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做管理，一定要知道內(nèi)部控制的十大漏洞
內(nèi)部控制的權(quán)威人士AdrianCadbury爵士曾說(shuō)“公司的敗績(jī)都是由內(nèi)部控制失敗引起的”，這一點(diǎn)從中航油巨虧、四川長(zhǎng)虹壞賬等案例都得到了驗(yàn)證。以下歸納了我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制常見(jiàn)的十大問(wèn)題。
做管理，一定要知道內(nèi)部制的十大漏洞
1、出納領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表
之所以把這個(gè)問(wèn)題列在十大問(wèn)題之首，是因?yàn)樗浅Ｆ毡榍液蠊麌?yán)重。媒體上時(shí)常見(jiàn)到某某單位出納挪用公款長(zhǎng)達(dá)數(shù)年才被發(fā)現(xiàn)的消息，就是因?yàn)檫@方面內(nèi)部控制缺陷所造成的。遺憾的是，直到今天，仍有很多單位根本沒(méi)有意識(shí)到這一問(wèn)題，或雖然意識(shí)到了卻不以為然，低估了其可能造成的嚴(yán)重后果。
不相容職務(wù)分離是內(nèi)部控制的一個(gè)基本原理，通常需要分離的不相容職務(wù)包括授權(quán)與執(zhí)行、執(zhí)行與審核、執(zhí)行與記錄、保管與記錄，所謂“管錢不管賬，管賬不管錢”就是不相容職務(wù)分離原理的一個(gè)典型運(yùn)用。貨幣資金是最容易出現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)資產(chǎn)，如果由出納來(lái)負(fù)責(zé)領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，出納就有可能挪用或侵占公司貨幣資金，并通過(guò)偽造對(duì)賬單或在余額調(diào)節(jié)表上做手腳來(lái)掩蓋自己的舞弊行為。從筆者了解的情況看，80%以上的企業(yè)存在出納領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制余額調(diào)節(jié)表的現(xiàn)象，究其原因，主要從工作方便角度出發(fā)，由于出納經(jīng)常跑銀行，辦理各種收付款，于是便“順理成章”地領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制余額調(diào)節(jié)表。殊不知這種習(xí)慣做法存在巨大風(fēng)險(xiǎn)隱患，其實(shí)要防范這種風(fēng)險(xiǎn)并不難，只要改由出納以外的人來(lái)負(fù)責(zé)銀行對(duì)賬單領(lǐng)取和賬面銀行存款余額核實(shí)工作即可，關(guān)鍵是要從思想意識(shí)上重視起來(lái)。
2、“一支筆”審批，缺乏完善內(nèi)控制度和流程保障
領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”，表面看起來(lái)似乎控制很嚴(yán)格，不容易出問(wèn)題，但事實(shí)上這種“一支筆”控制反映了單位內(nèi)部控制方式的落后。首先，事無(wú)巨細(xì)都由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)審批，囿于時(shí)間和精力，領(lǐng)導(dǎo)最后可能疲于應(yīng)付，分不清主次，審批“一支筆”變成簽字“一支筆”，控制流于形式。其次，如果缺乏相關(guān)支撐信息，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法對(duì)收支合理性進(jìn)行判斷，“一支筆”就會(huì)失去控制作用。例如經(jīng)辦人員申請(qǐng)購(gòu)買某種設(shè)備，而領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有該設(shè)備經(jīng)濟(jì)可行性、價(jià)格合理性的相關(guān)數(shù)據(jù)，審批就會(huì)演變成一種過(guò)場(chǎng)。第三，領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”會(huì)造成高度集權(quán)，不利于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的制約和監(jiān)督，可能導(dǎo)致腐敗。因此，合理的內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)按照重要性程度大小，適當(dāng)分層授權(quán)，逐級(jí)審批。
3、過(guò)于依賴業(yè)務(wù)人員，企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)的開(kāi)展失去控制
企業(yè)業(yè)務(wù)資源完全掌握在業(yè)務(wù)員個(gè)人手中，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一件非常危險(xiǎn)的事情�，F(xiàn)實(shí)中經(jīng)�？梢钥吹�，不少企業(yè)的業(yè)務(wù)員一旦跳槽或離職，原有的客戶和業(yè)務(wù)關(guān)系也被隨之帶走，造成企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)人員過(guò)于依賴的被動(dòng)局面。更有甚者，有的企業(yè)業(yè)務(wù)員明地里使用單位各項(xiàng)資源，暗地里為自己或親友開(kāi)拓業(yè)務(wù)、謀取私利，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)利益。針對(duì)這種現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)通過(guò)完善制度設(shè)計(jì)，例如采取建立統(tǒng)一的客戶檔案和客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、同一筆業(yè)務(wù)有兩人以上共同參與、適當(dāng)進(jìn)行工作輪換和加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程的控制等措施，將業(yè)務(wù)員手中的客戶資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)資源，讓客戶認(rèn)的是企業(yè)本身而不是認(rèn)個(gè)人，這樣企業(yè)的業(yè)務(wù)就不會(huì)依賴于某一兩個(gè)人，從而保持持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。
4、內(nèi)部控制制度文字描述較多，流程圖和配套表單較少
很多單位有這樣一種現(xiàn)象，員工在某個(gè)崗位工作久了后變得駕輕就熟，經(jīng)驗(yàn)老到，工作起來(lái)游刃有余，而一旦這個(gè)員工因有事調(diào)離或辭職，后面接替的人員則需要花很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)熟悉情況，重新摸索工作方法。造成這種現(xiàn)象的原因是企業(yè)制度主要是文字性東西，缺乏清晰的崗位說(shuō)明和工作流程圖，執(zhí)行的人往往憑自己的經(jīng)驗(yàn)和別人“言傳身教”來(lái)做事，崗位新手在開(kāi)始階段工作不知從何入手，通常需要很長(zhǎng)一段學(xué)習(xí)和熟悉過(guò)程。因此，需要有一套完整的制度。一套完整的企業(yè)制度應(yīng)包括三部分：(1)文字描述的支撐制度文件;(2)工作流程圖或流程的文字描述;(3)相關(guān)憑證、表單、文件的樣式匯總。通過(guò)繪制清晰的工作流程圖，可以讓每個(gè)人都能一目了然地知道辦事程序、涉及的部門、人員和規(guī)章制度，而且能夠?qū)⒐ぷ餍纬傻暮媒?jīng)驗(yàn)固化下來(lái)，并且通過(guò)流程圖能比較容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的不足之處和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，從而有助于企業(yè)內(nèi)部控制的持續(xù)改進(jìn)。
5、內(nèi)部控制制度“救火式”的較多，缺乏系統(tǒng)性和完整性
很多企業(yè)的內(nèi)部控制制度都是在發(fā)展中逐步建立起來(lái)，經(jīng)常是發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)了某種問(wèn)題，于是相應(yīng)地出臺(tái)一個(gè)制度來(lái)規(guī)范。例如今天發(fā)現(xiàn)電話費(fèi)高了，就制定一個(gè)通訊費(fèi)管理辦法，明天發(fā)現(xiàn)辦公用品浪費(fèi)嚴(yán)重，就擬定出辦公用品采購(gòu)與使用辦法。這種“救火式”的制度往往只能防范已發(fā)生過(guò)的風(fēng)險(xiǎn)，而對(duì)未發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)則考慮不足。此外，這樣的制度體系無(wú)論在內(nèi)容上還是形式上，都缺乏系統(tǒng)性和完整性，沒(méi)有科學(xué)合理的分類，甚至不同制度之間存在矛盾或重疊的現(xiàn)象。有的單位還有不同部門根據(jù)自身需要制定制度現(xiàn)象，政出多門，相互打架。筆者曾經(jīng)接觸過(guò)的一個(gè)單位，僅是購(gòu)買電腦一項(xiàng)，既可以通過(guò)信息科購(gòu)買，因?yàn)樾畔⒖曝?fù)責(zé)整個(gè)單位的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng);也可以通過(guò)行政辦公室，因?yàn)殡娔X屬于辦公用品，而辦公用品歸口辦公室管理;還可以通過(guò)負(fù)責(zé)管理固定資產(chǎn)的設(shè)備科購(gòu)買，因?yàn)殡娔X是一種固定資產(chǎn)。為此，企業(yè)應(yīng)有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范，包括制度的編號(hào)、格式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí)行及其他應(yīng)注意事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，并以書面形式予以約束。
6、員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，缺乏明確的工作交接制度
任何一個(gè)崗位，總會(huì)出現(xiàn)員工因急事、生病或出差等原因不能正常上班的情形，很多單位在制度設(shè)計(jì)時(shí)都沒(méi)有考慮到員工暫時(shí)離崗時(shí)工作由誰(shuí)接替的問(wèn)題。實(shí)際操作中，在遇到員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，便臨時(shí)指派一位相關(guān)人員來(lái)兼任，但事實(shí)上，這種急時(shí)抱佛腳的做法，稍有不當(dāng)，可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)正常的工作安排中通常會(huì)將不相容職務(wù)由兩個(gè)以上的人來(lái)?yè)?dān)任，以便相互牽制，而臨時(shí)指派某人兼任的做法，可能會(huì)導(dǎo)致不相容職務(wù)由同一人擔(dān)任。例如支票印鑒平常一般都由兩人分別保管，如果因其中一人臨時(shí)有事而指派另一人暫時(shí)兼任，由一人掌握所有空白支票和印鑒的話，盜用支票的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大大增加。因此，企業(yè)有必要明確規(guī)定一些重要崗位的工作交接制度，防止員工臨時(shí)休假或出差時(shí)留下內(nèi)部控制“真空”的現(xiàn)象。
7、人員招聘時(shí)注重筆試和面試的考察，忽視背景調(diào)查
如果雇傭了不誠(chéng)實(shí)的人，那么即使是最良好的控制也無(wú)法防范舞弊。如果企業(yè)不仔細(xì)地篩選應(yīng)聘者，并因此而雇傭了不誠(chéng)實(shí)的員工，企業(yè)就很有可能遭受損害。很多企業(yè)在招聘過(guò)程中也非常強(qiáng)調(diào)應(yīng)聘者的誠(chéng)信，但較多注重于筆試或面試的考察�！叭欢�，誰(shuí)能知道在一份漂亮的簡(jiǎn)歷背后又隱藏著什么?”。背景調(diào)查則能有效發(fā)現(xiàn)應(yīng)聘者有無(wú)虛構(gòu)個(gè)人信息、是否存在不誠(chéng)信記錄、在以前雇主處工作情況，從而能幫助企業(yè)甄別應(yīng)聘者，防止將不合格人員招進(jìn)來(lái)。而且背景調(diào)查本身并不需要復(fù)雜的技術(shù)，只需要向應(yīng)聘者以前工作過(guò)單位打幾個(gè)電話或發(fā)封函件就能夠了解一些非常有用的信息，實(shí)施成本也比較低。
8、關(guān)鍵崗位無(wú)強(qiáng)制輪換或帶薪休假制度
企業(yè)員工在某一崗位工作時(shí)間長(zhǎng)了，會(huì)比較熟悉內(nèi)部控制漏洞所在，實(shí)施舞弊的可能性更大�，F(xiàn)實(shí)中，有不少挪用或貪污等舞弊現(xiàn)象都是在工作交接時(shí)被發(fā)現(xiàn)的，通過(guò)強(qiáng)制輪換，或者帶薪休假，在休假期間工作由別人暫時(shí)接替，由于員工離崗時(shí)的工作交接會(huì)受到他人監(jiān)督，那么他實(shí)施并掩蓋舞弊的機(jī)會(huì)將大大減少。美國(guó)貨幣管理局要求全美的銀行雇員每年休假一周，在雇員休假期間，安排其他接替人員做他的工作，就是為了防止員工舞弊行為。對(duì)我國(guó)企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)一些關(guān)鍵崗位，例如財(cái)務(wù)、采購(gòu)中的部分崗位，通過(guò)建立強(qiáng)制輪換和帶薪休假制度，既可以提升員工的工作能力，同時(shí)是防范和發(fā)現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)有效措施。
9、過(guò)分強(qiáng)調(diào)控制成本，將效率作為逾越制度的理由
實(shí)施內(nèi)部控制無(wú)疑需要成本，并且在一定程度上會(huì)影響到運(yùn)行效率。于是，一些單位管理人員便常常以影響效率為由，反對(duì)內(nèi)部控制措施的推行。事實(shí)上，如果將各項(xiàng)職能都交給某一個(gè)部門或某一個(gè)人去執(zhí)行，沒(méi)有必要的授權(quán)批準(zhǔn)和審核，在效率上可能會(huì)很高，但由此產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)急劇上升。因此，為了防止一些重大風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來(lái)災(zāi)難性損失，犧牲一定程度的效率是控制風(fēng)險(xiǎn)所必須付出的成本。現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常碰到的情形是，在企業(yè)推行新的內(nèi)部控制制度，往往會(huì)涉及到原有利益格局的打破和調(diào)整，這時(shí)，一些管理人員便表面上以影響效率為由來(lái)反對(duì)內(nèi)部控制新舉措推行，實(shí)際是由于個(gè)人或部門利益受到影響。因?yàn)閮?nèi)部控制制度不完善帶來(lái)的損失可能是關(guān)系到企業(yè)存亡問(wèn)題，而效率則是影響企業(yè)發(fā)展的快慢，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，不能過(guò)分強(qiáng)調(diào)成本因素而忽視內(nèi)部控制制度的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)合理權(quán)衡內(nèi)部控制的成本和效率的關(guān)系。
10、說(shuō)一套，做一套，制度放空炮
內(nèi)部控制制度是否得到有效執(zhí)行是個(gè)老生常談的問(wèn)題，卻又不得不談，很多出問(wèn)題的案例往往都不是因?yàn)橹贫热狈σ?guī)定，而恰恰是制度有明文規(guī)定卻未能遵照?qǐng)?zhí)行。內(nèi)部控制制度不能有效執(zhí)行原因主要有二：一是制度本身制定得不合理——或過(guò)于理想化，或隨著新情況出現(xiàn)，原有制度已不能適應(yīng)卻沒(méi)有及時(shí)修改——從而使得制度不具可操作性，自然也就不會(huì)被執(zhí)行;二是缺乏保證制度執(zhí)行的機(jī)制，一些單位對(duì)內(nèi)部控制執(zhí)行情況既沒(méi)有檢查監(jiān)督，又沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，內(nèi)部控制制度成為墻上擺設(shè)和一紙空文也就不奇怪了。為此，企業(yè)一方面需要提高制度可操作性，另一方面要加強(qiáng)制度執(zhí)行力，不能為制度而制度。
拓展閱讀：
內(nèi)部控制的五大方法
1．職能分離控制
它是指將某些職務(wù)分別由兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門或工作人員擔(dān)任，以避免或減少發(fā)生差錯(cuò)和弊端而進(jìn)行的控制。企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的組織分工和貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，即在制定組織組織機(jī)構(gòu)方案和向工作人員分配工作時(shí)，都應(yīng)考慮不相容職務(wù)的分離。應(yīng)當(dāng)分離的職務(wù)內(nèi)容較多，一般包括；
�。�1）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)者與執(zhí)行者應(yīng)當(dāng)分離。
�。�2）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審核者與執(zhí)行者應(yīng)當(dāng)分離。
（3）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄者與執(zhí)行者應(yīng)當(dāng)分離。
�。�4）財(cái)產(chǎn)、物資、現(xiàn)金、有價(jià)證券等資產(chǎn)保管者與同一資產(chǎn)的或有關(guān)交易的記錄者和報(bào)告者應(yīng)當(dāng)分離。
（5）資產(chǎn)的保管者與相關(guān)交易的批準(zhǔn)者應(yīng)當(dāng)分離。
（6）交易的批準(zhǔn)者與同一交易或相關(guān)資產(chǎn)的記錄者和報(bào)告者應(yīng)當(dāng)分離。
�。�7）總分類賬與明細(xì)分類賬及日記帳的記錄者應(yīng)當(dāng)分離。
辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)品質(zhì)，忠于職守，廉潔奉公，遵紀(jì)守法，不斷提高企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，并定期進(jìn)行崗位輪換。明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位分離、制約和監(jiān)督，實(shí)行錢、帳、印鑒分管責(zé)任制。
2．程序、手續(xù)控制
任何貨幣資金的收付業(yè)務(wù)都應(yīng)按其業(yè)務(wù)規(guī)律建立管理手續(xù)制度。內(nèi)部財(cái)務(wù)控制就是要使這一審批手續(xù)規(guī)范化、制度化，以減少某些不必要的開(kāi)支，并揭示出與貨幣資金業(yè)務(wù)有關(guān)的其它業(yè)務(wù)在內(nèi)部控制方面的薄弱環(huán)節(jié)。
貨幣資金的收付都必須填制或取得合理合法的原始憑證，并經(jīng)審批共復(fù)核后方可作為編制記帳憑證、登記帳簿的依據(jù)。
3．現(xiàn)金收支審批權(quán)控制
企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的
授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。
一支筆審批制度是我國(guó)一些企業(yè)在財(cái)務(wù)開(kāi)支審批方面實(shí)行涂一種制度，它強(qiáng)調(diào)企業(yè)現(xiàn)金支出必須只由一人或其授權(quán)審批方可執(zhí)行。為了使一只筆審批制度的執(zhí)行圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)的總目標(biāo)有序地進(jìn)行，對(duì)于金額較大的現(xiàn)金收支，無(wú)論常規(guī)的或是例外的，一支筆審批的權(quán)限必須分割到若干領(lǐng)導(dǎo)及職能部門分層、互相制約地行使，并且規(guī)定審批額度。這樣一定程度上發(fā)揮了
互相制約的作用，但對(duì)于每一細(xì)分權(quán)限的行使還應(yīng)有必要的監(jiān)控。因此，企業(yè)應(yīng)建立各項(xiàng)主要貨幣資金收支業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制基本程序及控制點(diǎn)，并明確每個(gè)控制點(diǎn)由三個(gè)以上分設(shè)的崗位（經(jīng)辦、審核、審批）互相制約地行使用權(quán)職責(zé)。每一個(gè)控制點(diǎn)必須經(jīng)以上三個(gè)分設(shè)崗位獨(dú)立地行使職責(zé)后方可轉(zhuǎn)至下一個(gè)控制點(diǎn)。這樣，審批權(quán)限、額度制度與控制流程及崗位互相牽制作用的控制點(diǎn)相配合，就形成了一個(gè)較為嚴(yán)密的貨幣資金內(nèi)部控制體系。
4．預(yù)算控制
貨幣資金預(yù)算的控制就是通過(guò)對(duì)現(xiàn)金投資或現(xiàn)金使用的預(yù)算，幫助企業(yè)獲得最大的收益。其主要手段是對(duì)貨幣資金的收支預(yù)測(cè)和對(duì)貨幣資金預(yù)算的編制。通過(guò)較為詳細(xì)和較為遠(yuǎn)期的現(xiàn)金收支預(yù)測(cè)和貨幣資金預(yù)算來(lái)規(guī)劃出期望的收入和所需的現(xiàn)金支出，可精確地規(guī)劃企業(yè)現(xiàn)有閑置資金是否進(jìn)行投資和經(jīng)營(yíng)中需要借款的額度和時(shí)間，以利充分發(fā)揮資金效用和盈利能力。通過(guò)對(duì)貨幣資金收支預(yù)算在執(zhí)行中的調(diào)節(jié)有利于企業(yè)貨幣資金收支不斷保持平衡，從事前對(duì)貨幣資金的來(lái)源和使用加以控制，使企業(yè)在預(yù)算期內(nèi)保持一個(gè)合理的貨幣資金余額。
現(xiàn)金預(yù)算編制者和現(xiàn)金業(yè)務(wù)核算應(yīng)分離開(kāi)，以便更有力地控制現(xiàn)金業(yè)務(wù)�，F(xiàn)金預(yù)算編制后，財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行，對(duì)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中實(shí)際現(xiàn)金收支的結(jié)果應(yīng)定期同預(yù)算比較分析。如果出現(xiàn)重大差異，可采取必要的措施來(lái)調(diào)查現(xiàn)金實(shí)際的收支結(jié)果。
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