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如何加強(qiáng)單位內(nèi)部管理
導(dǎo)內(nèi)部控制工作的落實(shí)不僅是一項能夠推動資金合理利用的舉措，更是促進(jìn)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和諧穩(wěn)定發(fā)展的必要因素。
(一)加強(qiáng)意識建設(shè)
從行政事業(yè)單位的常見問題來看，單位領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)部控制工作意識對該項工作的落實(shí)有著較為明顯的影響，因此，加強(qiáng)內(nèi)控工作力度就需要對單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行意識培養(yǎng)。首先，行政事業(yè)單位可以定期開展培訓(xùn)活動，以內(nèi)部控制工作的重要性和資金預(yù)算與管理工作的落實(shí)為重點(diǎn)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)人充分了解該項工作對單位發(fā)展的推動作用。其次，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要對內(nèi)部控制工作引起重視，關(guān)注該項工作的落實(shí)狀況。根據(jù)自身掌握的內(nèi)部控制工作知識，進(jìn)行合理的人員安排和部門之間的協(xié)調(diào)管理，對資金預(yù)算和內(nèi)部控制相區(qū)分，確保內(nèi)部控制工作的范圍拓展到單位內(nèi)部整體資金運(yùn)用和業(yè)務(wù)決策中，減少資金規(guī)劃的不合理。內(nèi)部控制部門負(fù)責(zé)人也是意識培養(yǎng)的對象，單位需要根據(jù)該部門出現(xiàn)的常見問題對管理人員展開工作培訓(xùn)，讓其管理其手下的工作團(tuán)隊，確保各項工作的落實(shí)。
(二)加強(qiáng)工作團(tuán)隊建設(shè)
內(nèi)部控制工作的開展離不開工作團(tuán)隊的共同努力，因此，結(jié)合工作團(tuán)隊水平和狀況及時的進(jìn)行工作團(tuán)隊建設(shè)十分重要。首先，行政事業(yè)單位需要對人才選拔制度有相應(yīng)的改革，轉(zhuǎn)變原有的選拔制度，加大人才選用的靈活性，以人才的德、性、才三方面為內(nèi)容做選用標(biāo)準(zhǔn)，德即要求該工作人員具備一定的職業(yè)道德，在進(jìn)行大額資金核算、賬面盤點(diǎn)等工作時，能夠充分守住法律底線和道德底線，確保工作落實(shí)的到位。性是工作人員的性格，工作人員需要有較好的耐心和細(xì)致的工作態(tài)度，避免人為原因?qū)е碌膬?nèi)部控制問題。才指的是工作人員需要有一定的會計知識，能夠適應(yīng)工作流程，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和理論。其次，行政事業(yè)單位需要對各崗位進(jìn)行職責(zé)明確，減少串崗現(xiàn)象，做到不相容崗位相分離。
(三)加強(qiáng)監(jiān)督
行政事業(yè)單位需要為內(nèi)部控制工作的開展提供一個規(guī)范性的較為嚴(yán)格的工作環(huán)境。首先，政府審計部門以及社會審計組織需要發(fā)揮自身的作用，從行政事業(yè)單位的公共責(zé)任履行、資源配置、資產(chǎn)購買等多方面進(jìn)行審查，結(jié)合其實(shí)際內(nèi)部控制工作的開展?fàn)顩r進(jìn)行科學(xué)的評估，促進(jìn)其工作的科學(xué)性建設(shè)。其次，行政事業(yè)單位需要積極引進(jìn)專業(yè)的內(nèi)部審計人員對單位的內(nèi)部控制工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保其工作的落實(shí)。
(四)加強(qiáng)工作考核
行政事業(yè)單位在貫徹內(nèi)部控制工作時，需要對工作團(tuán)隊進(jìn)行考核。考核內(nèi)容包括各環(huán)節(jié)的工作落實(shí)效果，失誤率等，并輔助以相應(yīng)的獎懲舉措，激發(fā)員工工作的積極性，考核的對象也需要涵蓋該部門的管理人員，做到獎懲分明，優(yōu)勝劣汰，促使員工形成一定的憂患意識。
(五)加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用
會計電算化是目前行政事業(yè)單位應(yīng)用較廣的內(nèi)部控制技術(shù)，但從其實(shí)際工作成效來看，電算化所服務(wù)的對象并沒有涵蓋行政事業(yè)部門的資金管理全過程，停留在基礎(chǔ)性的賬目登記、核算等階段，因此，在落實(shí)內(nèi)部控制時，單位需要加強(qiáng)電算化硬件和軟件的投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建起較為完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，做好基礎(chǔ)的會計檔案管理，以風(fēng)險監(jiān)控、預(yù)警系統(tǒng)為依托，減少因管理不到位導(dǎo)致的資金風(fēng)險。
(六)加強(qiáng)制度完善
對行政事業(yè)單位的資金使用情況做嚴(yán)格的審查，結(jié)合年初預(yù)算做好各項費(fèi)用分解，將工作內(nèi)容進(jìn)行明確和落實(shí)，建立起相應(yīng)的控制指標(biāo)，對實(shí)現(xiàn)了最大化的資金利用的人員和部門進(jìn)行物質(zhì)獎勵。嚴(yán)格執(zhí)行各部門經(jīng)費(fèi)管理、登記制度，對經(jīng)費(fèi)使用過于龐大的部門進(jìn)行整改和作風(fēng)建設(shè)，做好基礎(chǔ)性的票據(jù)發(fā)放等工作，確保會計賬面與實(shí)際支出相符合，減少人為造假和虛報多領(lǐng)。加強(qiáng)該項工作的嚴(yán)肅性建設(shè)，讓單位各部門重視內(nèi)部控制工作。
如何加強(qiáng)單位內(nèi)部管理 篇2
綜合部的基本職能:
目前，許多企業(yè)的綜合部擔(dān)負(fù)著政務(wù)管理、事務(wù)管理、人力資源和企業(yè)文化建設(shè)等諸多職能。但不論職能再多，簡而言之，其基本職能都可概括為“輔助政務(wù)、掌管事務(wù)、綜合服務(wù)”，也就是“三辦”(辦文、辦會、辦事)。具體工作就是文字撰寫、公文管理、檔案管理、事務(wù)管理、會議工作、接待工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)等。
一、當(dāng)前綜合部工作中存在的主要問題和面臨的新情況:
(一)存在的主要問題：
1.部門職能界定不夠清晰。
很多綜合部管理者沒有對部門內(nèi)部各項職能作出清晰、明確的界定，往往憑工作經(jīng)驗和臨時決策辦事，當(dāng)一大堆的事兒同時攪在一起的時候，就會出現(xiàn)顧此失彼，疲于應(yīng)付的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作效果不甚理想，勞而無功。
2.部門機(jī)構(gòu)設(shè)置人員配置不盡合理。
從目前企業(yè)綜合部人員配置來看，很多企業(yè)都沒有根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小和綜合部所擔(dān)負(fù)的具體職能進(jìn)行合理的科室設(shè)置或人員配置，不是過于精簡、嚴(yán)重不足，就是配置過多、人浮于事。
3.人員素質(zhì)與工作需求不相適應(yīng)。
以文輔政是綜合部不可或缺的一項重要職能。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)的不斷延伸，各項工作要求也不斷提高，同時，為滿足需要，企業(yè)文字工作量越來越大。在這種形勢下，綜合部要切實(shí)發(fā)揮好參謀助手作用，就必須切實(shí)加強(qiáng)以文輔政職能。而在當(dāng)前，許多企業(yè)綜合部“筆桿子”普遍缺乏，導(dǎo)致部分人長期體力腦力透支，而材料質(zhì)量卻不高。
產(chǎn)生這種狀況的主要原因是人們頭腦中還存在著根深蒂固的傳統(tǒng)思想，認(rèn)為綜合部工作簡單，人員素質(zhì)要求不高，只要沒法對口到其它部門的都可以安排到綜合部，導(dǎo)致綜合部人員專業(yè)素質(zhì)較低，加之一些人學(xué)習(xí)主動性不高，責(zé)任心不強(qiáng)，得過且過，大多愿意從事事務(wù)性工作，造成部門臃腫，人浮于事，導(dǎo)致工作人員的素質(zhì)不能滿足工作需要。
(二)面臨的新情況：
1.工作環(huán)境更為復(fù)雜。當(dāng)前，我國正處于建設(shè)小康、和諧、民主社會的關(guān)鍵時期，企業(yè)內(nèi)部矛盾及社會問題錯綜復(fù)雜，綜合部協(xié)調(diào)工作難度有所加大。
2.辦公工具更為先進(jìn)。電子辦公工具的不斷更新?lián)Q代，電子政務(wù)、網(wǎng)絡(luò)辦公的實(shí)施，提高了企業(yè)管理工作的質(zhì)量和效率，但也對綜合部工作提出了更高要求，要求綜合部人員與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)，不斷提高。
3.人員變動更加頻繁。在許多企業(yè)，特別是工程建設(shè)領(lǐng)域企業(yè)，隨著科技手段的不斷進(jìn)步和充分運(yùn)用，項目周期越來越短，單位人員的流動性隨之增加，綜合部人員必須不斷適應(yīng)新變化，及時掌握新情況。
二、做好新時期綜合部工作的對策：
(一)準(zhǔn)確定位，科學(xué)配置，合理分工，明晰權(quán)責(zé)，各司其職
要提高效率，做好各項工作，必須對綜合部的工作職能有一個準(zhǔn)確的定位，并在此基礎(chǔ)上科學(xué)地進(jìn)行部門人員配置，對部門人員給予合理的分工，明確其工作職責(zé)權(quán)限，只有權(quán)責(zé)明確，才能各司其職，才能忙而不亂。
服務(wù)協(xié)調(diào)：與其他只具有業(yè)務(wù)性的職能部門相比，綜合部是企業(yè)的中樞部門，其工作涉及到企業(yè)各個部門、各個環(huán)節(jié)，因此，溝通協(xié)調(diào)是綜合部的一項重要職能，只有建立良好而有效的溝通渠道，才能確保公司決策和領(lǐng)導(dǎo)意圖不走樣。同時，綜合部還要為單位領(lǐng)導(dǎo)、各部門、廣大員工服好務(wù)，承擔(dān)起日常辦公用品采購，車輛、會議安排，來賓來訪接待，組織各類學(xué)習(xí)娛樂活動等各項行政事務(wù)，可謂千頭萬緒，紛繁復(fù)雜。從主觀上講，綜合部非常想把各項服務(wù)協(xié)調(diào)工作做得盡善盡美，但經(jīng)常卻是整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻不知到底忙了些啥，工作效果不甚理想。
(二)綜合部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置及分工原則
1.機(jī)構(gòu)設(shè)置原則。應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模及綜合部的性質(zhì)任務(wù)、工作量進(jìn)行綜合部層級設(shè)置。規(guī)模較小的企業(yè)可只設(shè)部長——(副部長)——職員;較大的可設(shè)部長——副部長——科室——職員，并實(shí)行層級負(fù)責(zé)、分級管理。
2.人員配置原則。要使綜合部人員配置更為科學(xué)合理，必須以“辦文、辦會、辦事”這一基本職能為基礎(chǔ)，以滿足工作需要為原則，根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小，進(jìn)行合理配置。首先應(yīng)確保進(jìn)入綜合部工作的每個工作人員都具有良好的素質(zhì)和能力，這是保證綜合部整體素質(zhì)的前提。其次要確保綜合部工作人員知識結(jié)構(gòu)和智能結(jié)構(gòu)能夠互補(bǔ)，既要有以寫作見長的人員，又要有以辦事能力見長的管理型人才，還要有提供技術(shù)服務(wù)為主的.技能型人才。
3.分工原則。分工是為了明確權(quán)責(zé)分配，做到事事有人管，人人有事干，分工時要對部門人員作全面分析，盡量做到揚(yáng)長避短，各盡所能，適才適用，實(shí)現(xiàn)人與事的最佳結(jié)合。在分工的基礎(chǔ)上，必須強(qiáng)調(diào)協(xié)作精神和補(bǔ)位意識，做到分工不分家，有事大家?guī)停拐麄�部門始終處于一種完美無縫的工作狀態(tài)。分工后，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對部門予以充分信任，適當(dāng)放權(quán)，減少請求匯報程序，提高工作效率。
(三)提高制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、自動化管理能力
1.實(shí)施制度化管理：
面對繁鎖的日常工作，如果沒有一個合理的工作程序，很容易導(dǎo)致事倍功半、效率低下，要提高綜合部工作效率，必須加強(qiáng)制度化建設(shè)，對公文處理、印信管理、檔案管理、來賓接待、物品購置發(fā)放等都要明確其操作程序和工作流程，以制度形式予以明確規(guī)范，使人人養(yǎng)成自覺遵章辦事的習(xí)慣。在制訂制度時應(yīng)多一些標(biāo)準(zhǔn)，少一些概念，多一些定量，少一些定性，將操作規(guī)則細(xì)化到每一項具體事務(wù)的處理上。其次要提高制度執(zhí)行和監(jiān)督力度。有良好的規(guī)章制度還需要通過有效的監(jiān)督將它執(zhí)行到位，否則再完備的制度也只是一紙空文，所以綜合部要用制度來約束人，絕不為不按制度辦事的人開綠燈，只有這樣才能把頒布的管理文件落實(shí)到位，才能做到有條不紊，忙而不亂。
2.實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理
(1)公文模板標(biāo)準(zhǔn)化。為確保常用公文撰寫規(guī)范，減少格式套用程序，提高辦文辦事效率，綜合部應(yīng)制作常用公文格式模板，將基本結(jié)構(gòu)和撰寫要求模式化，統(tǒng)一提供給企業(yè)內(nèi)部相關(guān)單位、部門使用。
(2)會議組織標(biāo)準(zhǔn)化。會議的種類很多、規(guī)模各異，小型會議憑經(jīng)驗組織基本能夠滿足會議需求，但承辦大中型會議一定要有一套系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化籌備組織流程，按標(biāo)準(zhǔn)流程做好會前準(zhǔn)備和會中控制工作，只有這樣才能確保會議組織有序、忙而不亂。
3.實(shí)現(xiàn)自動化網(wǎng)絡(luò)化辦公，推行電子公文。
辦公現(xiàn)代化是辦公發(fā)展的必然趨勢，實(shí)行電子公文網(wǎng)上交換是公文處理的必然發(fā)展方向，可為企業(yè)節(jié)省大量人力物力，推進(jìn)綜合部工作科學(xué)化，提高工作效率�，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)使用已經(jīng)非常普遍，大部分企業(yè)除可以上互聯(lián)網(wǎng)外，一般都有自己的局域網(wǎng)，系統(tǒng)之間、部門之間都是聯(lián)通的，可以充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息儲量大、各項功能齊全、運(yùn)行速度快捷和操作簡便的特點(diǎn)，建立電子內(nèi)網(wǎng)，引進(jìn)現(xiàn)代化辦公軟件，將日常辦公、資料檔案存儲、文件收發(fā)、會議管理等都通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，加快信息傳遞速度，提高辦事效率。在推行電子公文的過程中，企業(yè)全員要自覺樹立現(xiàn)代管理意識，努力適應(yīng)現(xiàn)代化辦公手段，推進(jìn)無紙化辦公，最大限度地提高工作效率。
三、以人為本，創(chuàng)新管理，待遇激勵，增強(qiáng)凝聚力，提高戰(zhàn)斗力
人是生產(chǎn)力中不可或缺的因素，要做好綜合部工作，必須創(chuàng)新管理思路，在強(qiáng)調(diào)綜合部工作的服務(wù)性的同時，堅持以人為本，盡量創(chuàng)造一種輕松、和諧、溫暖、健康的工作環(huán)境，切實(shí)關(guān)心綜合部工作人員生活工作中的難題，幫助他們解決待遇、職級和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃問題，最大限度地調(diào)動綜合部工作人員的積極性，最大限度地發(fā)揮綜合部工作人員的整體合力，開創(chuàng)一種團(tuán)結(jié)向上、積極奉獻(xiàn)、努力作為的工作氛圍，使綜合部真正成為“一池活水”!
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