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檔案的管理與整理方法
檔案建設(shè)是全面建設(shè)和長遠(yuǎn)發(fā)展的最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要內(nèi)容。全體工作人員都要樹立強(qiáng)烈的檔案管理意識,從每個人員、從每項(xiàng)工作、每個環(huán)節(jié)做起,認(rèn)真加強(qiáng)檔案建設(shè)。
。ㄒ唬n案收存的范圍
1、行政檔案:
①上級下發(fā)的各類文件
、诎l(fā)出的的各類文件
③及各部門工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、請示、報(bào)告、函復(fù)、文稿等
、芨鞣N會議通知、會議記錄及會議紀(jì)要、講話文稿等
、莩鼍叩幕蛏w章的信函、報(bào)表等
、薷黝惤y(tǒng)計(jì)資料
2、人事檔案
、僭诰幦藛T的檔案材料
、谌藛T招聘的相關(guān)材料
③各類工作人員的登記表、花名冊、及相關(guān)資料。
、芄ぷ魅藛T聘用合同、工資待遇審批表及相關(guān)資料。
、輶炜咳藛T相關(guān)資料以及掛靠單位的委托通知、協(xié)議、待遇及支付方式等。
、薰ぷ魅藛T政治身份、職務(wù)、級別、崗位、待遇變化的相關(guān)資料。
、吖ぷ魅藛T年度考評資料、鑒定及各類獎懲的組織正規(guī)結(jié)論及相關(guān)材料。
、喙ぷ魅藛T申請、申訴及其它信息資料。
3、財(cái)務(wù)檔案
①日常支出的財(cái)務(wù)憑證、賬目、審批手續(xù)及報(bào)表。
、谀甓阮A(yù)算、中期預(yù)算調(diào)整、決算及審批資料。
、蹖m(xiàng)收、支的立項(xiàng)計(jì)劃、執(zhí)行情況及審批資料。
、軐ν馔顿Y、借貸及合作項(xiàng)目的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)管的相關(guān)資料。
⑤各種稅費(fèi)、社保金交納的相關(guān)資料。
、薰潭ㄙY產(chǎn)購置、使用、核銷的相關(guān)資料。
、吣甓、季度及專項(xiàng)財(cái)務(wù)分析報(bào)告。
4、業(yè)務(wù)檔案
、贇v年以省局名義或經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心、培訓(xùn)中心、職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心名義上報(bào)、下發(fā)的相關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件。
、跉v年培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)資料。
、鄹黝惤滩、教案、大綱、復(fù)習(xí)題庫等資料。
、芙虇T、考評員隊(duì)伍相關(guān)資料。
、莞黝、各批學(xué)員報(bào)名、學(xué)習(xí)、考試、考評發(fā)證或?qū)W分登記相關(guān)資料。
、薷黝悩I(yè)務(wù)會議紀(jì)要(記錄)、合作協(xié)議、項(xiàng)目意見書等相關(guān)資料。
、咭驑I(yè)務(wù)需要購置的(或上級下發(fā)的)雜志、圖書、資料、音像制品及自制的照片、錄相、錄音資料等。
、嗑W(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)資料。
、嶂卮髮m(xiàng)活動的籌備、組織實(shí)施、總結(jié)等專題項(xiàng)目資料。
、鈿v年物業(yè)管理、機(jī)關(guān)食堂管理的相關(guān)資料。
(二)檔案管理體制:
檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。部門分類管理的二級管理體制。
1、建立檔案室,對及各部門檔案資料正本統(tǒng)一管理。辦公室分工專人管理檔案。
2、人事、行政財(cái)務(wù)檔案由直接管理。業(yè)務(wù)檔案由各部門專(兼)職檔案管理員負(fù)責(zé)對本部門檔案資料進(jìn)行采集、建檔;正本交檔案室管理,副本留部門使用。
3、分管主任為檔案建設(shè)責(zé)任人。各部門主任為部門檔案建設(shè)責(zé)任人。及各部門專
。妫┞殭n案管理員對各自負(fù)責(zé)的檔案負(fù)直接責(zé)任。
4、根據(jù)工作需要,主管會計(jì)可在財(cái)務(wù)室保留當(dāng)年和前一年的財(cái)務(wù)檔案,爾后逐年建檔移送檔案室保管。各部門業(yè)務(wù)檔案副本在部門保留時間控制在五年以內(nèi)。第六年起向檔案室移交。
。ㄈ┝⒕砗蜌w檔
1、各部門辦理完畢的文件、資料經(jīng)過挑選,分項(xiàng)或分類立卷、編號歸檔。
2、一般文件資料應(yīng)分級、分類按時間先后編號立卷。原則上一年成卷。年終歸檔。
3、人事檔案分綜合與個人二類建檔。綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個人檔案隨機(jī)立卷并歸檔。
4、重大專項(xiàng)活動一般在立項(xiàng)時建檔,項(xiàng)目完成后成卷并及時歸檔。
5、各部門業(yè)務(wù)檔案(除專項(xiàng)檔案外)要在年初分類立卷,次年初歸檔。
6、凡具有法律性文書,一經(jīng)生效即要?dú)w檔。凡涉密性文件,即時形成,即時歸檔。
7、各類圖書、雜志、報(bào)紙、音像資料要及時收集,立卷歸檔。
8、對有價值的外部信息,網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員和檔案管理員要逐日瀏覽,及時收集,立卷歸檔。
9、歸檔要求:
①檔案必須具有真實(shí)性。所有資料應(yīng)為原始資料。
、跈n案必須具有完整性。每個案卷力求資料齊全。
、蹤n案必須具有價值性。立卷要避免雜亂無章,做到分類、分項(xiàng)、分目清晰;要避免重復(fù)立卷,同一事件只立一個卷目;要準(zhǔn)確分類,不同類型的資料,不能混合立卷。
。ㄋ模n案保管和使用
1、檔案管理人員只要對檔案卷宗分類編號、登記注明立案單位、姓名、類別、內(nèi)容頁數(shù),并對案卷確定密級編制頁碼、分類存放,做到分類清晰、放置有序,便于查閱。
2、檔案室要設(shè)置防潮、防蛀、防火的檔案柜(箱),安置防盜門、窗和消防器材,確保檔案安全。
3、和各部門檔案要分工專人保管,在人員變動時,要認(rèn)真做好移交。
4、檔案管理人員要加強(qiáng)責(zé)任心,切實(shí)按要求管理好檔案,切實(shí)做到不損壞、不丟失、不錯漏任何案卷(含音像網(wǎng)絡(luò)資料)。
5、要強(qiáng)化保密觀念。凡涉密檔案按照保密法規(guī)執(zhí)行。
6、檔案借閱必須填寫申請表,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出,并按申請使用時限及時收回。復(fù)制檔案必須報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)借出、復(fù)制、遺失、損壞者,要按損失大小,追究責(zé)任。