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如何節(jié)約打印機(jī)用紙呢
金融海嘯撲面而來,到處都是Cost Down的呼聲。成本節(jié)約要從小事做起,文檔打印無處不在,現(xiàn)在就讓我們看看這無處不在的打印有哪些節(jié)約高招吧。
一、文字壓壓縮
無論是Word還是Excel,默認(rèn)的字號都是五號字,實際打印時,可以再設(shè)置小一點,同樣可以看得清楚。特別是Word還可以通過調(diào)整行距的方法來節(jié)省紙張。
在“段落”對話框中,將“行距”項選擇“固定值”,在右側(cè)的“設(shè)置值”下方就可以直接設(shè)定行距的大小了。具體的行距以及字號大小如何設(shè)置可參看下表。
二、先看后打,文檔打印悠著點
打出的格式不理想,原本打算放在一頁的內(nèi)容變成兩頁了,不合要求扔掉重新打印,這是以往常有的事。只要在打印前做點小動作,這種情況是完全可以避免的。
無論是Word還是Excel,單擊Office按鈕,執(zhí)行“打印→打印預(yù)覽”命令都可以以“所見即所得”的方式查看實際打印的效果,如果對預(yù)覽的效果不滿意必須調(diào)整到滿意狀態(tài)后才能打印。打印預(yù)覽除了能夠很直觀的看到最終打印的效果外,好好的利用打印預(yù)覽,可以幫我們有效的節(jié)約成本。
1.成本節(jié)約,Word有絕活
在Word中,執(zhí)行“打印→打印預(yù)覽”命令進(jìn)入打印預(yù)覽界面。在“預(yù)覽”功能組中,單擊“減少一頁”按鈕,Word會自動嘗試通過改變字號大小及字符間距,將整個文檔減少一頁。
每次單擊可減少一頁,根據(jù)文檔的內(nèi)容,Word會自動調(diào)節(jié),在不能再自動縮減時,Word會彈出提示。對于長文檔來說,這種自動縮減還是挺方便的,最起碼省去了自己調(diào)整格式的麻煩。
如果對Word自動縮減的效果不滿意的話,還可以進(jìn)一步手工調(diào)整,而所有的調(diào)整當(dāng)中,效果最為明顯的就是“頁邊距”了。在“頁面設(shè)置”功能組中,單擊“頁邊距”下拉箭頭,在彈出的菜單中選擇“窄”項,從而對頁面進(jìn)行進(jìn)一步的壓縮。
小提示:
1)調(diào)整頁邊距后,可再次嘗試“減少一頁”功能,絕大多數(shù)時候,重新調(diào)整邊距后都還能再減掉一頁。
2)除了使用“窄”邊距外,還可以選擇菜單底部的“自定義邊距”命令,在打開的“頁面設(shè)置”對話框中手動調(diào)整邊距大小,直到自己滿意為止。頁面邊距建議不要少于1厘米,以免打印時有打印不出的部分。
對于圖文混排的文檔來說,還有個辦法可以進(jìn)行大幅度的縮減,那就是執(zhí)行“分欄”操作。單擊“頁面設(shè)置”功能區(qū)的顯示功能對話框按鈕,打開“頁面設(shè)置”對話框,切換到“文檔網(wǎng)絡(luò)”標(biāo)簽,將“欄數(shù)”設(shè)為“2”(可根據(jù)實際情況設(shè)定欄數(shù),一般推薦2欄為佳)。
2.成本節(jié)約,Excel有妙招
除了Word,Excel同樣是我們經(jīng)常使用的,Word有絕活,Excel又有什么妙招呢?
在Excel中同樣執(zhí)行“打印→打印預(yù)覽”命令進(jìn)行打印預(yù)覽界面。首先勾選“預(yù)覽”功能組中的“顯示邊距”選項,這時頁面邊距及縱向單元格邊距都直接顯示了,可以通過鼠標(biāo)拖動來直接修改邊距。
如果對于自己制作的表格成竹在胸的話,可以單擊“打印”功能組中的“頁面設(shè)置”按鈕打開“頁面設(shè)置”對話框,在“頁面”標(biāo)簽中,在“縮放”下方選擇“調(diào)整為XX頁寬XX頁高”項,并按照自己的要求設(shè)定最終打印的頁數(shù)。
與Word有點不同的地方在于,Excel在“打印預(yù)覽”界面中,對成本節(jié)約似乎并不能有太大的作為。不過Excel中還有一個更加強(qiáng)大的功能,可以滿足成本節(jié)約的要求。
在表格編輯界面,在“視圖”標(biāo)簽中,單擊“工作簿視圖”功能組中的“分布預(yù)覽”按鈕,在彈出的對話框中單擊“確定”按鈕。這時你會發(fā)現(xiàn)最終的打印效果從這里都可以看到了,每個頁面的邊距都用藍(lán)色的線條標(biāo)示出來了,通過拖動藍(lán)色線條,可以直接控制每一頁中打印的內(nèi)容。
三、Excel頁面調(diào)整必會技巧
1.打印超級標(biāo)題行
對于多頁表格,遇到需要在多頁同時打印的表頭或者是復(fù)雜的頁眉時,可以在“頁面設(shè)置”對話框的“工作表”標(biāo)簽中,設(shè)置“頂端標(biāo)題行”。
單擊“頁面布局”切換到“頁面布局”標(biāo)簽,單擊“頁面設(shè)置”功能組中的“打印標(biāo)題”按鈕,在打開的“頁面設(shè)置”對話框中,單擊“頂端標(biāo)題行”右側(cè)的按鈕,然后選擇標(biāo)題行區(qū)域,最后再次單擊“頂端標(biāo)題行”右側(cè)的按鈕回到“頁面設(shè)置”對話框(如圖5),單擊“確定”按鈕即可完成每頁打印相同標(biāo)題行的制作。
2.打多打少我作主
一個表格做好了,但是打印的時候并不需要打印全部,只需要打印其中的一部分,要怎么辦呢?如果說使用“打印范圍”是一個很好的選擇,那么使用“打印內(nèi)容”則會是最佳的選擇。
使用鼠標(biāo)拖動選中需要打印的區(qū)域,執(zhí)行“打印→打印”命令,在打開的“打印內(nèi)容”對話框中,在“打印內(nèi)容”下方選擇“選定區(qū)域”項,這樣就只會打印選中的部分內(nèi)容了。
小提示:
在“打印內(nèi)容”下方選擇“整個工作簿”項,可一次性打印當(dāng)前工作簿中所有工作表的內(nèi)容,對于需要全部打印的內(nèi)容來說,省去多個工作表切換打印的麻煩。
從上面的內(nèi)容可以看出,文檔打印,成本方面的節(jié)約還是可以節(jié)約很多的。只是流通傳閱的,而不作為正式文件歸檔的,可以在字號、行距的調(diào)整方面多下點功夫,具體參數(shù)可參看前面的表格。
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