文件管理方法

時(shí)間：2022-09-28 19:19:44 管理我要投稿

文件管理方法

　　導(dǎo)語：文檔管理是項(xiàng)目管理中非常重要而基礎(chǔ)的一環(huán)，存在于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期之中。如果一個(gè)項(xiàng)目缺乏文檔管理，那么它也就不是一個(gè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目。

　　文件管理方法一：

　　1、簡(jiǎn)單易懂——命名需要通俗易懂，盡量避免使用生僻字詞。

　　2、避免重復(fù)——盡量避免與其他上級(jí)文件夾完全重名或部分名稱重疊。

　　3、符號(hào)規(guī)范化——盡量不使用特殊符號(hào)。對(duì)于特殊符號(hào)，需要統(tǒng)一含義用途，例如‘&’表示連接符，‘@’表示正在處理的目錄。

　　4、數(shù)字排序——對(duì)于需要按指定順序排列的目錄結(jié)構(gòu)，可在文件名稱前附加數(shù)字/時(shí)間/編號(hào)等序號(hào)。

　　對(duì)于臨時(shí)文件，最好在適當(dāng)位置建立臨時(shí)文件夾，方便存放各種臨時(shí)文件。臨時(shí)文件夾中的.文件需要定期進(jìn)行清理。需要保留的及時(shí)移至各類固定文件夾，不需留存的則及時(shí)刪除。

　　1、公司各職能部門設(shè)有專人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作。

　　2、文件起草打印完畢，需經(jīng)本部門主管審核簽字，報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字后，方可下發(fā)。

　　3、建立文件發(fā)放登記表，登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時(shí)間及各部門、收件人等內(nèi)容。

　　4、發(fā)文部門持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表，由各部門收件人簽字后領(lǐng)取文件。

　　5、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。

　　6、各部門建立本年度各類文件文件夾，文件根據(jù)文號(hào)編排順序放入文件夾。

　　7、每月對(duì)文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理，如有遺漏，盡快與發(fā)文部門聯(lián)系補(bǔ)齊。

　　8、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類、裝訂成冊(cè)，存入文件柜備查。

　　9、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊(cè)，存入文件柜中，在文件柜門上附有柜內(nèi)文件目錄。

　　10、凡借閱重要文件者，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意簽字后，到辦公室打借條，辦理借閱手續(xù)。

　　11、借閱文件要按時(shí)歸還，撤消借條。

　　12、對(duì)于重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的`文件，經(jīng)部門主管審核同意，報(bào)辦公室粉碎銷毀。

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