管理者如何處理好三類(lèi)時(shí)間管理的問(wèn)題

　　管理者最重要的管理能力是對(duì)自我的管理。換句話說(shuō),用于自我管理的“自由時(shí)間”是最具價(jià)值的。而獲得更多“自由”的最直接因素,就是平衡好花在工作上的三類(lèi)時(shí)間:被上級(jí)占用的時(shí)間、受組織支配的時(shí)間以及個(gè)人支配的時(shí)間。下面就是jy135網(wǎng)為大家整理的管理者如何處理好三類(lèi)時(shí)間管理的問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)，希望能夠幫到大家。覺(jué)得有用的朋友可以分享給更多人哦!

　　不久前的一個(gè)調(diào)查顯示,大企業(yè)中層管理者在被問(wèn)及工作中最缺乏的資源是什么時(shí),回答最多的竟然不是組織賦予的權(quán)力或者物質(zhì)資源,而是時(shí)間。而在被問(wèn)及日常管理中的最大愿望時(shí),回答最多的則是“希望下屬別讓我操心”。因此,可以認(rèn)為,管理者尤其是中層管理者的時(shí)間,主要被“浪費(fèi)”在了對(duì)下屬的管理上。

　　在某種意義上,現(xiàn)代組織中的所有管理者都是“中層”——沒(méi)有人再有機(jī)會(huì)做擁有絕對(duì)權(quán)力的一把手(即便是CEO、總裁,仍然需要面對(duì)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和相關(guān)現(xiàn)代管理機(jī)制的約束)。因此,現(xiàn)代管理者除了要學(xué)會(huì)管理下屬,同時(shí)也要學(xué)會(huì)管理上級(jí)、平級(jí)以及自己。根據(jù)研究,管理者最重要的管理能力是對(duì)自我的管理。換句話說(shuō),用于自我管理的“自由時(shí)間”是最具價(jià)值的。而獲得更多“自由”的最直接因素,就是平衡好花在工作上的三類(lèi)時(shí)間:被上級(jí)占用的時(shí)間、受組織支配的時(shí)間以及個(gè)人支配的時(shí)間。

　　被上級(jí)占用的時(shí)間:最剛需也最難管理

　　很多自稱(chēng)能力超強(qiáng)的員工都會(huì)想:如果沒(méi)有上級(jí),我的工作就好做多了。但是,只要是工作,就必然有上級(jí)。而管理中有一條鐵律:上級(jí)和老板制定規(guī)則。

　　既然上級(jí)說(shuō)了算,對(duì)于下屬來(lái)說(shuō),讓上級(jí)對(duì)自己滿意,無(wú)疑好處大大的。但是,取悅上級(jí)也需要花時(shí)間,而處理令上級(jí)不滿的事情,需要花的時(shí)間更多。

　　例如,某中層員工因?yàn)槊τ谔幚硐聦俚腻e(cuò)誤,不小心自己也犯了一個(gè)錯(cuò)誤:沒(méi)有及時(shí)向上級(jí)報(bào)告工作進(jìn)展。結(jié)果上級(jí)在工作快要結(jié)束時(shí)才發(fā)現(xiàn)他工作中存在一個(gè)大問(wèn)題,不得不進(jìn)行調(diào)整、返工,弄得雙方都措手不及,非常尷尬。于是,上級(jí)接受了“教訓(xùn)”——在給這名員工布置任務(wù)后,還布置了一大堆需要“及時(shí)”匯報(bào)的任務(wù)。這使得后者被迫多花了很多時(shí)間,比起事先告訴上級(jí)整件事的來(lái)龍去脈要麻煩多了。

　　我們做工作如何才能總是得到上級(jí)的認(rèn)可?最好的回答是:上級(jí)想讓你做什么,你就做什么。如果你不想做上級(jí)讓你做的事,那么就去改變上級(jí)的想法。但無(wú)論如何,你一定要做上級(jí)吩咐的事。

　　這并不是說(shuō)對(duì)上級(jí)要唯命是從。當(dāng)你不贊同上級(jí)交給你的事情時(shí),你要站在對(duì)方的位置上換位思考,并提出一些更好的備選方案。我們稱(chēng)之為“忠誠(chéng)反對(duì)”。如果能說(shuō)服上級(jí)接受你的方案,那當(dāng)然好;如果說(shuō)服不了,你就必須按他的要求去做。

　　任何一名資深員工都會(huì)體會(huì)到:贏得老板的認(rèn)可比把工作做好還要費(fèi)時(shí)。但請(qǐng)相信:如果沒(méi)有用足夠多的時(shí)間迎合上級(jí),你就得被上級(jí)占用更多的時(shí)間。這也意味著你能花在同事、副手、下屬以及自己興趣愛(ài)好上的時(shí)間會(huì)越來(lái)越少。

　　受組織支配的時(shí)間:最厭煩但最必須

　　受組織支配的時(shí)間,是指我們花費(fèi)在行政事務(wù)上,以及花費(fèi)在滿足除上級(jí)和下屬以外的人(即同事、副手)相關(guān)要求上的時(shí)間,這些要求存在于每一個(gè)組織內(nèi)部。受組織支配的時(shí)間包括閱讀行政文件、參加例行會(huì)議、接打必要的電話等。

　　例如,你的秘書(shū)跳槽了,那么用人力資源專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō),就是你的部門(mén)出現(xiàn)了一個(gè)“待填補(bǔ)空缺”(招到人后稱(chēng)之為“已填補(bǔ)空缺”)。倘若你讓人事部門(mén)為你招聘一個(gè)新秘書(shū),他們會(huì)要求你填寫(xiě)一張表格,列明該工作的具體職責(zé)等等。你應(yīng)付這些事情所花的時(shí)間,就叫作受組織支配時(shí)間,也有人稱(chēng)之為繁文縟節(jié)或官僚僵化。

　　其實(shí)每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部都存在繁文縟節(jié),因?yàn)樾姓�部門(mén)負(fù)責(zé)各級(jí)管理的人手總是不足。一名行政人員曾這樣向一名中層管理者解釋:“你們提出的要求是無(wú)限的,而我們能做的事情絕對(duì)是有限的。”面對(duì)眾多的要求,行政人員為了避免混亂,也為了讓自己的工作更加井然有序,會(huì)推行各種各樣的政策、程序、手冊(cè)等。很多人抱怨繁文縟節(jié)浪費(fèi)時(shí)間,但是,不付出受組織支配時(shí)間的后果更嚴(yán)重。

　　舉一個(gè)某經(jīng)理報(bào)修椅子的例子:某經(jīng)理很忙,椅子壞了讓他著急上火,以至于在打電話報(bào)修的時(shí)候?qū)Σ少?gòu)員說(shuō)了臟話。采購(gòu)員回敬他:“更換辦公用品,要親自到采購(gòu)部填寫(xiě)書(shū)面申請(qǐng)表格。”該經(jīng)理不得不去了一趟采購(gòu)部,抑制住怒火填好了表格。10天后(那時(shí)他還在期待著新椅子),那張表格出現(xiàn)在他的公文籃里,上面附著一張便條:“對(duì)不起,我們無(wú)法執(zhí)行這項(xiàng)申請(qǐng),因?yàn)?號(hào)表格里的授權(quán)號(hào)填錯(cuò)了。”該經(jīng)理氣得臉都綠了,他打電話給采購(gòu)員,大罵了一通。當(dāng)他最終冷靜下來(lái)后,自己動(dòng)手修好了椅子。

　　沒(méi)有行政人員的配合,我們就無(wú)法做好日常管理工作。而且,他們求不著我們,但是如果我們?nèi)绷怂麄?卻會(huì)寸步難行。所以,為了在組織中生存下去,我們不得不照章辦事,服從組織機(jī)構(gòu)的繁文縟節(jié)。如果我們?yōu)槭�時(shí)間而自作聰明,打了折扣,他們就會(huì)懲罰我們,讓我們付出更大的代價(jià),也就是讓我們花費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間受組織支配。

　　個(gè)人支配的時(shí)間:最重要但最易被忽視

　　可自由支配的時(shí)間是指我們實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值——比如創(chuàng)造、革新、領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織所花費(fèi)的時(shí)間,也包括完成自己決定要做的事情,而不是迫于老板、同事和下屬的要求才去做的事情——所花費(fèi)的時(shí)間。對(duì)一個(gè)要發(fā)展、要進(jìn)步,至少是不想被淘汰,想保有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的公司來(lái)說(shuō),這些工作都是必須的。

　　因此在以上三類(lèi)時(shí)間里,個(gè)人支配的時(shí)間是重中之重。在組織機(jī)構(gòu)中,只有在這段時(shí)間里我們才能夠展示自我,遵從個(gè)性。在上級(jí)占用的時(shí)間里,上級(jí)的要求高于我們的個(gè)性;在受組織支配的時(shí)間里,配合位于首位。因此,只有利用好個(gè)人支配的時(shí)間,我們才能為公司做出獨(dú)特的貢獻(xiàn);如果沒(méi)有個(gè)人支配的時(shí)間,我們就無(wú)法成為工作的主人。

　　但不幸的是,當(dāng)壓力源源不斷地涌過(guò)來(lái)時(shí),最先被擠掉的就是可自由支配的時(shí)間,幾乎每個(gè)管理者在歷經(jīng)干錘百煉之后,都會(huì)深深地明白這一點(diǎn)。

　　為什么呢?問(wèn)題出在激勵(lì)制度上。如果我們不遵從上級(jí)的意愿辦事,就會(huì)背上不服從管理的罪名;如果我們不按照公司的規(guī)章條款辦事,就會(huì)背上不合作的罪名;如果我們不兌現(xiàn)對(duì)下屬的承諾,就會(huì)背上拖延的罪名。在一個(gè)公司里,我們都非常不情愿背上這些罪名,原因是——對(duì)別人的要求不上心的人,很快就會(huì)吃不了兜著走。

　　如果管理者沒(méi)有在可自由支配的時(shí)間里完成他想做的事,會(huì)受到什么懲罰?答案是:不會(huì)有懲罰,至少在短期內(nèi)沒(méi)有,因?yàn)闆](méi)人會(huì)立刻感受到做與不做的區(qū)別。

　　因此,當(dāng)兩件事——管理者自己想做的事(不做也不會(huì)馬上招致懲罰)和如果不做便會(huì)背上不服從上級(jí)、不合作或拖延之罪名的事——起了沖突,不用猜也會(huì)知道管理者會(huì)優(yōu)先考慮做哪一件。

　　雖然從短期來(lái)看,喪失了可自由支配的時(shí)間可能不會(huì)帶來(lái)麻煩,但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,這對(duì)公司以及個(gè)人都非常不利。對(duì)公司來(lái)說(shuō),要是員工不能在唯一可創(chuàng)造價(jià)值的可自由支配時(shí)間里為公司做出貢獻(xiàn),那么公司將無(wú)法生存下去,更不要談什么發(fā)展空間了。也就是說(shuō),如果員工沒(méi)有可自由支配的時(shí)間,那么公司就不具備創(chuàng)造性、革新能力和能動(dòng)性。對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō),在公司里絕不會(huì)有時(shí)間去自主地創(chuàng)造、革新、開(kāi)辟天地。

　　那么,當(dāng)一個(gè)管理者發(fā)現(xiàn)自己總是不斷地被迫在與上級(jí)、同事和下屬的互動(dòng)中掙扎或糾結(jié)時(shí),應(yīng)該怎樣擺脫困境呢?

　　如何獲得更多的個(gè)人時(shí)間

　　盡管處理好這三類(lèi)時(shí)間都是必要的,但必須先選一類(lèi)下手。首先應(yīng)該砍掉下屬占用的時(shí)間,原因有兩個(gè):第一,下屬占用的時(shí)間不屬于管理者的日程安排。第二,任何調(diào)整都會(huì)使一部分人焦慮和受害,如果非做不可,就選擇權(quán)力最弱、對(duì)自己形成不良影響可能性最小的人,這當(dāng)然是最穩(wěn)妥的。

　　所以,最先拿下屬占用的時(shí)間開(kāi)刀,把砍下來(lái)的時(shí)間花在自己身上(因?yàn)閭�(gè)人支配的時(shí)間是可自由支配的時(shí)間和被下屬的事纏身的時(shí)間之和)。

　　有個(gè)故事能很好地說(shuō)明上述理念:兩個(gè)同伴在森林里遇到了熊,兩人拔腿便逃。當(dāng)熊快要追上他們時(shí),其中一人趕忙穿上運(yùn)動(dòng)鞋。他的同伴說(shuō):“就算這樣,你還是不可能比熊跑得快。”那人回答說(shuō):“我沒(méi)必要比熊跑得快,只要比你跑得快就行了!”

　　但是,即使你跑得比同伴快,熊還是緊跟在你后面。同理,雖然一個(gè)管理者擺脫下屬的糾纏能讓自己的工作更快一步,但是其他的煩心事——上級(jí)和同事的要求、下屬的合理請(qǐng)求——仍然層出不窮。好在砍掉下屬占用的時(shí)間能讓他獲得可自由支配的時(shí)間,得以有一些空閑時(shí)間去處理其他的事情。

　　一旦獲得了可自由支配時(shí)間,就要充分地利用它,把它作為種子,讓它成長(zhǎng)并產(chǎn)生價(jià)值。

　　首先,對(duì)上級(jí),要花時(shí)間去琢磨如何滿足他的要求,以贏得信賴(lài),為自己爭(zhēng)取更多的可自由支配的時(shí)間。

　　例如,之前有許多工作必須上級(jí)點(diǎn)頭同意才能去做,他想要預(yù)先了解你的工作計(jì)劃,以防你出錯(cuò)。工作匯報(bào)也許會(huì)花很多時(shí)間,但是,與上級(jí)確認(rèn)的好處很快就能顯現(xiàn)出來(lái),隨著一個(gè)個(gè)項(xiàng)目的成功,上級(jí)會(huì)越來(lái)越消除對(duì)你辦事能力的疑慮,最后會(huì)放手讓你全權(quán)負(fù)責(zé)后續(xù)項(xiàng)目,而只需你在月度甚至季度報(bào)告里向他做出報(bào)告。這會(huì)為你倆都節(jié)省不少時(shí)間。

　　對(duì)同事也應(yīng)該采取類(lèi)似做法。有的管理者一開(kāi)始全憑權(quán)威處理事情,很快會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣只會(huì)使得自己越來(lái)越忙,而且無(wú)法提高效率。而一旦獲得可自由支配的時(shí)間,就能逐漸開(kāi)始建立人脈,然后會(huì)發(fā)現(xiàn)自己與同事的關(guān)系越和諧,他們?cè)皆敢馀浜夏愕墓ぷ?根本不用費(fèi)太多的力氣。

　　與上面提到的那個(gè)換椅子的案例做個(gè)對(duì)比:有個(gè)中層管理者說(shuō),過(guò)去她在因?yàn)槟呈录毙枰晃恍姓�部門(mén)同事的幫助時(shí),對(duì)方無(wú)非就是例行公事地答復(fù):“請(qǐng)?zhí)顚?xiě)表格,我們會(huì)處理的。”但在最近幾個(gè)月,她投入了一些可自由支配的時(shí)間,試圖與行政部門(mén)同事建立更好的關(guān)系。當(dāng)她急需幫忙時(shí)發(fā)現(xiàn),不用費(fèi)盡心機(jī),他們就會(huì)全力地配合她。

　　對(duì)下屬也一樣。既然我們現(xiàn)在都知道了自由時(shí)間的重要性,也知道了自由來(lái)自上級(jí)的信任和同事的熱情,我們就應(yīng)該嘗試逐漸給下屬更多的自由,也更加積極地去配合同事。下屬越自立,同事越積極,意味著你的可自由支配時(shí)間越多。

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