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探究企業(yè)底圖檔案管理模式
一、企業(yè)底圖檔案管理模式的現(xiàn)狀與問題
1.底圖管理措施不到位
因種種條件制約，底圖檔案管理措施難以落實(shí)到位，從現(xiàn)狀來看，檔案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。由于對檔案管理重視程度不同，一些企事業(yè)單位的部門和人員甚至對檔案持漠視態(tài)度，聽之任之，認(rèn)為工作做了就成，檔案管理可有可無。因底圖檔案處于動態(tài)管理狀態(tài)，底圖版本重復(fù)，一些管理人員對重描、修改的底圖保管不善，制約了底圖檔案管理工作的發(fā)展。
2.對底圖檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足
由于部分企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作在思想認(rèn)識上存在誤區(qū)，因此對底圖管理工作資金、人力、物力等方面投入不足，硬件設(shè)施不齊全，底圖管理必備的條件沒有充分得到落實(shí)。有些企事業(yè)單位底圖多，但卻沒有專用底圖室或者底圖室狹窄，“八防”設(shè)備不配套，造成底圖折疊、破裂、發(fā)黃、易脆等，直接影響底圖的利用效果。
3.規(guī)章制度建設(shè)滯后
在底圖接收、整理與入庫，底圖查閱利用，底圖掃描與掛接，底圖修改與作廢，底圖抽曬復(fù)制等方面，缺乏一整套完善的管理制度和行之有效的辦法，大部分企事業(yè)單位沒有把檔案管理列入相關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任制，缺乏貫徹落實(shí)的考核與保障措施。例如：對于科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中和項(xiàng)目完成后如何確保底圖檔案的完整性，一直缺少有力的措施和依據(jù)，由于檔案人員無法實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目開展過程的情況，因而無法確定底圖是否符合要求，是否真正地齊全完整。
二、采取相應(yīng)措施，加強(qiáng)對底圖檔案管理的力度
1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
作為新時(shí)代的檔案管理工作者，學(xué)習(xí)是關(guān)鍵之關(guān)鍵。檔案管理人員要在加強(qiáng)政治理論、法律法規(guī)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，努力學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。各單位在檔案隊(duì)伍建設(shè)上要選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的同志從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮其積極性和創(chuàng)造性，使他們在各自的工作崗位上積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為社會的不斷進(jìn)步發(fā)展提供有價(jià)值的檔案信息資源。
2.健全制度，規(guī)范底圖檔案管理程序
底圖檔案是技術(shù)人員在科技活動中產(chǎn)生的，因此，必須加強(qiáng)底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，做到每個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)可依，有章可循�？茖W(xué)合理的制度有利于促進(jìn)工作的有效開展，建立底圖檔案工作制度必須遵循以下要求：一是科學(xué)合理。制度應(yīng)符合本單位特點(diǎn)和底圖管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。二是簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。三是注意約束的雙向性。也就是既要約束領(lǐng)導(dǎo)又要約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度能否順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。四是堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3.必須把住底圖檔案歸檔入庫關(guān)
由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質(zhì)量，必須嚴(yán)把底圖歸檔入口關(guān)。在底圖歸檔前，就要向設(shè)計(jì)人員提出明確具體的要求，按程序辦事，確保底圖質(zhì)量；歸檔入庫時(shí)，必須一絲不茍地逐張按目錄和制圖要求進(jìn)行校核、清點(diǎn)，成套歸檔，不符合要求的不予簽收入庫。在底圖歸檔驗(yàn)收時(shí)要特別注意幾個(gè)方面：一是查底圖質(zhì)量，重點(diǎn)核查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍(lán)圖的母版，如底圖質(zhì)量差，就談不上高質(zhì)量的藍(lán)圖。二是查簽署，簽署不齊全的底圖，不能充分發(fā)揮其檔案憑證作用。三是查圖號是否與項(xiàng)目名稱一致，項(xiàng)目圖號是每張圖紙的“身份證“，具有唯一性，它在底圖檔案檢索、利用、保管、統(tǒng)計(jì)中起到關(guān)鍵作用，若多份底圖共用一個(gè)圖號，會給底圖日后查找利用帶來很多麻煩，因此，在底圖歸檔驗(yàn)收時(shí)，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。由于委托單位的需要發(fā)生變化，或因項(xiàng)目改造等原因，歸檔發(fā)圖后的底圖隨時(shí)可能修改，底圖修改一般采用版次遞進(jìn)的方式管理，在底圖檔案中就會出現(xiàn)同一項(xiàng)目文件圖號有多個(gè)版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的圖號等情況，多版設(shè)計(jì)文件增加了底圖的協(xié)調(diào)難度，因此在底圖日常管理中，一定要看清楚每張底圖的有效版次，保證各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行者采用的都是有效版本的底圖，否則，由于底圖管理的混亂也會給項(xiàng)目帶來嚴(yán)重的影響。
4.從底圖檔案的特點(diǎn)出發(fā)，做好紙質(zhì)底圖檔案的保管和防護(hù)工作
底圖檔案具有兩重性，它除了記錄各設(shè)計(jì)階段的技術(shù)史實(shí)外，又是提供復(fù)制的工具。由于底圖材料是經(jīng)過化學(xué)處理的透明紙，易發(fā)黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，如果保管不好，容易過早發(fā)黃變質(zhì)、霉變，它拍折、怕光、怕高溫、怕潮，稍有疏忽，就無法曬出清晰的藍(lán)圖，比較“嬌氣”。因此，檔案人員在底圖檔案管理工作中，要做到思想上充分重視，行動上倍加愛護(hù)，工作上特別細(xì)心。對底圖要扎邊平放和卷放，在底圖的抽圖、清點(diǎn)、整理過程中，要珍惜和愛護(hù)底圖，取放底圖時(shí)，一定要維護(hù)好底圖圖號的排序，同時(shí)要輕拿輕放，嚴(yán)防圖紙磨損和撕裂。要從實(shí)際出發(fā)，底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴(yán)格控制好庫房的溫度和濕度，并做好信息登記；底圖柜要勤擦，庫房要勤清掃，防止灰塵入庫，保持庫房清潔衛(wèi)生；注意防光，預(yù)防霉變和生物危害，以確保底圖檔案的長期保管和利用，充分發(fā)揮底圖檔案的積極作用。
5.加快底圖檔案數(shù)字化建設(shè)
隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目越來越多，要求也越來越高，傳統(tǒng)的底圖檔案管理方法已難以適應(yīng)發(fā)展的需要，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對底圖檔案進(jìn)行管理可謂是一種行之有效的方法，可以提高檔案工作的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，充分發(fā)揮底圖檔案在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營活動中的作用。底圖的原件只有一份，而且利用比較頻繁。底圖檔案作為紙質(zhì)產(chǎn)品，有著紙質(zhì)檔案的弱點(diǎn)，就是容易磨損、發(fā)黃變脆、破裂、受潮，不易保管。傳統(tǒng)的檔案管理無法形成資源共享，藍(lán)圖和底圖都保管，導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。要解決這些問題，有必要建立數(shù)據(jù)庫，對底圖檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。紙版底圖、PDF版電子文件同時(shí)送交檔案室，對還沒有實(shí)行電子簽名的項(xiàng)目文件，做到即存即掃，在條件具備時(shí)，將早期手工繪制的底圖“孤本”檔案也掃描成圖形文件，在搶救、修復(fù)底圖檔案的同時(shí)，將“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”。掃描后的圖形文件在單位檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中掛接，便于需求者查找、利用。電子檔案作為紙質(zhì)檔案的備份進(jìn)行保存，一是使紙質(zhì)檔案多一層保險(xiǎn)；二是實(shí)現(xiàn)底圖檔案借閱、利用桌面化，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程利用，也可以滿足多人同時(shí)使用，為需求者提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)也減少了對紙質(zhì)檔案的磨損，最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案；三是為底圖的存放提供了便利，對已制成電子檔案且原底圖破損嚴(yán)重、年份稍長、利用較少的底圖可以卷放，也可以異地存放，供利用的藍(lán)圖如果不再存檔，將大大緩解庫房存放壓力，使現(xiàn)有庫房資源得到高效利用。
6.采用現(xiàn)代信息化管理工具，加快底圖過程管理
現(xiàn)代信息化管理工具是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，各企事業(yè)單位應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代信息化管理工具，加快底圖過程管理，提高檔案工作的效率和水平。如上圖為數(shù)碼曬圖機(jī)和傳統(tǒng)曬圖機(jī)的對比，可以看出前者在精度質(zhì)量、出圖速度、出圖流程、水印功能及印章蓋章功能等方面都具有較大的優(yōu)勢�？傊�，要做好底圖檔案管理工作，必須強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，充分發(fā)揮底圖檔案信息資源的作用，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。在新的歷史條件下，底圖檔案工作必須緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的要求，更新觀念，采取有效措施，積極探索底圖檔案現(xiàn)代管理模式。
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