辦公室檔案管理職責(zé)模板

辦公室檔案管理職責(zé)模板1

　　第一章　總則

　　第一條為加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)和利用檔案信息資源，為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《檔案法》以及國(guó)家檔案管理部門(mén)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱(chēng)檔案，是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條本所的各種檔案是本所開(kāi)展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，也是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須集中統(tǒng)一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

　　第四條本辦法適用于本所各部門(mén)檔案管理工作，各部門(mén)及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。

　　第二章　管理體制

　　第五條本所檔案管理采用檔案室、立卷部門(mén)、檔案管理員三級(jí)管理體制。

　　檔案室隸屬所辦公室，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。

　　本所各部門(mén)均為檔案立卷部門(mén)，其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門(mén)。

　　檔案管理員由專(zhuān)、兼職檔案員組成。檔案室配備專(zhuān)職檔案員1名，各部門(mén)設(shè)兼職檔案員1名。

　　第六條檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié)，由行政副所長(zhǎng)分管。

　　第七條檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書(shū)稿檔案（含出版物）等。

　　第八條專(zhuān)職檔案員必須具備中專(zhuān)以上文化，受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并接受檔案管理培訓(xùn)。

　　第三章檔案管理

　　第九條各部門(mén)應(yīng)遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類(lèi)方案開(kāi)展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。

　　第十條各部門(mén)及職工在工作中形成的文件材料，按照文書(shū)處理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷(xiāo)毀檔案。

　　第十一條檔案立卷工作應(yīng)列入各部門(mén)職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé)，各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的`檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　第十二條各部門(mén)應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷，保證案卷質(zhì)量。

　　（一）歸檔的文件材料齊全完整。

　�。ǘ�）按照本所檔案分類(lèi)要求，對(duì)立卷歸檔材料進(jìn)行分類(lèi)。

　　（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用，確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。

　　（四）案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份，并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱(chēng)“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫(xiě)，字跡工整清晰。

　�。ㄎ澹┚韮�(nèi)文件排列有序，按文件形成的時(shí)間或重要程度排列，卷內(nèi)目錄填寫(xiě)正確，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)無(wú)誤。

　�。�六）案卷裝訂牢固，整齊美觀(guān)，案卷中無(wú)金屬物，裝訂線(xiàn)不壓蓋字跡。

　　（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。

　　第十三條按照規(guī)定要求和時(shí)間，將檔案編錄入庫(kù)。

　　（一）各部門(mén)應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫(kù)工作。

　�。ǘ�）保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門(mén)應(yīng)將各類(lèi)檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經(jīng)檢查無(wú)誤后，一次性向檔案室移交，并認(rèn)真填寫(xiě)移交清冊(cè)。

　　第四章檔案保護(hù)

　　第十四條檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善保管。

　　第十五條所辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專(zhuān)用庫(kù)房，并保證有充足的檔案柜。

　　第十六條維護(hù)檔案安全，保證檔案庫(kù)房堅(jiān)固，安裝防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

　　第十七條保證檔案庫(kù)房?jī)?nèi)清潔，無(wú)非檔案用品；檔案排列科學(xué)，整齊美觀(guān)，便于查找。

　　第五章檔案的統(tǒng)計(jì)和利用

　　第十八條檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要，編制必要的目錄、專(zhuān)題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動(dòng)地提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。

　　第十九條檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊(cè)，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)，向農(nóng)業(yè)部檔案部門(mén)報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。

　　第二十條檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。

　　本所各部門(mén)和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表經(jīng)所辦公室主任同意，基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)同意，科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門(mén)、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長(zhǎng)同意。

　　外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。

　　借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開(kāi)檔案室，復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。

　　第二十一條職工調(diào)動(dòng)工作，必須在歸還所借檔案后，方可調(diào)離；檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門(mén)應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。

　　第六章檔案的鑒定、銷(xiāo)毀和移交

　　第二十二條檔案室要定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

　　第二十三條銷(xiāo)毀檔案應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)的監(jiān)銷(xiāo)人，以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)上簽字。

　　第二十四條機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案做出妥善處理。

　�。ㄒ唬�機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)或合并時(shí)，其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒(méi)有辦理完畢的文件材料，應(yīng)移交相應(yīng)部門(mén)繼續(xù)處理。

　�。ǘ�）批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu)，應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。

　�。ㄈ�）各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)，其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門(mén)或檔案室移交。

　　第七章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

　　第二十五條檔案室每年組織檔案考核工作，對(duì)本所各部門(mén)檔案工作進(jìn)行考核，并實(shí)行獎(jiǎng)懲。

　　（一）對(duì)遵守本辦法，認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績(jī)突出，或在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)或個(gè)人，給予表彰。

　　（二）對(duì)違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案的部門(mén)或個(gè)人，視情節(jié)給予處罰。

　�。ㄈ�）違反本辦法的部門(mén)，年度不能評(píng)為先進(jìn)集體；違反本辦法的個(gè)人不能評(píng)為先進(jìn)個(gè)人，年度考核不能評(píng)為優(yōu)秀或甲等。

　　第八章附則

辦公室檔案管理職責(zé)模板2

　　醫(yī)院將文書(shū)檔案管理納入職能科室的績(jī)效考評(píng)體系，對(duì)23個(gè)職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開(kāi)發(fā)利用等指標(biāo)進(jìn)行考核，切實(shí)將文書(shū)檔案規(guī)章制度落到實(shí)處，進(jìn)一步提高對(duì)文書(shū)檔案的重視程度，充分挖掘文書(shū)檔案的有效價(jià)值。

　　一、健全醫(yī)院文書(shū)檔案管理制度

　　是檔案管理績(jī)效考核的基礎(chǔ)

　　第一，做好公文管理工作與檔案工作的規(guī)范銜接，從源頭規(guī)范管理公文的水平和質(zhì)量。醫(yī)院各類(lèi)公文是文書(shū)檔案的來(lái)源，同時(shí)檔案是有效文書(shū)的歸宿，因此要提高文書(shū)檔案的完整性、準(zhǔn)確性，規(guī)范性，必須從公文處理的各個(gè)具體環(huán)節(jié)。我院采取的是相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)起草文書(shū)，醫(yī)院辦公室統(tǒng)一印發(fā)。所有以醫(yī)院名義形成的向上級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告等以及醫(yī)院內(nèi)部形成的公文，均由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一歸檔，確保文書(shū)檔案完整性和連續(xù)性。公文的擬制是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，針對(duì)各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)公文寫(xiě)作的理解存在差異的問(wèn)題，我院每年度進(jìn)行公文管理的培訓(xùn)，對(duì)公文格式、公文程序、公文文種、公文內(nèi)容等嚴(yán)格要求，真正使公文成為文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)和前提。

　　第二，規(guī)范文書(shū)立卷歸檔，嚴(yán)格借閱制度。各職能科室按照文書(shū)檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進(jìn)行歸檔，歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和使用。同時(shí)，文書(shū)檔案的保密性要求嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)》，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫(xiě)申請(qǐng)，立卷部門(mén)負(fù)責(zé)人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)完成，如工作需要外借，借期一般不超過(guò)一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負(fù)責(zé)維護(hù)被查閱檔案的完整性與安全性。

　　二、提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理意識(shí)

　　是檔案管理績(jī)效考評(píng)的保障

　　第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)。醫(yī)院將檔案管理工作納入“十二五”規(guī)劃中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展，并作為醫(yī)院發(fā)展及爭(zhēng)創(chuàng)全國(guó)優(yōu)質(zhì)醫(yī)院的重要內(nèi)容來(lái)抓。本單位檔案工作由院領(lǐng)導(dǎo)直接分管，辦公室主任主管，院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案作為信息資源在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫(yī)院為檔案管理配備了專(zhuān)用檔案庫(kù)房和必要的安全保管設(shè)施，配備了業(yè)務(wù)技術(shù)強(qiáng)，政治思想好，綜合素質(zhì)好，工作有責(zé)任心的黨員同志負(fù)責(zé)，實(shí)行職能科室一檔案室一主管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)管理體制。

　　第二，提高歸檔科室的責(zé)任意識(shí)。醫(yī)院在綜合檔案管理專(zhuān)職人員的基礎(chǔ)上，在每個(gè)職能科室設(shè)立一名兼職檔案管理員，通過(guò)加強(qiáng)宣傳、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，提高職能科室負(fù)責(zé)人及兼職檔案管理員的'業(yè)務(wù)素質(zhì)。文書(shū)檔案管理人員的歸檔意識(shí)和業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。兼職檔案管理人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集工作，醫(yī)院檔案室專(zhuān)員定期到各科給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高實(shí)際操作的業(yè)務(wù)水平，規(guī)范文件歸檔的每個(gè)環(huán)節(jié)。通過(guò)醫(yī)院院報(bào)、醫(yī)院網(wǎng)站、中層干部例會(huì)等渠道，宣傳檔案的重要性，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)和法制觀(guān)念。

　　第三，樹(shù)立檔案專(zhuān)職人員的服務(wù)意識(shí)。檔案專(zhuān)職人員的服務(wù)意識(shí)體現(xiàn)在要關(guān)注醫(yī)院建設(shè)發(fā)展大局，主動(dòng)了解醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，搞清服務(wù)方向、服務(wù)對(duì)象和服務(wù)重點(diǎn)，用好用活檔案，為醫(yī)院發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。檔案專(zhuān)職人員要做到醫(yī)院的中心工作開(kāi)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱、服務(wù)質(zhì)量的高低，關(guān)系著檔案工作自身的發(fā)展和檔案開(kāi)發(fā)的成效。

　　三、醫(yī)院文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)和利用

　　是檔案管理績(jī)效考評(píng)的動(dòng)力

辦公室檔案管理職責(zé)模板3

　　一、辦公室檔案管理原則及要求

　　檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀(guān)和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

　�。ㄒ唬�準(zhǔn)確，客觀(guān)地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營(yíng)管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無(wú)法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀(guān)念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門(mén)及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。

　�。ǘ�）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見(jiàn)微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

　�。ㄈ�）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿(mǎn)足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的`需求。由此可見(jiàn)，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

　　（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀(guān)的立場(chǎng)和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

　　二、辦公室檔案管理存在的共性問(wèn)題

　�。ㄒ唬�歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒(méi)有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無(wú)法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問(wèn)題。

　�。ǘ�）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

　�。ㄈ�）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問(wèn)題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題。

　　三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

　�。ㄒ唬└纳茩n案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)門(mén)的辦公室檔案管理部門(mén)與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門(mén)。

　�。ǘ�）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過(guò)職業(yè)培訓(xùn)班參加專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

　　（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問(wèn)題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫(kù)中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

　　【參考文獻(xiàn)】

　　[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開(kāi)發(fā)，20xx（12）.

辦公室檔案管理職責(zé)模板4

　　按照市人力社保局、市檔案局《關(guān)于開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的通知》（渝人社發(fā)〔20xx〕136號(hào)）精神，結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檔案收集整理，充分有效利用服務(wù)，達(dá)到了社保業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收要求，現(xiàn)將我局社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收自查情況報(bào)告如下：

　　一、組織管理

　�。ㄒ唬┕芾磙k法

　　1.制定了社保業(yè)務(wù)檔案管理辦法。我局根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局第3號(hào)令），以及市人力社保局、檔案局下發(fā)的《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔20xx〕135號(hào)）等規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔20xx〕7號(hào)）。

　　2.明確了社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和工作部門(mén)。為加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，我局成立了以局長(zhǎng)為組長(zhǎng)，副局長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的“重慶市xxx區(qū)社保局社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”（涪社保函〔20xx〕5號(hào)）和“重慶市xxx區(qū)社保局社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作領(lǐng)導(dǎo)小組”（涪社保函〔20xx〕14號(hào)），明確由辦公室具體負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案管理日常事務(wù)工作和業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作。各業(yè)務(wù)科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負(fù)責(zé)本科室業(yè)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)事務(wù)。

　　3.將社保業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來(lái)對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作高度重視，年初《社保經(jīng)辦工作要點(diǎn)》（涪社保發(fā)〔20xx〕7號(hào)）明確提出社保業(yè)務(wù)檔案管理工作計(jì)劃，同時(shí)多次召開(kāi)局長(zhǎng)辦公會(huì)和局辦公會(huì)議專(zhuān)題研究部署檔案管理工作（見(jiàn)辦公會(huì)議記錄），分管領(lǐng)導(dǎo)定期或不定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)研究解決，年終將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入全局工作目標(biāo)考核，并認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)，做到了年初有布置，平時(shí)有檢查，年終有總結(jié)考核。

　　4.將業(yè)務(wù)檔案工作納入了單位年度工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃。我局已將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了年度工作計(jì)劃，把此項(xiàng)工作列為單位重點(diǎn)工作之一，寫(xiě)入年初《社保經(jīng)辦工作要點(diǎn)》。同時(shí)，結(jié)合人力資源和社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃，制定了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃》（涪社保發(fā)〔20xx〕5號(hào)）。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

　�。ǘ�）檔案人員

　　1.配備了專(zhuān)兼職檔案工作人員。我局現(xiàn)有專(zhuān)兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專(zhuān)職檔案工作人員3人，各業(yè)務(wù)科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數(shù)量能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作任務(wù)的需要（見(jiàn)檔案人員花名冊(cè)）。

　　2.檔案工作人員遵章守紀(jì)。我局建立健全了檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范了工作流程，明確了工作職責(zé)，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀(jì)守法，嚴(yán)格按制度辦事，未發(fā)生違反檔案法律法規(guī)的行為。

　　3.檔案工作人員具有大專(zhuān)文化。我局13名專(zhuān)兼職檔案工作人員均具有大專(zhuān)文化以上學(xué)歷，其中本科學(xué)歷6人，大專(zhuān)學(xué)歷7人。

　　4.檔案工作人員隊(duì)伍穩(wěn)定。我局自建立了新的業(yè)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)后，保證了檔案管理工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。目前，我局3名專(zhuān)職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。

　　5.檔案工作人員積極參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)。為不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，我局有計(jì)劃地組織了專(zhuān)兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。每年選派部分人員參加區(qū)檔案局組織的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，共培訓(xùn)10人次，參加市局業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)3人次，到**區(qū)學(xué)習(xí)交流1次（4人），到市局檔案管理科學(xué)習(xí)交流1次（4人），我局組織各科室負(fù)責(zé)人和專(zhuān)兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓(xùn)”2次，組織全局職工參加“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)”1次（見(jiàn)學(xué)習(xí)培訓(xùn)記錄）。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分8分，自查得分8分。

　　（三）管理措施

　　1.崗位職責(zé)。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案管理崗位職責(zé)》（涪社保發(fā)〔20xx〕4號(hào)），明確了主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室負(fù)責(zé)人、專(zhuān)職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責(zé)。

　　2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔20xx〕8號(hào)），在檔案室顯目位置上墻，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的條理性、規(guī)范性，增強(qiáng)了檔案管理工作的透明性和可操作性。

　　3.經(jīng)辦流程。我局嚴(yán)格按照市局制定的養(yǎng)老、工傷、生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦操作規(guī)程，將業(yè)務(wù)檔案收集歸檔列入各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，對(duì)每項(xiàng)具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦資料依序收集歸檔，確保每項(xiàng)經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料歸檔齊全完整。

　　4.獎(jiǎng)懲考核。我局將檔案管理工作與分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)檔案管理人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員年度考核評(píng)比掛鉤。對(duì)全面完成檔案管理工作目標(biāo)任務(wù)的，年終依據(jù)本局有關(guān)規(guī)定進(jìn)行表彰，并在評(píng)先評(píng)優(yōu)、提職晉級(jí)等方面給予優(yōu)先考慮；對(duì)違反檔案管理制度，未按規(guī)定立卷歸檔或未按時(shí)限要求移交檔案等，實(shí)行一票否決，取消所在科室和相關(guān)責(zé)任人年度評(píng)優(yōu)評(píng)先資格，并追究相關(guān)科室負(fù)責(zé)人及工作人員責(zé)任。

　　5.監(jiān)督指導(dǎo)。我局印發(fā)的《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所涉及的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，由區(qū)社保局進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案的完整與安全”。同時(shí)，我局定期對(duì)各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，并將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作作為對(duì)各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所年終考核的條件之一。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分7分，自查得分7分。

　　二、設(shè)施建設(shè)

　　（一）檔案用房

　　1.檔案專(zhuān)用庫(kù)房。為適應(yīng)檔案管理工作的需要，我局于20xx年8月即開(kāi)始規(guī)劃改建檔案室，改建后，我局檔案專(zhuān)用庫(kù)房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。

　　2.業(yè)務(wù)檔案庫(kù)房面積。我局現(xiàn)有檔案專(zhuān)用庫(kù)房300平方米，其中200平方米用于存放業(yè)務(wù)檔案。目前，業(yè)務(wù)檔案存放量為365245件（卷、冊(cè)）17244盒，庫(kù)房面積符合達(dá)標(biāo)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.檔案庫(kù)房安全管理。我局檔案庫(kù)房安裝了防火防盜門(mén)、全球監(jiān)控?cái)z像頭、吸頂式中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機(jī)、防磁柜、落地式氣溶膠自動(dòng)滅火裝置、消防報(bào)警監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備，為檔案庫(kù)房安全提供了有力保證。因此，檔案庫(kù)房不存在安全隱患。

　　4.檔案庫(kù)房衛(wèi)生。按照我局《檔案庫(kù)房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對(duì)檔案庫(kù)房衛(wèi)生提出的明確管理要求，我局檔案庫(kù)房無(wú)雜物堆放，定期或不定期打掃衛(wèi)生，常年保持庫(kù)房整潔、干凈。

　　5.檔案室區(qū)域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫(kù)房4個(gè)區(qū)域，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房、辦公室、查閱室三分開(kāi)。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分10分，自查得分10分。

　�。ǘ�）檔案用具

　　1.業(yè)務(wù)檔案柜架。我局檔案室?guī)旆堪惭b的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書(shū)檔案，12列用于存放會(huì)計(jì)檔案，11列用于存放企業(yè)退休人員檔案，33列用于存放20xx年（含）前的社保業(yè)務(wù)檔案，9列用于存放20xx年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案。

　　2.業(yè)務(wù)檔案?jìng)溆霉窦�。我局存�?0xx年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。

　　3.檔案裝具。我局使用的業(yè)務(wù)檔案裝具分兩類(lèi)，前一類(lèi)為20xx年（含）以前的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒規(guī)格為340mmX240mmX40mm(長(zhǎng)X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)和“三類(lèi)人員”養(yǎng)老保險(xiǎn)產(chǎn)生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類(lèi)為20xx年（含）以后的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒式樣嚴(yán)格按照《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》的規(guī)定和要求進(jìn)行印制。檔案盒規(guī)格為310mmX220mmX60mm(長(zhǎng)X寬X厚)，正面有“重慶市**區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局”標(biāo)識(shí)，背脊和封面印有全宗號(hào)、年度、類(lèi)別、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。符合國(guó)家和市上有關(guān)規(guī)定。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

　�。ㄈ�）設(shè)施設(shè)備

　　1.“九防”要求。我局檔案保管達(dá)到了“九防”要求。一是庫(kù)房安裝了防火防盜門(mén)，庫(kù)房?jī)?nèi)安裝了2臺(tái)全球監(jiān)控?cái)z像頭，達(dá)到了防盜要求；二是檔案庫(kù)房設(shè)在底樓，防止了陽(yáng)光直射和紫外線(xiàn)輻射，達(dá)到了防光要求；三是庫(kù)房四周設(shè)有通風(fēng)口，安裝了4臺(tái)吸頂式中央空調(diào)，達(dá)到了通風(fēng)和防高溫的要求；四是庫(kù)房?jī)?nèi)配備了8臺(tái)落地式氣溶膠自動(dòng)滅火裝置，安裝了消防報(bào)警監(jiān)控系統(tǒng)，達(dá)到了防火要求；五是地磚下鋪設(shè)了防潮層，安裝了6臺(tái)除濕機(jī)，加上4臺(tái)吸頂式中央空調(diào)，達(dá)到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達(dá)到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達(dá)到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達(dá)到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機(jī)，加上定期投放殺蟲(chóng)藥，達(dá)到了防蟲(chóng)要求。

　　2.辦公設(shè)施設(shè)備。我局檔案室辦公設(shè)施設(shè)備齊備，包括6臺(tái)計(jì)算機(jī)、2臺(tái)打印機(jī)、2臺(tái)掃描儀、1臺(tái)復(fù)印機(jī)、1臺(tái)多功能鉆孔裝訂機(jī)、2臺(tái)移動(dòng)式DVD光盤(pán)刻錄機(jī)、1臺(tái)數(shù)碼攝像機(jī)和1臺(tái)數(shù)碼照相機(jī)，滿(mǎn)足檔案管理工作需要。

　　3.檔案管理軟件。為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化，促進(jìn)辦公自動(dòng)化，我局購(gòu)買(mǎi)了科怡檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，用于業(yè)務(wù)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分10分，自查得分10分。

　　三、專(zhuān)業(yè)建設(shè)

　�。ㄒ唬┫嚓P(guān)制度

　　為加強(qiáng)檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據(jù)可依，我局根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人力社保部、國(guó)家檔案局第3號(hào)令）和《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔20xx〕135號(hào)）等規(guī)定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔20xx〕7號(hào)）、《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案管理崗位職責(zé)》（涪社保發(fā)〔20xx〕4號(hào)）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫(kù)房安全管理制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業(yè)務(wù)檔案內(nèi)部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責(zé)，制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)實(shí)施方案》（涪社保發(fā)〔20xx〕9號(hào)）、《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔20xx〕8號(hào)）、《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案立卷說(shuō)明》、《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規(guī)范，推動(dòng)了全局檔案工作的有序開(kāi)展。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

　�。ǘ�）歸檔

　　1.業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。我局20xx年業(yè)務(wù)檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》出臺(tái)后，我局按照新辦法規(guī)定和市局要求，對(duì)20xx年業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫(kù)工作。

　　2.業(yè)務(wù)檔案移交工作。我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的檔案材料，均由各業(yè)務(wù)科室統(tǒng)一整理、裝訂、組盒、錄入。當(dāng)年整理好的業(yè)務(wù)檔案、檔案目錄及電子數(shù)據(jù)清單造冊(cè)后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗(yàn)收后入庫(kù)上架（見(jiàn)檔案移交清單）。

　　3.平時(shí)按件整理工作。我局嚴(yán)格執(zhí)行了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員堅(jiān)持每件業(yè)務(wù)辦理完畢即及時(shí)將該業(yè)務(wù)資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結(jié)果在前、依據(jù)在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類(lèi)保管。在按件整理中，各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、專(zhuān)兼職檔案人員根據(jù)工作職責(zé)，隨時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，以確保業(yè)務(wù)檔案資料的齊全、完整和安全。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分7分，自查得分7分。

　�。ㄈ�）收集

　　1.業(yè)務(wù)檔案資料收集。通過(guò)專(zhuān)兼職檔案管理人員的嚴(yán)格管理，我局業(yè)務(wù)檔案資料實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)收集，及時(shí)整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。

　　2.業(yè)務(wù)檔案電子文件收集。按檔案管理規(guī)定，我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的有關(guān)信息數(shù)據(jù)定期制作成光盤(pán)，移交局辦公室歸檔管理。目前，業(yè)務(wù)臺(tái)賬和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)均實(shí)現(xiàn)了光盤(pán)保存，歸檔的光盤(pán)存放于防磁柜內(nèi)，共有業(yè)務(wù)檔案電子光盤(pán)49張。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分6分，自查得分6分。

　�。ㄋ模┱�理

　　1.業(yè)務(wù)檔案整理。我局嚴(yán)格按照市局下發(fā)的《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》的規(guī)定和要求，對(duì)20xx年度業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了整改。重新整理后的業(yè)務(wù)檔案，其“件”的組成和件內(nèi)文件材料排列合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫(xiě)、備考表填寫(xiě)規(guī)范，裝訂結(jié)實(shí)完整。同時(shí)，我局對(duì)新辦法出**按老辦法整理的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了清理，規(guī)范了檔案盒裝具，使之達(dá)到了整齊劃一、美觀(guān)整潔。

　　2.業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)上架。我局20xx年（含）前業(yè)務(wù)檔案按照“科室—險(xiǎn)種”分類(lèi)整理上架，20xx年（含）及以后的業(yè)務(wù)檔案按照新辦法規(guī)定的“年度—類(lèi)別”分類(lèi)整理上架。目前，我局除20xx年正在收集整理的業(yè)務(wù)檔案外，其余業(yè)務(wù)檔案分別按要求分類(lèi)整理后，移交局檔案室集中統(tǒng)一保管，不存在業(yè)務(wù)檔案零散存放問(wèn)題。

　　3.業(yè)務(wù)檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)實(shí)施方案》（涪社保發(fā)〔20xx〕9號(hào)），業(yè)務(wù)檔案上架按照“年度—類(lèi)別—保管期限—險(xiǎn)種”進(jìn)行分類(lèi)排列存放，符合《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》規(guī)定。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分10分，自查得分10分。

　�。ㄎ澹┍９�

　　1.全宗卷。區(qū)檔案局為我局分配的全宗號(hào)為“160”。為建立規(guī)范的全宗卷，在區(qū)檔案局的指導(dǎo)下，我局編寫(xiě)了全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、分類(lèi)方案、檔案整理說(shuō)明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數(shù)量、檔案設(shè)備等檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

　　2.業(yè)務(wù)檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛上墻。

　　3.庫(kù)房溫濕度。為及時(shí)掌握檔案庫(kù)房溫濕度情況，我局在庫(kù)房?jī)?nèi)四周配置了4臺(tái)電子溫濕度計(jì)表，由專(zhuān)職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度，保持庫(kù)房通風(fēng)良好，我們還配備了4臺(tái)吸頂式中央空調(diào)，6臺(tái)除濕機(jī)，保證了庫(kù)房溫度和相對(duì)濕度在國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)。

　　4.檔案檢查。我局專(zhuān)職檔案員嚴(yán)格執(zhí)行《檔案保管制度》規(guī)定，定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，避免檔案破損、丟失、霉變等問(wèn)題的發(fā)生。

　　5.檔案修復(fù)。我局在檔案整理工作中，對(duì)需要修復(fù)的業(yè)務(wù)檔案材料及時(shí)進(jìn)行了修復(fù)和托裱，采取了有效的'保護(hù)措施，保證了檔案材料的整潔、完整。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

　�。�六）鑒定銷(xiāo)毀統(tǒng)計(jì)

　　1.鑒定機(jī)構(gòu)。我局成立了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組（涪社保函〔20xx〕6號(hào)），負(fù)責(zé)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。

　　2.業(yè)務(wù)檔案鑒定銷(xiāo)毀。我局建立了《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》，對(duì)超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)憑證檔案，經(jīng)請(qǐng)示區(qū)審計(jì)局、財(cái)政局答復(fù)，暫不能作銷(xiāo)毀處理。對(duì)超過(guò)保管期限的業(yè)務(wù)檔案，我局?jǐn)M在規(guī)范工作和達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作完成后，組織人員按照鑒定銷(xiāo)毀程序進(jìn)行清理、鑒定，對(duì)有保存價(jià)值需繼續(xù)保存的檔案重新確定保管年限，對(duì)應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案建立《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》后，按規(guī)定銷(xiāo)毀備案。

　　3.業(yè)務(wù)檔案登記臺(tái)賬。我局嚴(yán)格執(zhí)行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統(tǒng)計(jì)制度》，做到了業(yè)務(wù)檔案進(jìn)出登記及時(shí)，統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬物相符。20xx年檔案室共接收業(yè)務(wù)檔案365245件（卷、冊(cè)）17244盒，其中，20xx年（含）前業(yè)務(wù)檔案335223件（卷、冊(cè)）16576盒，20xx年度業(yè)務(wù)檔案30022件668盒。

　　4.業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。我局建立了《業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)表》、《各類(lèi)別業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)表》、《全局檔案統(tǒng)計(jì)表》、《歷年檔案統(tǒng)計(jì)表》、《檔案設(shè)施設(shè)備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動(dòng)登記表》，報(bào)表符合要求。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分4分，自查得分4分。

　�。ㄆ撸┮平�

　　1.檔案移交。我局文書(shū)檔案按規(guī)定已向區(qū)檔案局作了移交，業(yè)務(wù)檔案經(jīng)請(qǐng)示區(qū)檔案局同意，暫不向區(qū)檔案館移交。

　　2.檔案移交手續(xù)。因區(qū)檔案館場(chǎng)地受限，加之全市未對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案移交作出統(tǒng)一規(guī)定，因此，我局尚未向區(qū)檔案館移交業(yè)務(wù)檔案，暫無(wú)移交手續(xù)。

　　3.人員調(diào)動(dòng)移交手續(xù)。我局檔案管理員崗位職責(zé)中明確規(guī)定，“檔案員工作調(diào)動(dòng)或離崗，要及時(shí)履行交接手續(xù)�！钡侥壳盀橹�，我局檔案管理人員未發(fā)生工作調(diào)動(dòng)情況。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分3分，自查得分3分。

　　四、利用服務(wù)

　　（一）檢索工具

　　1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統(tǒng)軟件具有強(qiáng)大的檢索功能，我們利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)庫(kù)藏檔案按照不同門(mén)類(lèi)、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。

　　2.計(jì)算機(jī)管理。我局室藏檔案全部實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)可以檢索各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案。

　　3.歸檔文件目錄打印。為滿(mǎn)足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）》規(guī)定的“社保業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄”格式和內(nèi)容，編制打印了各年度的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄。

　　4.歸檔文件目錄內(nèi)容。我局編制的歸檔文件目錄項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、代碼、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等7項(xiàng)內(nèi)容，符合《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）》的規(guī)定和要求。

　　5.電子化管理。我局配備了2臺(tái)掃描儀，從今年1月份起開(kāi)始啟動(dòng)了業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作。但由于該項(xiàng)工作需耗費(fèi)大量人力、財(cái)力、物力，而社保經(jīng)辦工作任務(wù)繁重，經(jīng)費(fèi)緊張，人員不足等原因，業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作進(jìn)展緩慢。目前，我局正積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)，爭(zhēng)取人員和經(jīng)費(fèi)的支持，以推動(dòng)業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作，盡快實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分8分，自查得分8分。

　�。ǘ�）利用

　　1.調(diào)檔。我局專(zhuān)職檔案人員均經(jīng)過(guò)培訓(xùn)上崗，在我局專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過(guò)手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式迅速調(diào)取所需業(yè)務(wù)檔案，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。

　　2.查閱利用登記。我局嚴(yán)格執(zhí)行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續(xù)。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說(shuō)明查閱目的，檔案管理人員及時(shí)填寫(xiě)檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得復(fù)印、借閱檔案資料。

　　3.利用典型事例材料。今年，我局依據(jù)《檔案查閱登記記錄》，結(jié)合利用效果反饋情況，對(duì)檔案利用過(guò)程中效果顯著的典型事例進(jìn)行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。

　　4.網(wǎng)上查詢(xún)利用。我局建立了辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)可通過(guò)局域網(wǎng)與各業(yè)務(wù)科室互聯(lián)互通，支持各業(yè)務(wù)科室實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢(xún)利用。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

　　(三)查詢(xún)

　　1.查詢(xún)系統(tǒng)。我局隨著“金保工程”建設(shè)，建立了完善的參保信息查詢(xún)系統(tǒng)，工作日期間免費(fèi)提供查詢(xún)服務(wù)。

　　2.查詢(xún)服務(wù)。重慶市社會(huì)保障信息查詢(xún)系統(tǒng)，能夠?yàn)閰⒈Ｈ藛T提供養(yǎng)老保險(xiǎn)個(gè)人賬戶(hù)、養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)、養(yǎng)老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關(guān)社保政策法規(guī)等信息咨詢(xún)，基本滿(mǎn)足了參保人員的各種信息需求。同時(shí)，我局專(zhuān)屬的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)也可為單位或個(gè)人提供參保信息和相關(guān)政策查詢(xún)。另外，我局還在各樓層業(yè)務(wù)經(jīng)辦大廳設(shè)立了咨詢(xún)服務(wù)窗口，方便參保單位和個(gè)人查詢(xún)、咨詢(xún)業(yè)務(wù)。

　　此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分2分，自查得分2分。

　　綜上所述，我局社保業(yè)務(wù)檔案組織管理職責(zé)明確，設(shè)施建設(shè)符合要求，專(zhuān)業(yè)建設(shè)規(guī)范有序，利用服務(wù)充分有效，達(dá)到了驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，自查得分100分，自評(píng)等級(jí)為優(yōu)秀。

辦公室檔案管理職責(zé)模板5

　　一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題

　　1.檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，管理方式有待更新

　　由于我國(guó)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)還沒(méi)有跟上社會(huì)需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專(zhuān)業(yè)的人士來(lái)從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對(duì)日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒(méi)有跟上時(shí)展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

　　2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

　　由于我國(guó)教育體制培養(yǎng)出來(lái)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人才還不能滿(mǎn)足社會(huì)的需求，因此，在現(xiàn)代社會(huì)中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項(xiàng)工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠的問(wèn)題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問(wèn)題。其次，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時(shí)代的步伐，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對(duì)這些問(wèn)題的時(shí)候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專(zhuān)業(yè)技能相對(duì)缺乏、專(zhuān)業(yè)水平相對(duì)較低、缺乏足夠的運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問(wèn)題。因此，認(rèn)真對(duì)待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問(wèn)題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問(wèn)題。

　　3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

　　現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類(lèi)比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對(duì)不同的檔案類(lèi)型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒(méi)有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒(méi)有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無(wú)紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴(lài)成為制度性的選擇。多種類(lèi)型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有些被定期銷(xiāo)毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上，沒(méi)有建立系統(tǒng)型的管理模式。

　　二、如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率

　　辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗�跟辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展具有直接的聯(lián)系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的'開(kāi)展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類(lèi)比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。　所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：

　　1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系

　　現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨(dú)將這兩個(gè)工作分開(kāi)，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對(duì)文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過(guò)程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設(shè)。

　　2.增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念

　　由于我國(guó)現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識(shí)不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國(guó)檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對(duì)于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，立足于我國(guó)辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會(huì)發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識(shí)。無(wú)論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識(shí)樹(shù)立，都需要包含單位檔案管理的意識(shí)。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)，強(qiáng)化單位檔案管理體系建設(shè)。

　　3.加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能

　　由于我國(guó)單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，因此，加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過(guò)不同的渠道對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專(zhuān)業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強(qiáng)自身對(duì)于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認(rèn)真做好部門(mén)的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。

　　4.強(qiáng)化檔案收集

　　檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。　首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和編排，再將收集到的檔案按類(lèi)目進(jìn)行整理和保管；　然后，　要規(guī)范檔案的文書(shū)范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。

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