人事檔案管理細則

人事檔案管理細則1

　　第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

　　第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當?shù)貏趧有姓�部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第四條人事檔案管理員的職責

　　(一)、保管員工檔案;

　　(二)、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

　　(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

　　(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;

　　(五)、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況;

　　(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;

　　(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;

　　(八)、辦理其它有關(guān)事項。

　　第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

　　(一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;

　　(二)、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料;

　　(三)、本人自我鑒定，組織鑒定材料;對員工的'考察、考核、評價材料;

　　(四)、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;

　　(五)、員工參入黨、團材料;

　　(六)、獎勵(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進事跡材料;

　　(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;

　　(八)、處分、取消處分的材料;

　　(九)、任免、工資、職稱等材料;

　　(十)、學歷和評定的技能等材料;

　　(十一)、其它有較大價值的可供參考的材料。

　　第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

　　第七條人事檔案的收集、保管和銷毀

　　一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。

　　二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并編制銷毀清冊。

　　六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

　　八、檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第八條人事檔案的利用和傳遞

　　一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。

　　二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。

　　三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

　　四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

　　五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交報告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行登記手續(xù)。

　　六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

　　七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

　　八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。

　　九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

　　十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。

　　“十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

　　第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應(yīng)從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

　　第十條本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

　　第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

人事檔案管理細則2

　　為確保人事檔案安全，規(guī)范人事檔案的查閱管理，根據(jù)中央、省關(guān)于檔案管理工作和保密制度的有關(guān)規(guī)定，特制定如下細則：

　　一、嚴格限定查閱人資格(專職人事檔案管理人員除外)。

　　1、查閱人事檔案的人必須是中共黨員;

　　2、查閱人事檔案時，不能查閱本人及其親屬的人事檔案;

　　3、沒有經(jīng)過人事處領(lǐng)導(dǎo)批準，不允許查閱同級人員的檔案。下級組織或單位的人不能查閱其上級的檔案;

　　4、外單位人事組織部門查閱人事檔案必須有手續(xù)完備的介紹信;校院其它部門查閱人事檔案必須有經(jīng)過本部門負責人簽字的書面報告;

　　5、介紹信或報告上未列出的查閱內(nèi)容，一律不提供查閱。

　　二、嚴格限定查閱檔案的范圍。

　　1、由于人員的任免、調(diào)動、出國、入黨、入團、政審、福利、待遇、離退休、紀律檢查、組織處理、復(fù)查、鑒別、治喪等情況需要了解某個人的具體情況時，可以查閱人事檔案。

　　2、由于編史修志工作需要了解某人的社會經(jīng)歷和某事件中的表現(xiàn)情況，而此人這一時期因為某些原因不能書寫或口述的，甚至該人已經(jīng)死亡的，可以查閱該人的.履歷、自傳及有關(guān)部分。

　　3、其他特殊情況需查閱人事檔案的，必須經(jīng)過主管人事工作的校院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可查閱。

　　4、在教職工子女和直系親屬入黨、入團、參軍、出國、招工、提干前要進行審查以便了解其父母及親屬情況時，按照有關(guān)規(guī)定，一般由該人所在單位的有關(guān)部門提供情況，不必查閱人事檔案。

　　5、如果要了解某人的情況又可以和該人直接面談的，一般應(yīng)采訪該人，不允許查閱人事檔案。

　　6、人事檔案部門不負責出具證明材料，經(jīng)過批準或履行一定手續(xù)后，可以摘抄或復(fù)印人事檔案中的有關(guān)部分，經(jīng)檔案管理人員審查無損，加蓋印章并注明出處。

　　三、嚴格規(guī)范查閱審批程序。

　　欲查閱人事檔案者必須填寫查閱人事檔案審批表，其中包括查閱檔案的理由與目的，查檔人員的單位、姓名、政治面貌等。上述內(nèi)容均需全部填寫清楚，然后由本單位(部門)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字和加蓋公章，報人事處分管領(lǐng)導(dǎo)審批以后才能查閱。

　　人事檔案管理人員要認真審查查檔人員的審批表及查檔人員的證件，看其閱檔理由是否充分，是否符合有關(guān)的規(guī)定和要求，手續(xù)是否齊全完備，然后決定是否提供查閱。

　　四、嚴格閱檔管理。

　　1、查閱人員只允許在指定閱檔室查閱，不允許將檔案帶出閱檔室。

　　2、閱檔必須是兩人以上同時在場，方可查閱。

　　3、查檔人員必須嚴守閱覽制度，不允許在檔案上圖劃、涂沫、篡改、批注，更不能拆散和抽出檔案材料。

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