迎接遠方客人來訪的禮儀
在公務活動中，常有遠客從外地來，需接待單位到機場車站和碼頭迎接。作為一名秘書應該注意那些事項呢？以下是小編收集整理的迎接遠方客人來訪的禮儀，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
1、以熱情有禮、周到妥貼的態(tài)度做好迎客工作、使客人有"賓至如歸"之感。
2、準確掌握客人到達時間。必須在客人下機、下車、下船之前到達機場、車站和碼頭等候客人，不能讓客人等候甚至空等。
3、事先準備妥當交通工具及住宿處�？头恳�(guī)格應根據(jù)客人所定規(guī)格和預算進行安排，如住宿費用由客人自己承擔，則事先須了解客人的要求，征得同意后安排。
4、接應牌。機場、車站和碼頭客流量大，為方便尋找客人，應事先制作接應牌，上面寫明客人的姓名、所在單位、省市、出席活動、會議的名稱，接待單位名稱、字跡端正，字體要大，容易看清。
5、接到客人，如事先互不認識，應再核對一下，以免搞錯，與客人見面，應表示歡迎、問候，并握手致意。接著向客人作自我介紹，還需將其他接待人員一一向客人作簡單介紹。如果對方應邀的是重要客人，應由本單位同等級別的領導迎接。當領導因故未能前往，由副級領導或秘書作代表，并向客人說明理由，致以歉意。
6、客人所帶箱包、行李，須主動代為提拎，但不要代背女客隨身小提包�？腿擞型羞\的物體，應主動代為辦理領取手續(xù)。
7、招呼客人上車，要讓客人先上、然后自己再上。在車上可與客人寒喧，解除客人的拘謹、緊張，并向客人介紹有關活動、會議和事務的情況，如背景資料、籌備過程，日程安排等，告之其住宿地點。也可以與客人作輕松、愉快的談話，如介紹本地風光，最近建設情況等。
8、到達住宿地，秘書先下車，在車門旁等候客人下車。入內(nèi)辦理住宿手續(xù)，領取鑰匙，帶領客人進入客房，向客人介紹該住處的設施、服務等方面情況，詢問客人有什么要求，察看房內(nèi)設施還有何處不妥需予解決并與賓館聯(lián)系。
9、客人安置后，秘書不要久留，盡快讓客人休息。
10、約妥下次見面的時間、方法等。
擴展閱讀：秘書的接待禮儀
一、儀容儀表
儀容通常是指人的容貌，包括未被衣服遮住的身體的部位.
儀表是指人的整體外貌，包括面貌、衣著和飾物。
對秘書人員來說，儀容和儀表的基本要求如下：
頭發(fā)要勤于梳洗和整理，不能有頭皮屑或油汗味;
發(fā)型要整齊美觀。男性不宜長發(fā)披肩;女性留長發(fā)不要遮住眼睛，染發(fā)要慎重。
面容要保持干凈，特別要注意耳朵、鼻孔、脖子、指甲縫等易疏忽的部位。
衣服應天天換洗，并熨燙平整。
二、正確的著裝與服飾搭配
服裝是由面料、款式、顏色這三個要素組成的。
穿著是一門很深的學問。
著裝反映了一個人的品味和教養(yǎng)，也會影響秘書工作。
衣著要符合自己的身份、職務，應顯出秘書人員的大方、精干、務實、可信的風格。
在此，我們僅從禮儀的角度探討著裝問題，即使衣著合乎身份、維護形象、符合禮儀的原則和方法。
1.著裝的基本原則
著裝的基本原則是國際通行的TPO原則：
T(Time)——時間;
P(Place)——地點;
O(Object)——目的。
在為自己挑選服裝時，不可忽視TPO原則。
(1)時間
一年有四季，四季的著裝不同;一天分晝夜，晝夜的著裝有異;一個星期有7天，5天工作，2天休息，所著服飾也不會一樣。需要特別注意的是，白天工作或休閑所穿的服飾，與晚上進行社交活動時所穿的服飾有很大差別。在涉外活動中，更要重視這一點。
(2)地點
地點的變化也會影響著裝。在工作單位應該穿正裝，但如果把正裝穿到休閑場合，就顯得不倫不類。
(3)目的
對目的的理解可以從兩個方面講：
一方面是做事的目的，如參加會談或主持典禮;
另一方面是人們希望通過服飾傳達給別人的印象，是嚴謹、高雅、成熟，還是獨特、隨意、幼稚。
這兩方面均會影響到對服飾的選擇。
2.公務場合的著裝
公務場合的氣氛是嚴肅的，講究高效率地工作。
所以，公務場合的著裝，要簡潔、明快，適宜工作。作為秘書，性別不同，著裝應有所區(qū)別。
男士的著裝：深色西服套裝是標準的公務場合著裝。
單排扣西服可以不系扣;如果系扣，兩�？凼降闹幌瞪峡�，三�？凼降闹幌抵虚g的那粒。
雙排扣的西服不宜敞開穿。
夏天或在熱帶地區(qū)，可以只著襯衣，不著外套。
襯衣的領子和袖口務必要干凈、挺括。不系領帶時，襯衣領口的扣子一定要解開。襯衣的下擺一定要系在褲內(nèi)，袖口的扣子要扣上，不能把袖子卷起來。
深色西服一定要配深色襪子及皮鞋，白色襪子不可與西服相配。
女士的著裝：西服套裙是傳統(tǒng)的選擇。
顏色可以是深藍、深灰、淺灰、咖啡色、駝色系列等。
這些顏色傳遞給人的感覺是：
成熟、能干、自信、沉著，這些都是職業(yè)女性最應具備的素質。
這些顏色的外套也容易與其他顏色的襯衣相配。
絲襪的顏色應接近膚色，黑色絲襪只能配黑色裙子。
請記住“裙子越短襪子越長”這句話，裙擺一定要遮住襪口.
皮鞋的樣式不要太時髦，黑色或與服裝同色系最好。
夏季的衣服切忌過薄、過露、過透。
目前，職業(yè)裝的流行趨勢越來越休閑化.但較合適的休閑尺度，并不容易掌握。
無論怎樣變化，著裝的原則不會改變，記住并學會運用這一原則，將有助于應對各種場合。
3.休閑場合的著裝
休閑場合的著裝追求的是舒適、自然。健身、購物、旅游、居家等，都可以穿休閑裝。
4.社交場合的著裝
社交場合的著裝應該高雅、漂亮、時尚。
男性可以著深色西裝、中山裝或近年流行的“唐裝”。
女性可著連衣裙、套裙。參加晚間的盛宴、舞會、音樂會等活動，可穿單色的晚服或旗袍。
5.服飾的搭配
首飾的選擇也要遵守TPO原則：
公務場合佩戴的首飾應該簡潔，只戴一兩件即可;
休閑場合佩戴的首飾，則可以更突出個性，可以造型新穎、色彩明麗;
社交場合的首飾應該是華麗的大型首飾。
三、得體的化妝
1.化妝的目的
化妝的目的是為了突出優(yōu)點、掩飾缺點。
從禮儀的角度來說，公務場合的化妝是工作的需要，是敬業(yè)的一種表現(xiàn);社交場合的化妝，是對主人的一種尊敬。
2.面部的基本比例
大家公認的比較標準的臉形是橢圓形，橢圓臉型的基本比例為“三停五眼”。
所謂“三停”即從額頭到下巴，平均分為三部分，每部分即為一停。從發(fā)際線到眉毛為一停，從眉毛到鼻尖為一停，從鼻尖到下巴為一停。
“五眼”即指橫向的面部比例。兩眼之間的距離為一眼寬，兩眼的外眼角到臉側的發(fā)際線各為一眼寬，加上兩只眼睛，共五只眼睛的寬度。
某種程度上說，化妝就是把不標準的臉型往標準的臉型上靠。上挑的、弧度大的眉型能使臉型拉長，平眉能使人臉型變寬，彎眉可減弱臉部的棱角，顏色深淺不一的粉底霜也可以改變臉型，等等。
3.皮膚的類型與化妝品的選擇
(1)中性皮膚
中性皮膚是健康皮膚。這種皮膚光滑、富有彈性，不干不油膩，皮質細膩，薄厚適中，在成人中非常少見。
這類皮膚對化妝品不太挑剔，無論用油質還是水質的化妝品都有不錯的效果。
(2)干性皮膚
干性皮膚細致透明，毛孔細小，由于缺乏油脂或水分，易起皺紋，但不易長暗瘡。應選用專為干性皮膚配制的化妝品，要選擇能保濕的隔離霜。
(3)油性皮膚
油性皮膚由于皮脂分泌旺盛，臉上特別是額頭、鼻翼、下顎處有油光。毛孔較粗，經(jīng)常愛生粉刺。應用比皮膚稍熱一點的水洗臉，每天多洗幾次，用專為油性皮膚配制的洗面奶洗臉。不要用油膩的化妝品。
(4)混合性皮膚
大多數(shù)亞洲女性都是這類皮膚。其特點是額頭、鼻子、下巴是油性的，而臉上其余部位則是干性的。為了保護皮膚，在用化妝品之前，臉上干性皮膚的部位要多用一點護膚油。
(5)過敏性皮膚
這類皮膚易受氣候、地域、花粉、食物等因素的影響而紅腫、發(fā)炎，出現(xiàn)過敏現(xiàn)象。對于這種皮膚，在選擇化妝品時要特別慎重，使用新品牌的化妝品前，要先在手臂內(nèi)側或耳垂后涂一小塊，過24小時后如果沒有過敏現(xiàn)象出現(xiàn)，才可以使用。不要輕易換護膚品和化妝品的品牌。
4、男士化妝步驟
刮臉：先用熱毛巾敷一下，涂上剃須膏，用剃須刷蘸溫水在胡須處來回稍潤幾下使產(chǎn)生泡沫，然后用剃須刀刮胡須。剃刮后，用溫水熱毛巾把泡沫
擦凈。如不再化妝，涂護膚霜潤面即可。
潔面：以清潔霜均勻涂于面部并按摩，再取藥棉或軟巾紙輕輕向兩邊擦去。
收斂：用爽膚水或營養(yǎng)蜜涂于藥棉或手掌中，輕輕拍打于面部。
打底：取棕色基調粉底霜涂于面部以調正膚色，注意必須薄而勻。額頭與頸部不可敷之過度，以免造成“假面”狀。
雙頰：以棕紅色胭脂增加血色，但必須淡，氣色良好者可不用。
眉：男性眉毛宜粗濃些，以顯陽剛之氣。一般以整理為主，按原形稍加修飾，起調整作用。
唇：一般只用潤唇膏，唇色蒼白者或嘴形太小則以唇妝彌補，可用棕色或膚色唇膏。
胡茬：胡茬濃者，可用淡黃色輕敷，以中和深色胡茬;倘不能掩蓋，也可索性用眉筆將胡茬勾出，再用手將胡須抹勻，顯示出小胡子，但形狀色調一定要自然。
定妝：在耳背灑少許香水定妝。
5、女士化妝步驟
潔面：用適合自己皮膚的冷霜或洗面乳徹底清除臉部污物、油垢。
收斂：將爽膚水或化妝水輕輕拍于面部，給皮膚補充水分，軟化角質，使細小皺紋收斂，并防止化妝脫落。
修眉：眉毛雜亂無型，依臉型修拔。
畫眉：面孔向下而眼睛朝上看時，額和眼睛中間處擠入部分稱“表情線”，是為眉造型最佳部分。由鼻翼的最下端分別向上作一垂線，并對準眼角作一直線，向上延長，將眉按原形延長線交于此點，此點即為眉毛所應取的終止點。眉在延長時應與眉形融合，確保自然。眉的化妝并應與眼睛、前額相吻合。不可粗濃而失溫柔，不可細疏而不入時，大眼睛不可將眉修得過細，小眼睛則要將眉毛畫得略粗濃些。
眼影：在上下睫毛底部用眼線筆畫出細長線，上眼部盡量貼近睫毛部，從眼角至眼尾處引畫，下眼線貼近睫毛部，從眼尾至眼角內(nèi)側先點上三點，然后用指尖把點延抹相連成美麗眼線。
潤膚：按不同皮膚選用霜、乳、水滋潤皮膚，防止皮膚化妝后干燥，但用量宜少，讓皮膚透氣。
打底：挑少許粉底霜點在額、鼻、雙頰、下巴上，再均勻涂抹，鼻翼兩側和下眼瞼睫毛處、發(fā)際處、嘴角處、頸際處要抹勻暈染，調正膚色。
唇：先畫唇線外輪廓，再用選定顏色向內(nèi)涂勻，唇線筆與口紅的顏色以相差一號為佳。
頰：用小毛刷蘸胭脂少許，由頰部向內(nèi)向下暈染，要均勻自然，邊界要匯成一體。
定妝：輕撲香粉于臉上，但一定要薄，似有似無。
相關知識：服飾穿戴須知
1.流行的不一定是適合你的，決不盲目穿戴流行的東西。
2.時刻注意整潔，但倘要整理自己的衣著穿戴或要補妝時，應到衛(wèi)生間，不宜在公開場合整理自己，也不要動不動就以手指理一下頭發(fā)。
3.女秘書不應留長指甲，既不便工作也不衛(wèi)生。
4.男士貼身內(nèi)衣不可露出襯衫外，女子內(nèi)衣的帶子也不能顯露于外，貼身衣褲的紋路不宜隱約可見。不論穿何種服裝，商標都不該露于衣外。
5.場合越隆重、越嚴肅、越正式，越宜著深色裝，其面料質地做工均應精良，所佩首飾應貨真價實，不能佩人造珠寶。
6.在國外，倘主人在邀請信上注明服飾要求，應遵主人之意著裝。
7.東方國家以年長為尊，西方國家以年輕為榮，與不同國家民族的人打交道，要了解對方心態(tài)和習俗，理解對方的服飾原則，并調整自己的服飾。
8.任何服飾儀容都與人的精神和舉止融為一體，只有飽滿的精神，得體的行為，才與恰當?shù)姆椣嘀C。否則，衣飾并不能襯托甚至升華一個人的精神氣質，反映一個人的修養(yǎng)素質。
四、日常交往禮儀
1.稱呼、致意、介紹和握手這些是人們平常見面時的禮節(jié)。與人交往，初次印象很重要.能否給人留下一個好的印象，往往取決于你與人見面后幾十秒鐘內(nèi)的表現(xiàn)。
(1)稱呼。
在公務活動中，人們習慣按人的職稱來稱呼，一般在姓氏后面加上職務或職稱。
在國際交往中，一般稱男士為先生;對于女性，沒有結婚的稱“小姐”，對戴結婚戒指的(戴在左手無名指上的)女性，可稱“夫人”;對婚姻狀況不明的女性最為合適的稱呼是“女士”，稱“小姐”也無不可(不要看年紀大就稱夫人，如對方?jīng)]有結婚，這樣的稱呼會令對方感到不愉快)。有博士頭銜的，可稱“某博士”。
(2)致意。
這是最簡單、最常用的禮節(jié)。點頭、微笑，都是致意。致意的次序是：職位低者、年輕者、男性先向對方致意。
(3)握手。
為了表示歡迎、祝賀、慰問、鼓勵等意思，我們常常需要握手。
在公務活動中，握手的次序是：職位高者、年齡長者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示歡迎等意思，職位低者、年齡輕者、地位卑者以及男士、客人也應及時伸手相握，否則，對方會感到尷尬。
在國內(nèi)，我們習慣讓更需尊敬的一方先伸手。
在國際上，特別是最近以來，這一次序變得不太重要了，誰先伸手問題都不大，這是禮儀方面新的變化，值得關注。
握手時，目光要看著對方，不要游移不定，也不要看著別人，握手的力度要適中，不重不輕地握手幾秒鐘即可，不要握著手上下抖動，也不要長時間地握手談話(異性之間長時間握手而談的，只有情侶)。
有時涉外場合需要照相，握著的手則不要很快松開。
握手的時候，要脫下手套.女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應摘下手套。
日本人習慣鞠躬，一些阿拉伯人習慣行撫胸禮，泰國人則行合十禮，我們應該尊重他們的習慣。
各國的禮儀習慣千差萬別.秘書多了解這方面的情況，能夠更好地為領導當好參謀。
(4)介紹。
在涉外活動中，介紹是常用的禮節(jié)，是使陌生的雙方相識的必不可少的禮節(jié)。
介紹分為自我介紹和他人介紹兩種方式：
自我介紹的基本內(nèi)容有：姓名、職務(公務場合)或與主人之間的關系(社交場合)。
為他人介紹時：先要了解被介紹雙方有無相識的愿望或必要。一般來說，身份和地位懸殊的雙方就沒有必要介紹了。
為他人介紹時：講究介紹順序，即先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對后者的尊重。
在公務活動中，一般不考慮女士優(yōu)先的原則，而是以身份、地位為首選因素。
2.名片禮儀
隨著社會的發(fā)展，名片已經(jīng)成為社會交際中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介紹和建立聯(lián)系之用，也可作為簡單的禮節(jié)性通信往來，表示祝賀、感謝、辭行、慰問等。由于名片上記載了很多信息，因此受到人們的重視。
接待外國客人，尤其是日本、韓國的客人時，見面交換名片是不可省去的禮節(jié)。
1)名片的格式
(1)常見的名片規(guī)格是9cm5.5cm和10cm7cm兩種。
(2)名片文字的排印有豎排和橫排兩種。
(3)橫排時，一般左上角是任職單位和部門，姓名、職務在中間，通信地址、電話號碼、郵政編碼在右下角。
(4)豎排時，任職公司、部門寫在右上角，姓名、職務在中間，通信地址、電話號碼、郵政編碼在左下角。
2)名片的放置
(1)隨身攜帶的名片，應放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。
(2)一般來說，名片最好放在專用的名片盒或名片夾中。
(3)存放他人的名片也應放入專用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。
3)名片的交換’
(1)要雙手拿住名片上方把字正面朝向對方，以齊胸的高度遞上，并說“這是我的名片，請多指教”這樣的話。
(2)接受名片時，也要畢恭畢敬，雙手捧接，接過后，一定要仔細看一遍，不懂之處當下請教。有時可以有意識地重復一下對方的姓名和職務，以示仰慕。
(3)絕對不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就裝進口袋或放到桌子上。
(4)若要把名片放桌子上，不能在名片上壓東西。
(5)如果一次同很多人交換名片，且都是初交，那最好依照座次來交換，并默記對方的職務和姓名，以防弄錯。
4)名片的索要
向他人索要名片時，不要直接開口，而是要含蓄地向對方仔細地詢問姓名、單位、地址、電話等。如“先生、小姐，今后想向你請教，怎樣能找到你?”、“先生小姐，今后怎樣和你取得聯(lián)系?：”。若對方愿意，一定會送給你一張名片。
3.拜訪約會的禮儀
(1)預約
在現(xiàn)代社會，拜訪以前先預約，已是約定俗成的規(guī)矩，應盡量不做不速之客。
(2)拜訪前的準備
“有備而來”的成功率會比隨意而訪的成功率大得多。
準備得越充分，拜訪和商談就會越順利。
首先，要做好背景材料以及相關文件的準備工作。
其次，要做好心理準備。
再次，要做好服飾準備。
(3)赴約
遵時守約的原則。遵守時間是涉外人員最基本的素質之一。
涉外秘書要多了解拜訪對象的風俗習慣，以免拜訪時產(chǎn)生溝通障礙。
約束自己的言行。不論是公務拜訪，還是私人拜訪，都要注意自己的言行舉止，做到舉止得體而不拘謹，目光專注而不游移，聲調適度而不過高，話題明確而不犯忌。
公務拜訪時：要先向對方負責接待的人員打招呼，報上自己一行人的單位、姓名以及拜訪對象的姓名，然后安靜耐心地等待接見.
在會客室等待接見時：不可大聲談笑，也不要對會客室的布置指指點點，要按照接待人員的安排就座，安靜等待。
(4)及時告辭
要想做受歡迎的客人，及時告辭是要點之一。這一舉動能表現(xiàn)出對主人的理解和尊重，并且也能表明我方的工作效率和修養(yǎng)。
4.談話的禮儀
(1)語言與話題的選擇
在對外交往中，選用的語言是有講究的。
在正式的官方活動中：需要使用本國的國語，以體現(xiàn)國家主權的尊嚴。
在非官方的商務活動中：可以使用國際通用的語言或是雙方都懂的語言，或者配備翻譯。
話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時甚至可以成為政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務必要小心.
以下的話題，是應該避開的：
�、僬卧掝}。
�、趥�人隱私問題。
③非議他人
�、苡顾紫铝鞯脑掝}。
(2)談話的態(tài)度
在對外交往中，我們總會發(fā)現(xiàn)雙方的觀點、處理問題的方法有許多不同之處。
在談話態(tài)度上表現(xiàn)在以下幾個方面：
�、僬\懇坦率。
�、诿鞔_直率。
�、蹐猿衷瓌t。
(3)聲音與語氣
在涉外工作中，秘書特別要注意控制自己的音量。中國人說話的聲音一般比較大。但在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養(yǎng)。
所謂的適度：是以能讓參加者聽清而不影響其他的人為準，這樣的音量相對于中國人來說是偏低的。
另外，語氣很重要：
一方面語氣要體現(xiàn)禮貌，多用謙詞敬語;
另一方面，不論對方單位規(guī)模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丟失了自己的人格和國格。
(4)傾聽者的禮貌
作為傾聽的一方，相對比較被動。
傾聽者應該學會從談話中獲得有益的信息。
作為傾聽者，要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應。
五、姿態(tài)舉止的禮節(jié)
1.正確的站姿、坐姿、行姿
正確的站、坐、行姿態(tài)是其他禮節(jié)的基礎，是舉止正派的表現(xiàn)。
正確的站姿關鍵要把腰挺直，收腹、挺胸、收臀;頭要正，要有向上頂?shù)母杏X，目光平視前方，雙臂自然下垂;腿要并攏，腳后跟要貼緊，腳尖微微外撇。
男性的腿可以分開一點。不可以靠著墻或門框站著，這樣容易讓人覺得散漫、懶惰甚至不正派。從上身看，正確的行姿要基本像站立一樣挺拔，重心略向前傾，雙臂自然擺動，雙眼目視前方，頭要端正。步幅可以根據(jù)個人的身高來調整，身高腿長，步幅就大，個子矮小，步幅就小。另外，服裝也影響行姿，女性穿裙裝，走路忌諱八字腳、駝背含胸。
在公務場合、涉外場合，坐姿一定要端正。正確的坐姿是：
落座輕穩(wěn)，坐下后不松懈。特別是坐沙發(fā)時，不能像抽去骨頭似的堆在那里;雙肩平正放松，兩手自然放于腿上，也可以一臂彎曲放在沙發(fā)扶手上，掌心向下。
男性雙腿可以分開約一拳的距離，女性腿要并攏，絕不能叉開腿坐，特別是在穿短裙時更要注意;也可以雙腿斜向一方，雙腳交叉，雙膝靠攏。
在一般場合下，蹺腿是可以的，但不能抖腿，更不能把鞋挑在腳尖上。在比較嚴肅的場合，坐椅子面積的三分之二就可以了。如果對方是很重要的客人，與之談話時，身體可以略略向前傾，而不要靠椅子背。
2.手勢的運用
適當?shù)剡\用手勢有助于表達自己的想法，但頻率不可以過高，幅度不宜過大。在涉外場合中，還要看交往對象。
英國人較為拘謹，舉止較為沉穩(wěn)，幅度小;
美國人大多性格外向，手勢幅度相對大。
特別需要注意的是：我們的一些習慣性的手勢，在涉外場合最好不要用，以免引起誤解或造成失禮。
指示的手勢應該使用右手，四指并攏，大拇指自然張開來指點遠處的事物或人。要指出近處文件中的某行字，可以使用右手食指。與阿拉伯國家或者印度人打交道時，一定不要使用左手做這些事情，因為他們認為左手不干凈，用左手是對他人的冒犯。
表示勝利和成功時：右手食指、中指向外伸出，構成一個英文字母“V”字，用以表示勝利。運用這一手勢時，一定要使掌心向外。
表示事情順利時：有些人愛用右手的拇指和食指做成一個圈，其余三個手指伸出，表示“OK”，一切順利，在美國可以這樣示意;在日本則表示錢;而在南美洲的巴西，則表示非常下流的意思。
指點自己不要使用右手食指或者大拇指，這樣會顯得很粗俗。在與外賓談話當中，若涉及自己時，可以伸出右手，手指并攏，手掌朝向身體，輕輕按在左胸前，這樣既文明又顯出自尊自信的內(nèi)在修養(yǎng)。
當然手勢的運用也要因人、因場合而定。秘書自己要處理好，在必要時也要提醒領導。
1)伸食指以食指指人，很多東方國家認為是不禮貌的，在西方國家則認為這是批評、嫌惡被指之人，在我國，卻只是指一下罷了。彎曲食指，我國表示“9”，到了美國就成了召喚人了。豎起食指，除了像我國習慣可以表示“1”以外，法國人以此表示“請求提出問題”，緬甸人以此表示“拜托”，新加坡人以此強調重要性，在澳大利亞，卻表示“再來一杯啤酒”。
2)伸拇指翹起拇指，可表贊揚之意，亦可表“為首”、“為大”。但在澳大利亞，這有惡意罵人的含義，意大利人又以此表數(shù)字“尸，而英國人則表示他想搭車。
3)其他指勢豎起二指呈“V”型，我國表示“2”，英語國家表“成功”、“勝利”;但手心向內(nèi)的豎起二指卻是侮蔑性的。拇指食指曲成圓圈，掌心向外，再豎起另外三指，便是“OK”手勢，這在美國表示同意首肯，在法國表示“o”，在印度表示正確，在泰國表示“沒問題”，在日本、韓國表示金錢，在巴西表示引誘女人，在突尼斯表示傻瓜、無用。此外，表“5”以上，“10”以內(nèi)的數(shù)，外國人不用一只手比劃，當然也不明白我國用一只手表示的這些意思。
4)左手在許多地方，人們認為左手是不干凈的，因此必須以右手為尊，右手為貴。不能以左手收受禮物、遞接東西，不能以左手吃飯。在印度、泰國、印尼、阿拉伯國家和一些非洲國家都如此。
5)其他動作我國年長者撫摩小孩頭頂以表喜愛，而在佛教國家則萬萬不可。阿拉伯人喜歡觸摸對方，并聞對方的氣味。我國以點頭表同意，搖頭表否定，但在阿爾巴尼亞、保加利亞、尼泊爾等國恰好相反，點頭否定，搖頭才是肯定。日本人點頭不表同意，只表理解，而阿拉伯國家點頭只是禮貌而已。
雙臂交叉置于胸前，許多地區(qū)認為既不雅觀亦無含義，而斐濟卻以這一身姿表示對說話者的傾聽和敬重。招呼飯店服務員，西班牙人吹口哨，非洲人敲打桌子，這在他們都是合乎禮儀的。
3.適當?shù)谋砬?/p>
在涉外活動中，秘書人員的待人態(tài)度和表情異常重要�？梢哉f，秘書是組織形象的代表，管理水平、人員素質都會通過秘書的形象反映出來。
概括起來，主要有以下幾種情況：
�、俟珓兆⒁�。在公務活動中的嚴肅場合，目光應該注視對方雙眼以上的額頭部位。
②社交注視。在社交場合，目光應該注視對方雙眼以下、下顎以上的部位。
③親密注視。這種注視適用于親朋好友之間，或是戀人之間、夫妻之間，即目光注視對方的上半身。
場合越是嚴肅，目光就越是不能到處游動，越要穩(wěn)定一些.
微笑的人使人感到和藹可親，可以信賴，讓人緊張的心理為之放松，所以，國外的單位都把微笑作為雇員接待顧客的重要禮節(jié)。
能夠微笑著接待來訪的客人，并不容易做到，這需要經(jīng)過一番訓練或者磨煉才能做到，要控制自己的不良情緒，不以自己的喜好來對待客人。
4.進餐禮節(jié)
(1)飲酒禮節(jié)
中餐餐桌上可以同時上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。
中餐的禮節(jié)之一是向客人勸酒敬菜，客人喝得多，主人會覺得有面子。
西餐禮節(jié)是分餐制，主賓互相敬酒，但不勸酒。主人認為客人喝多少酒是客人自己的事情，應該尊重客人的選擇。這點上，充分體現(xiàn)了中西方文化的差異。
(2)中餐禮節(jié)
中餐最為重要的禮節(jié)是使用筷子的禮節(jié)。
有六個方面的禁忌應予以注意：
第一忌諱把筷子插在飯碗里;
第二忌諱用筷子敲打餐具;
第三忌諱吸吮筷子后再去夾菜;
第四忌諱使用自己的筷子為客人夾菜;
第五忌諱夾菜時在盤中翻檢;
第六忌諱連續(xù)夾菜而不用飯。
建議在宴請外賓時，不要為他們夾菜，哪怕是使用公筷。為了表示熱情友好的禮節(jié)，可以向其介紹各種菜肴的做法、口味，隨其選擇。
中餐的湯很燙，和西餐完全不同。湯上來之后，應該提醒外賓注意這一點。不能用嘴去吹涼或者使用勺子來回攪。放在一邊稍微涼一涼即可。
(3)西餐禮節(jié)
首先，要了解西餐的“4M原則”：第一：Menu，精美的菜單;第二：Mood，迷人的氣氛;第三：Music，動人的音樂;第四：Manners，優(yōu)雅的禮節(jié)。西餐宴會自始至終要貫穿這"4M原則”
其次，要重點了解其中的第四個原則，即“優(yōu)雅的禮節(jié)”。西餐桌前的一舉一動，都有講究的禮儀規(guī)范�，F(xiàn)簡單介紹如下。
1)入席：赴西式宴會應首先向女主人招呼握手，然后再轉向男主人，這是西方的習俗，顛倒了次序是失禮的。女主人的右邊是男主賓，男主人的右邊則是女主賓。男賓入席時如發(fā)現(xiàn)左邊有女賓時，應替女賓拉開椅子，待其就座后，方可自己坐下，女賓此時也應表示感謝。
西式宴會上一切以女主人的行動為準。女主人如起立迎客，或舉杯祝酒，大家都應陪同起立、舉杯，以示禮節(jié)。
2)餐巾：餐巾是西餐特有的。入座后攤開餐巾或離座前收起餐巾，都要以主人為先。干杯、致詞，或中途要臨時離席，可將餐巾放在椅子上。宴會結束離席時，應將餐巾大致折疊一下放在桌子上，表示不想再吃了。用餐中途可用餐巾輕輕擦去嘴邊和手上的油漬和臟物，女士要注意擦嘴時不要讓口紅弄臟餐巾。不能用餐巾來擦餐具和桌子。
餐巾的使用方法
當作指揮信號。西餐的一個禮節(jié)是一切聽從女主人的安排.宴會開始的信息是女主人拿起餐巾，結束的信號是女主人拿起餐巾沾沾嘴，然后把餐巾放在桌上。
用來保護服裝。餐巾打開后對折，放于大腿上，用來保護服裝。不能圍在脖子上或塞在衣扣里。
餐巾只能用來擦嘴、擦手指尖，而不能用來擦臉和脖子。
3)刀叉的使用：西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉，右手持刀或者勺。
刀叉不可以碰響餐具，不可以手持刀叉比比劃劃。
咖啡勺、茶勺只能用來攪拌，而不能用來盛咖啡或者茶來喝。刀叉是西餐中最主要的進餐用具。習慣用法是左手持叉，右手握刀。歐洲式吃法是：左手用叉按住食物，右手將食指按在刀背上，用刀把食物切成小塊，再用左手握的叉子叉住切下的小塊食物送人口中，切下一小塊吃一小塊。美國式吃法稍有不同，即按上述方法將食物切成小塊后，將刀斜放在盤子上，騰出右手改持叉子將小塊食物送人口中，甚至可以將叉齒向上，把食物鏟著送人口中，然后，叉子再改用左手持，右手再持刀切割，周而復始。不論哪種方式，都必須切割一塊吃一塊，而不能將盤中食物先全部切碎，再持叉一塊接一塊吃。有的食物如用叉子可以分割，就不一定非用刀不可。
盤中的食物如需推移，應用刀推移，必要時可用左手持刀推移。不能轉動盤子以轉變食物堆放的方位。所有的食物，都要用叉子取食，切忌用刀叉著進食。吃面條也是用叉，但要用叉卷起來送進口，不可挑起來吃。刀、叉等餐具用畢后，要放置于盤碟上，不能放在碗內(nèi)。
刀叉取用的順序，按上菜的順序由外向內(nèi)取用，吃一道菜，用一副刀叉，用完后將刀叉并排放在盤中央，刀右叉左，叉面向上，湯匙把向著自己，表示用餐完畢，服務員見了會將餐具撤走。如有事暫離餐桌，可將湯匙斜放，刀叉交叉擺放在盤中或擺成八字形擱在盤邊，刀叉頭均朝外，這表示還沒有吃完，服務員就不會來撤去餐具。千萬不要把刀叉并在一起橫放在盤子上，頭向左前方，刀刃對著自己或他人，這是西餐桌上的禁忌。
4)就餐：西餐的菜肴由左邊上，飲料由右邊上。大型宴會通常由服務員用大托盤托著菜肴至賓客面前，由賓客自己取食。賓客對每一道菜多少總要取一點，放人自己的盤中，盡量不要多取吃剩。西餐的上菜順序是：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或紅茶。正式宴會的內(nèi)容可能更加豐富。
因此，出席西餐時應先熟悉一下菜單，不要一上來就吃飽，接下來就無法應酬了。
5)湯：除主食外，西餐的第一道萊往往是湯。在主人拿起調羹(湯匙)以前，客人不得先動手食用。湯上來時，應用右手持湯匙，先斜斜地沉人湯碗，再由身邊往前向上舀出，而不是由外向內(nèi)舀湯的中式吃法。這時要注意的是湯匙不可盛得太滿，不要讓湯水滴下來。喝湯時，要從匙的旁邊喝，不要從頂端喝。第一次舀湯宜少，先嘗試溫度，溫度適宜時，連匙帶湯一起送人口中，而不能啜，更不能啜出響聲，也不能一匙湯分幾口吃完。如湯的溫度較高，應待它自然冷卻，而不要用匙任意攪和或用口吹涼。湯匙接觸碟子時，盡量不要發(fā)出聲響。湯將喝完時，可用左手持湯盤向外傾斜，以便取剩在盤底的湯。有的宴會用兩側有耳的杯盛湯，這時，可用兩手持杯耳，端起來喝。喝完湯，湯匙應擱在湯盤上或托湯杯的碟子上，湯匙應指向自己。
6)面包：屬于主食。一般西餐中，面包在宴會開始前5分鐘先擺上餐桌。但在正式宴會上，面包是等喝完湯后才開始吃的。吃面包時，不能用刀切割面包，也不可用口咬，而應用手撕成小塊吃，吃一塊撕一塊。如果要涂牛油或果醬，不可先涂整塊，再撕下來吃;而是先撕下小塊放在餐碟上，再用刀把牛油或果醬涂在小塊上，送人嘴中一口吃下去。不能一次只吃半口，又剩半口接著吃。不能拿自己用過的牛油刀到牛油皿或果醬皿里取牛油和果醬。
如果吃面包配湯喝，應一口面包一口湯交替著吃。撕面包時，碎屑應用碟子盛接，不要弄臟餐桌。用叉子叉著面包吃或把面包浸在湯里再撈出來吃，都是不合禮儀規(guī)范的。如果是法式面包，則可以在面包上先涂上幾口都吃不完的一大片牛油或果醬，然后再撕成一塊塊來吃。
7)蔬菜和色拉：配制在主菜里的蔬菜都可以吃，如菜葉太大，應用刀在盤中切割，然后再用叉子送入口中。色拉用叉子鏟著吃。青豆等豆子可用叉子先壓扁，再用叉面舀起來吃，不要一顆一顆叉著吃。小片的番茄、芹菜條可用手拿來吃，也可用叉取食。玉米段插上牙簽、木棒，可以拿起來啃，當然也可用刀叉弄下玉米粒后，再用叉舀著吃。
8)魚、蝦、海鮮
在正式的西餐宴會上，有時第一道菜可以是開胃小菜(小吃)，主要有蝦、海鮮、蝸牛等。但魚總是在湯后面上來的。吃魚片，可持叉進食，少用刀。如吃一條完整的魚，應先將頭、尾、鰭依次切除，推在盤子一旁，再用刀將魚身的上層肉輕輕切割成小塊，再用叉子叉小塊魚肉吃。吃完魚的上層肉，切忌翻身，應用刀叉把魚的主骨從左側挑起放在盤子邊緣，然后再用同樣方法吃另一半。要用刀叉去除魚骨，不能用手代勞。如吃到骨頭，不能用口吐出，而應先用一手掩口，再用另一手拇指自唇部取出，也可吐在叉子上再放到盤子里。如魚盤里附帶有檸檬片，可用刀叉擠汁將其汁液滴在魚身上以去腥味。如吃貝類海鮮，應以左手持叉，刺其肉挑出來吃。如吃龍蝦(一般是去頭的)，應以左手持叉，叉起蝦尾，右手持刀，插進尾端壓住蝦殼，再用叉將蝦肉拖出來切食。龍蝦腳可用手指撕去殼再吃，吃完后用送上的放有檸檬片或花瓣的水盂洗手指，切不可把這盂水喝了。
9)肉類：西餐中的牛排，其熟度通常分為四種：帶血的、半生的、七成熟的、熟透的。如服務員問你“要幾分熟的牛排”，你要一次回答正確，否則你不敢吃或讓人去重烤，都是失禮的。切牛排應由外側向內(nèi)側切，如一次未切下可再切一次，但不能像拉鋸子似的來回切，也不能拉扯。切下的肉大小要適度，不要大塊往嘴里塞。豬排和羊肉都要吃熟透的，吃法與牛排相同。吃烤雞或炸雞，也用刀叉。如果是整只的雛雞或乳鴿，可先將它自胸部剖成兩個半塊，然后用叉壓住，用刀割下腿肉和胸肉吃，不要去翻身。嚼肉時，雙唇應合攏，不要有響聲，口中食物未咽下，不要再往嘴里塞。遇有骨頭，也不能吐，處理方法與吃魚時相同。
10)甜點：吃點心要用點心匙和中號叉子。一般蛋糕和派、餅，可用叉分割成小塊，較硬的可用刀切割成小塊，都用叉子叉著吃，也可用叉面鏟著吃。吃三角形蛋糕要從頂點一頭開始吃。冰淇淋、布丁等較軟的甜點，可用匙取食;如小塊硬餅干，可用手取食。注意不要讓蛋糕屑、奶油等沾在嘴巴邊，也不要用手拿點心給別人，可用叉或刀托著送過去給別人。
(4)飲茶禮儀
茶是中國人最喜愛的一種飲料，飲茶體現(xiàn)的是一種文化。因此，待客以茶，不能馬虎大意。要特別注意茶杯或茶碗有無破損、裂紋或茶垢。茶具以陶瓷制品為好。茶葉的品種可多一些，如綠茶、花茶、烏龍茶等，以備賓客挑選。如是外賓，一般來說美國人喜歡袋泡茶，歐洲人喜歡紅茶，日本人則喜歡烏龍茶。宴會上，一般由服務員給客人上茶，客人應對服務員表示感謝。
在宴會上不應大口喝茶，甚至喝得咕咚咕咚直響，而應當慢慢地一小口一小口地品嘗。遇到水面上飄浮的茶葉，可輕輕吹開，或用茶杯蓋輕輕拂去，不可用手去杯里撈出茶葉來扔在桌上或地上，也不要吃茶葉。我國古時流傳下來有以再三請茶作為暗示送客的做法，因此，在招待老年人和海外華人時，要注意，不能一而再、再而三地請其喝茶。
(5)、喝咖啡禮儀
歐美人都有喝咖啡的習慣，喝咖啡體現(xiàn)的也是一種文化。通常西餐最后一道程序是喝紅茶或咖啡。如果是喝咖啡，應當要知道，盛放咖啡的杯碟都是特制的，杯耳朝向應在飲用者的右方。咖啡匙是專門用來攪咖啡的。喝咖啡時可以加入牛奶或糖，稱為牛奶咖啡;也可以什么都不加，稱為清咖啡。也有人喜歡在清咖啡中兌人啤酒飲用。如果在咖啡中加方糖，應當用專用的夾子，而不能用咖啡匙去取。也不要用咖啡匙去用力搗碎已放人杯中的方糖，可輕輕攪拌，促使方糖溶化，但不可以咖啡匙碰撞杯壁發(fā)出聲響。
要喝咖啡時應當先把咖啡匙取出來放回咖啡碟上，千萬不要用它來舀咖啡喝，這是不符合禮儀規(guī)范的。如嫌咖啡太燙，不能用嘴去吹，而應等它自然冷卻，或用咖啡匙在咖啡杯內(nèi)輕輕攪拌使之冷卻。
喝咖啡時，應用右手食指和拇指拿咖啡杯的杯耳，左手輕輕托著咖啡碟，慢慢移向嘴邊輕輕地喝，不要發(fā)出響聲。不能滿把抓杯，大口地喝;也不能低下頭去就咖啡杯。喝完，應馬上將咖啡杯放人咖啡碟中，不要讓二者分開。添加咖啡時，也不要單單把咖啡杯從碟中拿起來，應連碟一起拿。
(6)吃水果禮儀
在宴會上，一般都要請客人吃水果。非正式宴會，吃水果可隨便些，而正式宴會上，吃水果就要講究禮儀了。通常水果應預備幾種，以便使客人有一個選擇的余地。洗凈后的水果裝在盤內(nèi)端上來時，應備好清潔的水果刀或成套的水果餐具。不要主動為客人削、剝水果，也不要拿著削好、剝好的水果硬送給客人吃，這樣做既不衛(wèi)生，又不禮貌�，F(xiàn)在為方便大家，宴會上通常是端上事先去皮切塊的水果，如西瓜、哈密瓜、香瓜、蘋果、梨、菠蘿等，上插牙簽，以便大家用牙簽戳著吃。草莓類可洗凈放于盤中，用匙或叉取食。甜橙可洗凈后帶皮切塊裝盤，客人可用手拿來吃，吃完，把皮放人果皮盆。西餐中吃葡萄不可整串拎起來吃，而應用手一顆一顆揪下來吃，而且西方人習慣連葡萄子吞吃。如果不習慣吞子，那也不能直接吐在桌上，而應用手遮口，把果核吐在手中或匙中，再放到果皮盆里。吃水果應一小口一小口地吃，不要一下子把嘴塞滿，也不能邊吃邊談，更不能將果皮果核亂吐亂扔。西餐中，吃核桃一類堅果時，不能放在嘴里直接用牙咬，而應當用專用的核桃錘把果殼敲開，再用專用的夾子取食。
西餐在吃水果前，通常要送上洗手缽(nnge卜bowl)，水面上常撒有花瓣，專供洗手用。但要注意，千萬不能把整個手伸進去洗，只能洗手指尖。洗畢，用餐巾擦干手，再吃水果。同樣，吃完水果，也應當先洗手指，再用餐巾擦干，而不能未洗手指就用餐巾擦。
最后要注意的是，不論是中餐還是西餐，如果不慎將菜汁、湯汁、水果汁、茶水、酒水、咖啡濺到鄰座身上，應立即道歉，并協(xié)助對方擦干;如果對方是女性，則不宜幫著擦，而應遞上干凈的餐巾或手帕，由她自己擦。
(7)處理意外的方法
餐桌上時常會有尷尬的事發(fā)生，要冷靜處理，才不會擴大消極影響。
碰撒酒水、菜湯之類，當事人不要慌，先用餐巾吸干酒水，或叫服務員幫忙。坐在旁邊的人可拿自己的餐巾給他擦拭，坐在遠處的人最好裝作沒看見，以減少當事人的不安和尷尬。
筷子等餐具掉在地上不必撿起來，請服務員再拿一副即可。
如果不慎吃進燙嘴的食物，趕快拿起水杯喝一口飲料，實在不行就吐在餐巾里。
(8)席間禁忌
咳嗽、打噴嚏、打飽嗝等，都屬于不應該發(fā)出的聲音，最好控制住。
咳嗽、打噴嚏時，要立即用餐巾紙捂住嘴，把臉側向一旁，并向旁邊人道歉。
吃飯時不要咀嚼出聲，閉上嘴咀嚼就可以避免此類情況.
不要只顧自己埋頭吃飯，不與旁邊的人交談，而要與兩旁的人有交流。
不要一邊嚼飯一邊與人交談，要把飯咽下去再說。
不要大聲喧嘩，不顧旁邊的人。
不要當眾剔牙、補妝、伸懶腰。
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