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秘書(shū)管理規(guī)定
1、機(jī)構(gòu)與部門(mén)職責(zé)
原有的秘書(shū)機(jī)構(gòu)、秘書(shū)部門(mén)如何適應(yīng)新時(shí)期的日益增加的秘書(shū)工作范圍、數(shù)量、質(zhì)量、效率的要求，這是機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)高度重視和關(guān)心的問(wèn)題，與每一個(gè)秘書(shū)人員業(yè)也密切相關(guān)。過(guò)去，工作量增加了，或是出現(xiàn)了某項(xiàng)新任務(wù)，往往是新增設(shè)機(jī)構(gòu)或部門(mén)，增加人員。久而久之，形成了機(jī)構(gòu)臃腫、部門(mén)重迭、人浮于事的現(xiàn)象。中央早就提出"精兵簡(jiǎn)政"，這次又提出"要合理地調(diào)整"、"確定分工職責(zé)，使每個(gè)部門(mén)都各司其職，各盡其責(zé)"。
2、崗位責(zé)任制
秘書(shū)崗位責(zé)任制是秘書(shū)工作的制度和規(guī)定之一。就是由秘書(shū)部門(mén)和行政管理部門(mén)規(guī)定每一個(gè)秘書(shū)人員的工作崗位名稱(chēng)和實(shí)質(zhì)內(nèi)容，包括：職務(wù)、職能、責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)、紀(jì)律以及與上下左右成員的合作要求等。每個(gè)崗位都應(yīng)有盡可能明確的質(zhì)量和數(shù)量要求。比如，打字可以規(guī)定其速度為每分鐘不少于多少字，差錯(cuò)率不超過(guò)萬(wàn)分之幾;每天收發(fā)的文件、信函、報(bào)刊等必須在多少時(shí)間內(nèi)完成;起草文稿和接待任務(wù)則只能以文字表達(dá)質(zhì)量、來(lái)訪者滿(mǎn)意度或時(shí)限部為要求等。做到既各盡其責(zé)、各負(fù)其責(zé)，又密切配合、共同完成任務(wù)。
崗位責(zé)任制必須與崗位目標(biāo)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲制度科學(xué)地結(jié)合起來(lái)，形成完整的、有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，保證各項(xiàng)工作的高質(zhì)量、高效率。
3、工作程序和工作方法
秘書(shū)工作在其長(zhǎng)期的實(shí)踐中，由于經(jīng)驗(yàn)積累自然形成了一套行之有效的工作程序和工作方法。當(dāng)達(dá)到一定的成熟程度和合適時(shí)機(jī)，即由秘書(shū)部門(mén)或行政領(lǐng)導(dǎo)加以匯總、修訂，使之標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，最后形成規(guī)章或制度，再用以指導(dǎo)工作，使工作質(zhì)量和效率得以改善、提高。
所謂工作程序，是指工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和它們之間的先后排列次序、操作步驟。環(huán)節(jié)不能隨意的增加或減少;次序也不能任意地顛倒或隨便排列。
所謂工作方法，是指工作的技能和操作要求。它既需要秘書(shū)人員具有一定的知識(shí)、技術(shù)、能力為基礎(chǔ)，又要善于綜合運(yùn)用，善于轉(zhuǎn)化為實(shí)際的效果。
4、信息系統(tǒng)
從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)來(lái)看，任何事物都是大小不一的系統(tǒng)，既各自獨(dú)立，自成體系，又互相關(guān)聯(lián)甚至互相包容。從秘書(shū)工作來(lái)看，秘書(shū)部門(mén)是一個(gè)較大的系統(tǒng)，部門(mén)中的每一個(gè)成員則是他領(lǐng)屬下的若干小系統(tǒng)。信息系統(tǒng)則是秘書(shū)工作的重要系統(tǒng)之一。它可大可小，大而言之，全國(guó)行政機(jī)關(guān)上至國(guó)務(wù)院，下至鄉(xiāng)政府，既有各自的信息部門(mén)和信息人員，又互相聯(lián)網(wǎng)、配套，形成一個(gè)大系統(tǒng);小而言之，各級(jí)機(jī)關(guān)、部門(mén)的信息系統(tǒng)的又是眾多的中小系統(tǒng)。
所謂信息系統(tǒng)，就是由若干個(gè)運(yùn)動(dòng)著的子系統(tǒng)構(gòu)成并相互連接、相互作用，形成信息環(huán)流、回路的工作系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)包括：信息收集、反饋系統(tǒng)、信息加工系統(tǒng)、信息保障、支持系統(tǒng)，信息內(nèi)反饋系統(tǒng)、信息傳遞系統(tǒng)，抗干擾系統(tǒng)、信息控制系統(tǒng)、信息傳輸系統(tǒng)等等。
一九九二年五月國(guó)務(wù)院提出：經(jīng)過(guò)三、五年努力，基本建成以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)為主要手段的全國(guó)行政首腦機(jī)關(guān)辦公決策服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)國(guó)務(wù)院辦公廳與各地區(qū)、各部門(mén)辦公廳(室)或信息中心之間計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，對(duì)電子信息資源進(jìn)行管理，高效率、高質(zhì)量地為國(guó)務(wù)院和各地區(qū)、各部門(mén)宏觀管理、科學(xué)決策服務(wù)。截至20xx年上半年，這一目標(biāo)已經(jīng)完成，國(guó)務(wù)院辦公廳、各省級(jí)政府辦公廳、市、縣級(jí)政府辦公室的計(jì)算機(jī)已經(jīng)連網(wǎng)，部分發(fā)達(dá)地區(qū)已達(dá)到了鄉(xiāng)、鎮(zhèn)政府。彼此的各類(lèi)政務(wù)信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交換，國(guó)務(wù)院文件實(shí)現(xiàn)了同版異地印刷，有些地區(qū)的政府機(jī)構(gòu)逐步實(shí)施政務(wù)信息化，試行電子郵件網(wǎng)絡(luò)辦公。
5、辦公自動(dòng)化
辦公自動(dòng)化(簡(jiǎn)稱(chēng)OA)，是研究如何有效地將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)應(yīng)用于數(shù)據(jù)信息和非數(shù)據(jù)信息的辦公活動(dòng)。
辦公自動(dòng)化涉及三方面內(nèi)容。第一是人，即辦公室工作人員，應(yīng)具有現(xiàn)代思想和現(xiàn)代技術(shù)。第二是信息，即辦公人員對(duì)各類(lèi)辦公信息的收集、處理、傳遞、儲(chǔ)存、輸出過(guò)程。第三是科學(xué)的工作程序和先進(jìn)的辦公設(shè)備。統(tǒng)稱(chēng)為人——機(jī)工程。
辦公自動(dòng)化設(shè)備包括：電子計(jì)算機(jī)、文字處理機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話(huà)機(jī)等。這些設(shè)備的綜合運(yùn)用能進(jìn)行文字處理、數(shù)據(jù)處理、語(yǔ)音處理、圖形與圖像處理，能進(jìn)行決策支持、網(wǎng)絡(luò)通信、信息資料查詢(xún)和行政管理工作，如編制日程安排、制定工作計(jì)劃，做備忘錄，擔(dān)任會(huì)務(wù)簽到、檢計(jì)選票及財(cái)務(wù)報(bào)表、物質(zhì)清單等。
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