關(guān)于高效管理控制會議時間的方法

　　會議是行政管理工作中制定決策方向，促進貫徹落實，增進集思廣益，解決實際問題，提高效率水平的重要手段和途徑�？茖W(xué)地利用這一重要管理工具，不僅可以使會議本身高效成功。也可以提高會議議題所涉及的工作事項的效能。以下是小編幫大家整理的關(guān)于高效管理控制會議時間的方法，希望能夠幫助到大家。

　　高效管理控制會議時間的方法 篇1

　　制定22分鐘的會議 — 誰規(guī)定會議時間應(yīng)該是半小時或1小時的？這樣的會議時間是不是有數(shù)據(jù)支撐？當(dāng)然沒有。30分鐘或者60分鐘這點時間要是留給每個人去闡述、辯論自己的觀點顯然不夠，平均每個人需要1小時才能把思路理清。實際上不是所有的會議都可以控制在22分鐘內(nèi)，但是很多會議是可以控制的，我們可以盡可能的嘗試將會議的時間控制的越短越好。

　　1、有一個基于目標(biāo)的`議程 — 有個明確目標(biāo)的議程將會使會議錦上添花、有的放矢�？梢钥紤]在白板上寫出議程的內(nèi)容，同時加粗相應(yīng)的關(guān)鍵點，由此不斷提醒大家我們這個會議需要達到什么樣的目標(biāo)。

　　2、提前3天發(fā)送會議邀請 — 雖然這可能是會議組織者的負(fù)擔(dān)，但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬不要讓會議變成大家先一起熟悉文檔，這樣做是對會議有準(zhǔn)備的那些人的懲罰。（備注：個人任務(wù)提前24小時也是足夠的）

　　3、準(zhǔn)時開始 – 準(zhǔn)時開始的會議到底有多少？答案是幾乎沒有。部分情況可能是因為Outlook等程序沒有設(shè)置多個會議時間間隔的功能。為了償還每天的會議時間債務(wù)，把時間控制在22分鐘內(nèi)可以讓你有足夠的時間來緩沖和休息。

　　4、站著開會 – 站著開會可以提醒大家不要染會議變得復(fù)雜或者引導(dǎo)到另外一個目標(biāo)上去。發(fā)表你的觀點或需求，否則就要保持安靜。如果會上產(chǎn)生分歧，可以將分歧留到會后進行處理。

　　5、不要帶筆記本電腦，只要一個主持人和會議記錄者 – 如果你能保證會議是在22分鐘內(nèi)搞定，那么你就不需要帶任何無關(guān)的東西進去，你需要做的是專心聆聽。會議中只需一個人主持、一個人記錄即可。

　　6、沒有電話，以及其他 – 理由同上

　　7、注意會議重點！阻止議題蔓延 — 如果你有議程，會議主持人就要讓所有參會者遵守議程。如果議程已經(jīng)OK，那么開會的時候要確保會議討論離議題太遠(yuǎn)。

　　8、盡可能快的發(fā)送會議記錄 – 如果會議控制在了22分鐘，那么就需要在第二次會議前盡快的將會議內(nèi)容和決議發(fā)出來。

　　高效管理控制會議時間的方法 篇2

　　會風(fēng)見作風(fēng)。我們常講，改進會風(fēng)，務(wù)求實效。講實效，既講實在的效果，也說實際的效率。如何高效組織會議、有效控制時間、圓滿完成工作？我們可以結(jié)合“1+3”辦會模式，一起討論，尋找答案。

　　所謂“1”，就是樹立一個理念

　　樹立重在務(wù)實、要在充實、貴在落實的辦會理念，堅決破除形式主義、官僚主義，提高會議效率，提升工作質(zhì)量，改會風(fēng)、轉(zhuǎn)作風(fēng)、樹新風(fēng)。

　　堅持問題導(dǎo)向辦會。開短會、講短話、戒空話、去套話，把精力放在解決問題上，把時間用在落實工作中，瞄著問題去，追著問題走，多開事半功倍的會。

　　堅持創(chuàng)新思路辦會。充分運用新思路、新辦法、新技術(shù)控制會議時間，突破僵化模式，改進會議形式，使長會變短、短會變實。

　　堅持精簡節(jié)約辦會。嚴(yán)格控制會議的規(guī)模和時間，減少人力、物力、財力投入，實現(xiàn)會議效益最大化。

　　堅持建章立制辦會。先立規(guī)矩后開會，對照中央八項規(guī)定精神和相關(guān)要求，填空白、補短板、疏堵點，加強制度建設(shè)，完善機制保障，注重規(guī)范與效率之間的平衡，用制度管會，讓規(guī)矩控時。

　　所謂“3”，就是把握三個步驟

　　做好會前功課、會中提醒和會后小結(jié)，從環(huán)節(jié)入手，細(xì)節(jié)落腳，出“組合拳”，打“主動仗”，找準(zhǔn)高效會務(wù)的切入點和突破口。

　　做好會前功課

　　謀劃在前。會前主動熟悉會議情況，緊緊圍繞會議主題，著眼議程安排、議題設(shè)置、議事環(huán)節(jié)等方面，優(yōu)化會議流程，科學(xué)安排時間，拿出一份能操作、可落實、高時效的會議方案，掌握高效辦會主動權(quán)。

　　推演在前。會前靜下心來，在腦海里全程推演各個環(huán)節(jié)的時長。帶著問題意識來推演，本著實戰(zhàn)精神去解決，對可能延時的環(huán)節(jié)，提前有對策；對可能超時的人員，提前去對接；對可能拖時的事項，提前去優(yōu)化。

　　比如，一些有人上臺發(fā)言的會議，可在臺口附近預(yù)留一個機動座位，前一位上臺發(fā)言，后一位到此等候，快速銜接，節(jié)省時間，等等。要多做實戰(zhàn)推演，不做“紙上談會”。

　　熱身在前。打足提前量，熱身很重要。要重視會前的溝通協(xié)調(diào)工作，討論復(fù)雜議題，提前召開通氣會協(xié)商；議定重大事項，提前征求各方面意見；召開一般會議，如無保密要求，提前分發(fā)材料、周知議題，讓與會人員提前熱身準(zhǔn)備，提前進入狀態(tài)、熟悉情況，有的放矢發(fā)言，節(jié)省臨時研閱和會上思考時間。

　　做好會中提醒

　　一次會議，既有既定安排的程序性因素，也有隨機出現(xiàn)的不確定因素，有效控制會議時間，需要現(xiàn)場的有效引導(dǎo)和時間管理，重點做好“會中六提醒”。

　　一是開門見山鄭重提醒，簡明的開場白，講清會議的時長、發(fā)言的時限，共同尊重遵守會議規(guī)則。

　　二是叫停跑題策略提醒，引導(dǎo)大家圍繞中心議題充分討論、發(fā)表意見，出現(xiàn)跑題情況時，有策略地叫停，把發(fā)言內(nèi)容控制到當(dāng)前議題上，聚焦實質(zhì)性問題的討論。

　　三是控制節(jié)奏合理提醒，掌握每項議題討論時間的主動權(quán)，要對冗長的.演說、無邊的漫談、過細(xì)的闡述或不善言辭的拖沓，引導(dǎo)發(fā)言人及時亮明觀點，要用最簡單的話，講清最關(guān)鍵的事，合理控制會議節(jié)奏，不因環(huán)節(jié)進度影響整體進程。

　　四是針對超時巧妙提醒，要強化發(fā)言限時約定，稱職的主持人，不是超時的“老好人”，而是守時的“當(dāng)家人”。提醒的方式有多種，遞個紙條、給個眼神，指指手表、看看掛鐘，或直接重申時限要求。在這方面，設(shè)置語音提醒也是一個不錯的方法，提前錄制兩句語音提醒，現(xiàn)場計時，到時播放，如“您的發(fā)言時間還有一分鐘”“您的發(fā)言時間已到”，公平發(fā)言，公正限時。

　　五是化解分歧客觀提醒，會議出現(xiàn)與議題無關(guān)的長時間爭辯，這既是與對方觀點的較真，也是與會議時間的較量，無聊的爭論要打斷，有益的辯論要引導(dǎo)，不要讓寶貴的會議時間與漫長的爭辯過程賽跑。

　　六是現(xiàn)場研判即興提醒，一些小范圍調(diào)研會，可圍繞主題現(xiàn)場出題，即興提醒，不需照本宣科，共同輕松答題，主題聚焦了，氣氛輕松了，時間也寬松了。

　　做好會后小結(jié)

　　小結(jié)不小，值得重視。將“有效控制時間”納入小結(jié)范疇，便可梳理出與控時提效有關(guān)的諸多會務(wù)要素，比如：會后對照議題用時、發(fā)言用時、轉(zhuǎn)場用時、休會用時、合影用時、視頻用時、材料用時、主持用時等情況，梳理完善控時措施。以“材料用時”為例，可小結(jié)如下：這次會議，通過精簡壓縮匯報材料字?jǐn)?shù)控時情況如何；口頭匯報材料轉(zhuǎn)為書面提交材料后省時情況如何；匯報方式優(yōu)化為PPT形式后用時情況如何；等等。要做到動態(tài)完善，常態(tài)積累，在研究狀態(tài)下工作，在總結(jié)規(guī)律中改進，一會一小結(jié)，一會一提效。

　　也許，此時此刻，你又與一個會議相遇，或承辦，或主持，或參與，如有必要，不妨行動起來，做一次會議時間的瘦身，這是一件很有意義的事情。

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