物業(yè)檔案管理方案（精選10篇）

　　為了確保事情或工作有效開展，常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案，一份好的方案一定會注重受眾的參與性及互動性。方案的格式和要求是什么樣的呢？下面是小編為大家整理的物業(yè)檔案管理方案，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　物業(yè)檔案管理方案 1

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理能有效地為樓宇及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務(wù)。物業(yè)管理的檔案建立與管理必須采用先進電子計算機技術(shù)，通過檔案“集中化、有序化、信息化”科學(xué)管理程序，達到資源共享、合理利用的目的。我們擬對園區(qū)內(nèi)所有物業(yè)管理服務(wù)的項目采取標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理原則，進行系統(tǒng)化處理、智能化運用，由具有專業(yè)素質(zhì)的管理人員進行管理。

　　一、檔案管理運作環(huán)節(jié)

　　1、資料的收集

　�。�1）設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進手段，由行政部負責(zé)檔案的管理。建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。

　�。�2）從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料，物業(yè)構(gòu)成的方方面面資源都要進行資料收集。

　　2、資料分類整理

　　收集后的所有信息，由行政助理負責(zé)集中整理。根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。

　　3、資料歸檔管理

　�。�1）擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制進行資料的歸檔管理。

　�。�2）采用多種形式的信息貯存方式，有電腦磁盤、CDR、照片等，分別采用相應(yīng)的保管貯存方法。

　　（3）檔案分類組卷考慮園區(qū)管理實際科學(xué)細分，按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯、并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能把其他形式檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用。

　�。�4）檔案的出室必須由行政助理經(jīng)登記后方可借出；

　　入室時，須由行政助理進行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。行政助理需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。

　　（5）嚴格內(nèi)部文件資料的保密制度，需保密文件及區(qū)域必須加密，確保文件的安全。

　�。�6）加強檔案的安全管理，配置消防器材，檔案柜、鎖條例防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮濕的要求。

　　4、檔案的運用

　　采用科學(xué)檢查及多媒體查詢的方法，隨時可以查閱調(diào)用所有管理資料如客戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等，文件目錄條理清晰，便于檔案使用查詢、工作的監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料分類

　�。ㄒ唬┙庸芤平粰n案資料

　　1、產(chǎn)權(quán)資料

　�。�1）規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文

　　（2）建筑許可證、投資許可證、施工許可證

　�。�3）拆遷安置材料

　　2、技術(shù)資料

　�。�1）紅線圖、總平面圖

　　（2）地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告

　�。�3）工程合同、工程預(yù)決算

　�。�4）工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算單

　�。�5）竣工圖：

　�、賳尉�體建筑、結(jié)構(gòu)、竣工圖

　�、谙�防、燃氣、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　（6）房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書

　�。�7）鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

　�。�8）新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　　（9）供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗合格證書及其設(shè)備技術(shù)資料

　�。�10）砂漿、混凝土試塊、試壓報告

　�。�11）綠化工程竣工圖

　�。�12）其他技術(shù)資料（智能化設(shè)備）

　　（二）管理處自建檔案資料

　　1、物業(yè)資料

　�。�1）服務(wù)區(qū)基本資料

　�。�2）分區(qū)資料

　　（3）商業(yè)網(wǎng)點資料

　�。�4）娛樂設(shè)施資料

　　2、師生資料

　�。�1）師生入住資料

　　（2）師生宿舍維修檔案

　　3、日常管理資料

　�。�1）值班表

　�。�2）交接班記錄表

　�。�3）園區(qū)搬出（入）物品登記

　�。�4）日常事務(wù)巡視記錄

　�。�5）事務(wù)回訪登記表

　　4、車輛管理資料

　　（1）車輛詳細資料

　�。�2）車位使用協(xié)議

　　5、裝修資料

　�。�1）裝修申請表（附圖紙）

　　（2）裝修工程隊安全責(zé)任書

　�。�3）臨時施工人員登記表

　�。�4）施工單位營業(yè)執(zhí)照

　�。�5）消防責(zé)任書

　　6、維修資料

　　（1）維修登記表

　�。�2）維修服務(wù)派工單

　　（3）維修回訪記錄

　�。�4）公共設(shè)施維修記錄

　　7、治安管理資料

　　（1）日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

　�。�2）查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶

　�。�3）物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

　　8、設(shè)備管理資料

　�。�1）公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

　　（2）機電設(shè)備保養(yǎng)維修運行記錄

　�。�3）設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄

　�。�4）設(shè)備檢查記錄

　　9、校區(qū)文化資料

　�。�1）各項活動計劃及實話記錄

　�。�2）校區(qū)文化活動圖片及錄像記錄

　�。�3）新聞傳媒報導(dǎo)

　　10、員工管理資料

　�。�1）員工個人資料、入職表格

　　（2）業(yè)績考核及獎懲記錄

　　11、培訓(xùn)資料

　�。�1）各項培訓(xùn)計劃及實施記錄

　　（2）培訓(xùn)考核記錄

　�。�3）外出考評及參加演練記錄

　　12、客戶反饋資料

　�。�1）服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表

　�。�2）意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄

　�。�3）投訴及處理記錄表

　　13、行政文件資料

　�。�1）政府部門文件

　�。�2）物業(yè)公司文件

　�。�3）管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件

　�。�4）管理處榮譽一覽表

　　（5）管理處接待來訪參觀記錄表

　　三、文件管理制度

　　1.目的

　　規(guī)范本公司管理體系運行中文件的管理工作，實施有效的文件控制，確保在各個部門、各個使用場所可獲得適用文件的有關(guān)版本，并防止使用作廢文件。

　　2.適用范圍

　　適用于本公司管理體系文件、包括與體系相關(guān)的外來文件的控制和管理。

　　3.職責(zé)

　　3.1行政部是本程序歸口管理部門

　　負責(zé)組織公司各層次文件的編制工作；

　　負責(zé)公司各層次文件和外來文件的發(fā)放、回收、作廢等管理。

　　3.2其他職能部門

　　負責(zé)組織與本部門主要職責(zé)有關(guān)的程序、作業(yè)性文件等的編制；

　　負責(zé)組織本部門文件評審、修訂。

　　3.3分管主管

　　負責(zé)審批職能相關(guān)的作業(yè)性文件。

　　3.4綜合事務(wù)部

　　負責(zé)審批支撐部門出臺的.作業(yè)性文件。

　　3.5 項目經(jīng)理

　　負責(zé)本項目管理手冊、程序文件的審批；

　　負責(zé)財務(wù)管理、薪酬管理、績效管理、涉及費用方面等文件的審批；

　　負責(zé)涉及全公司重大事項的公告、通知等文件的審批； 負責(zé)人事任免文件的審批。

　　4.工作程序

　　4.1文件分類。

　　4.4.1管理手冊（含管理方針、目標(biāo)、組織機構(gòu)、部門職責(zé)、管理體系要求等）。

　　4.4.2程序文件。

　　4.4.3作業(yè)性文件（包括：工作標(biāo)準(zhǔn)卡、規(guī)程、規(guī)范、制度等）。

　　4.4.4記錄表單。

　　4.2 文件的編寫。

　　4.2.1管理手冊。

　　由項目經(jīng)理指定人員編寫。

　　4.2.2程序（辦法）。

　　由相關(guān)職能部門經(jīng)理編寫。

　　4.2.3作業(yè)性文件的編寫。

　　由主管該項工作的職能部門負責(zé)人編寫。

　　4.2.4記錄表單

　　由主管該項工作的職能部門負責(zé)人編制。

　　4.3文件格式

　　各類文件應(yīng)有統(tǒng)一的編制要求與表達形式，具體按公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。

　　4.4文件的編號

　　4.4.1公司級文件的編號

　　管理手冊編號：××01-20xx， ××-表示公司簡稱、01表示一層文件、20xx表示發(fā)布年號。

　　4.4.2 程序的編號

　　××02-0N，××—表示公司簡稱， 02-表示二層文件，0N表示序列號。

　　4.4.3作業(yè)性文件編號

　　××02-0N-0N，××—表示公司簡稱， 0N-0N表示二層、三層文件相應(yīng)序列號。

　　4.5文件的審核與批準(zhǔn)

　　4.5.1文件的審核

　�。�1） 文件審核的流程為：

　　管理手冊：總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。

　　程序文件：部門經(jīng)理編制 → 分管領(lǐng)導(dǎo)審核（或會審）。

　　作業(yè)性文件：主管編制→經(jīng)理審核（或會審）。

　�。�2）文件審核的要求

　　文件編寫部門負責(zé)組織文件的會審工作，參加文件會審的部門應(yīng)是與此文件相關(guān)的主要執(zhí)行和配合部門。相關(guān)人員審核文件的正確性、可操作性、以及與其他部門職責(zé)的接口關(guān)系等。

　　（3）文件經(jīng)審核，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，由編寫部門重新編寫或補充修訂。

　　4.5.2 文件的批準(zhǔn)

　　(1) 文件的批準(zhǔn)權(quán)限按本辦法第3章“職責(zé)”的明確規(guī)定。

　　(2) 批準(zhǔn)應(yīng)在文件會審?fù)瓿珊筮M行，文件的批準(zhǔn)應(yīng)確保文件是充分與適宜的。

　　4.6 文件的發(fā)放

　　4.6.1文件發(fā)放范圍

　　文件所涉及的相關(guān)的部門，均應(yīng)能得到文件的有效版本。

　　4.6.2 文件發(fā)放形式：

　�。�1）管理手冊、程序文件（含表單）、作業(yè)性文件（含表單）打印一份，經(jīng)批準(zhǔn)后，按文件清單順序裝訂成冊，各項目部分發(fā)一份、總經(jīng)理一份、行政部留底一份；

　�。�2）副總、總經(jīng)辦、職能部門需要的文件，轉(zhuǎn)換成PDF格式，《管理手冊》單獨成冊、程序文件和作業(yè)性文件組合成冊，形成文件夾，統(tǒng)一公布在公司的指定的網(wǎng)絡(luò)平臺上，同時以《文件發(fā)放通知單》通知相關(guān)人員，相應(yīng)人員簽名確認。

　　4.6.3 基層單位需要進一步下發(fā)或張貼文件，行政部打印、獨立分發(fā)并做好發(fā)放登記。

　　4.6.4 特殊的領(lǐng)用

　　未列入文件發(fā)放范圍而確需使用文件的人員或部門沒有相應(yīng)文件的，由部門負責(zé)人向行政部提出申請，經(jīng)分管總監(jiān)批準(zhǔn)后發(fā)放，同時行政部做好發(fā)放記錄。

　　4.7 文件的日常管理

　　4.7.1行政部指定專人負責(zé)公司文件管理

　　4.7.2文件管理員和文件持有者應(yīng)妥善保管理好文件（指紙質(zhì)文件），保持文件清晰，防止文件丟失、損壞。

　　4.7.3文件持有者調(diào)離、轉(zhuǎn)崗時，文件管理員應(yīng)及時收回其文件，并做好記錄。

　　4.7.4對密級文件，原文件應(yīng)有密級標(biāo)識，加蓋“密級文件”印章，并按照相關(guān)保密規(guī)定做好保密工作。

　　4.7.5受控文件不允許復(fù)印和外借，需要時可到文件管理部門查閱文件。

　　4.8 文件的評審與更改

　　4.8.1文件的評審、修訂、發(fā)放

　�。�1）已實施的文件應(yīng)定期進行評審，以確保持續(xù)的適宜性。評審周期至少每年進行一次；

　�。�2）過程使用發(fā)現(xiàn)文件問題，可由相關(guān)人員提出，填寫《文件修訂申請表》，經(jīng)原文件審核、批準(zhǔn)崗位審核、批準(zhǔn)后，由原編寫部門修訂，修訂后按以上程序發(fā)放。

　�。�3）發(fā)放新修訂文件時，行政部文件發(fā)放人員應(yīng)收回舊文件。所有被更改的原文件必須由發(fā)放部門收回，進行統(tǒng)一處理（可進行換頁，或作廢），以確保有效文件的唯一性。

　�。�4）文件經(jīng)多次更改，或進行大幅度更改時，應(yīng)進行換版，原版文件及時作廢，換發(fā)新版本。

　　4.9 文件的作廢

　　4.9.1文件作廢時應(yīng)由文件歸口部門填寫《作廢文件處理單》，行政部經(jīng)理審核，文件批準(zhǔn)人審批。

　　4.9.2作廢文件要及時從使用部門收回并記錄，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。如需保留的，在作廢文件上加蓋“作廢”章。

　　4.10 外來文件的控制

　　4.10.1 由各職能部門收集主管單位、外部的各類文件、資料，統(tǒng)一在行政部進行備案登記。對非上級指令性文件，應(yīng)評審其適宜性，以決定分發(fā)的部門。

　　4.10.2 行政部負責(zé)將文件呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱，按領(lǐng)導(dǎo)批閱要求分送至相關(guān)部門傳閱。

　　4.10.3 綜合事務(wù)部負責(zé)外來文件的標(biāo)識和歸檔管理。

　　任何部門或個人，不論以任何方式（外出開會、外出工作、送到廠里或收到郵件等）收到外來文件（如：國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家法令、法規(guī)、集團公司文件等），都應(yīng)把外來文件交到行政部，識別并確認其適用性，需要下發(fā)的外來文件應(yīng)經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　四、電子檔案管理制度

　　1.目的

　　規(guī)范公司電子檔案管理。

　　2 范圍

　　適用于公司電子檔案管理。

　　3.工作職責(zé)

　　編輯相關(guān)部門：對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。

　　電子文件形成部門：負責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導(dǎo)與監(jiān)督。

　　綜合事務(wù)部負責(zé)電子文件的管理，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

　　4.工作要點

　　4.1歸檔方法

　　4.1.1 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

　　4.1.2為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

　　4.1.3 歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

　　4.1.4 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

　　4.2編輯電子文件的收集與積累

　　4.2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.2.2 收集積累要求

　�。�1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。

　�。�2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

　�。�3）在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

　�。�4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

　�。�5）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

　�。�6）用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

　�。�7）用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

　�。�8）用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。

　　（9）由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

　�。�10）通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

　�。�11）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

　　4.2.3 收集、積累方法

　�。�1）及時按照要求制作電子文件備份。

　�。�2）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　�。�3）電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

　�。�4）電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　�。�5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；

　　U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。

　　4.3電子文件的整理

　　4.3.1 電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。

　　4.3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。

　　4.3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。 電子文件的歸檔 應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。

　　4.3.4歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.3.5歸檔時間邏輯歸檔應(yīng)實時進行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

　　4.3.6 檢測在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

　　4.3.7 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

　　4.3.8有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

　　4.4保管期限的劃分。

　　電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5 歸檔要求

　　4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復(fù)制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作.

　　4.5.2 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

　　4.5.3 存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

　　4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　4.5.5 需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

　　4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

　　4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。 電子檔案的移交與保管 電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。

　　5.檢驗

　　5.1 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達到100%。

　　5.2 檢驗項目

　　5.2.1 載體有劃痕，是否清潔。

　　5.2.2 有無病毒。

　　5.2.3 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

　　5.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

　　5.3 保管要求

　　電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

　　5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

　　5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃— 24℃；相對濕度選定范圍：45%—60%。

　　5.3.3 存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。

　　5.3.4 電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。

　　5.4 存效性保證

　　5.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。

　　5.4.2 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

　　5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。

　　5.4.4 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

　　5.4.5 定期檢驗結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。

　　5.5 利用

　　5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。

　　5.5.2 利用時使用拷貝件。

　　5.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。

　　5.5.4 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

　　5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

　　5.6 電子檔案的銷毀鑒定。

　　5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.6.2 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實施。

　　5.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

　　5.7 統(tǒng)計檔案保管部門應(yīng)及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統(tǒng)計。

　　五、記錄管理制度

　　1.目的

　　對管理體系所要求的記錄予以控制，為確認管理系統(tǒng)的有效運行提供可證實及可追溯性依據(jù)，同時為采取糾正和預(yù)防措施以及改進管理系統(tǒng)提供信息。

　　2.適用范圍

　　適用于項目部各種記錄的管理。

　　3.職責(zé)

　　3.1 各職能部門、項目部經(jīng)理助理負責(zé)記錄的歸口管理。

　　3.2各文件的編寫人員負責(zé)記錄的格式編制。

　　3.3各崗位人員負責(zé)如實填寫各表格。

　　3.4項目部各部門主管負責(zé)日常記錄收集，并按周上交經(jīng)理助理。

　　3.5 記錄的填寫人員對所記錄的每一數(shù)據(jù)、文字負責(zé)。

　　4.工作程序

　　4.1記錄表單的設(shè)計與標(biāo)識

　　4.1.1各文件的編寫人員負責(zé)記錄的格式編制。

　　4.1.2 各崗位的記錄格式隨原文件一起審批。

　　4.1.3 各相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，提出記錄格式設(shè)計更改。

　　4.1.4綜合事務(wù)部應(yīng)建立《記錄控制清單》，內(nèi)容包括：記錄的名稱、保存單位、保存時間等。

　　4.2記錄的填寫

　　4.2.1記錄由具體工作人員用水筆填寫，并做到及時、準(zhǔn)確、完整、清晰。填寫人，應(yīng)履行簽字手續(xù)。

　　4.2.2 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用原數(shù)據(jù)劃一橫線，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，簽上更改人的姓名及日期。不允許用涂改液或?qū)㈠e誤處涂黑。

　　4.3記錄的收集

　　4.3.1記錄的收集，由各部門主管收集，每周一次上交經(jīng)理助理。

　　4.4記錄的編目

　　各部門、經(jīng)理助理根據(jù)便于檢索的原則進行，分類、按時間順序造冊存檔，綜合事務(wù)部對項目部執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。

　　4.5記錄的保管、歸檔

　　各部門、項目經(jīng)理助理必須把所有記錄分類，并按一定日期每年（或每月）整理好，存放于通風(fēng)干燥的地方，所有的記錄保持清潔、字跡清晰。每半年一次匯總上交綜合事務(wù)部，綜合事務(wù)部對各項目部執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。

　　4.6記錄的借閱和復(fù)制

　　4.6.1保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱，經(jīng)相應(yīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，由記錄管理人登記備案。

　　4.6.2 對已歸檔的記錄，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，填寫借閱記錄。借閱的記錄，應(yīng)按期歸還。逾期不還，由記錄管理人員負責(zé)追回。重要的記錄只

　　允許借閱副本或在保存地點查閱，且不得復(fù)印。記錄管理人員應(yīng)做好記錄查閱、借閱記錄。

　　4.7記錄的廢棄

　　已到保管期限的記錄，在保管期限的年末，行政部負責(zé)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后統(tǒng)一銷毀。

　　六、建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表

　　為了避免服務(wù)中心在服務(wù)物業(yè)管理活動原始記錄的隨意性，必須建立起標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表等。他們是物業(yè)檔案資料常見的形式與內(nèi)容相結(jié)合的產(chǎn)物、建立使用時要相對穩(wěn)定、分類妥善管理。

　　1、圖是指在實地查丈的基礎(chǔ)上，對照1:300房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖。包括房屋分棟平面圖、房屋分戶平面圖、房屋分層分間平面圖、產(chǎn)業(yè)概況平面圖以及房屋竣工圖、體內(nèi)線路圖、管道走向圖、污井下水道位置圖等

　　2、檔是指在管理活動中形成的各類文字材料。由于其數(shù)量大、種類多、因此成為物業(yè)檔案資料的主要成分。包括：房屋接管、變更、注銷通知單和回報單，房屋接管驗收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本，陪屋單，租賃憑證副本，租金測估計算表，分戶過戶報告，買賣過戶通知單，交換過戶通知單，增搭建處理記錄，業(yè)主和用戶來訪記錄以及各類統(tǒng)計資料表格等。

　　3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的產(chǎn)業(yè)目錄卡、設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等�？ǖ奶攸c是：內(nèi)容濃縮、檢索方便。 4、冊是指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設(shè)備手冊（大手冊）、房屋使用手冊（小手冊）、綠化管理手冊、業(yè)主和使用人交費記錄手冊等。

　　5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括：房屋驗收質(zhì)量登記表、樓宇入伙進度表、居民情況登記表、房屋裝修申請表、居民欠費情況表。

　　七、建立動態(tài)管理機制

　　由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必需建立動態(tài)管理機制。凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)、都要要求有關(guān)人員進行及時性、經(jīng)常性、完備性的動態(tài)注記。動態(tài)注記可分為以下兩種：

　　1、隨時動態(tài)。即結(jié)合日常管理業(yè)務(wù)隨時進行的動態(tài)注記。例如，大手冊、小手冊中的各項內(nèi)容，設(shè)備保養(yǎng)卡上的維修更新記錄，文件袋內(nèi)資料增減注記封面記錄等。

　　2、定期動態(tài)。即按規(guī)定期限進行的動態(tài)注記。例如，產(chǎn)業(yè)基本情況統(tǒng)計資料每年結(jié)合年報調(diào)整統(tǒng)計一次。房屋完損等級除了大修、中修、綜合維修時注記外，每年度需結(jié)合房屋普查注記普查資料，并在大手冊上全面動態(tài)校正一次。

　　物業(yè)檔案管理方案 2

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)業(yè)主檔案的`保管與跟蹤

　　三、職責(zé)

　　1、事務(wù)部主管負責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負責(zé)依照本程序具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點

　　1、業(yè)主檔案內(nèi)容

　　（1）經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　�。�2）經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

　�。�3）《業(yè)主家庭情況登記表》。

　�。�4）《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　�。�5）《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　�。�6）《業(yè)主入住驗房表》。

　�。�7）《裝修施工申請表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。

　�。�8）《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　（9）業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

　�。�10）其他應(yīng)保存的資料。

　　2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。

　　4、業(yè)主檔案的跟蹤

　�。�1）當(dāng)發(fā)生下列情況變化時，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　�、偻ㄓ嶋娫捖�(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時；

　�、跇I(yè)主發(fā)生更替時。

　�。�2）業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　7、將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

　　物業(yè)檔案管理方案 3

　　一、背景介紹

　　合同是物業(yè)公司與業(yè)主、供應(yīng)商等相關(guān)方之間確立權(quán)利義務(wù)的重要法律文件，對于物業(yè)公司的經(jīng)營和管理具有重要意義。然而，由于物業(yè)公司業(yè)務(wù)繁雜，承接的合同眾多，合同檔案繁雜、易丟失等問題嚴重影響了公司的運營效率和管理水平。因此，建立一套可行的物業(yè)公司合同檔案管理方案是十分必要的。

　　二、管理目標(biāo)

　　合理、高效地管理物業(yè)公司的合同檔案，確保其真實、完整、安全。

　　三、管理原則

　　1. 法律合規(guī)原則：嚴格按照法律法規(guī)要求進行合同檔案管理，確保合同合法、合規(guī)。

　　2. 政策導(dǎo)向原則：根據(jù)國家政策和相關(guān)文件的.要求制定合同檔案管理制度，及時進行更新。

　　3. 統(tǒng)一管理原則：盡量減少行政部門、項目部門之間的合同檔案管理分散現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案管理的一體化。

　　4. 系統(tǒng)建設(shè)原則：建立合同檔案管理系統(tǒng)，通過電子化、數(shù)字化手段優(yōu)化合同管理流程，提高管理效率。

　　5. 安全保密原則：對涉及公司業(yè)務(wù)機密的合同檔案進行加密存儲，確保檔案安全。

　　四、管理內(nèi)容

　　1. 合同登記

　　(1)制定詳細的合同登記表，包括合同編號、合同名稱、合同類型、甲方、乙方、簽訂日期、履行期限、合同金額等要素，確保合同登記信息詳實、準(zhǔn)確。

　　(2)合同登記表應(yīng)分為紙質(zhì)版和電子版，便于實施合同檔案的電子化管理。

　　(3)明確合同登記責(zé)任人，負責(zé)各合同的登記、更新和管理工作。

　　2. 合同存檔

　　(1)建立合同存檔制度，將紙質(zhì)合同檔案進行分類整理、編目，并制定合適的存儲要求，包括溫濕度、防火環(huán)境等。

　　(2)合同存檔應(yīng)按照合同編號順序排列，每個合同都應(yīng)有明確的存檔位置。

　　(3)合同存檔應(yīng)具備進出庫登記制度，對借閱合同進行登記備案，加強對合同檔案的監(jiān)管。

　　3. 合同電子化管理

　　(1)建立合同電子化管理系統(tǒng)，將合同紙質(zhì)檔案進行掃描、數(shù)字化處理，并通過系統(tǒng)進行管理。

　　(2)電子化管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同檢索、更新、備份、歸檔等功能，方便合同的查找和管理。

　　(3)電子化檔案應(yīng)采取合適的加密措施，確保合同信息的安全性和保密性。

　　4. 合同過期提醒

　　(1)建立合同過期提醒機制，提前設(shè)置提醒時間，及時通知相關(guān)部門進行續(xù)簽或處理。

　　(2)合同過期提醒可以通過系統(tǒng)自動發(fā)送提醒郵件或短信等方式進行，提高合同管理的及時性。

　　5. 合同審批流程

　　(1)制定合同審批流程，規(guī)定合同的審批權(quán)限和流程，包括合同起草、內(nèi)部審核、主管審批等環(huán)節(jié)。

　　(2)通過電子化審批系統(tǒng)對合同流程進行管理，提高審批效率，減少人為錯誤和漏審情況的發(fā)生。

　　6. 合同風(fēng)險評估

　　(1)建立合同風(fēng)險評估制度，對涉及較大金額或風(fēng)險較高的合同進行風(fēng)險評估和備案。

　　(2)風(fēng)險評估應(yīng)從法律、經(jīng)濟、技術(shù)等多個角度進行綜合考慮，確定合同的風(fēng)險等級，并采取相應(yīng)措施進行管理。

　　7. 合同變更管理

　　(1)建立合同變更管理制度，規(guī)范合同變更的流程和程序，包括變更申請、評估、審批和執(zhí)行等環(huán)節(jié)。

　　(2)合同變更應(yīng)明確變更的原因、內(nèi)容、時限等要素，并經(jīng)相關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方可進行變更。

　　(3)合同變更信息應(yīng)及時更新到合同登記表和電子化管理系統(tǒng)中。

　　五、監(jiān)督與評估

　　1. 建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，定期對合同檔案管理方案進行監(jiān)督檢查，確保各項制度的執(zhí)行和運行效果。

　　2. 定期進行合同檔案管理的績效評估，總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化管理流程，提高管理水平。

　　六、總結(jié)與展望

　　通過建立合理、高效的物業(yè)公司合同檔案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理風(fēng)險，提升公司的管理水平和競爭力。相信在方案的實施過程中，將會取得顯著的成效。

　　物業(yè)檔案管理方案 4

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時，要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進行房間調(diào)配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機構(gòu)詳細資料登記表，進出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機構(gòu)房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

　　3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

　　6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進行歸檔保存。

　　1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存，使此類檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴格控制借閱。

　　3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的.檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)�檔案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi)，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等，并隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運用

　　工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用，內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時，服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負責(zé)每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過期資料或檔案的銷毀

　　對于作廢或失效文件，相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。

　　物業(yè)檔案管理方案 5

　　為認真貫徹落實《二期工程建設(shè)檔案管理辦法》和《二期建設(shè)工程竣工文件編制辦法》，強化對項目文件的過程控制能力，確保項目檔案齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范，真正做到檔案管理與工程建設(shè)同步推進、紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建立、檔案應(yīng)用與工程管理同步見效，針對檔案管理，特制定以下具體實施方案。

　　一、總體思路

　　堅持項目檔案全過程管理理念，遵循“誰主管誰負責(zé)”、“管生產(chǎn)必須管檔案”的原則，以落實項目法人負責(zé)制為核心，以建立健全管理制度為抓手，以強化事前介入、事中控制、事后檢查、驗收把關(guān)等多環(huán)節(jié)控制為主線，創(chuàng)新實踐檔案管理工作新思路、新模式、新方法，提升項目檔案管理水平，使項目檔案管理工作與工程建設(shè)同等重視、同步推進、同步落實，實現(xiàn)“建精品工程，創(chuàng)精品檔案”的工作目標(biāo)。并以項目檔案工作的規(guī)范開展促進建設(shè)項目管理工作的優(yōu)化提升，更好地為項目建設(shè)與管理服務(wù)。

　　二、檔案管理組織體系及職責(zé)

　　檔案管理組織體系是檔案管理責(zé)任制運行的根本保障，組織體系須充分體現(xiàn)科學(xué)性、合理性和效能性。二期工程檔

　　1案管理組織體系分為三級：

　�。ㄒ唬�檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組

　　領(lǐng)導(dǎo)小組由指揮部分管檔案工作的副總指揮擔(dān)任組長，各處室主要負責(zé)人為成員。主要職責(zé)為：全面部署和領(lǐng)導(dǎo)推進檔案管理實施工作，審定檔案管理制度，研究決策檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題，審查歸檔資料，組織檔案專項驗收等。

　�。ǘ�）檔案管理工作辦公室

　　檔案管理工作辦公室是領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的日常辦事機構(gòu)，設(shè)在指揮部辦公室，下設(shè)檔案室。指揮部辦公室主要負責(zé)人為檔案管理工作辦公室負責(zé)人，各處室分管負責(zé)人和檔案管理員為成員。主要職責(zé)為：指導(dǎo)和推進落實檔案管理實施工作，制定指揮部檔案管理制度，檢查項目部檔案管理制度，組織培訓(xùn)交流活動，組織開展專項檢查等過程控制活動，檢查歸檔資料的真實性和完整性，承擔(dān)檔案專項驗收的準(zhǔn)備工作等。

　　（三）項目部檔案管理工作小組

　　項目檔案管理實行項目法人負責(zé)制。各施工、監(jiān)理項目部進駐現(xiàn)場后必須及時成立檔案管理工作小組，項目經(jīng)理任組長，分管經(jīng)理和檔案管理員為成員。主要職責(zé)為：學(xué)習(xí)落實指揮部頒發(fā)的檔案管理制度，制定項目部檔案管理制度，落實檔案管理實施工作，事先建立檔案文件體系并確保文件及時歸檔，配合開展各項檢查工作并及時整改，完成竣工文件組卷及自審，協(xié)助進行檔案專項驗收工作等。每個項目部

　　2必須設(shè)專職檔案管理員1名，并根據(jù)工程量的大小配備足夠數(shù)量的檔案管理專兼職人員。要求選派責(zé)任心強、有一定工作能力和經(jīng)驗的人員承擔(dān)檔案管理工作，項目部應(yīng)建立激勵機制，給予稱職的檔案管理員一定的報酬和獎勵。

　　檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組將定期和不定期地召開工作會議，聽取檔案管理工作辦公室的匯報，研究部署檔案管理推進工作。檔案管理辦公室定期召開工作會議、經(jīng)驗交流會議和專題研討會議，總結(jié)推廣好經(jīng)驗、好做法，分析研究檔案管理面臨的問題，并制定對策措施。項目部檔案管理工作小組定期召開工作會議，檢查檔案管理實施工作落實情況，并及時向檔案管理工作辦公室上報總結(jié)報告。

　　三、檔案管理制度體系

　　檔案管理制度體系是檔案管理運行的重要載體和基礎(chǔ)，制度體系須充分體現(xiàn)完整性、實用性和指導(dǎo)性。二期工程檔案管理制度體系分為二個層面：

　�。ㄒ唬┲笓]部層面檔案管理制度體系

　　指揮部需重點抓好以下幾個部分的職責(zé)和制度的建立、修改和完善：

　　1、檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案管理工作辦公室職責(zé)；

　　2、檔案管理員工作職責(zé)；

　　3、檔案管理辦法；

　　4、竣工文件編制辦法；

　　5、檔案管理實施方案；

　　6、培訓(xùn)交流制度；

　　7、監(jiān)督檢查和整改制度；

　　8、考核獎懲制度；

　　9、檔案專項驗收制度；

　　10、其他與檔案工作全部流程相關(guān)聯(lián)和配套的各項管理制度。

　�。ǘ�）項目部層面檔案管理制度體系

　　施工、監(jiān)理項目部需重點抓好以下幾個部分的職責(zé)和制度的建立、修改和完善：

　　1、檔案管理工作小組職責(zé)；

　　2、組長（項目經(jīng)理）、分管經(jīng)理、檔案管理員工作職責(zé)；

　　3、檔案工作流程和管理制度；

　　4、自檢制度；

　　5、考核獎懲制度；

　　6、其他與檔案工作全部流程相關(guān)聯(lián)和配套的各項管理制度。

　　指揮部對修改完善后的制度將以文件形式下發(fā)，項目部修改完善后的制度須在進場后的15日內(nèi)報檔案管理工作辦公室備案審查。項目部須組織相關(guān)人員開展學(xué)習(xí)研討活動，讓每一個相關(guān)人員都能熟悉了解所在崗位的檔案管理職責(zé)、檔案工作流程、相關(guān)管理制度規(guī)定和責(zé)任要求。

　　檔案管理工作辦公室和各項目部需建立檔案管理制度體系更新完善制度。一方面，當(dāng)國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)生調(diào)整變化或上級提出新的相關(guān)管理要求時，當(dāng)項目部組織結(jié)構(gòu)、管理模式等發(fā)生調(diào)整變化時，都需對檔案管理制度體系及時進行更新完善；另一方面，制度體系也必須在運行實踐中不斷加以補充、修訂和豐富完善。

　　四、檔案管理運行體系

　　檔案管理運行體系是檔案管理相關(guān)制度能否落實的關(guān)鍵，運行體系須充分體現(xiàn)針對性、全面性和強制性，涵蓋檔案工作的各個環(huán)節(jié)。二期工程檔案管理運行體系包括六個方面：

　�。ㄒ唬┩ㄟ^合同約束強化檔案管理工作

　　4指揮部在編制招標(biāo)文件時，以建設(shè)項目檔案工作質(zhì)量與工程實體建設(shè)質(zhì)量同等重視、目標(biāo)要求一致、考核措施一致為原則，將嚴謹、規(guī)范、科學(xué)地開展檔案管理工作作為體現(xiàn)投標(biāo)人管理水平的`重要組成部分納入特殊條款中，并在評標(biāo)分值設(shè)置中占有一定比重，以此強化投標(biāo)人對檔案管理工作重要性的認識。

　　建立檔案保證金制度，在招標(biāo)文件和合同中明確規(guī)定建設(shè)項目檔案保證金條款和數(shù)額，以及返還條件。要求監(jiān)理項目部把檔案管理工作納入監(jiān)理工作程序和內(nèi)容，既監(jiān)理工程質(zhì)量，同時也監(jiān)理項目檔案質(zhì)量。

　�。ǘ�）加強檔案管理培訓(xùn)指導(dǎo)和交流

　　各項目部對指揮部下發(fā)的檔案管理制度須及時組織學(xué)習(xí)，并深刻領(lǐng)會。檔案管理工作辦公室在項目部進場后的15日內(nèi)將組織開展集中培訓(xùn)活動，分管經(jīng)理和檔案管理員必須參加。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家、省市、行業(yè)有關(guān)檔案管理法律法規(guī)和指揮部頒布的各項制度，竣工文件結(jié)構(gòu)劃分、編制要求和組卷格式，檔案工作實施方案等。培訓(xùn)方式采取授課和交流相結(jié)合的方式，根據(jù)實際需要，聘請檔案管理專家傳授知識和經(jīng)驗，并進行互動交流。培訓(xùn)時間以參加培訓(xùn)人員掌握檔案管理工作要點，能正常開展檔案管理工作為止。要求參加培訓(xùn)人員積極準(zhǔn)備，認真聽課，大膽提問，確保培訓(xùn)活動達到提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的效果。

　　項目部在檔案工作實施過程中遇到問題和難題時，須及時與檔案管理工作辦公室聯(lián)系，檔案管理工作辦公室將及時

　　5給予指導(dǎo)。同時，檔案管理工作辦公室需增強主動服務(wù)意識，經(jīng)常深入項目部進行調(diào)研，組織交流活動，釋疑解惑，并推廣好經(jīng)驗、好做法。

　　鼓勵檔案管理人員參加檔案管理機構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班、學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)會議，開展業(yè)務(wù)調(diào)研和考察，并將新規(guī)定、好方法及時反饋檔案管理工作辦公室，以便進一步提高項目檔案管理整體水平。

　�。ㄈ�）建立項目檔案“預(yù)立卷”制度

　　“預(yù)立卷”是指項目實施前，按照規(guī)定的歸卷條款建立系列卷盒，并將項目實施前和實施中辦理完畢的文件及時歸入相應(yīng)卷盒的工作。實行“預(yù)立卷”制度，可以預(yù)見性地做好平時文件暫存管理工作，避免文件缺失遺漏，極大地減輕項目后期文件整理組卷和歸檔工作量。

　　“預(yù)立卷”的關(guān)鍵在于按照相應(yīng)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)確定文件結(jié)構(gòu)體系。指揮部頒布的竣工文件編制辦法明確了竣工文件分為工程準(zhǔn)備階段文件、招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、科研文件等七個部分，并確定了部分、卷、冊、分冊、輯等五級結(jié)構(gòu)體系及編號。

　　按照文件結(jié)構(gòu)體系及編號，檔案管理工作辦公室承擔(dān)工程準(zhǔn)備階段文件、招投標(biāo)文件、竣工驗收文件、科研文件等四個部分文件的卷盒建立工作，施工項目部承擔(dān)施工文件、竣工圖等二個部分文件的卷盒建立工作，監(jiān)理項目部承擔(dān)監(jiān)理文件的卷盒建立工作。

　　由于項目施工標(biāo)段較多，標(biāo)準(zhǔn)不一、文件復(fù)雜，因此竣工文件編制辦法中對施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等文件的結(jié)構(gòu)分解只到“冊”層級。要求施工項目部按照文件結(jié)構(gòu)體系和編號，根據(jù)實際情況，在進場后的1個月內(nèi)完成施工文件和竣工圖文件結(jié)構(gòu)體系的向下分解和編號，建立相應(yīng)系列卷盒，明確每個卷盒內(nèi)的文件名，并及時報監(jiān)理審核、檔案管理工作辦公室審定。同理，要求監(jiān)理項目部完成監(jiān)理文件結(jié)構(gòu)體系的向下分解和編號，建立卷盒，報檔案管理工作辦公室審定通過后執(zhí)行。

　　檔案管理員對辦理完畢的文件須及時進行收集、登記、整理，并歸入相應(yīng)的卷盒中。檔案管理工作辦公室將對卷盒的建立和平時歸卷情況進行指導(dǎo)和檢查，項目經(jīng)理須將檔案管理工作納入日常管理工作中。在歸卷運行中，項目部可根據(jù)實際情況對預(yù)立卷類目進行調(diào)整，但調(diào)整后的類目須報檔案管理工作辦公室審定批準(zhǔn)。

　�。ㄋ模┩菩许椖繖n案“首件制”

　　項目檔案“首件制”是指通過對首件案卷完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的確認，發(fā)揮首件案卷的示范作用，帶動、推進和保障后續(xù)案卷質(zhì)量的一種做法。后續(xù)案卷質(zhì)量不能低于首件案卷標(biāo)準(zhǔn)。

　　各項目部通過執(zhí)行“預(yù)立卷”制度，在整理、歸卷形成完整的首件案卷并完成自檢后，報監(jiān)理和檔案管理工作辦公室審核、審定。檔案管理工作辦公室在審查首件案卷符合竣工文件編制辦法中的編制要求后，簽發(fā)《首件案卷確認書》。如不符合要求，則提出整改意見并給予指導(dǎo)，項目部完成整改后，再報監(jiān)理和檔案管理工作辦公室審核、審定。確認后的首件案卷，作為其他案卷的歸卷樣本。

　�。ㄎ澹�強化項目文件的過程檢查和竣工文件的分級審查檔案管理員在收集、整理項目文件時，必須強化自檢力度，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保歸卷文件符合編制要求。施工項目部提交的工作報告中必須包含歸卷文件自檢結(jié)果。監(jiān)理項目部須將對施工項目部歸卷文件的檢查納入日常監(jiān)理范圍，發(fā)現(xiàn)問題及時下達整改通知書，每月提交的監(jiān)理報告除包含本部門歸卷文件自檢結(jié)果外，必須說明對施工項目部歸卷文件的檢查結(jié)果。檔案管理工作辦公室每月組織一次專項檢查，根據(jù)需要邀請外部專家參加，檢查內(nèi)容包括：項目部組織體系運行情況，管理制度執(zhí)行情況，歸卷文件的及時性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，問題整改落實情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題下達整改通知書，檢查結(jié)果通報各項目部。

　　施工文件、竣工圖等竣工文件審查實行“四級審查制”，即施工單位自審、監(jiān)理單位復(fù)審、指揮部審查、竣工驗收委員會終審；監(jiān)理文件實行“三級審查制”，即監(jiān)理單位自審、指揮部審查、竣工驗收委員會終審；其他竣工文件實行“二級審查制”，即指揮部自審、竣工驗收委員會終審。在指揮部審查通過后，各項目部須及時向指揮部移交全套案卷。在竣工驗收委員會終審前，指揮部將邀請專家對項目檔案進行預(yù)驗收，并召開檔案工作專項會議，查漏補缺，及時整改，確保竣工檔案真實、準(zhǔn)確、完整。

　�。�六）嚴格考核獎懲制度

　　各項目部須建立分級管理的檔案責(zé)任制考核獎懲制度，將考核獎懲工作常態(tài)化，考核結(jié)果應(yīng)與相關(guān)責(zé)任人的榮譽和經(jīng)濟利益掛鉤。

　　指揮部檔案管理工作辦公室除建立檔案管理考核指標(biāo)體系外，將根據(jù)工程推進情況和檔案管理工作實際，組織開展專項競賽創(chuàng)優(yōu)活動，同時在制定工程勞動競賽目標(biāo)、節(jié)點目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)等過程中增加檔案管理內(nèi)容，將檔案檢查結(jié)果與工程評優(yōu)考核掛鉤。

　　對在檔案管理工作中作出突出貢獻的項目部和個人，指揮部將給予適當(dāng)?shù)谋碚门c獎勵，出具業(yè)績證明。對違反相關(guān)規(guī)定，檔案質(zhì)量不達標(biāo)，且整改不及時、不到位的項目部和責(zé)任人，將給予通報批評，并按規(guī)定給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。對于特別嚴重的，將不予返還保證金。

　　物業(yè)檔案管理方案 6

　　為適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求，進一步加強支隊檔案工作，提高檔案工作管理和利用服務(wù)水平，實現(xiàn)支隊檔案工作目標(biāo)管理省一級標(biāo)準(zhǔn)達標(biāo)，結(jié)合工作實際，特制定如下工作方案。

　　一、創(chuàng)建目標(biāo)與要求

　　檔案工作是支隊工作的重要組成部分，是提高支隊辦公效率和工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。根據(jù)《湖北省機關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評辦法》規(guī)定，省一級重點考評本單位檔案工作的規(guī)范性，省一級重點考評本單位檔案工作的先進性，省特級重點考評系統(tǒng)檔案工作的規(guī)范性、先進性。通過創(chuàng)建，綜合評分達到省一級檔案目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)。

　　二、主要創(chuàng)建內(nèi)容

　�。ㄒ唬┙M織管理

　　1、成立領(lǐng)導(dǎo)小組，制定工作計劃，明確檔案工作職責(zé)。

　　2、制發(fā)檔案管理辦法，“三合一”制度，制定檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、移交和檔案人員崗位責(zé)任制度。

　　3、學(xué)習(xí)《檔案法》、《湖北省檔案管理條例》，參加檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實檔案員待遇。

　　4、法規(guī)、制度上墻。

　　5、檔案集中統(tǒng)一管理，對系統(tǒng)檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)，積極參加檔案工作協(xié)作組活動。

　�。ㄘ�(zé)任單位：檔案室）

　�。ǘ�）設(shè)施建設(shè)

　　1、庫房、辦公室、檔案室“三室分開”，建立實物檔案陳列室。

　　2、“九防”設(shè)施完備（防火、防盜、防高溫、防潮、防雷、防塵、防光、防鼠、防蟲）。

　　3、裝具設(shè)備等符合國家和省檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

　　（責(zé)任單位：檔案室，各大隊、科、室配合）

　　（三）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

　　1、六大門類（文書、案卷、會計、電子、聲像、實物）的檔案收集齊全，整理規(guī)范，符合要求。

　　2、檔案整理，分類科學(xué)，期限劃分準(zhǔn)確，排列編號有序，目錄填寫完整，裝盒規(guī)范美觀。

　　3、建立臺賬、統(tǒng)計、鑒定和日常保管的'記錄（溫濕度、防蟲霉藥和庫房殺蟲滅菌等）。

　　4、移交、銷毀有臺賬，手續(xù)齊全。

　�。ㄘ�(zé)任單位：辦公室，各大隊、科、室配合。文書、電子、聲像檔案由辦公室收集整理，案卷、文書、實物檔案由法制科收集整理）

　�。ㄋ模┈F(xiàn)代化管理

　　1、配備專用計算機和應(yīng)用軟件，并開始紙質(zhì)與電子檔案同步生成、管理與利用。

　　2、建立目錄數(shù)據(jù)表，重要檔案按規(guī)定格式要求進行全文導(dǎo)入或掃描。

　�。ㄘ�(zé)任單位：檔案室，各大隊、科、室配合）

　�。ㄎ澹╅_發(fā)利用

　　1、編有紙質(zhì)文書檔案案卷目錄和專業(yè)檔案案卷目錄。

　　2、有利用查閱登記臺賬記錄。

　　3、規(guī)范編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、專題匯集、概要等參考資料。

　　4、利用檔案對工作服務(wù)的效果。

　�。ㄘ�(zé)任單位：檔案室，各大隊、科、室配合）

　　三、創(chuàng)建措施

　�。ㄒ唬┘訌娊M織領(lǐng)導(dǎo)

　　成立檔案目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由黨支部副書記任組長，辦公室主任任副組長，各大隊、科、室負責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負責(zé)辦公室日常工作。

　　聘請市檔案局局1-3名業(yè)務(wù)技術(shù)骨干為業(yè)務(wù)指導(dǎo)員，現(xiàn)場指導(dǎo)省一級檔案目標(biāo)管理工作，立足支隊工作實際，本著缺什么、補什么的原則，按照《考評標(biāo)準(zhǔn)及自查、考評記錄表》的考核項目逐條逐項落實到位，確保支隊檔案目標(biāo)管理工作升級達標(biāo)。

　　（二）保障經(jīng)費投入

　　對照《湖北省機關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評辦法》要求，實行庫房、辦公室、檔案室“三室分開”，建立實物檔案陳列室，保證設(shè)施建設(shè)、檔案整理相關(guān)工作經(jīng)費，按政策落實檔案員待遇。

　�。ㄈ�）加強檢查督辦

　　根據(jù)本方案明確的責(zé)任，實行一旬一檢查，對進展緩慢、工作配合不力的進行批評，對影響今年檔案工作達標(biāo)的科室和個人實行責(zé)任倒查。

　　物業(yè)檔案管理方案 7

　　一、檔案信息化建設(shè)的必要性

　�。ㄒ唬┦构ぷ餍�率得到提升。信息化的檔案向建立檔案和查閱檔案的人都提供了方便，在面對眾多紙質(zhì)檔案時，由于管理檔案的人員任務(wù)非常繁重，致使他們在工作中容易出現(xiàn)差錯，但運用計算機掃描便能快速使檔案實現(xiàn)信息化，同時還能輕松處理完檔案資料，如此一來，不僅使工作效率得到了提升，同時也使存儲空間得到了節(jié)省。

　�。ǘ�）使檔案管理工作得到改善。實現(xiàn)信息化的檔案管理，能讓檔案管理部門由封閉性管理轉(zhuǎn)為開放性管理，讓檔案管理方式可以從檔案的保管和利用轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進而使檔案資源能實現(xiàn)科學(xué)配置，從而為經(jīng)濟的發(fā)展提供更高效的服務(wù)。

　�。ㄈ�）方便檢查查詢。對傳統(tǒng)檢索方式加以利用，檔案管理者可從目錄中找出檔案，并按照記錄到庫房里進行查找，但這樣做非常浪費人力。在實現(xiàn)檔案的信息化管理之后，能使即時查詢得以實現(xiàn)，管理者可選擇最佳的查詢方式，將所需檔案從檔案庫里面檢索出來。

　�。ㄋ模┲С止芾砗蜎Q策。信息化的檔案管理能確保檔案信息的可靠性和完整性，不僅能讓員工通過計算機查閱相關(guān)檔案資料，進而使他們的工作效率得到提升，同時還能綜合分析檔案信息，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文獻支撐。

　　二、檔案信息化建設(shè)的集體內(nèi)容

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。

　�。ㄒ唬�標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的.過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

　�。ǘ�）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

　�。ㄈ�）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

　�。ㄋ模�檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

　�。ㄎ澹┤瞬抨犖榻ㄔO(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

　　三、加強檔案信息化建設(shè)的有效舉措

　�。ㄒ唬┲贫ㄒ�(guī)劃，突出重點，扎扎實實地推進檔案信息化建設(shè)工作。檔案信息化工作應(yīng)該破除對信息化建設(shè)工作中存在的認識誤區(qū)，堅持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來開展。要從本單位實際出發(fā)，講求實效，追求投資效益，做到建一個成一個，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。

　　（二）加強組織協(xié)調(diào)，整合檔案信息資源，做好信息化建設(shè)工作。作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過設(shè)置高效率的工作機構(gòu)來協(xié)調(diào)其工作的開展。其工作機構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計建造機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機構(gòu)等。其中組織管理機構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程的組織效率：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計建造機構(gòu)是具體負責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計和工程建造的機構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實際運作者，負責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運行維護和檔案信息的組織、與更新。

　�。ㄈ�）加強檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

　　物業(yè)檔案管理方案 8

　　一、管理目標(biāo)

　　確保物業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

　　二、管理內(nèi)容

　　物業(yè)檔案主要包括以下幾類：

　　工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料，各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等。

　　業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同（復(fù)印件），業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等。

　　財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等。

　　管理資料：綠化資料、日常巡查（清潔、維修、保安）記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

　　三、管理措施

　　設(shè)立檔案室：物業(yè)公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，由專人負責(zé)管理，確保檔案資料的存放有序和安全。

　　制度制定與執(zhí)行：制定嚴格的.檔案管理制度，包括檔案的收集、整理、歸檔、借閱、銷毀等流程，并嚴格執(zhí)行。

　　資料收集與整理：

　　確保資料的真實性和完整性，從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工，從地下到樓頂，全面收集。

　　整理時去偽存真，留下有用的資料，按類別裝訂并整理成冊。

　　歸檔與保存：

　　歸檔時按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學(xué)地分類與保存。

　　檔案應(yīng)按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯，分柜保存。

　　檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止霉變、蟲蛀，確保檔案的安全。

　　借閱與利用：

　　借閱檔案需填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理員審核批準(zhǔn)后方可借閱。

　　借閱者需在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案資料，并保持檔案資料的完好。

　　借閱檔案資料應(yīng)注意愛護檔案，不得隨意涂寫、勾畫或拆散。

　　銷毀與備份：

　　對已到保管期限的檔案資料進行鑒定，確認可以銷毀的，需填寫銷毀申請表并經(jīng)審批后方可銷毀。

　　銷毀時需有兩人以上在場，確保檔案資料的安全銷毀。

　　重要檔案應(yīng)進行備份，以防丟失或損壞。

　　培訓(xùn)與監(jiān)督：

　　定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高其檔案管理水平。

　　物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對檔案管理工作進行檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。

　　四、智能化管理

　　逐步實現(xiàn)智能化管理，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理水平。例如，建立電子檔案系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于查找和調(diào)用。同時，利用智能化手段對檔案進行分類、編號、整理等工作，提高工作效率。

　　五、注意事項

　　強調(diào)原始記錄的重要性，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和詳實性。

　　不錯不漏、帳實相符，確保檔案資料的完整性。

　　妥善保管、查閱方便，確保檔案資料的安全性和可利用性。

　　物業(yè)檔案管理方案 9

　　一、檔案管理制度建立

　　制定檔案管理制度：明確檔案管理的目的、范圍、職責(zé)、流程等，確保檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。

　　檔案分類與編碼：根據(jù)物業(yè)管理的實際需求，對檔案進行合理分類，如行政文件、工程圖紙、業(yè)主資料、財務(wù)檔案等，并為每類檔案設(shè)定唯一的編碼，便于檢索和管理。

　　二、檔案收集與整理

　　檔案收集：

　　確保檔案收集的及時性和完整性，包括物業(yè)管理活動中形成的各種文字、圖像、聲音等記錄。

　　與開發(fā)商、施工單位、業(yè)主等保持密切溝通，確保重要資料的`移交和接收。

　　檔案整理：

　　對收集到的檔案進行去偽存真、去粗取精的整理工作，剔除無效和重復(fù)的資料。

　　按照分類和編碼進行裝訂和整理，形成條理清晰、分類合理的檔案體系。

　　三、檔案保管與利用

　　檔案保管：

　　設(shè)立專門的檔案室或檔案柜，確保檔案的存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、清潔，并配備必要的防盜、防火、防蟲等設(shè)施。

　　定期對檔案進行清理核對和保管質(zhì)量檢查工作，確保檔案的完整性和安全性。

　　檔案利用：

　　建立檔案檢索系統(tǒng)，如計算機檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的檢索效率和準(zhǔn)確性。

　　根據(jù)檔案的密級和借閱規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，確保檔案的合法利用和保密性。

　　四、檔案鑒定與銷毀

　　檔案鑒定：

　　定期對到期檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和利用需求，提出存、毀意見。

　　對需要保存的檔案進行續(xù)存處理，對需要銷毀的檔案進行登記和審批。

　　檔案銷毀：

　　經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進行檔案銷毀工作。

　　建立已銷毀檔案清單，確保銷毀過程的合法性和可追溯性。

　　五、檔案管理信息化

　　推廣信息化手段：利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化手段，實現(xiàn)檔案的電子化管理和遠程訪問。

　　建立數(shù)據(jù)庫：建立物業(yè)管理檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的快速檢索和高效利用。

　　數(shù)據(jù)備份與安全：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

　　六、檔案管理培訓(xùn)與考核

　　培訓(xùn)：定期對檔案管理人員進行檔案管理知識和技能的培訓(xùn)，提高檔案管理水平。

　　考核：建立檔案管理考核機制，對檔案管理人員的工作績效進行定期考核和評估。

　　物業(yè)檔案管理方案 10

　　一、建立檔案管理制度

　　制定檔案管理制度的必要性：明確物業(yè)檔案管理的重要性，包括提高工作效率、保障信息安全、維護業(yè)主權(quán)益等方面。

　　制定檔案管理制度的原則：遵循合法性、規(guī)范性、便捷性、保密性等原則，確保檔案管理制度的科學(xué)性和有效性。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　工程檔案：包括從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料，各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等。

　　業(yè)主檔案：涵蓋所有業(yè)主購、租房合同（復(fù)印件），業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等。

　　財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等。

　　管理資料：如綠化資料、日常巡查（清潔、維修、保安）記錄、值班記錄、車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

　　三、檔案管理流程

　　檔案收集：建立信息收集渠道，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

　　檔案整理：對收集到的檔案進行分類、編目、整理，確保檔案的有序性和易檢索性。

　　檔案歸檔：按照規(guī)定的格式和要求，將整理好的檔案進行歸檔保存。

　　檔案檢索：建立檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。

　　檔案借閱與歸還：制定嚴格的借閱和歸還流程，確保檔案的安全性和完整性。

　　四、檔案管理措施

　　專人管理：指定專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的專業(yè)性和連續(xù)性。

　　專室專柜：設(shè)立專門的檔案室和檔案柜，確保檔案的`保存環(huán)境和條件符合規(guī)定。

　　科學(xué)管理：采用先進的檔案管理軟件和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和水平。

　　保密管理：嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案的機密性和安全性。

　　五、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

　　系統(tǒng)選擇：根據(jù)實際需求選擇合適的檔案管理軟件，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和易用性。

　　系統(tǒng)建設(shè)：按照系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試等步驟，建設(shè)符合要求的檔案管理系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)維護：定期對系統(tǒng)進行維護、升級和備份，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。

　　六、檔案管理人員培訓(xùn)

　　培訓(xùn)需求分析：根據(jù)崗位職責(zé)和技能要求，制定詳細的培訓(xùn)需求分析。

　　培訓(xùn)計劃制定：制定切實可行的培訓(xùn)計劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式等。

　　培訓(xùn)效果評估：通過考試評估、實際操作評估等方式，對培訓(xùn)效果進行評估和反饋。

　　七、檔案管理質(zhì)量控制

　　質(zhì)量控制指標(biāo)制定：制定明確的檔案管理質(zhì)量控制指標(biāo)，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等方面。

　　質(zhì)量控制監(jiān)督機制：建立定期檢查、不定期抽查、問題整改等監(jiān)督機制，確保檔案管理質(zhì)量的持續(xù)提升。

　　質(zhì)量控制持續(xù)改進：根據(jù)監(jiān)督結(jié)果和分析，制定改進措施并付諸實施，不斷優(yōu)化檔案管理流程和質(zhì)量。

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