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時(shí)間管理軟件使用方法和技巧
導(dǎo)語(yǔ)：現(xiàn)在有很多的輔助工具能夠讓我們?cè)跁r(shí)間管理的過(guò)程中事半功倍，但是并非每一款都是合適的。時(shí)間管理成為越來(lái)越多人關(guān)注的領(lǐng)域和話題，但是怎樣執(zhí)行、落實(shí)并非光靠理論并不能夠讓你有實(shí)質(zhì)性的提高。時(shí)間管理軟件使用方法和技巧，一起來(lái)學(xué)習(xí)一下吧。
時(shí)間管理軟件使用方法和技巧
1、理論和實(shí)踐相結(jié)合。雖然理論和實(shí)踐存在差異，但不能否定理論的指導(dǎo)作用。我們先從GTD時(shí)間管理做起，首先要明白GTD時(shí)間管理是一個(gè)系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)由5個(gè)過(guò)程組成：收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。接下來(lái)我們以日事清為依托依次來(lái)進(jìn)行實(shí)踐。
2、收集方法。所謂收集就不需要太多的規(guī)則和框架來(lái)限制，只要認(rèn)為是應(yīng)該做的，即將做的都應(yīng)該收集起來(lái)，整理會(huì)在后面的步驟進(jìn)行。這里我采用的是日事清軟件，在“日程”界面下，左側(cè)“收納箱”就是存放收集任務(wù)的地方，直接將所有收集的事情逐條添加。
3、整理方法。整理是最容易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)，主要是很多人不知道怎么整理，以什么標(biāo)準(zhǔn)整理。這里我們可以先從簡(jiǎn)單的步驟做起，即按照重要的`程度和緊急的程度來(lái)劃分，譬如日常開(kāi)會(huì)(緊急不重要)，同事、領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)(重要且緊急)等等，可以用四象限的形式來(lái)區(qū)分，如圖所示。
4、怎么組織。組織在實(shí)際工作中我將其列為時(shí)間的安排，譬如部門(mén)工作會(huì)議留出1個(gè)小時(shí)的預(yù)算，處理郵件留出15分鐘，這樣來(lái)安排，規(guī)劃處一天的具體工作時(shí)間安排。當(dāng)然并不是所有的人都能在這里規(guī)劃的很好，GTD是一個(gè)周期的過(guò)程，可以不必在這里糾結(jié)，這次做不好可以在總結(jié)的時(shí)候進(jìn)行分析，更好的安排下一次的計(jì)劃。
5、先回顧還是先執(zhí)行，這兩個(gè)步驟在實(shí)踐中我是按照回顧——執(zhí)行——回顧的方式來(lái)做的。第一個(gè)回顧是回顧前面的計(jì)劃是否合理，是否存在紕漏，將計(jì)劃的事情進(jìn)行記錄，寫(xiě)到對(duì)應(yīng)工作的子菜單中。執(zhí)行即按照設(shè)定計(jì)劃來(lái)實(shí)踐，實(shí)踐的過(guò)程中也要將進(jìn)度、問(wèn)題、解決方案進(jìn)行子菜單中的備注。
6、溫故知新�；仡櫼獏⒄兆约旱挠�(jì)劃來(lái)對(duì)比自己的成果，這個(gè)在日事清中提供了自動(dòng)生成功能，如果希望總結(jié)的更全面，可以添加一些自己的想法、感悟。同時(shí)，回顧即是總結(jié)，這里不但要總結(jié)當(dāng)前工作內(nèi)容，還要總結(jié)自己的工作方法和當(dāng)前效率，以便銜接下一次的工作計(jì)劃。
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