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怎樣做好檔案管理工作
導(dǎo)語：檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。
怎樣做好檔案管理工作
分門別類
首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理。這是公司級文件分類，人事內(nèi)部部門會在按照自己負責(zé)的模塊進行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。
巧用檔案袋
檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據(jù)時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的'找
常用資料的歸整
很多時候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間
部門資料提報
有的時候我們每隔一段時間都要向上級領(lǐng)導(dǎo)提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置
電腦資料的存檔
現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個清單要記錄的內(nèi)容有時間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息
領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿
檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類的，而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導(dǎo)有時間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備那種抽屜式的文件框，上面標(biāo)注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導(dǎo)在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率
怎樣做好檔案管理工作
一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)
檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：
1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等
2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。
3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。
4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責(zé)公文擬制人員，平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：
1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的.工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。
2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平�；�。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。
3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學(xué)地評估歸類。。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：
1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2、檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準(zhǔn)備工作。
四、善于交流，接受新信息，達到資源共享
作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。
怎樣做好檔案管理工作
一、政治素質(zhì)要合格
樹立堅定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真負責(zé)地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書育人是一種奉獻，管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶瑹o聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。具有依法治檔的法制意識。用法律和紀(jì)律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。
二、知識素質(zhì)要全面
掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。掌握計算機知識。要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。掌握一定的'外語知識。學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)新時期、新形勢對學(xué)生檔案工作者的要求。
三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛
培養(yǎng)求真務(wù)實、精益求精的工作作風(fēng)。學(xué)生檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實，每一個過程都要求謹(jǐn)小慎微，任何一個細節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。
四、身體素質(zhì)要健康
學(xué)生檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強體育鍛煉，增強身體素質(zhì)。
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