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怎樣進(jìn)行有效的時(shí)間管理?
什么是時(shí)間管理，“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者管理”。所謂“時(shí)間的浪費(fèi)”，是指對(duì)目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗。所謂“自管理者管理”——你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。以下具體介紹了幾種時(shí)間管理方法。
1.積極利用情緒良好的時(shí)段，以提高工作效率
想做某一件事情，但是懶于動(dòng)手，這種所謂"缺少干勁"的狀態(tài)，相信每一個(gè)人都曾經(jīng)有這種經(jīng)驗(yàn)。有一些人說，遇到這種“沒勁”的場(chǎng)合，只要自己勉強(qiáng)干上三十分鐘到一個(gè)小時(shí)，注意力就會(huì)慢慢地產(chǎn)生，效率也會(huì)逐漸地提高。不過采取這種做法，在到達(dá)“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時(shí)之間，工作效率會(huì)很差。因?yàn)槊銖?qiáng)工作，你在精神方面免不了會(huì)感覺到痛苦�；诖�，絕對(duì)不能稱之為良策。以你來說，遇到“不起勁”時(shí)，就會(huì)立刻把手邊的工作置于一旁，再?gòu)摹胺亲霾豢傻墓ぷ鳌敝�，找出自己最喜歡的工作，立刻著手去做。因?yàn)槭亲约合矚g的工作，自然就會(huì)產(chǎn)生工作熱情，效率自然也會(huì)提高�？偠灾�，一開始就制造“有勁”的狀態(tài)，然后再著手于你感到“不想做的事情”。如此，你就不會(huì)感到它像先前一般，叫人很難做下去。
2.為了提高效率，不妨在接近限期時(shí)，仍然做別的工作
很多人都認(rèn)為，只要耗費(fèi)時(shí)間工作總能夠完成任務(wù)，實(shí)際上不見得完全如此。時(shí)間太充足的話，勢(shì)必將在無關(guān)緊要之處多耗費(fèi)時(shí)間，做起事來拖拖拉拉，缺乏一份緊張感。對(duì)自己來說，除非接近限期，否則都是先做別的工作。只有到了“不做將會(huì)來不及”時(shí)，才著手做本份工作。處于這種情況時(shí)，由于限期將至，效率會(huì)有很大的提高。管理者稱之為“期限屆滿的效果”。
3.感到效率直線下降時(shí)，應(yīng)該“積極的休息”。
上午工作的狀態(tài)一般來說都不會(huì)太差，但是到了下午，由于疲勞的累積，工作效率將逐漸下降。遇到這種情況，適度的休息是必要的。與其驅(qū)使渾渾沌沌的頭腦“長(zhǎng)期作戰(zhàn)”，不如以適當(dāng)?shù)男菹追昼�，使精神恢�?fù)清爽后繼續(xù)投入工作，如此才能提高工作效率。
4.發(fā)生麻煩時(shí)，先讓精神放松一下，然后再開始工作
管理者使精神轉(zhuǎn)為輕松，不僅僅是對(duì)疲勞有效。比如做錯(cuò)了事，被上司批評(píng)，顧客抱怨發(fā)牢騷時(shí)，將有很長(zhǎng)時(shí)間叫你感到苦惱。心中感到苦惱時(shí)，即使勉強(qiáng)地工作，效率也不會(huì)提高。這時(shí)不妨讓自己放松一下，想到遇到問題首先是必須解決問題，再以一種積極的心態(tài)投入工作。
也可以投入單純的工作，如此內(nèi)心就會(huì)逐漸地風(fēng)平浪靜，新的干勁也會(huì)跟著產(chǎn)生了。比如整理資料、整理雜記本都很不錯(cuò)。
5.利用六分鐘為一單位的行動(dòng)記錄表，就可以發(fā)現(xiàn)“看不到的時(shí)間”
常常聽到周圍的人老是把“沒有時(shí)間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭(zhēng)取更多的時(shí)間，甚至削減自己的睡眠時(shí)間。以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來看，縮短睡眠時(shí)間將在效率方面帶來負(fù)面的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時(shí)間的方法，提醒各位管理者，不妨?xí)鴮懸幌伦约旱男袆?dòng)記錄，即記下幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分做了些什么以辦公室來說，全體職員都使用“時(shí)間分析單”(以每六分鐘為一單位，記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位，是因它為一小時(shí)的十分之一，即等于零點(diǎn)一小時(shí)，合計(jì)起來比較簡(jiǎn)單方便。實(shí)際地做這種記錄的話，就可以獲得許多的信息，對(duì)于提高工作效率、有效地利用時(shí)間以及休息的計(jì)算方面都非常有幫助
6.對(duì)于感到厭惡的工作，可準(zhǔn)備“成功報(bào)酬”給自己或家人，以激發(fā)干勁
人類對(duì)自己喜歡的工作，可以長(zhǎng)久的集中精力。反之，如果是自己厭惡的工作，僅僅數(shù)分鐘就會(huì)感到痛苦異常。有時(shí)實(shí)在提不起勁，甚至想半途而廢。但是，工作豈能說不做就不做大多數(shù)的人在責(zé)任感和緊迫感的驅(qū)使下，勉強(qiáng)的做下去。然而，在強(qiáng)迫之下做事，效率是絕對(duì)不可能提高的，只能應(yīng)付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起這個(gè)問題“如何使苦差事在比較快樂的氣氛下進(jìn)行呢……”，但是，工作的內(nèi)容往往很少能夠改變，至于所謂的"快樂"，只好由自己來制造。想來又想去，管理學(xué)家認(rèn)為單純而最有效的方法，莫過于準(zhǔn)備一份“成功報(bào)酬”，告訴自己做完工作，就能立刻去做“某某事”。這里所謂的“某某事”，只要是任何對(duì)你有吸引力的東西都行。例如，寫完了這份報(bào)告書，就可以跟女朋友去逛街上館子，或者去看哪部一直想看的電影。如果是短時(shí)間內(nèi)就能完成的事，就告訴自己，做完這項(xiàng)工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經(jīng)歷，那就是在學(xué)生時(shí)代，父母對(duì)你說“這一次考試的成績(jī)很好的話，就買那件你想要的東西送給你�！睘榱说玫綁�(mèng)寐以求的東西，對(duì)于自己厭惡的科目，你會(huì)狠下功夫。管理學(xué)家所說的”成功報(bào)酬”原理跟這件事相同
7.只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的錯(cuò)誤與疏忽
為了使工作有效率的進(jìn)行，最好把各種工作“格式化”，即把來自經(jīng)驗(yàn)的訣竅“格式化”。如此，不管在何時(shí)何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯(cuò)誤的情況下開始工作。對(duì)于這種工作的格式化，有些公司已經(jīng)開始實(shí)施，不過對(duì)成為格式化對(duì)象者，幾乎都是高度或者復(fù)雜的工作。在日常生活里面，管理者認(rèn)為可以大幅度的活用“格式化”。實(shí)際上，由于工作的訣竅不明了，而引起錯(cuò)誤及疏忽者，不僅限于專業(yè)工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時(shí)，委托別人替你聽電話，并且抄錄電話的內(nèi)容。如果抄錄的內(nèi)容，還是不能使你弄清楚對(duì)方之意的話，你就得去請(qǐng)教抄錄者。諸如此類，如果在一天里發(fā)生幾次的話，時(shí)間的損失就很驚人了。遇到這種情形，就算責(zé)備抄錄者也不能解決問題。如果事前就規(guī)定抄錄電話的格式，那就不可能發(fā)生錯(cuò)誤。在管理者的辦公室里，從專業(yè)的審查書類的寫法，到電話的應(yīng)答，郵件的處理等日常業(yè)務(wù)，都規(guī)定處理的格式，而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進(jìn)入公司，都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然會(huì)發(fā)生意外的事情。因此必須在這種心理下規(guī)定”格式”，再經(jīng)過實(shí)際運(yùn)用后，不斷地添加內(nèi)容。
經(jīng)過如此的過程，才能夠完成”活的格式”。對(duì)于所謂的”格式”，不妨加入一些小小的信息。以書寫格式來說，不妨提出該書類必須走的路程、所需時(shí)間、受理窗口的號(hào)碼、公休日和何時(shí)最不擁擠等。這些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果將有天壤之別。有些人由于忽略了這種小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪費(fèi)時(shí)間與精力。這種格式，恰如指示到達(dá)目的地的一幅地圖�？吹竭@幅地圖的人，為了能夠利用最短距離，走到目的地，必須加入適當(dāng)?shù)男畔?/p>
8.對(duì)于千篇一律的工作，只要懷疑以前的做法，就可以提高效率
很多人以抱怨的口吻說："到公司上班，每次都做千篇一律的工作，實(shí)在叫人感到厭倦……。"的確，每天都依照上司的命令做事，很難以叫人產(chǎn)生干勁。不過，對(duì)于這種千篇一律的工作，只要不盲從以往的做法，自己想出一些點(diǎn)子的話，就能夠使你感到趣味盎然。
9.知道自己能夠集中精力的限度，即可把它利用于提高效率
不管干勁如何的充足，人們能夠集中精力做一件事的時(shí)間，總是有限度的。如果無視于這一點(diǎn)，只一心一意地面對(duì)桌子坐著，仍然不能提高工作效率，反而會(huì)使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時(shí)間，再配合工作，把工作分成幾節(jié)進(jìn)行，如此效果比較好。一般來說，一個(gè)人能集中精力做一件事的時(shí)間，大約為九十分鐘。正因?yàn)槿绱�，大學(xué)的課堂，電影的放映時(shí)間都被設(shè)定于九十分鐘前后。不過，電影的放映時(shí)間都被設(shè)定于九十分鐘則后。不過，這并非鐵則，仍然有個(gè)人差異。同時(shí)，根據(jù)工作的內(nèi)容，能夠集中精神的時(shí)間也不一樣。不管是什么人，只要是自己感到興趣的事情，集中精神兩、三小時(shí)根本就不成問題。如果窗外有煩人的噪音，則能夠集中精神的時(shí)間也會(huì)縮短。集中精神這一件事，往往會(huì)受到環(huán)境的左右。把這些現(xiàn)象聯(lián)想起來，當(dāng)可判斷，能集中精神的時(shí)間的確有個(gè)限度。因此，最重要的一件事情，是從經(jīng)驗(yàn)中，找出最適合于自己的集中精神時(shí)間。一旦獲知并把握自己能集中精神的時(shí)間，那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認(rèn)為自己集中精神的限度為六十分鐘，那就全力投入于六十分鐘的工作。做滿了六十分鐘的工作，休息一會(huì)兒，使自己輕松一下，再集中精神另做六十分鐘的工作。如此的話，工作效率也會(huì)在無形中提高�；蛘吒淖児ぷ鞯膬�(nèi)容也不錯(cuò)。譬如做好一段校對(duì)的工作之后，改成會(huì)客，如此，即可使精神為之一振。一提起工作，有些人以為必須整天面對(duì)著桌子進(jìn)行。事實(shí)上并非如此，不時(shí)的管理自己，提高效率，這才是真正的工作
10使用"進(jìn)度表"把必須做的事"視覺化"，如此就能用眼睛體會(huì)到成就感
工作必須長(zhǎng)期地延續(xù)下去，那就必須知道目前完成了多少還剩下多少如果不能確實(shí)地把握的話，將陷入不安之地，工作效率也無法提高。因此，必須實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)越大，越能夠客觀的確認(rèn)其進(jìn)行狀況。為了做到這一點(diǎn)，必須把它"視覺化"。對(duì)你來說，遇到報(bào)考大學(xué)，參加政府舉辦的考試時(shí)，都以自制"進(jìn)度表"的方式，使目標(biāo)的完成"視覺化"。在一張紙上畫了細(xì)小的格子，格子的橫面寫著完成目標(biāo)必須做的事情，每當(dāng)完成一件事情，就使用紅筆把該格子涂掉
這樣做的話，就可以一目了然的看出，自己正處于起點(diǎn)與目標(biāo)之間的那一點(diǎn)。對(duì)于下一步應(yīng)該做什么才能胸有成竹，不至于感到茫然。在這種情況下，工作自然能夠很有效率地開展下去而且，涂掉一個(gè)格子所產(chǎn)生的成就感，能夠增強(qiáng)對(duì)下一步挑戰(zhàn)的信心。除此之外，使用這種"進(jìn)度表"的好處，那就是能看出目標(biāo)與實(shí)績(jī)之間的差距。早晨在決定工作程序時(shí)，雖然列下了今日工作的范圍，但是，有時(shí)卻無法達(dá)到這個(gè)范圍。到這時(shí)，如果有工作"進(jìn)度表"的話，就能夠一眼看出完成了目標(biāo)的幾個(gè)百分點(diǎn)。如果不會(huì)達(dá)到最后目標(biāo)的話，又可以當(dāng)成發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)的反省資料。目標(biāo)只是驅(qū)使工作有效率進(jìn)行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標(biāo)與實(shí)績(jī)之間的差距。如果沒有這個(gè)過程的話，無論到何時(shí)都不可能有進(jìn)步
11.只要意識(shí)到自己的時(shí)間浪費(fèi)，工作的效率就會(huì)完全不同。
一旦認(rèn)為時(shí)間很充裕的話，往往就會(huì)毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果認(rèn)為今天做不完，明天再來，或者加班的話，效率就會(huì)一天比一天差。時(shí)間也有代價(jià)。如果不會(huì)在一定的時(shí)間內(nèi)，賺得自己時(shí)間價(jià)值以上的東西的話，收入將會(huì)為負(fù)值。正因?yàn)槿绱�，時(shí)常存有自己時(shí)間價(jià)值的意識(shí)判斷。如此，想提高生產(chǎn)積極性的意識(shí)就會(huì)發(fā)生作用，自然就能夠很有效率地進(jìn)行工作。不僅散漫的習(xí)慣會(huì)消失，而且又能夠激發(fā)產(chǎn)生提高工作效率的構(gòu)想。當(dāng)大學(xué)畢業(yè)，進(jìn)入國(guó)際性會(huì)計(jì)事務(wù)所上班時(shí)，才對(duì)時(shí)間的價(jià)值有了強(qiáng)烈的意識(shí)。這家會(huì)計(jì)事務(wù)所的主要業(yè)務(wù)有會(huì)計(jì)監(jiān)查、稅務(wù)，和財(cái)政問題等。幾乎所有的經(jīng)費(fèi)都屬于人的費(fèi)用。因此，制訂收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，都以時(shí)間做為準(zhǔn)則。因此，不會(huì)把時(shí)間有意義、有效率地使用的話，報(bào)酬可能少于花費(fèi)。正因?yàn)榭吹狡髽I(yè)界嚴(yán)酷的現(xiàn)實(shí)，因此才有了"時(shí)間并非免費(fèi)"的意識(shí)。一直到今天，雖然已擁有自己的事務(wù)所，但是仍然活用這寶貴的經(jīng)驗(yàn)，時(shí)時(shí)想著時(shí)間的價(jià)值�；蛟S對(duì)于事務(wù)人員來說，欲利用有形之物，比較生產(chǎn)性與時(shí)間價(jià)值間的平衡，似乎有一點(diǎn)困難。然而，只要從工資、年薪、加班費(fèi)等的金額，算出自己一個(gè)小時(shí)有多少"代價(jià)"時(shí)，你對(duì)時(shí)間的意識(shí)就會(huì)大幅度的改變
12.完成一件工作之后，盡早地寫下解決問題的訣竅。
不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，絕大多數(shù)人都會(huì)滿足于結(jié)果，而很少去注意其過程。其實(shí)，這種態(tài)度是不對(duì)的，也可以說非�？上�。越是重復(fù)出現(xiàn)錯(cuò)誤的工作，越能得到新的竅門和反省問題。如果把這種貴重的"副產(chǎn)品"忽略掉，它就會(huì)被趕到意識(shí)的角落。遇到下次又得做同樣的工作時(shí)，就得重頭再來。
因此，在做完一件事以后，一定要以備忘錄的方式，把跟下一次工作有關(guān)的新發(fā)現(xiàn)，反省的事項(xiàng)記錄下來。如此，把眼睛能看到的“東西”記錄下來，下次就不至于犯同樣的錯(cuò)誤，也不會(huì)在同一個(gè)地方浪費(fèi)時(shí)間，就算是委托他人，也可以很有效率地進(jìn)行。
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