小公司流程管理

　　導(dǎo)語：當(dāng)我們客觀審視企業(yè)的工作時，無論是高級管理者，還是普通員工，都在將大量的時間和精力放在如何正確的做事上，下面小編為你整理的小公司流程管理，希望對你有所幫助！

　　一、識別環(huán)境

　　環(huán)境是實施企業(yè)全流程管理的一個基本前提，包括內(nèi)外兩個方面的。通過對環(huán)境因素的分析，我們可以制定相應(yīng)的流程管理策略。

　　主要的內(nèi)部環(huán)境因素包括，公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)的、崗位配置、規(guī)章制度、表單報表、信息化程度、管理文化、團隊成熟度等等。在一個企業(yè)里，如果這些因素沒有清晰的標準，或者模凌兩可似是而非，則存在一個流程驅(qū)動內(nèi)部因素規(guī)范升級的過程，如果這些因素有章可循，那么流程管理的基礎(chǔ)工作就會比較扎實，起點也會比較高。

　　主要的外部因素包括，宏觀環(huán)境、行業(yè)環(huán)境、政策監(jiān)管、技術(shù)進步、市場環(huán)境、市場驅(qū)動、替代、供應(yīng)商、競爭對手、客戶需求等等。對于一個企業(yè)來說，上述這些因素的如果對企業(yè)發(fā)展造成的挑戰(zhàn)較大或較突出，則存在一個改變組織或業(yè)務(wù)模式，以適應(yīng)外部環(huán)境的過程，流程管理可以結(jié)合組織或業(yè)務(wù)模式的調(diào)整進行，不必全面展開。如果上述因素短期內(nèi)對企業(yè)造成的影響有限或挑戰(zhàn)不大的，企業(yè)完全有能力接受這些挑戰(zhàn)，流程管理就可以更全面一些，至少通過理順流程提高客戶滿意度，化解內(nèi)部沖突，提高員工滿意度等方面做出實質(zhì)性改善。

　　二、明確目標

　　任何管理工作都是為特定目標和特定對象服務(wù)的，流程管理也不例外。

　　簡單講，流程管理的目標有兩個，一個是提高組織運行效率，另一個則是加強組織控制力。這兩個目標在實際執(zhí)行上也并不矛盾，不能因為強調(diào)效率而失去控制權(quán)，同樣也不能因為一味強調(diào)控制而影響效率，企業(yè)這個組織體正是在這種看似矛盾的激勵和約束框架中不斷發(fā)展和進步的。

　　流程的服務(wù)對象可以是針對不同的管理層級，比如高層、中層和基層，也可能針對某個部門或系統(tǒng)，比如財務(wù)部門、人力資源部門、營銷系統(tǒng)等。服務(wù)對象的不同，決定了流程層次劃分的展開程度，比如服務(wù)對象是高層，則流程細分到二級即可，服務(wù)對象是中層，則流程一般需要細化到三級或四級，針對某個部門或系統(tǒng)的流程層次甚至?xí)�細化到五級、六級甚至更多。這里需要強調(diào)的一點是，流程管理并不是越細越好。眾所周知，管理是有成本的，任何的管理動作都會不同程度的涉及到公司的成本開支，這也會大大影響流程管理工作的深化程度。

　　近些年來，我們發(fā)現(xiàn)，在管理實踐中大多數(shù)的流程管理工作的目標都會跟戰(zhàn)略、集團管控、信息化、內(nèi)部控制系統(tǒng)、風(fēng)險管理等管理主題結(jié)合起來。脫胎于內(nèi)控和風(fēng)險管理的流程管理體系，在脈絡(luò)上更加清晰和完善，無論是在流程結(jié)構(gòu)、流程表達、涉及制度和表單等方面，都更有利于企業(yè)的理解、接受、推動和實施，更何況這套流程體系（控制活動）本身就是為財務(wù)報表的準確性提供服務(wù)，同時還兼顧了資產(chǎn)安全性、決策有效性、活動合規(guī)性等多個方面，體系在業(yè)內(nèi)的實踐效果明顯要優(yōu)于其他體系。

　　基于全流程管理對于流程體系建設(shè)要求的嚴謹性、系統(tǒng)性、先進性和科學(xué)性，所以在這里我們優(yōu)先推薦基于內(nèi)控或風(fēng)險管理的流程管理體系，但在應(yīng)用上需要結(jié)合流程管理自身的特點加以修正。

　　三、確立理念

　　流程管理與職能管理最大的區(qū)別就在理念上。

　　流程管理意味著要建立服務(wù)客戶的理念，而職能管理更多強調(diào)的是等級和規(guī)則。這是管理的一般規(guī)律，不管你怎么去強調(diào)服務(wù)的功能，只要你的組織是職能制的組織，你就脫離不了這個一般規(guī)律。然而，流程管理卻不同，流程管理倡導(dǎo)組織的扁平化，尤其是在微信、微博、移動通信等新型溝通工具推出以后，組織的扁平化在技術(shù)上已沒有任何障礙，每一個流程都可以是一個小生態(tài)，每一個流程都可以是一個自組織，生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系就這樣在一個個活動的溝通協(xié)調(diào)的細節(jié)中發(fā)揮著相得益彰的作用。

　　服務(wù)客戶的理念有兩層含義，一是服務(wù)外部客戶，也就是采購我們產(chǎn)品和服務(wù)的那批人，這好理解，也天經(jīng)地義，畢竟客戶是上帝。而另一個則是服務(wù)內(nèi)部客戶，也就是需要我們提供支持和輸出成果的那批人，無論你等級高低，你都要像服務(wù)外部客戶那樣，精心細致的服務(wù)好你下一個環(huán)節(jié)的每個人，因為他們也是你的客戶，你提供活動的效率和效果，會直接影響到下一個環(huán)節(jié)的效率和效果，你的一個漫不經(jīng)心或別有用心都會造成下一個環(huán)節(jié)的拖沓或失效。

　　四、搭建架構(gòu)

　　搭建流程架構(gòu)和設(shè)計流程目錄是一個系統(tǒng)工程。

　　這個階段的工作是如此重要，因為它是整個流程體系的頂層設(shè)計，設(shè)計好了流程大廈就會美麗動人，設(shè)計不好流程大廈雖然不會輕易轟然倒塌，但也同樣會因為丑陋而讓管理層和參與者失去興趣。

　　一個涵蓋全流程的流程架構(gòu)包含三個方面，服務(wù)三個領(lǐng)域：第一個方面是戰(zhàn)略發(fā)展類流程，主要服務(wù)于公司董事會和社會，第二個方面是核心業(yè)務(wù)類流程，主要服務(wù)市場和客戶，第三個方面是經(jīng)營管理流程，主要服務(wù)于核心業(yè)務(wù)和經(jīng)營層。三大類流程相互配合，共同促進了公司的形成和業(yè)務(wù)的發(fā)展，他們是公司的神經(jīng)血脈，在公司內(nèi)靜靜流淌的，支配著各個功能主體的運動的，使得公司這個法人像一個自然人一樣矗立于世間而不倒。

　　在上述全流程架構(gòu)的基礎(chǔ)上梳理和設(shè)計流程目錄就顯得比較容易。這其中的一條重要經(jīng)驗是，雖然流程架構(gòu)和流程目錄擁有通用性的一般格式，但是在實際應(yīng)用中，還是要盡可能的與企業(yè)特點和行業(yè)特征有機結(jié)合起來，尤其是核心業(yè)務(wù)層面，更多要以業(yè)內(nèi)人員熟悉的方式和規(guī)則進行命名，這樣設(shè)計出來的流程目錄才更容易被理解和接受，才更具生命力。

　　五、描述現(xiàn)狀

　　流程架構(gòu)和流程目錄確定完成后，接下來的工作就是細致入微的了解各個流程系統(tǒng)的實際運行狀態(tài)。

　　簡單來理解，流程就是什么人依據(jù)什么前提，輸入什么資源的，提供什么活動，以及輸出什么成果的連續(xù)過程，并通過系列活動組合，實現(xiàn)特定管理目標。根據(jù)我們的了解，目前企業(yè)進行流程現(xiàn)狀描述的方式主要有四種，模板式、資料式、訪談式、問卷式。模板式和資料式有些閉門造車的嫌疑，我們這里暫不討論，此處我們重點推薦訪談式和問卷式。

　　六、透視流程

　　簡單理解，流程透視就是畫流程圖，就是讓那些看不見摸不著的業(yè)務(wù)過程顯性化。

　　繪制流程圖的方式也有很多種，主要是OFFICE軟件和流程專用軟件，目前廣為接受或者實現(xiàn)效果比較理想的方式就是VISIO工具。

　　流程圖繪制的基本技巧如下所述：

　　從一個高層次的流程開始，如有必要，到下一層次的流程，弄清流程間的關(guān)系。

　　確定每個流程的開始和結(jié)束（保持重點）。

　　為每一項活動標明負責(zé)的崗位。

　　確定關(guān)鍵輸入和輸出（表單、文件等文檔）。

　　采用標準的流程圖符號。

　　在過程中或在每一子流程的結(jié)束確認流程和技術(shù)改進機會。

　　詳細程度應(yīng)達到足以識別無效率的活動。

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　　七、聚焦重點

　　如果范范的去做一些撒胡椒的事，管理是很難抓住重點的，流程管理也是這樣。

　　即使是進行全流程管理，也要在過程中明確一些管理的側(cè)重點，并且在過程中不斷檢驗，提出更有價值的管理層議題，甚至董事會議題。很顯然，一些問題在日常的討論和溝通中就解決掉了，而一些問題必須交給公司的管理層決議，而那些提交給公司管理層甚至董事會決議的事項恰恰就是我們聚焦的重點。

　　在推進流程管理工作過程中，我們經(jīng)常與管理層探討這樣一個主題，我們的工作重點是要淡化畫流程圖，而是應(yīng)該把更多精力放到審視業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，改進管理措施，提高管理效率和實施效果上來，從而將短期內(nèi)影響工作效率的環(huán)節(jié)有效提煉出來，非常有利的促進了在機制上研究和制定各項管理改進措施。

　　八、優(yōu)化流程

　　科班理解流程優(yōu)化的方法很多。我所理解的流程優(yōu)化至少包含三層含義。

　　第一層就是規(guī)范化，就是把以往那些存在于口頭上的活動組合加以規(guī)范和顯性化，為這類活動找到公司內(nèi)部的法定依據(jù)。

　　第二層是表單化或者成果化，無論是一個活動步驟，還是一個完整流程，都必須有輸入有輸出，并且通過不斷提高輸出標準，從而逐步提高業(yè)務(wù)能力和水平。

　　第三層是信息化，在這個注重數(shù)據(jù)活動的時代，我們的各項管理工作在有條件的前提下，要盡可能的積累數(shù)據(jù)，并通過數(shù)據(jù)分析做出改善管理工作的實際動作。這似乎也有通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)企業(yè)管理的影子，雖然大數(shù)據(jù)究竟對企業(yè)管理和業(yè)務(wù)模式到底能起到什么樣的決定性改善，我們還不得而知，但這并不應(yīng)該成為我們企業(yè)組織擁抱大數(shù)據(jù)的制約，我們完全可以從點滴做起，當(dāng)大數(shù)據(jù)與企業(yè)管理真正結(jié)合之際，我們才不至于因為完全沒有準備而徹底失去節(jié)奏。

　　九、發(fā)布手冊

　　做管理不是搞時尚，而是要能夠落地和持續(xù)。

　　新的流程確定出來以后，需要進一步明確流程負責(zé)人，如果管理變革推動力度大的話，甚至可以直接改變管理當(dāng)局的層級結(jié)構(gòu)，而用流程負責(zé)人加以取代傳統(tǒng)的職能層級，任命一批流程經(jīng)理或者流程總監(jiān)，從而強化流程管理的地位和價值。

　　企業(yè)的一把手和管理層需要召開流程發(fā)布大會，正式頒布新的流程手冊。新流程手冊的頒布意味著流程設(shè)計工作的基本結(jié)束，而標志著流程實施工作才剛剛開始。

　　為了保證初期文件的動態(tài)調(diào)整，一般會推出半年到一年時間的試運行，在試運行期間，所有的文件都可以進行調(diào)整，但前提是問題導(dǎo)向和業(yè)務(wù)導(dǎo)向，而禁止針對文件本身的。

　　十、塑造文化

　　企業(yè)引進任何的管理方法或工具，對于內(nèi)部人員來講都是新事物的，如果想落地生根，必須與公司文化有機結(jié)合起來。

　　企業(yè)確定啟動流程管理工作的伊始，就標志著流程這個工具，這種思想方法，開始在企業(yè)這個組織機體內(nèi)進行根植，植入的好就會生根發(fā)芽，植入的不好同樣也會枯萎死亡。另外，我們提出流程與文化的結(jié)合，并不意味著對使命愿景價值觀的根本動搖，而是要讓流程的思想、方法、政策等融入管理實際工作當(dāng)中去。

　　甚至，更直接的做法是，當(dāng)企業(yè)管理中遇到任何問題，管理層都會提議用流程的思想對問題進行梳理，并且通過流程優(yōu)化的方式方法對問題加以系統(tǒng)解決。這其中，我們還可以進一步開發(fā)與流程管理相關(guān)的系列主題文化活動，當(dāng)流程在公司內(nèi)外上下成為茶余飯后的口頭禪，相信流程對于改善管理的最終目的才算真正達到了。

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