檔案管理工作如何做好
導語：檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設小康社會的目標服務。以下是小編幫大家整理的檔案管理工作如何做好，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
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1.檔案的歸檔原則一般是文書處理部門立卷歸檔。意思就是這些文件資料的產生部門自己立卷整理，然后統(tǒng)一交到檔案部門集中統(tǒng)一管理。這樣的好處是專業(yè)的部門整理自己的文件資料比較系統(tǒng)、條理，也比較熟悉文件產生的.來龍去脈。將各部門所有的文件零散收集來讓你檔案員一個人整理是不現(xiàn)實的，因為你不可能對每個崗位都了如指掌。
2.檔案分類一般可根據(jù)文件資料類型，如文書、科技、實物等類別來分，也可根據(jù)產生機構來分。你們公司的文件資料可以在文書——科技——實物等大類別下再按部門分類，每個部門產生的文件是一個整體，交到你這里來。
3.不知你們單位大不大，要是不大的單位，沒必要每個生產部門單獨編號了，可以統(tǒng)一編檔號。檔案可以按照年度——保管期限——序號來編。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序號可以整個公司編一個大流水，也可每個部門重新編號。
4.這些是整理的大概步驟。還要著目，就是編目錄。你可以下載一些檔案的案卷目錄表、全引目錄表、歸檔文件目錄等按照格式統(tǒng)一填寫。這個很多資料上都有，你也可以自制。目錄與每卷或件檔案的標題、日期、責任者等要一一對應，不然不好檢索。整理好、編完目錄，就可以提供利用了。這些是大體步驟，其實檔案工作很簡單，按照我說的大概摸索一段時間，你就會掌握的。還可以去你們那所在的政府機關檔案館，去看看實體如何進行也可。
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分門別類
首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理。這是公司級文件分類，人事內部部門會在按照自己負責的模塊進行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。
巧用檔案袋
檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據(jù)時間有很多，有的`是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找。
常用資料的歸整
很多時候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間。
部門資料提報
有的時候我們每隔一段時間都要向上級領導提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置。
電腦資料的存檔
現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應該有一份管理清單，這個清單要記錄的內容有時間，用途，標題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關信息。
領導批復資料的回拿
檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領導簽字批復之類的，而領導不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領導有時間才能集中處理，這就需要給領導準備那種抽屜式的文件框，上面標注，待處理，駁回，處理完畢，不論領導在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率。
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在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？我作為一名辦公人員，在實踐中通過不斷總結，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。
一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關
檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：
1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等
2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。
3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。
4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的'文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：
1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。
2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平�；Ｒ虼�，務必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。
3、要不斷提高自己的專業(yè)素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：
1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2、檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。
四、善于交流，接受新信息，達到資源共享
作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。
總之，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規(guī)范化、科學化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。
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