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如何進(jìn)行時(shí)間管理
導(dǎo)語：時(shí)間是一種重要的資源，“時(shí)間管理”的正確涵義是面對時(shí)間而進(jìn)行的“自我管理”。特別注意的是，時(shí)間管理不應(yīng)該只有惟一的答案，所以本書中提供的理念和方法，都博采眾家，并以管理的強(qiáng)度和深度為基線展開。
如何進(jìn)行時(shí)間管理
1.每天凌晨把一天要做的事都列出清單
若是你不是按照辦事順序去做事情的話，那么你的時(shí)間管理也不會(huì)是有效率的。每一天的早上或是前一天早晨，把一天要做的事務(wù)列一個(gè)清單出來。這個(gè)清單包含公務(wù)和公務(wù)兩類內(nèi)容，把它記實(shí)在紙上、記事簿上、手機(jī)或是其他什么下面。一天的任務(wù)過程中，要經(jīng)常地進(jìn)行查閱。舉個(gè)例子，開會(huì)前十分鐘的時(shí)辰，看一眼你事務(wù)記實(shí)，如果尚有一封電子郵件要發(fā)的話，完全可以或許把持這段空隙把這項(xiàng)任務(wù)實(shí)現(xiàn)。當(dāng)你做完記錄上面所有事的時(shí)辰，最好要再檢查一遍。若是你和我有同樣的感受，那么，完成任務(wù)后通過搜查每一個(gè)項(xiàng)目，體味到一種滿足感。
2.把接下來要完成的任務(wù)也同樣記錄在清單上
在實(shí)現(xiàn)了開端打算的任務(wù)后，把下來要做的事務(wù)記實(shí)在每日清單下面。若是你清單上在內(nèi)容信息已經(jīng)滿了或是某項(xiàng)任務(wù)可以或許轉(zhuǎn)過天來做，那么你或許可以把它算作昨天或后天的打算。是否想知曉為什么有些人告訴你打算做一些事情但是沒有實(shí)現(xiàn)的原由嗎?這是由于他沒有把這些事務(wù)記錄上去。
把需要做的事可觀地列出來。如果我是一個(gè)管理者，不會(huì)三翻五次地告訴我員工我都必要做哪些事情。從不信任他的回想力，我需要他把它們寫下來，若是他沒帶紙和筆，會(huì)借給他讓他要完成的任務(wù)和時(shí)間期限記錄上去。
3.對當(dāng)天沒有實(shí)現(xiàn)的任務(wù)履行重新安排
現(xiàn)在有了一個(gè)每日的任務(wù)打算，而且也加進(jìn)了當(dāng)天要完成的新的任務(wù)。那么，對一天下來那些沒完成的任務(wù)又將如何處置呢?你或許可以決定將它順延至第二天，增添到今天的使命安排清單中來。但是但愿你不要成為一個(gè)辦事拖拉的人，每天總會(huì)有干不完的事件，如此，天天的任務(wù)清單都會(huì)比前一天有所收縮，實(shí)際做到事越來越少。若是的確事情重要，沒問題，轉(zhuǎn)天做完它如果沒有那么首要，記得和與這件事有關(guān)的人講清楚你沒完成的起因。
4.記住應(yīng)赴的約會(huì)
利用你記事清單來幫你記住應(yīng)赴的約會(huì)，這包含與同事和朋友的約會(huì)。以我經(jīng)驗(yàn)看，繁忙的人遲到次數(shù)比準(zhǔn)時(shí)赴約的次數(shù)多。若是你不能清楚地記得每件事是否完成，那么必定要把它記下來，并借助記事本保證它守時(shí)實(shí)現(xiàn)。若是你確因?yàn)橛惺露荒芨凹s，可以或許提前打電話告訴你的同事或朋友。
5.制一個(gè)表格，把本月和下月必要優(yōu)先做的事務(wù)記錄下來
據(jù)我所知，很多人開始都會(huì)制定每一天的任務(wù)打算。那么有多少人會(huì)把他本月和下月必要做的任務(wù)列出，做一個(gè)更高水平的籌劃呢?如果你從事的是一項(xiàng)交易工作，時(shí)辰表上總是近期任務(wù)，時(shí)常是每個(gè)月末進(jìn)行總結(jié)，而月初又重新安排規(guī)劃。對一個(gè)月的任務(wù)列表規(guī)劃是時(shí)間管理中更高水平的.方式，每個(gè)月開始的時(shí)候，將上個(gè)月沒有完成而這個(gè)月必須完成的任務(wù)增加入表。強(qiáng)調(diào)一下，所加入這個(gè)表格的必然是必須完成的任務(wù)。
6.把未來某日要完成的任務(wù)設(shè)置提醒
你記事清單不可能提醒你去完成在未來某日要完成的任務(wù)。假如，你要告知你同事，兩個(gè)月內(nèi)你將和他一起去完成某項(xiàng)工作，這時(shí)候你就必要有一個(gè)方法記住這件事，并在將來的某個(gè)時(shí)候提示你。有的朋友是用一個(gè)電子日歷，因?yàn)楹芏嚯娮尤諝v都有提醒功能。另外為了保險(xiǎn)起見，可以或許設(shè)置多個(gè)提醒方法，一旦一個(gè)沒起作用，另一個(gè)還會(huì)提醒你。
7.保持桌面整齊
我從不相信一個(gè)把自已工作環(huán)境弄得亂糟糟人會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。同樣的道理，一個(gè)人的臥室或是辦公室一片狼藉，也不會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)辰管理者。因?yàn)橐粋�(gè)好的時(shí)間管理者是不會(huì)花很長時(shí)間在一堆亂文件中找出所需的資料的。
8.把做每件事所需要的文件材料放在一個(gè)固定的地方
有限的時(shí)間里，我們需要完成了很多任務(wù)，這就要重視保持每件事的有序和完整。我會(huì)把與某一件事有關(guān)的所有東西放在一路，這樣當(dāng)我必要時(shí)查找起來非常便利。當(dāng)我完整實(shí)現(xiàn)了一項(xiàng)工作時(shí)，會(huì)把這些東西個(gè)別轉(zhuǎn)移到另一個(gè)地方。接下來講怎么轉(zhuǎn)移。
9.清算你用不著的文件材料
興許你會(huì)感到受驚，過去的十年中，我只有一個(gè)裝文件的抽屜，哪里有我這些年所有的任務(wù)文件。我總是把新用完的使命文件放在抽屜的最前端，當(dāng)抽屜被裝滿的時(shí)候，會(huì)清除在抽屜最底部的文件。換句話說，我總是只有一個(gè)抽屜的文件。
有的人會(huì)把所有的文件都保留著，盡管很多文件或許都不會(huì)再被用到，這些沒完沒了文件材料最后會(huì)成為無人問津的廢紙。這里所提到文件材料并不包括你任務(wù)手冊或是必須的參考材料，而是那些用作堆集的文件。固然，有的時(shí)候，也會(huì)去查找用過的文件，當(dāng)然雖然文件會(huì)被清算，但原稿我會(huì)一直保留在計(jì)算機(jī)里。
10.定期備份并清理計(jì)算機(jī)
我對保存在計(jì)算機(jī)里的文件的處理體式格局也和上面所說的差不多。保留在計(jì)算機(jī)里的95%文件打印稿可能還會(huì)在手里放三個(gè)月。三個(gè)月后，定期地備份文件到光盤上，并馬上刪除機(jī)器中不再需要的文件。
您是否有過這樣的經(jīng)歷：某一天，宏愿勃勃地籌備把手底下的事清理干凈，可到頭來卻一事無成?也許每個(gè)人都曾有過這樣的經(jīng)歷，但在某些人身上呈現(xiàn)得格外明顯。時(shí)間管理可以或許幫忙你把每一天、每一周甚至每個(gè)月的時(shí)間作合理安排。利用這些時(shí)間管理技巧幫你統(tǒng)籌時(shí)間，對于每個(gè)人來說都是首要的。
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透支不是一個(gè)好方法
你從不請病假，沒有假期，隨時(shí)待命。你每周工作70個(gè)小時(shí)，并堅(jiān)信一切努力都會(huì)有回報(bào)。然而，工作時(shí)間與生產(chǎn)力成正比，只是一場錯(cuò)覺。
《經(jīng)濟(jì)學(xué)人》雜志曾報(bào)道過一份來自O(shè)ECD的數(shù)據(jù)，表明越是高效率的員工，在辦公室呆的時(shí)間越短。同時(shí)，Life hacker做了進(jìn)一步的分析，發(fā)現(xiàn)最有效率的工作時(shí)長為30小時(shí)。
美國人好像從不休假，每年平均每位員工浪費(fèi)的假期約9.2天，這一數(shù)字在2011年還只有6.2天。OECD的Better Life指數(shù)顯示：OECD的員工平均工作時(shí)長為每年1776小時(shí)，每天62%的時(shí)間(大約15小時(shí))用于私人生活(吃飯睡覺)和休閑(聚會(huì)、陪家人、玩游戲、看電視)。如果除去8小時(shí)睡眠，大約有7小時(shí)用于個(gè)人休閑娛樂，其中還要包含一些沒有報(bào)酬的勞動(dòng)，比如，做清潔，通勤等等。一句話，時(shí)間還真是不怎么夠用。
公私不分的壞處
身體需要不斷修復(fù)再生，我們每天都需要時(shí)間來工作—休息—重新整理。
正如《紐約時(shí)報(bào)》所說，人們每天從警覺狀態(tài)切換到精疲力盡的循環(huán)為90分鐘。而我們卻試圖跟自己開玩笑，用咖啡提神或者單純忽略身體發(fā)出的疲憊訊號(hào)。但最終，出來混總是要還的，疲憊感會(huì)追上你，對工作和生活產(chǎn)生極壞的影響。換句話說，每當(dāng)自我欺騙的時(shí)候，其實(shí)是在增加透支的可能性。
工作生活的交叉
工作生活的交叉，指的是你身邊的人總會(huì)因你的生理和心理狀態(tài)而受到間接的影響。如果你帶著工作回家，將對家庭生活產(chǎn)生負(fù)面影響。相反，良好的家庭生活會(huì)對工作產(chǎn)生積極的影響。
與家人、愛人共度的美好時(shí)光會(huì)讓我們重新充滿力量。不僅會(huì)給家人帶來好心情，你也將收獲更多能量，從而再度釋放到工作中。就像一劑“愛的良藥”。但由于各種各樣的原因(丟掉工作的恐懼、擔(dān)心被誤以為在偷懶)，很多人沒有享受這份福利。
記�。哼m當(dāng)?shù)那笾潜匾模總�(gè)人都有脆弱的時(shí)候。充分利用公司的福利，能讓你在家庭中投入更多精力。但是，把工作留在公司，聽起來簡單，要如何執(zhí)行呢?
做一個(gè)簡單的第二天日程規(guī)劃
如果你把工作帶回家，你可能會(huì)思考更多。比如，如何處理未發(fā)出的郵件，以及規(guī)劃明天之后的行程。所以，當(dāng)你離開工作前，先清理一下桌面。一個(gè)干凈的桌面(或者電腦、郵箱)都能更好地幫你清理大腦。正如我同事MikaelCho所說，物理上的'雜亂會(huì)混淆注意力。因?yàn)榇竽X的容量有限，而雜亂造成的干擾會(huì)降低工作效率。
我在結(jié)束工作的半小時(shí)前就開始清理桌面，物理和數(shù)字化的整理過程可以幫我實(shí)現(xiàn)心理上的凈化。整理的既是桌子，也是心情。因?yàn)槲以诩疑习�，所以整理工作場地對我尤為重要。否則，我就永遠(yuǎn)擺脫不了工作的影子。
結(jié)束一天的另一個(gè)好方法是：寫下第二天的to do list。有了清晰的明日計(jì)劃后，你將更加明確要做的事情，不會(huì)因?yàn)樘嗍虑槎言诿媲埃萑氩恢搿?/p>
寫下自己的成就
在工作的時(shí)候，很容易只關(guān)注還有多少事沒做，而忽略了已經(jīng)做過了什么。你付出了這么多時(shí)間和精力，為什么不讓自己驕傲一下?在一天的結(jié)尾，重新審視一下to do list,看看完成的任務(wù)，心情也會(huì)隨之好起來。下圖便是我昨天的清單：
很多人都不懂得替自己的成就而自豪。起初，這種做法會(huì)顯得有點(diǎn)愚蠢，可它會(huì)幫你建立自信，并更好地投入到第二天的工作中。
嚴(yán)格控制時(shí)間
如果你花時(shí)間制定了一個(gè)日程表，一定要小心翼翼得留出一段時(shí)間，分給家人或者某項(xiàng)特定的工作，從而，將日程加以嚴(yán)格的控制。這就好像設(shè)立了一個(gè)提醒，跟時(shí)間許下一個(gè)承諾——告訴你何時(shí)開始、何時(shí)結(jié)束。
此外，同短途旅行和貼著“工作”標(biāo)簽的旅行說再見。如果你已經(jīng)打算好休息一段時(shí)間，就一定要讓同事知道，他們在這段時(shí)間內(nèi)無法聯(lián)系到你。忠于自己對時(shí)間的承諾，慢慢享受一段假期。除了旅行，這份承諾同樣適用于“下班”。真心跟同事們告別，表明今天的事情結(jié)束了。物理上的告別可以幫你把思路解放出來。因此，建立清晰的時(shí)間表，并且嚴(yán)格遵守，如果無法完成，就想辦法重新制定一個(gè)。
平衡工作與生活的關(guān)系，這句話是老生常談，可做到的人寥寥無幾。但是，如果連自己都不珍惜個(gè)人時(shí)間，又怎么指望別人會(huì)關(guān)心?事情很多，永遠(yuǎn)沒有結(jié)束的時(shí)候，而過度工作并非好的解決方法。相反，它只會(huì)讓你生活的每一部分變得更加脆弱、不堪一擊。你的健康、睡眠、人際關(guān)系都會(huì)受到影響，并反作用到工作。其實(shí)，你的老板和同事都知道，你不是工作機(jī)器，更何況他們也不是。每個(gè)人都有家人、朋友以及工作以外的生活，因此，關(guān)愛自己是件理所應(yīng)當(dāng)、無可厚非的事情。在每天的結(jié)尾，給自己放個(gè)假，但在此之前，要先跟自己的時(shí)間有個(gè)約定。
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