企業(yè)檔案管理制度
在當(dāng)下社會(huì),制度的使用頻率逐漸增多,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編幫大家整理的企業(yè)檔案管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
企業(yè)檔案管理制度1
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)公司各類檔案的系統(tǒng)管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),結(jié)合公司實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 凡公司、各部門在工作中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須集中管理,任何部門、和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第二章 檔案管理體制
第三條
1、統(tǒng)一管理原則:公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理,任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。
2、保守秘密原則:員工都有保守檔案秘密的義務(wù),維護(hù)公司利益,任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機(jī)密。
第四條 公司檔案分為:文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、各項(xiàng)規(guī)章制度檔案、工程技術(shù)檔案各項(xiàng)目資料、圖紙資料、建設(shè)工程、拆遷檔案等其他資料。
1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。未經(jīng)董事長許可,任何人不可動(dòng)用。
2、有關(guān)文書、各項(xiàng)規(guī)章制度方面的資料,由辦公室保管。
3、設(shè)計(jì)方案、施工圖、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理、洽商、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來資料、采購的設(shè)備、材料說明書、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書等,由工程部自行歸檔保管。
4、銷售部方面資料:由銷售部保管對(duì)外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后,辦公室應(yīng)保留一份售樓商品房合同樣本,永久保存。
5、前期部方面資料:項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料,由前期部自行歸檔保管。
6、拆遷部方面資料:征地、拆遷批復(fù)等文件資料,由拆遷部自行歸檔保管。
7、各部門向辦公室移交檔案時(shí),應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。
第五條 各部門形成的文件材料等由本部門負(fù)責(zé)歸檔管理,辦公室有責(zé)任對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條 因工作變動(dòng)或因故離職時(shí),應(yīng)將文件材料交接清楚,才能離職。
第三章 檔案的歸檔范圍
第七條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門含部門以上的'各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議和各種重要通知、通報(bào),及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記等。
2、各種工程圖紙、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。
4、各種協(xié)議書、合同書,各種技術(shù)資料,和各種設(shè)備檔案及說明書。
5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告,各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。
7、公司各種管理規(guī)章制度。
8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng),及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記,和董事長親自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要?dú)w檔的重要文件。
第四章 檔案的借閱管理辦法
第八條 凡需借閱公司檔案者,均須填寫《檔案借閱審批單》,簽批后方能借閱。
第九條 借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批
1、公司各部門因工作需要,借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù),經(jīng)部門經(jīng)理簽字,董事長助理或總經(jīng)理審批后,可辦理借閱、查閱手續(xù)。
2、重要檔案及財(cái)務(wù)檔案,須由董事長批準(zhǔn),方可借閱。
第十條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),依據(jù)《檔案借閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復(fù)制,須經(jīng)董事長助理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),經(jīng)檢查無誤方可辦理手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
第十一條 公司檔案借閱查閱只供公司內(nèi)部各部門。檔案借閱時(shí)間為3天,如需延長,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理人員須及時(shí)催還。借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,承擔(dān)一切賠償責(zé)任。
第十二條 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經(jīng)檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。
第十三條 加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。
第五章 檔案的銷毀
第十三條 辦公室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的資料。
第十四條 對(duì)已失去作用或已超過保管期限的檔案資料,經(jīng)辦公室確認(rèn),報(bào)董事長助理、總經(jīng)理審批,并進(jìn)行登記后予以銷毀。
第十五條 銷毀時(shí)要有二人監(jiān)督,銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式,嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。
第六章 罰 則
第十六條 有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級(jí)查閱者檔案管理者同罰。
6、泄露公司檔案機(jī)密者。
7、其他危害公司利益的行為。
第十七條 本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。 對(duì)未盡事宜,辦公室隨時(shí)調(diào)整更新。
企業(yè)檔案管理制度2
1、總則
為做好公司的技術(shù)檔案工作,特制定本制度。
(1)技術(shù)檔案包括三方面,即工程技術(shù)檔案、施工技術(shù)檔案和大型臨時(shí)設(shè)施檔案。
。2)工程技術(shù)資料必須真實(shí)地反映工程實(shí)際情況。
(3)按系統(tǒng)歸類整理,保證完整準(zhǔn)確。
。4)工程項(xiàng)目施工技術(shù)資料應(yīng)隨施工進(jìn)度隨時(shí)匯集整理,所需表格按有關(guān)規(guī)范、規(guī)定的相應(yīng)格式認(rèn)真填寫,做到自己清楚規(guī)整,項(xiàng)目齊全,準(zhǔn)確真實(shí)。
(5)簽字手續(xù)必須齊全,嚴(yán)禁偽造和后補(bǔ)資料。
2、工程技術(shù)檔案
工程技術(shù)檔案是為工程竣工驗(yàn)收提供建設(shè)單位的技術(shù)資料。它反映了施工過程的實(shí)際情況,并為該項(xiàng)工程的竣工使用、維修管理、改建擴(kuò)建等提供不可缺少的`依據(jù)。主要包括以下內(nèi)容:
。1)竣工項(xiàng)目一覽表。包括名稱、項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、層次等。
。2)設(shè)計(jì)方面的有關(guān)資料。包括原施工圖、竣工圖、圖紙會(huì)審記錄、洽商變更記錄、地質(zhì)勘察資料。
。3)材料質(zhì)量證明和試驗(yàn)資料。包括原材料、成品、半成品、構(gòu)配件和設(shè)備等質(zhì)量合格證明或試驗(yàn)檢驗(yàn)單。
(4)隱蔽工程驗(yàn)收記錄和竣工驗(yàn)收證明。
(5)工程質(zhì)量檢查評(píng)定記錄和質(zhì)量事故分析處理報(bào)告。
。6)設(shè)備安裝和采暖、通風(fēng)、衛(wèi)生、電氣等施工和試驗(yàn)記錄,以及調(diào)試、試壓、試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄。
。7)永久性水準(zhǔn)點(diǎn)位置、施工測(cè)量記錄和建筑物、構(gòu)筑物沉降觀測(cè)記錄。
(8)施工單位和設(shè)計(jì)單位提出的建筑物、構(gòu)筑物使用時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng)的有關(guān)文件資料。
3、施工技術(shù)檔案
主要包括施工組織設(shè)計(jì)和施工經(jīng)驗(yàn)總結(jié);新材料、新結(jié)構(gòu)和新工藝的試驗(yàn)研究及經(jīng)驗(yàn)總結(jié);重大質(zhì)量事故、安全事故的分析資料和處理措施,技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和重要技術(shù)決定,施工日志等。
4、大型臨時(shí)設(shè)施檔案
主要包括臨時(shí)房屋、庫房、工棚、圍墻、臨時(shí)水、電管線設(shè)置的平面布置圖和施工圖,以及施工記錄等。
對(duì)技術(shù)檔案的管理,要求做到完整、準(zhǔn)確和真實(shí)。技術(shù)文件和資料要經(jīng)各級(jí)技術(shù)負(fù)責(zé)人正式審定后才有效,不得擅自修改或事后補(bǔ)做。
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一、客戶檔案管理對(duì)象
客戶檔案管理的對(duì)象就是你的客戶,即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶。它們都應(yīng)納入企業(yè)的客戶管理系統(tǒng)。
1.從時(shí)間序列來劃分:包括老客戶、新客戶和未來客戶。以來客戶和新客戶為重點(diǎn)管理對(duì)象。
2.從交易過程來劃分:包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的客戶、正在進(jìn)行交易的客戶和即將進(jìn)行交易的客戶。對(duì)于第一類客戶,不能因?yàn)榻灰字袛喽艞墝?duì)其的檔案管理;對(duì)于第二類的客戶,需逐步充實(shí)和完善其檔案管理內(nèi)容;對(duì)于第三類客戶,檔案管理的重點(diǎn)是全面搜集和整理客戶資料,為即將展開的交易業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資料。
3.從客戶性質(zhì)來劃分:包括政府機(jī)構(gòu)(以國家采購為主)、特殊公司(與本公司有特殊業(yè)務(wù)等)、普通公司、顧客(個(gè)人)和交易伙伴等。這類客戶因其性質(zhì)、需求特點(diǎn)、需求方式、需求量等不同,對(duì)其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。
4.從交易數(shù)量和市場(chǎng)地位來劃分:包括主力客戶(交易時(shí)間長、交易量大等),一般客戶和零散客戶。不言而喻,客戶檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)放在主力客戶上。
總之,每個(gè)企業(yè)都或多或少的擁有自己的客戶群,不同的客戶具有不同的特點(diǎn),對(duì)其的檔案管理也具有不同的做法,從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統(tǒng)。
二、客戶管理內(nèi)容
正如客戶自身是復(fù)雜多樣的一樣,客戶檔案管理的內(nèi)容也是復(fù)雜的,不能一概而論。歸納起來將,客戶檔案管理的基本內(nèi)容包括以下幾項(xiàng):
1.客戶基礎(chǔ)資料。即企業(yè)所掌握的客戶的最基本的原始資料,是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料,是客戶檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)?蛻糍Y料的獲取,主要是通過推銷員進(jìn)行的客戶訪問搜集起來的.。在檔案管理系統(tǒng)中,大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現(xiàn)客戶檔案管理制度客戶檔案管理制度。
客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話;所有者、經(jīng)營管理者、法人(這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面);創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2.客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿、?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模(職工人數(shù)、銷售額等)、經(jīng)營管理特點(diǎn)等。
3.業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實(shí)績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4.交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括棵客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來的對(duì)策;企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。
以上四方面構(gòu)成了客戶檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容,客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開的。
三、戶檔案管理方法
1.建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎(chǔ)工作,是建立客戶檔案卡(又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等)。采用卡的形式,主要是為了填寫、保管和查閱方便。
客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎(chǔ)資料,這種資料的取得,主要有三種形式:
、.由推銷員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶訪問時(shí)整理匯總。
、.向客戶寄送客戶資料表,請(qǐng)客戶填寫。
③.委托專業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息,進(jìn)行整理匯總,填入客戶檔案卡。
在上述三種方式中,第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶基于商業(yè)秘密的考慮,不愿提供全部詳實(shí)的資料,或者由于某種動(dòng)機(jī)夸大某些數(shù)字(如企業(yè)實(shí)力等),所以對(duì)這些資料應(yīng)加以審核。但一般來將,由客戶提供的基礎(chǔ)資料絕大多數(shù)是可信的且應(yīng)比較全面。
第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料,特別是危險(xiǎn)客戶的信用狀況等,但需要支付較多的費(fèi)用。
通過推銷員進(jìn)行客戶訪問建立客戶檔案卡的主要做法是:編制客戶訪問日?qǐng)?bào)(或月報(bào)),由推銷員隨身攜帶,在進(jìn)行客戶訪問時(shí),即時(shí)填寫,按規(guī)定時(shí)間上報(bào),企業(yè)匯總整理,據(jù)此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。除外,還可編制客戶業(yè)務(wù)報(bào)表和對(duì)可客戶銷售報(bào)表,以從多角度反映客戶狀況。
為此,需制訂推銷員客戶信息報(bào)告制度(其中包括日常報(bào)告、緊急報(bào)告和定期報(bào)告)。需制定推銷員客戶信息報(bào)告規(guī)程。
2.客戶分類。利用上述資料,將企業(yè)擁有的客戶進(jìn)行科學(xué)的分類,目的在于提高銷售效率,促進(jìn)企業(yè)營銷工作更順利地展開。
客戶分類的主要內(nèi)容包括:
、.客戶性質(zhì)分類。分類的標(biāo)識(shí)有多種,主要原則是便于銷售業(yè)務(wù)的展開。如按所有權(quán),劃分(全民所有制、集體所有制、個(gè)體所有制、股份制、合資等);按客戶性質(zhì)劃分(批發(fā)店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營店等);按客戶地獄劃分(商業(yè)中心店、交通樞紐店、居民區(qū)店、其他店鋪等);按顧客的實(shí)際情況,確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn),將現(xiàn)有客戶分為不同的等級(jí),以便于對(duì)客戶進(jìn)行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。
②.客戶等級(jí)分類。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況,確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn),將現(xiàn)有客戶分為不同的等級(jí),以便于進(jìn)行商品管理、銷售管理和貨款回收管理客戶檔案管理制度百科。
、.客戶路序分類。為便于推銷員巡回訪問、外出推銷和組織發(fā)貨,首先將客戶劃分為不同的區(qū)域。然后,再將各區(qū)域內(nèi)的客戶按照經(jīng)濟(jì)合理原則劃分出不不同的路序。
3.客戶構(gòu)成分析。利用各種客戶資料,按照不同的標(biāo)識(shí),將客戶分類,分析其構(gòu)成情況,以從客戶角度全面把握本公司的營銷狀況,找出不足,確定營銷重點(diǎn),采取對(duì)策,提高營銷效率。
客戶構(gòu)成分析的主要內(nèi)容包括:
、.銷售構(gòu)成分析。根據(jù)銷售額等級(jí)分類,分析在公司的銷售額中,各類等級(jí)的客戶所占比重。并據(jù)此確定未來的營銷重點(diǎn)。
②.商品構(gòu)成分析。通過分析企業(yè)商品總銷售量中,各類商品所占的比重,以確定對(duì)不同客戶的商品銷售重點(diǎn)和對(duì)策。
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。ㄒ唬┓脖締挝还ぷ魅藛T因工作需要均可查閱本單位形成的檔案資料,如需要借閱,應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),一周內(nèi)歸還。
(二)外單位需要查閱本單位檔案資料時(shí),需出示介紹信,說明查閱目的,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱,一般不予外借。
。ㄈ┎殚啓n案者,要愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借、遺失。如有損壞、遺失,要給予行政處分或罰款,情節(jié)特別嚴(yán)重者,要追究刑事責(zé)任。
。ㄋ模┎殚啓n案必須履行登記手續(xù),查檔者應(yīng)將利用目的、取得的效益及時(shí)反饋給綜合檔案室。
檔案人員崗位責(zé)任制。
(一)貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作的各項(xiàng)制度。
。ǘ釔蹤n案工作,熟悉業(yè)務(wù),做好各類檔案分類編號(hào)和上架排列工作,編制各種檔案目錄,建立各種臺(tái)帳,認(rèn)真做好登記、統(tǒng)計(jì)工作。
。ㄈ┘薪y(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案,開展檔案史料的編研工作,積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、文件匯集、專題介紹等。積極主動(dòng)提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù)。
。ㄋ模┴(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門各種文件材料的.收集歸檔,并對(duì)各部門立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。
。ㄎ澹└鶕(jù)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
。﹪(yán)格遵守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度,積極宣傳檔案工作的重要意義,為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、助手。
。ㄆ撸┴(fù)責(zé)對(duì)本單位到期檔案的鑒定工作,按規(guī)定銷毀無保存價(jià)值的檔案材料。
(八)按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館檔案。
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第一章 總 則
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)礦山(采掘施工)企業(yè)安全生產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作,規(guī)范企業(yè)安全生產(chǎn)臺(tái)帳與檔案管理,切實(shí)推進(jìn)礦山(采掘施工)企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定,結(jié)合我市礦山(采掘施工)企業(yè)的安全生產(chǎn)的實(shí)際狀況,制定本制度。
第二條 本指南適用于本市境內(nèi)非金屬露天礦山企業(yè)、小型露天采石場(chǎng)企業(yè)和礦山采掘施工企業(yè)(以下統(tǒng)稱為礦山企業(yè))。
第三條 本指南所稱企業(yè)安全生產(chǎn)檔案是指礦山企業(yè)在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的,對(duì)國家、社會(huì)及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存與利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。本指南所稱安全臺(tái)帳是指礦山企業(yè)執(zhí)行安全生產(chǎn)法律法規(guī),標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章和落實(shí)企業(yè)安全生產(chǎn)制度過程中所形成的直接記錄材料。
第四條 礦山企業(yè)安全生產(chǎn)檔案與臺(tái)帳建設(shè)是礦山安全管理的基礎(chǔ)性工作,是維護(hù)企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)。企業(yè)對(duì)本單位安全生產(chǎn)檔案具有依法管理、保護(hù)、使用的義務(wù)和權(quán)利。
第二章 管理與職責(zé)
第五條 礦山企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),明確一位負(fù)責(zé)人主管安全生產(chǎn)檔案與臺(tái)帳建設(shè)工作。
第六條 礦山企業(yè)應(yīng)設(shè)置專用安全生產(chǎn)資料室或檔案室(柜),配備具有安全生產(chǎn)及檔案常識(shí)的專(兼)職人員,集中統(tǒng)一管理本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案,并對(duì)下屬各部門、班組、項(xiàng)目部的安全生產(chǎn)臺(tái)帳工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。
第七條 礦山企業(yè)應(yīng)建立健全本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案與臺(tái)帳管理制度。
第八條 安全生產(chǎn)檔案管理職責(zé):
。ㄒ唬 凡是在礦山生產(chǎn)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全,整理歸檔;
。ǘ 礦山企業(yè)安全管理專職機(jī)構(gòu)(部門)或企業(yè)專(兼)職安全管理人員負(fù)責(zé)本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理工作,各生產(chǎn)班組(項(xiàng)目部)專(兼)職安全管理人員負(fù)責(zé)本班組的安全生產(chǎn)檔案管理工作;
(三) 礦山企業(yè)安全生產(chǎn)專職管理人員負(fù)責(zé)收集企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在安全生產(chǎn)管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料;
(四) 安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任人員應(yīng)忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),協(xié)助本礦山各部門(班組、項(xiàng)目部)對(duì)收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
第三章 檔案的范圍、收集與移交
第九條 安全生產(chǎn)檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容:
。ㄒ唬┢髽I(yè)安全組織方面的內(nèi)容。
1、 安全生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照(營業(yè)執(zhí)照許可的經(jīng)營項(xiàng)目必須與實(shí)際相符)、采礦證;
2、企業(yè)主要負(fù)責(zé)人的任命文件和安全資格證書;
3、分管安全工作的負(fù)責(zé)人的任命文件及其資格證書;
4、企業(yè)安全管理人員的任命文件和安全資格證證書;
5、企業(yè)安全管理機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人任命文件;
6、企業(yè)安全管理網(wǎng)絡(luò)體系;
7、企業(yè)職工基本情況登記;
8、特種作業(yè)人員目錄及其資格證書復(fù)印件;
9、其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。
。ǘ 企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計(jì)劃、總結(jié)方面的內(nèi)容。
1、 企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人、企業(yè)各部門、各級(jí)、各崗位人員安全生產(chǎn)責(zé)任制;
2、 安全檢查制度(含邊坡檢查制度);
3、安全教育培訓(xùn)制度;
4、隱患排查整改制度;
5、安全教育培訓(xùn)制度;
6、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲制度;
7、生產(chǎn)安全事故報(bào)告及管理制度;
8、設(shè)備安全管理制度;
9、安全生產(chǎn)檔案管理制度;
10、 職業(yè)危害預(yù)防與勞動(dòng)防護(hù)用品管理制度;
11、應(yīng)急救援預(yù)案;
12、安全技術(shù)措施專項(xiàng)費(fèi)用管理制度;
13、民用爆炸物品領(lǐng)用與退庫制度;
14、各工種、崗位或設(shè)備安全操作規(guī)程;
15、各類安全責(zé)任制、安全管理制度及操作規(guī)程實(shí)施、修訂及作廢的文件;
16、上級(jí)部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報(bào)、記錄;
17、企業(yè)上報(bào)的各種安全生產(chǎn)方面的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料;
18、其他安全相關(guān)的法律法規(guī)材料及有關(guān)規(guī)章制度。
。ㄈ 接受安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容。
1、接受各級(jí)政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書、停產(chǎn)整頓通知書等各類執(zhí)法文書;
2、企業(yè)落實(shí)執(zhí)行各類文書所采取的措施及落實(shí)情況及其上報(bào)上級(jí)主管部門的報(bào)告及記錄;
3、接受安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
。ㄋ模 安全檢查方面的內(nèi)容。
1、具有安全生產(chǎn)檢查職責(zé)的崗位和人員登記;
2、日常檢查,隱患排查檢查記錄及整改處理情況記錄;
3、月度、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄,各類隱患排查整治報(bào)表記錄;
4、安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄;
5、各專項(xiàng)安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄及處理情況;
6、各項(xiàng)檢查的總結(jié)匯報(bào)材料及其他與安全檢查相關(guān)的材料。
(五) 安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容。
1、企業(yè)安全培訓(xùn)計(jì)劃;
2、企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓(xùn)的記錄;
3、員工三級(jí)安全教育記錄;
4、特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書及教育培訓(xùn)記錄;
5、換崗教育培訓(xùn)記錄;
6、日常安全宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié);
7、應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)。
。 安全投入方面的內(nèi)容。
1、全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃;
2、安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄;
3、隱患整改方面的投入記錄;
4、防護(hù)用品方面的投入記錄;
5、安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄;
6、安全評(píng)價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系建設(shè)、制度建設(shè)及安全生產(chǎn)管理代理方面的投入;
7、其他與安全有關(guān)的投入。
。ㄆ撸 工傷保險(xiǎn)方面的內(nèi)容。
1、參加工傷保險(xiǎn)員工的名單;
2、企業(yè)為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù);
3、發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù);
4、其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
。ò耍 職業(yè)病防治及勞動(dòng)防護(hù)用品方面的內(nèi)容。
1、企業(yè)內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類;
2、產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況;
3、接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況;
4、企業(yè)內(nèi)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄;
5、其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
6、勞動(dòng)防護(hù)用品管理制度及其落實(shí)執(zhí)行情況的記錄;
7、各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄;
8、員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄;
9、其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。
。ň牛 “三同時(shí)”管理方面的內(nèi)容。
1、有關(guān)安全設(shè)施
“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、材料;
2、“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料;
3、“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料;
4、其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。
(十) 特種設(shè)備及安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施方面的內(nèi)容。
1、特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;
2、特種設(shè)備、設(shè)施的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄;
3、特種設(shè)備設(shè)施的日常使用狀況記錄;
4、特種設(shè)備設(shè)施及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;
5、特種設(shè)備設(shè)施運(yùn)行故障和事故記錄。
6、各類安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施的種類及型號(hào)等基本情況資料;
7、各類安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施管理部門及設(shè)備運(yùn)行情況記錄;
8、各類安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄;
9、應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號(hào)及管理部門、狀況等記錄;
10、其他與安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施相關(guān)的文件、資料和記錄。
。ㄊ唬 危險(xiǎn)作業(yè)及危險(xiǎn)作業(yè)場(chǎng)所管理方面內(nèi)容。
1、企業(yè)在宕面、爆破、鏟裝、車輛運(yùn)輸、用電、機(jī)械維修等危險(xiǎn)作業(yè)或危險(xiǎn)作業(yè)場(chǎng)所安全管理制度及作業(yè)檢查情況記錄;
2、民用爆炸物品的領(lǐng)、退和使用管理記錄;
3、爆破施工方案及批復(fù)批準(zhǔn)材料;
4、配備電設(shè)備設(shè)施維護(hù)與運(yùn)行狀況記錄。
。ㄊ 事故處理方面的內(nèi)容。
1、發(fā)生事故的報(bào)告材料,事故情況經(jīng)過介紹材料;
2、有關(guān)事故分析會(huì)記錄;
3、關(guān)于事故的.原因分析、防護(hù)措施的相關(guān)材料;
4、按“四不放過”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件材料,包括:對(duì)事故責(zé)任人員進(jìn)行處理的決定文件,事故后“舉一反三”進(jìn)行教育培訓(xùn)的記錄,事故防范措施的整改方案,整改落實(shí)情況記錄等;
5、其他與事故相關(guān)的文件、材料;
(十三) 其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的專項(xiàng)活動(dòng)或?qū)m?xiàng)管理內(nèi)容
第十條 收集與移交的基本要求。
。ㄒ唬 歸檔材料須是企業(yè)在生產(chǎn)過程中形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料;
。ǘ 歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程;
。ㄈ 歸檔材料應(yīng)按照上級(jí)有關(guān)部門的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求,進(jìn)行整理、編目;
。ㄋ模 用紙、用筆標(biāo)準(zhǔn)(不用鉛筆、圓珠筆),字跡清晰;
。ㄎ澹 具有重要保存價(jià)值的電子文件,應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。
第十一條 歸檔時(shí)間。
。ㄒ唬 基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)聯(lián)材料,在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔;
(二) 礦山及礦山下屬各部門、班級(jí)、項(xiàng)目部在安全管理過程中形成的臺(tái)帳等材料可以按每月、每季或年歸檔,也可按項(xiàng)目或活動(dòng)結(jié)束后歸檔;
第十二條 安全生產(chǎn)檔案管理人員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。
第十三條 安全生產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)對(duì)各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案材料認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)(一式兩份)和檢查記錄上簽字,正式履行交接手續(xù)。
第四章 臺(tái)帳與檔案的管理
第十四條 企業(yè)安全生產(chǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況設(shè)立類目。安全生產(chǎn)檔案類目設(shè)置要層次分明,概念明確,案卷排列應(yīng)反映本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的分類體系,便于科學(xué)管理與利用。
礦山企業(yè)安全生產(chǎn)檔案按檔案的范圍建議設(shè)置以下類別:
(一) 安全組織;
(二) 安全規(guī)章制度;
(三) 監(jiān)督執(zhí)法檢查;
。ㄋ模 安全檢查及隱患排查;
。ㄎ澹 教育培訓(xùn);
(六) 安全投入;
(七) 工傷保險(xiǎn);
。ò耍 職業(yè)病防治及勞動(dòng)防護(hù)用品;
。ň牛 “三同時(shí)”管理;
(十) 特種設(shè)備及安全防護(hù)設(shè)備管理;
。ㄊ唬 危險(xiǎn)作業(yè)管理;
。ㄊ 事故管理。
第十五條 礦山企業(yè)日常安全生產(chǎn)臺(tái)帳應(yīng)按照企業(yè)安全生產(chǎn)管理工作的實(shí)際,執(zhí)行安全規(guī)章制度,落實(shí)安全措施,應(yīng)形成以下基本的臺(tái)帳:
。ㄒ唬┳鳂I(yè)環(huán)境安全條件記錄;
。ǘ┞殬I(yè)衛(wèi)生健康記錄;
。ㄈ┌踩a(chǎn)會(huì)議記錄;
。ㄋ模┌踩即虢(jīng)費(fèi)提取和使用記錄;
。ㄎ澹┌踩a(chǎn)教育培訓(xùn)記錄;
。┌踩a(chǎn)大檢查記錄;
。ㄆ撸┊(dāng)日安全生產(chǎn)管理記錄。
第十六條 礦山應(yīng)配置保存安全生產(chǎn)檔案的專用柜屜和保護(hù)設(shè)備,采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施,確保安全生產(chǎn)檔案安全。對(duì)破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第十七條 安全生產(chǎn)檔案保管期限不得少于3年。
第十八條 礦山企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須辦理好安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
企業(yè)檔案管理制度6
人力資源檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理方式之一,儲(chǔ)存了有關(guān)企業(yè)人員全面的個(gè)人情況和個(gè)人掌握的知識(shí)技能等綜合信息。目前,現(xiàn)代企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化,提出對(duì)人力資源檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合的要求,將其轉(zhuǎn)化為直接利用的數(shù)字信息。但現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理平臺(tái)的構(gòu)建目的將不僅僅是對(duì)個(gè)人信息和知識(shí)情況的存儲(chǔ),更是需要以人所掌握的知識(shí)作為管理單位,把這類信息及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)布出來,滿足企業(yè)不同層級(jí)的人員對(duì)知識(shí)共享、快捷及利用的需求。
1、系統(tǒng)平臺(tái)需求分析
基于現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建,必須從企業(yè)全局角度來著眼,以目前企業(yè)已擁有的管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的兼容性作為開發(fā)基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的科學(xué)管控與組織知識(shí)的充分共享,使人力資源檔案管理思想與現(xiàn)代企業(yè)管理文化進(jìn)行接壤,提高企業(yè)人才的整體協(xié)作性和團(tuán)隊(duì)人才意識(shí)。因此,系統(tǒng)必須考慮以下幾個(gè)方面:首先,系統(tǒng)建設(shè)需要以檔案法律法規(guī)為準(zhǔn)繩,保障企業(yè)人員對(duì)檔案信息的隱私權(quán)和知情權(quán);人力資源檔案系統(tǒng)信息的收集符合法律法規(guī)的要求,滿足企業(yè)員工自愿參與的原則。
其次,系統(tǒng)建設(shè)必須以目前企業(yè)管理系統(tǒng)的特性作為參照,主要體現(xiàn)在系統(tǒng)平臺(tái)必須與企業(yè)管理系統(tǒng)具有良好的交互性、兼容性以及技術(shù)的融合性上,為系統(tǒng)平臺(tái)與企業(yè)對(duì)接減少阻礙。再次,系統(tǒng)平臺(tái)的功能設(shè)計(jì)必須從雙方面的利用角度進(jìn)行考慮,不僅對(duì)企業(yè)管理者提供幫助,更要肩負(fù)起對(duì)企業(yè)員工利用需求的`責(zé)任;建立專人專用賬戶的用戶權(quán)限,方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外,對(duì)于企業(yè)核心價(jià)值的技術(shù)信息必須進(jìn)行嚴(yán)格保密。數(shù)據(jù)保存必須考慮到突發(fā)狀況和外在環(huán)境改變等因素,保持信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。最后,以企業(yè)利益最大化為根本目標(biāo),縮減到企業(yè)投入最低成本。
2、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
現(xiàn)代人力資源管理平臺(tái)主要包含三部分功能:用戶個(gè)人信息認(rèn)證、企業(yè)員工知識(shí)共享、系統(tǒng)管理三個(gè)模塊。以上三種功能通過B/S網(wǎng)絡(luò)模式可以實(shí)現(xiàn):普通用戶登陸后經(jīng)過系統(tǒng)的授予權(quán)限,可以對(duì)個(gè)人的身份相關(guān)信息進(jìn)行校對(duì),個(gè)人有關(guān)信息如果有誤,可以向系統(tǒng)管理人員提供機(jī)構(gòu)證明,管理人員對(duì)系統(tǒng)個(gè)人信息進(jìn)行修改、刪除、增加新錄入,并且該用戶可以利用賬號(hào)分享本人或所在機(jī)構(gòu)所掌握的技能知識(shí),平臺(tái)提供多用戶進(jìn)行在線交流等功能;系統(tǒng)管理員按照企業(yè)內(nèi)的層級(jí)和不同部門分類設(shè)置不同用戶權(quán)限,用戶可以通過賬號(hào)查詢企業(yè)知識(shí)信息庫;系統(tǒng)管理人員不僅具有普通用戶的權(quán)限,還可以對(duì)系統(tǒng)的管理模塊進(jìn)行管理,對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置,同時(shí)還必須肩負(fù)起對(duì)知識(shí)庫的更新和信息審核的責(zé)任。
現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺(tái)頁面是與員工直接對(duì)話的窗口,必須為企業(yè)員工提供多分類頻道,幫助其獲得最新資訊,建立如分類導(dǎo)航、知識(shí)庫查詢、業(yè)務(wù)查詢、信息反饋、即時(shí)信息發(fā)布、用戶在線交流等等功能。知識(shí)信息庫錄入與最新知識(shí)發(fā)布只向管理人員賬戶權(quán)限開放,普通賬戶對(duì)知識(shí)信息的更改或增加,可以通過信息反饋系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)管理人員提出申請(qǐng),得到及時(shí)回復(fù)。
3、現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺(tái)的技術(shù)架構(gòu)
結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案平臺(tái)的功能分析,筆者提出了對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的主站點(diǎn)及其各有關(guān)站點(diǎn)設(shè)計(jì)方式,包括充分考量了現(xiàn)代企業(yè)在實(shí)踐應(yīng)用所需欄目,借此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設(shè)置更為合理、欄目可以對(duì)哪些用戶可以公開,以及人力資源檔案平臺(tái)信息庫需要?jiǎng)?chuàng)建檔案資源信息和知識(shí)庫信息內(nèi)容等。因?yàn)橹R(shí)庫與人力資源檔案信息庫處于系統(tǒng)平臺(tái)的后臺(tái)位置,并且與平臺(tái)的表層頁面相對(duì)分開;谝陨咸攸c(diǎn),現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺(tái)主要采用普遍應(yīng)用的三層式B/S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。
第一,企業(yè)人力資源檔案管理系統(tǒng)表示層。表示層是應(yīng)用于系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)與企業(yè)用戶的直接接口,擔(dān)負(fù)起將系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為用戶最易于接受的表現(xiàn)形式。此外,現(xiàn)代人力資源檔案系統(tǒng)表示層不僅對(duì)系統(tǒng)內(nèi)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化,而且該系統(tǒng)將員工所掌握的知識(shí)、技術(shù)方法以及管理方法進(jìn)行形式轉(zhuǎn)化存儲(chǔ)到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。
第二,企業(yè)人力資源檔案系統(tǒng)邏輯層。系統(tǒng)邏輯層作為存儲(chǔ)資源庫的實(shí)踐應(yīng)用,管理存儲(chǔ)系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)信息的收集與邏輯存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫并接受用戶各類訪問。邏輯層依照用戶對(duì)信息的需求進(jìn)行分析、對(duì)平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)。設(shè)置以下模塊如個(gè)人人力資源檔案信息、部門信息、信息反饋、個(gè)人知識(shí)發(fā)布、知識(shí)庫查詢、系統(tǒng)管理等,相應(yīng)的登錄用戶分為一般用戶和管理人員賬戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作。
個(gè)人人力資源檔案信息管理主要針對(duì)企業(yè)員工個(gè)人信息的全面概括,可以通過信息反饋模塊對(duì)信息中存在的偏差與系統(tǒng)管理員進(jìn)行溝通,對(duì)身份信息進(jìn)行修改和添加;系統(tǒng)管理包括用戶權(quán)限管理、在線反饋、知識(shí)審核、知識(shí)在線發(fā)布、登錄日志等;權(quán)限管理主要對(duì)系統(tǒng)登錄賬戶根據(jù)所處部門和級(jí)別進(jìn)行合理授權(quán);知識(shí)信息發(fā)布管理是根據(jù)用戶通過賬號(hào)主動(dòng)分享的知識(shí)通過管理員進(jìn)行審核,一方面按照信息收集準(zhǔn)則進(jìn)行分類入庫;另一方面通過員工登錄日志,對(duì)高頻的搜索話題進(jìn)行匯總,來對(duì)信息進(jìn)行即時(shí)發(fā)布;系統(tǒng)維護(hù)通過管理人員賬戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期日常維護(hù)。
4、系統(tǒng)管理平臺(tái)安全保障制度的建立
企業(yè)人力資源檔案管理平臺(tái)獲得企業(yè)員工信賴的基礎(chǔ),是以保障該系統(tǒng)提供安全、高效、準(zhǔn)確的信息作為前提。因此,根據(jù)信息庫的信息內(nèi)容特征,本系統(tǒng)可以采用以下的技術(shù)安全手段與安全制度,保持信息系統(tǒng)的安全化管理以及知識(shí)信息的安全。
第一,唯一的身份賬號(hào)。系統(tǒng)管理人員在企業(yè)員工應(yīng)聘進(jìn)入企業(yè)工作時(shí),就針對(duì)其職能身份進(jìn)行了認(rèn)定,分配了一個(gè)專用賬號(hào),此種方式可以防止員工進(jìn)行多次注冊(cè),避免服務(wù)器的過重負(fù)擔(dān)和多用戶身份混亂帶來不安全因素,使系統(tǒng)平臺(tái)的用戶操作限定在特定對(duì)象,幫助系統(tǒng)平臺(tái)在日后利用信息統(tǒng)計(jì)與訪問追蹤統(tǒng)計(jì)提供了真實(shí)數(shù)據(jù)。
第二,對(duì)所有員工賦予特定的身份權(quán)限與核心技術(shù)知識(shí)進(jìn)行加密處理。企業(yè)員工獲得的權(quán)限,必須進(jìn)行分級(jí)設(shè)定,保障系統(tǒng)平臺(tái)多種功能得到準(zhǔn)確與高效的發(fā)揮。處于企業(yè)內(nèi)不同職位的員工,對(duì)系統(tǒng)可以進(jìn)行不同操作。沒有得到管理人員對(duì)相關(guān)權(quán)限的審批,普通用戶是無法對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行越權(quán)操作。因此,權(quán)限設(shè)置不僅使系統(tǒng)平臺(tái)管理更為便捷,也為系統(tǒng)平臺(tái)操作安全提供保障。其次,人力資源管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫還為企業(yè)存儲(chǔ)相關(guān)核心技術(shù)數(shù)據(jù),不同密級(jí)的知識(shí)需要核心人員掌握,而并非可以對(duì)所有人員開放利用;谝陨弦蛩,員工的身份與核心知識(shí)加密設(shè)置不同進(jìn)入權(quán)限,可以根據(jù)其不同部門的職能屬性與層級(jí)職務(wù)大小進(jìn)行科學(xué)的權(quán)限分配,時(shí)刻保持信息庫內(nèi)的知識(shí)信息處于穩(wěn)定與可控中。
第三,為保證整個(gè)系統(tǒng)的信息安全,必須對(duì)原有系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期的備份,嚴(yán)格編制系統(tǒng)操作守則,并要求所有員工嚴(yán)格遵守,保證信息系統(tǒng)得到安全操作。
企業(yè)檔案管理制度7
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用,查閱檔案資料時(shí)需辦理查閱登記手續(xù),填寫"借閱登記表"。查閱黨組會(huì)議記錄須注明借閱用途,并經(jīng)黨組主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
2、外單位查閱檔案資料,須持所在單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以查閱。
3、查閱檔案,只限于在指定場(chǎng)所進(jìn)行,未經(jīng)批準(zhǔn),不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴(yán)守機(jī)密,不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
5、查閱檔案和需復(fù)。ú糠只蛉浚n案材料的,應(yīng)在利用效果登記表上注明,并經(jīng)登記。
6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進(jìn)行,查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案,檔案管理員接到查詢申請(qǐng)后,按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。
7、要愛護(hù)檔案,不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等,如發(fā)現(xiàn)有上述情況者,按《檔案法》規(guī)定進(jìn)行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿,查閱檔案資料者,要及時(shí)將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的`查閱,查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》,對(duì)借閱和利用進(jìn)行登記,以更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
企業(yè)檔案管理制度8
第一條 為加強(qiáng)檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息的作用,有效保存和應(yīng)用檔案信息,制定本制度。
第二條 本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等,包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條 公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條 調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來源,負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)送工作。
第五條 各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存,要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持適當(dāng)?shù)?通風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條 工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時(shí)提供。
第七條 舊管網(wǎng)改造時(shí),由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪,及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的,應(yīng)同步更新。
第八條 檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條 檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的,應(yīng)按要求歸檔。
第十條 保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存,需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條 未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條 本制度從20xx年1月1日起執(zhí)行。
企業(yè)檔案管理制度9
一、總則
為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作,特制定本制度。
二、文件材料的收集
第一條收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集起來。其中應(yīng)以公司產(chǎn)生的具有長遠(yuǎn)或重要參考價(jià)值的文件材料作為保存的重點(diǎn),具體包括以下各項(xiàng):
(一)上級(jí)來文
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。
。ǘ┕疚募牧
1、會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;
2、公司頒發(fā)(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)搞、印制稿、重要
文件的修改稿;
3、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要往來函件、談判記錄、會(huì)議記錄、協(xié)議等文件;
4、公司與各級(jí)行政部門往來公文,下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;
5、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
6、反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;
7、公司檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;
8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬薄、審計(jì)等文件材料;
9、公司黨委、團(tuán)委、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;
10、公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄;從外單位帶回的與公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、圖紙文件、購置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;
12、公司成立、合并、撤銷、更改、注冊(cè)登記資料、人員編制等文件材料;
13、公司制訂的工作條例、章程、制度等文件材料;
14、公司的歷史沿革、大事紀(jì)、年鑒,反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
15、公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、干部、工人名冊(cè)以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、調(diào)動(dòng)等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;
16、公司員工調(diào)動(dòng)、行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根;
17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);
18、公司訴訟的各類證據(jù)、記錄、協(xié)議、判決等文件。
19、公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
20、公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考查總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;
21、各種普查工作中形成的文件材料;
22、公司訴訟的各類證據(jù)、記錄、協(xié)議、裁決等文件。
第二條收集應(yīng)注意的.問題
。ㄒ唬┪募暮透郊瑫r(shí)收集。
。ǘ┮话阄募淮嬗”竞屯旮,其他底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。
。ㄈ┳髡、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。
。ㄋ模┯蓄I(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單,應(yīng)隨文件一起存檔。
(五)有請(qǐng)示無批復(fù)或有批復(fù)無請(qǐng)示的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊,沒有書面文件的,應(yīng)注明情況,并加蓋公章。
(六)用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
(七)經(jīng)多方查找,證明確實(shí)已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱,注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。
三、立卷歸檔
公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。
第三條文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性,在收藏時(shí)間上分為永久、長期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
第四條立卷分工
。ㄒ唬└鲉挝恍纬傻奈募,自行立卷;
。ǘ┥霞(jí)黨委文件,由黨委辦公室立卷;
。ㄈ┫录(jí)單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件,由承辦部門立卷;
。ㄋ模┥霞(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件,由承辦部門立卷;非專業(yè)性文件,由辦公室立卷;
第五條歸檔
。ㄒ唬└鲉挝挥4月底前將上年度文件材料立卷完畢,整理存檔,特別重要的檔案材料等,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。
。ǘ└鞣N文件、資料,按性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理,必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
。ㄈ┚哂胁煌瑑r(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷注明。
(四)案卷必須整齊排序,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。
四、檔案保管
第六條檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
第七條膠片、照片、磁帶要專柜密封保管,膠片和照片、母片的拷貝要分別存放,必要時(shí)采用專用廚具進(jìn)行保存。
第八條底圖入庫要認(rèn)真檢查,平放或卷放。
第九條庫藏檔案要定期核對(duì),做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
五、檔案借閱
第十條借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。
第十一條借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,不得讓無關(guān)人員翻閱。
第十二條借閱時(shí)間最長不得超過一個(gè)月,確因工作需要不能到期歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。
第十三條歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面清點(diǎn)清楚,并在借閱登記薄上及時(shí)注銷。
第十四條凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
第十五條底圖一般不予外借。
六、檔案銷毀
第十六條對(duì)已過期并失去保存價(jià)值的文件材料,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),派專人進(jìn)行銷毀。
七、檔案統(tǒng)計(jì)
第十七條銷毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
第十八條要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第十九條除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。
第二十條統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。
第二十一條對(duì)永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),以便反映檔案的不同價(jià)值和庫存發(fā)展趨勢(shì)。
八、檔案保密
第二十二條檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
第二十三條不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。第二十四條檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
企業(yè)檔案管理制度10
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1 、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中:一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2 、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3 、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作,負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的.檔案資料。
4 、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5 、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1 、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2 、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3 、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的,綜合處保存復(fù)印件。
4 、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出
企業(yè)檔案管理制度11
檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中:一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作,負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的,綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù),屬付款性質(zhì)的,由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問題的,由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的,由工程處保存原件。其他重要報(bào)告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,主管經(jīng)理保存一份,財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的`專門庫房,各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保管期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料,屬借閱部門經(jīng)辦的,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料,須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合處長報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
企業(yè)檔案管理制度12
一、目的:
為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循,特制定本規(guī)則。
二、內(nèi)容:
1、歸檔制度
。1)對(duì)資料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔要求。
。2)按照資料屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的.具體位置。
。3)將資料放入檔案,并輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對(duì)一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或?qū)τ行n案發(fā)生疑問之后也要進(jìn)行檢查核對(duì)
3、保衛(wèi)制度
。1)、指定專人負(fù)責(zé)檔案保管。
。2)、備齊必要的存檔設(shè)備。
。3)、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
。4)、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
4、統(tǒng)計(jì)制度
。1)人事檔案的數(shù)量。
。2)人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
。3)檔案整理和保管情況。
。4)檔案及設(shè)備利用情況。
5、轉(zhuǎn)遞制度
檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動(dòng)等原因引起,(1)取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
(2)填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄;
(3)按發(fā)文要求包裝、密封
6、借檔制度
(1)由有關(guān)單位部門開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加斧章。
。2)其次,人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;
(3)證明材料由人事處審閱,加斧章,然后登記、發(fā)出。
企業(yè)檔案管理制度13
(一)總則
一、本管理制度旨在確保公司文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確,促進(jìn)部門內(nèi)部及部門和上級(jí)部門的信息溝通,提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以部門名義發(fā)布的各類公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知、意見及規(guī)定等等,上級(jí)主管部門下達(dá)的各類公文,以及各部門上報(bào)的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。
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1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記,填寫應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí),并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的指示及文件內(nèi)容的`緩急,及時(shí)將文件送達(dá)部門領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱,并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺,并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。
4、分團(tuán)委各部門每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng),應(yīng)上交相應(yīng)的計(jì)劃和總結(jié),未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿,打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中,電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記,查看是否有圖片并做好備注,上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容,做好相應(yīng)的登記。
7、分團(tuán)委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件,但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容,查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。
。ㄈ┌l(fā)文制度:
1、部門各類文件指在公司內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息;向上級(jí)部門請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。
2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿,起草完畢后交有關(guān)人員審定,審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單,并將文件按部門統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記,部門任何發(fā)送文件都得做好登記,該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存,不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋部門相應(yīng)的公章。
5、對(duì)每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
企業(yè)檔案管理制度14
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識(shí),確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的'檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級(jí)。
第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管,并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會(huì)和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng),應(yīng)按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自20xx年9月1日起實(shí)施。<國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。
企業(yè)檔案管理制度15
一、文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的`各種文件,具體由辦公室負(fù)責(zé)。
二、對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定、登記。
三、本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
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