎo)語(yǔ)：文檔管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲(chǔ)、分類(lèi)和檢索。文檔管理的關(guān)鍵問(wèn)題就是解決文檔的存儲(chǔ)、文檔的安全管理、文檔的查找、文檔的在線查看、文檔的協(xié)作編寫(xiě)及發(fā)布控制等問(wèn)題。

　　確定文檔管理角色確保您的計(jì)劃中包含組織的重要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的反饋意見(jiàn)，您具有適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)來(lái)實(shí)現(xiàn)解決方案，并且您知道誰(shuí)將參與文檔管理過(guò)程。致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)有關(guān)創(chuàng)建文檔管理規(guī)劃團(tuán)隊(duì)的詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱確定文檔管理參與者和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

　　分析文檔用途在確定使用文檔的人員后，確定他們使用的文檔類(lèi)型以及使用方式。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱分析文檔用途。

　　規(guī)劃文檔的組織結(jié)構(gòu)您可以將文檔放在庫(kù)、團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站和門(mén)戶(hù)網(wǎng)站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文檔組織和存儲(chǔ)功能，從專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)站(如記錄庫(kù))到自由格式文檔庫(kù)(用于特殊文檔創(chuàng)建和協(xié)作)。在一個(gè)庫(kù)中，您可以進(jìn)一步將內(nèi)容劃分到文件夾和子文件夾中。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱規(guī)劃文檔庫(kù)。

　　規(guī)劃如何在各位置之間移動(dòng)內(nèi)容 在文檔生命周期的不同階段中，可能需要將文檔從一個(gè)網(wǎng)站或庫(kù)移動(dòng)到另一個(gè)網(wǎng)站或庫(kù)。例如，發(fā)布過(guò)程可能包括將文檔從暫存網(wǎng)站移動(dòng)到公共 Internet 網(wǎng)站。如果在網(wǎng)站之間移動(dòng)內(nèi)容時(shí)需要將內(nèi)容從一種格式轉(zhuǎn)換為另一種格式，則您還需要規(guī)劃內(nèi)容轉(zhuǎn)換。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱主題規(guī)劃文檔庫(kù)中的“規(guī)劃內(nèi)容的流動(dòng)”。

　　規(guī)劃內(nèi)容類(lèi)型使用內(nèi)容類(lèi)型來(lái)組織有關(guān)文檔類(lèi)型的信息，如元數(shù)據(jù)、文檔模板、策略和工作流程。這是幫助您在整個(gè)組織中組織文檔和實(shí)施一致性所必不可少的步驟。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱規(guī)劃內(nèi)容類(lèi)型 (Office SharePoint Server)。

　　規(guī)劃內(nèi)容控制您可以為每種內(nèi)容類(lèi)型和存儲(chǔ)位置規(guī)劃適當(dāng)?shù)目刂萍?jí)別。例如，對(duì)于文檔庫(kù)，您可以計(jì)劃要求簽入和簽出以及使用信息權(quán)限管理來(lái)防止未授權(quán)分發(fā)文檔。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱規(guī)劃版本控制、內(nèi)容審批和簽出。

　　規(guī)劃工作流通過(guò)為組織規(guī)劃工作流，當(dāng)每個(gè)參與者在文檔的生命周期中進(jìn)行協(xié)作時(shí)，您可以控制和跟蹤文檔在團(tuán)隊(duì)成員之間移動(dòng)的方式。Office SharePoint Server 2007 包括適用于一般團(tuán)隊(duì)任務(wù)的工作流，如審核和批準(zhǔn)文檔。Office SharePoint Server 2007 還支持創(chuàng)建和安裝自定義工作流。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱為文檔管理規(guī)劃工作流。

　　規(guī)劃策略對(duì)于每種內(nèi)容類(lèi)型，應(yīng)規(guī)劃信息管理策略，以確保文檔獲得適當(dāng)?shù)膶徲?jì)、保留，或者根據(jù)組織的機(jī)構(gòu)要求和法律要求處理文檔。Office SharePoint Server 2007 包含實(shí)現(xiàn)審計(jì)、文檔保留、標(biāo)簽和條形碼等的策略(以確保所打印的內(nèi)容可以與文檔庫(kù)中的相應(yīng)版本相關(guān))。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱規(guī)劃信息管理策略。