企業(yè)如何做好檔案管理

　　導(dǎo)語：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，真實地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟和企業(yè)發(fā)展的全過程。借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來。因此，企業(yè)做好檔案管理對企業(yè)的長遠發(fā)展和人員調(diào)整具有重要作用。

　　企業(yè)如何做好檔案管理

　　1、建立健全檔案管理制度。

　　按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運行。

　　2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。

　　我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案：工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心，責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎(chǔ)。

　　3、提高檔案管理水平，強化服務(wù)。

　　要進一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強化服務(wù)意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項重要任務(wù)。例如：我公司在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進行了集中統(tǒng)一管理，在1991年IO月被評為省級先進檔案室，但我們并沒有滿足于現(xiàn)狀，而是向更高的標準邁進。針對我公司在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方而，從提高思想認識入手，進一步學(xué)習《檔案法》、《國有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。公司領(lǐng)導(dǎo)班子對此項工作給予高度重視，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，多次召開專門會議討論檔案管理工作，及時解決檔案工作中存在的問題。

　　4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標準化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實質(zhì)性問題。

　　企業(yè)管理檔案存在的問題：

　　4.1　企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

　　企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分干部還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃;有任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

　　4.2　檔案工作缺乏制度化的管理程序

　　當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

　　4.3　缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

　　目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的.主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到先進作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

　　5、檔案工作存在問題的解決對策

　　檔案室雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實現(xiàn)其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績。要充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)做好服務(wù)。

　　6、檔案工作必須進行系統(tǒng)管理

　　6.1　抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”

　　抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組.協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到公司領(lǐng)導(dǎo)的議事日程.年初有部署，年終有總結(jié)，平時有檢查指導(dǎo)，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo);三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

　　6.2　檔案工作要有計劃和目標

　　檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當今公自動化、社會信息化發(fā)展的新趨勢，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實.際的工作計劃。

　　6.3　加強檔案基礎(chǔ)工作，按時完成上級部門下發(fā)文件的歸檔工作。

　　在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門下發(fā)的文件按規(guī)定進行歸檔、立卷，按時完成。

　　6.4　加強培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員.負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。

　　6.5　搞好檔案的信息化建設(shè)，促進檔案資源的充分利用

　　運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當今科學(xué)技術(shù)突飛猛進的發(fā)展新趨勢，應(yīng)大膽采用先進的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

　　檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

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