[優(yōu)]公文管理規(guī)定

公文管理規(guī)定1

　　第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。

　　第二條 本公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。

　　第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。

　　第四條 公文保密等級分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

　　文件機(jī)密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。

　　第五條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

　　第六條 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。

　　草擬公文應(yīng)注意以下事項：

　　(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。

　　(二)反映情況要客觀，實事求是。

　　(三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。

　　(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準(zhǔn)確。

　　第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的`，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。

　　第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。

　　第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。

　　第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)�？偛棉k收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。

　　第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。

　　第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號：

　　(一)以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號；

　　(二)公司黨總支發(fā)文，用××黨字(××年)××號；

　　(三)以工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用××政字(××年)××號；

　　(四)公司監(jiān)事會發(fā)文，用××監(jiān)字(××年)××號；

　　(五)董事局發(fā)文，用××董字(××年)××號；

　　(六)董事局委員會發(fā)文，用××董×字(××年××號；

　　(七)董事局委員會所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用××董××字(××年)××號；

　　(八)其他管理部門的發(fā)文，用×××字(××年)××號。

　　第十三條 董事會機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。

　　第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。

公文管理規(guī)定2

　　1.目的：為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運轉(zhuǎn)時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

　　2.適用范圍：

　　本制度適用于集團(tuán)總公司、子公司。

　　3.職責(zé)范圍

　　3.1集團(tuán)總裁辦

　　3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。

　　3.1.2負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門和各子公司的文件處理工作。

　　3.1.3負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。負(fù)責(zé)本制度的實施。

　　3.2集團(tuán)其它各部門、子公司

　　3.2.1不得以集團(tuán)名義自行對外正式行文。

　　3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行

　　4.公文處理原則

　　4.1公文處理原則

　　4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　4.1.2公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

　　5.公文的種類：

　　5.1公文的定義

　　5.1.1公司公文是實施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。

　　5.1.2常用的公文種類

　　常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等。

　　(一)決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用"決定";經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用"決議"。

　　(二)意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。(三)通知：用于傳達(dá)上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項。

　　(四)通報：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

　　(五)報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用"報告";向上級部門請示指示、批準(zhǔn)用"請示"。

　　(六)規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的'工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

　　(七)函：是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請求的公文。

　　(八)會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。

　　6.公文格式和行文規(guī)則

　　6.1公文格式和行文規(guī)則

　　6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1).公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

　　(2).公文頁邊與版心尺寸

　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。

　　6.1.2公文中圖文的顏色

　　除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。

　　6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求

　　(1).排版規(guī)格

　　正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

　　(2).制版要求

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

　　(3).印刷要求

　　單面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

　　(4).裝訂要求

　　公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷�芯上下�?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

　　6.2公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

　　組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份數(shù)序號

　　公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等級和保密期限

　　密級公文應(yīng)分別標(biāo)明"密級"字樣，用3號黑體字，頂格;密級分為ABC三個等級。密級程度應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標(biāo)識和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行。

　　(3).緊急程度

　　如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

　　(4).發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

　　由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加"文件"組成，即"湖南九州集團(tuán)有限公司(文件)"或"九州集團(tuán)";對一些特定的公文可做相應(yīng)的改變，如通知即可寫為"湖南九州集團(tuán)有限公司(通知)"。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).發(fā)文字號

　　發(fā)文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

　�、谌绨l(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：

　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

　　(6).簽發(fā)人

　　公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。

　　如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

公文管理規(guī)定3

　　為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

　　1、文件的發(fā)放：

　　(1)財務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

　　(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，必須將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

　　(3)任何文件，發(fā)放人須建立"文件發(fā)放回收登記表"。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立"文件發(fā)放回收登記表"，并由個人親自簽字接收。

　　(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。

　　2、文件的更改：

　　(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

　　(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡情況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。

　　3、文件的換頁：

　　(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

　　(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的.，由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。

　　(2)文件發(fā)放人在回收文件時，必須持"文件發(fā)放回收登記表"由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

　　5、其它規(guī)定：

　　(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。

　　(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

　　(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

　　(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在"作廢文件"檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

　　(5)發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時交文件編制形成部門。

　　(6)文件發(fā)放人必須將已使用的"文件發(fā)放回收登記表"按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

　　6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外，對由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

　　7、本規(guī)定各條款如有違犯，對責(zé)任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

公文管理規(guī)定4

　　(一)總則

　　第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

　　2.對上級部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號、機(jī)要編號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條　公文的編號保管

　　1.收發(fā)員(文書)拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

　　2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

　　第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　(三)發(fā)文的管理

　　第八條發(fā)文的規(guī)定

　　1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。

　　3.對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　第九條發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2.黨支部、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布單位規(guī)章制度;

　　(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;

　　(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項;

　　(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　　(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

　　(6)其他有關(guān)重大事項;

　　3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　　(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

　　5.各科室如會議所作的.決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

　　(四)發(fā)文程序與要求

　　第十條　發(fā)文程序規(guī)定：

　　1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請;

　　2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

　　4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級;

　　5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿;

　　6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));

　　7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;

　　8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;

　　9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);

　　10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;

　　11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

　　(五)文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

　　(六)文件的立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔：

　　(1)上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對單位報告、申請的批復(fù);

　　(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

　　(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;

　　(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

　　(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;

　　(7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

　　(9)單位日志和大事記;

　　(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

　　2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的銷毀

　　第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

　　第十七條實施及修改本辦法經(jīng)決策會通過后實施，修改時亦同。

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