分享實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的方法探究

　　實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的方法探究

　　一、辦公室行政管理精細(xì)化的概念

　　精細(xì)化是管理的新方向論文聯(lián)盟,是以科學(xué)管理為基礎(chǔ),以精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)為特征,致力于降低管理成本,提高管理效率的一種管理方式。精細(xì)化管理是加強管理、提升效率的必經(jīng)之路。

　　二、辦公室行政管理精細(xì)化的內(nèi)容與要求

　　要想推進辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化的管理，抓好以下5個方面的工作：

　　一是要定崗定責(zé)，權(quán)責(zé)對等。要按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，健全辦公室工作的責(zé)任體系。所謂“定崗”，就是要根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位。所謂“定責(zé)”，就是要明確界定崗位職責(zé)，確定工作銜接的節(jié)點和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合。所謂“定標(biāo)準(zhǔn)”，就是要按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求，將各項管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個工作崗位，形成崗位工作規(guī)范。在優(yōu)化流程的前提下建立健全體系，從機制上保證權(quán)責(zé)一致，是推行辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的重點。

　　二是優(yōu)化流程，保障有序運作。建立科學(xué)簡約、清晰明了的工作流程，是推進辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的前提。要借鑒現(xiàn)代管理理論，健全和優(yōu)化辦公室各項工作流程。要根據(jù)辦公室職能，建立信息調(diào)研,使各項工作均依流程運行。在流程設(shè)計中要做到目標(biāo)明確，環(huán)節(jié)清晰，努力實現(xiàn)各環(huán)節(jié)間的“無縫銜接”，有機配合，信息共享，既相互促進又相互制約，既提高效率又減少出錯率。

　　三是實行考核評議，提高績效。要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)。對那些程序性、易于量化的工作，盡可能設(shè)計量化指標(biāo)；對那些非程序性、主觀因素較強的工作，設(shè)計必要的定性評價的指標(biāo)。要采取科學(xué)的考核方法。充分運用行政管理信息系統(tǒng)，自動選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)。對一些難以量化的指標(biāo)，輔之以必要的人工方式，人機結(jié)合，提高考核效率。堅持綜合考核和分類考核相結(jié)合，通過綜合考核對辦公室整體職能發(fā)揮情況進行全面評價，通過分類考核對辦公室重點工作進行單項評價。

　　四是完善制度，夯實基礎(chǔ)。要健全從政務(wù)服務(wù)到事務(wù)管理，從外部協(xié)調(diào)到內(nèi)部運轉(zhuǎn)等辦公室各個方面的工作制度，避免出現(xiàn)管理真空。要推動健全重大事項集體決策、專家咨詢、社會公示和聽證、決策評估等科學(xué)民主決策制度，提高輔助決策質(zhì)量。要進一步完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力。要對現(xiàn)行制度進行認(rèn)真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。有了制度，關(guān)鍵是要不折不扣地抓好制度的落實。

　　五是強化保障，要改進手段。依托先進的信息技術(shù)手段支持，實現(xiàn)流程運轉(zhuǎn)、工作評價的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動化，是推進辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的必由之路。要根據(jù)拓展范圍、優(yōu)化流程、全程監(jiān)控的要求，推進綜合行政辦公信息系統(tǒng)建設(shè)。

　　三、如何做好辦公室行政管理精細(xì)化

　　建設(shè)一支高素質(zhì)的辦公室干部隊伍，是推進辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化的管理。

　　一要增強把握規(guī)律的意識。辦公室工作有其自身的特點和規(guī)律，不注意認(rèn)識和掌握它的規(guī)律，推進辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理就無從談起。要增強創(chuàng)新意識，工作不能因循守舊，必須不斷創(chuàng)新管理理念、管理方式，更好地體現(xiàn)時代性，把握規(guī)律性，富于創(chuàng)造性。要增強精益求精的意識。堅決克服大而化之的粗放式管理。

　　二是要提高科學(xué)化、精細(xì)化管理的能力。深入實際，開展調(diào)查研究，提高抓落實的能力，多占有第一手信息資料，拿出有情況、有問題、有分析、有建議的調(diào)研報告供領(lǐng)導(dǎo)參考。要提高統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的能力，充分發(fā)揮綜合部門的優(yōu)勢，善于從全局思考、籌劃、安排和處理問題。以構(gòu)建和諧團隊為目標(biāo)，營造寬松和諧的辦公室工作環(huán)境。

　　三是運用科學(xué)理論和方法指導(dǎo)推動實踐工作。推進辦公室工作的科學(xué)化、精細(xì)化管理，要以科學(xué)的理論為指導(dǎo)，不斷提高管理實效。要認(rèn)真學(xué)習(xí)借鑒現(xiàn)代管理理論，掌握現(xiàn)代管理方法，運用現(xiàn)代管理技術(shù)，拓寬管理思路。比如，學(xué)習(xí)借鑒持續(xù)改進的管理方法，及時發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地采取改進的措施，達到不斷優(yōu)化的效果。學(xué)習(xí)借鑒零差錯管理的方法，在辦公室工作中堅持零差錯標(biāo)準(zhǔn)，全面提高工作質(zhì)量和效率。

　　四是全體人員要樹立起良好的工作作風(fēng)。辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理措施的落實，要靠扎實的作風(fēng)來保證。（1）要愛崗敬業(yè)。做好一項工作，熱愛是前提，奉獻是基礎(chǔ)。提高辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理水平，必須要熱愛辦公室工作，甘于奉獻，盡職盡責(zé)，充滿激情地工作，努力在平凡的工作崗位上做出不平凡的業(yè)績。（2）要雷厲風(fēng)行。辦公室工作效率的高低，直接影響到整個機關(guān)、整個系統(tǒng)的效率，因此辦公室工作人員要有強烈的效率意識，努力做到聞風(fēng)而動，雷厲風(fēng)行，決不允許出現(xiàn)辦事拖沓、推諉扯皮等影響工作效率的行為。（3）要清正廉潔。辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，代表著領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)的形象。必須時刻牢記“兩個務(wù)必”，模范遵守廉政紀(jì)律，自重、自省、自警、自勵，一身正氣，兩袖清風(fēng)，樹立清正廉潔的良好形象。要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。辦公室工作無小事，辦公室的每項工作，諸如發(fā)一份文件、打一個電話，都可能對全局工作產(chǎn)生影響，因此，必須嚴(yán)格按照職責(zé)程序和規(guī)范要求，努力做到有百密而無一疏。（4）要牢固樹立“細(xì)節(jié)決定成敗”“天下大事，必做于細(xì)”的理念，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細(xì)微之處見精神、見水平、見魅力。

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