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電子郵件禮儀(10篇)
電子郵件禮儀1
電子郵件的商務(wù)禮儀
電子メールの基本は、“短い文章で簡(jiǎn)潔に”書(shū)くことです。ビジネスとして使う電子メールは數(shù)行以?xún)?nèi)にまとめることが基本です。
電子郵件的基本要求是“文章要短，要簡(jiǎn)潔”。商務(wù)郵件最好保持在數(shù)行以?xún)?nèi)。
パソコンの畫(huà)面では長(zhǎng)文の文章が読みづらいので、これより長(zhǎng)い文章は報(bào)告書(shū)にまとめ、ワープロ書(shū)きでブリントして渡したほうがいいでしょう。どうしてもメールで送りたい時(shí)は別の文書(shū)ファイルにして、ファイルを添付し、メール自體は文書(shū)ファイルの內(nèi)容を簡(jiǎn)潔に紹介するにしておきましょう。こうすれば相手が情報(bào)を整理しやすくなります。
因?yàn)樵陔娔X屏幕上不便閱讀長(zhǎng)篇的文章。所以長(zhǎng)篇的文章最好以報(bào)告書(shū)的形式，做成word文檔，打印出來(lái)后提交。如果無(wú)論如何都想以電子郵件形式的話，可以先做好word文件，然后以附件的形式發(fā)送。在郵件的正文里簡(jiǎn)單介紹一下附件的主要內(nèi)容。這樣方便對(duì)方整理信息。
また、電子メール本文では、漢字の使い過(guò)ぎにも気をつけましょう。メールだけではなくワープロ文書(shū)でも同様ですが、漢字がカンタンに使えるからといって漢字だらけの文章は読みにくいし、パソコンの畫(huà)面では畫(huà)數(shù)の多い字がつぶれ、省略されてしまうこともあります。
電子郵件的正文，也要注意不要過(guò)多使用漢字。不光是電子郵件，其實(shí)附件文檔也是一樣，不要由于漢字用起來(lái)方便而全部寫(xiě)成漢字，這樣閱讀的人會(huì)很吃力。且筆畫(huà)繁雜的漢字在郵件閱讀畫(huà)面上顯示時(shí)，有時(shí)會(huì)被破壞，或被省略。
短い文章を書(shū)くように心がければ言葉づかいの誤りで誤解を招くようなことも避けられます。文も一行一文程度に短く書(shū)くと読みやすくなります。
文章寫(xiě)短點(diǎn)，就可以避免由于語(yǔ)言的使用錯(cuò)誤導(dǎo)致誤解。而且，一行寫(xiě)一句話，短點(diǎn)，郵件就便于閱讀。
電子メールの宛名タイトル
電子郵件收信人的姓名、地址和標(biāo)題
電子メールを使うためのソフトのほとんどは、メール本文以外に、タイトル(件名)や宛名(宛先)や発信人名を表示します。このときのちょっとしたことではありますが、“宛名に敬稱(chēng)を含めておく”といいでしょう。
大多數(shù)的電子郵件的收發(fā)軟件，除了會(huì)顯示郵件正文外，也會(huì)顯示郵件的標(biāo)題、收件人姓名和發(fā)信人姓名等。所以我們最好在收件人姓名后加上敬稱(chēng)。
メールソフトのアドレス帳は住所録と同じようなものですが、ここで書(shū)いた宛先情報(bào)が相手のメールソフトに表示されることを念頭におき、あらかじめ相手の名前に「～様」と敬稱(chēng)をつけておくことが大切です。自分宛に屆いたメールの宛先をチェックする人は少ないですど、マナーや禮儀にこだわる人が見(jiàn)れば、送信者への印象が変わってくるでしょう。
郵件里的.收件人地址本就和住址一樣。我們這里寫(xiě)的收件人信息也會(huì)被對(duì)方看到。所以事先在對(duì)方的名字后寫(xiě)上“～様”的敬稱(chēng)就很重要。雖然很少有人去確認(rèn)收件的地址。但是如果對(duì)方是一個(gè)注重禮節(jié)規(guī)范的人的話，看到后會(huì)改變對(duì)發(fā)件人的印象吧。
タイトルも同じように、「出欠の確認(rèn)」よりは「ご出席のお願(yuàn)い」のほうが相手を敬う気持ちがあらわれています。ただしタイトルのような短い言葉でスマートに敬意を示す人は日ごろから敬語(yǔ)をきちんと使えている人でしょう。
標(biāo)題也是一樣，“出席的請(qǐng)求”比“出席確認(rèn)”更能表達(dá)出對(duì)對(duì)方的尊敬。如果在郵件標(biāo)題這么短小的語(yǔ)句里，就能表達(dá)出敬意的人，想必在平時(shí)就是一個(gè)能使用敬語(yǔ)的人。
電子メールの文章
電子郵件的用詞
電子メールでよく言われることであるが、文字だけでメッセージを伝えることは簡(jiǎn)単でも、感情まで伝えるのはとても難しいということです。
電子郵件如果只是用來(lái)傳達(dá)文字信息，的確是很簡(jiǎn)單，可是如果用來(lái)傳遞感情便十分困難。
斷定調(diào)「～だ�！扦ⅳ�。」で書(shū)けばエラそうで橫柄な印象になるし、丁寧な文章を書(shū)いたつもりで「～です�！蓼��！工肖晔工Δ取ⅳ瑜饯瑜饯筏い妊预铯欷皮筏蓼い蓼�。
如果電子郵件的全文都用斷定詞“～だ。～である。”來(lái)寫(xiě)的話，會(huì)給人留下一種很了不起、傲慢無(wú)禮的印象。但如果都寫(xiě)成禮貌體“～です�！蓼埂！�，又會(huì)給人一種待人冷淡的感覺(jué)。
電子メールの場(chǎng)合は肩に力を入れず、いつも相手に語(yǔ)りかけるような話し言葉で書(shū)いてかまわないでしょう。ただし、文字で率直な會(huì)話を書(shū)きにくい性格の人もいるので、屆いた電子メールから普段の相手とは違う印象を受けたとしても慌ててはいけません。
寫(xiě)電子郵件不需要太費(fèi)腦筋，就用平常聊天似的的口語(yǔ)體來(lái)寫(xiě)也是可以的吧。但是因?yàn)橛行┤瞬簧瞄L(zhǎng)用文字寫(xiě)口語(yǔ)體的文章，我們收到這些人的電子郵件時(shí)，不要由于文字和平常給我們的印象大不一樣，而感到驚慌。
電子メールを使い始めると、さまざまな相手から電子メールを受け取ります。そうしたメールの中から印象の良い表現(xiàn)や言葉づかいを參考にするといいでしょう。
我們一開(kāi)始使用電子郵件，就會(huì)收到來(lái)自各類(lèi)人的電子郵件。從中可以學(xué)習(xí)參考一下別人的好的表達(dá)和措辭。
電子メールの使用
電子郵件的使用
電子メールの良さは相手の都合を気にしないでメッセージを送れるところです。ただしこれは送る側(cè)の都合であって、受信した人がそのメールをすぐに読んでくれるとは限りません。
電子郵件的好處就是可以不管對(duì)方是否方便，就發(fā)信息過(guò)去。但這只是方便了發(fā)件人，至于收件人是否馬上查閱郵件就不一定了。
つまり、急ぎの用件を伝えたい場(chǎng)合、電子メールを送るのは良い方法ではないことになります。電子メールが便利だからといってあらゆるメッセージに電子メールに依存するのは考えものです。
也就是說(shuō)，如果是傳達(dá)要緊事的話，發(fā)電子郵件并不是好辦法。不要因?yàn)殡娮余]件方便，就什么事都依賴(lài)電子郵件。
たとえば上司から「○○の件について報(bào)告せよ�！工趣いΕ岍`ルを受け取った場(chǎng)合は、メールでの返信を考えず、まず上司の席に行き、簡(jiǎn)潔に結(jié)果と経過(guò)を説明します。そこで上司が納得してくれればそれで終わり、「わかった。それでは今の內(nèi)容を報(bào)告書(shū)など文章にして提出してくれ�！工妊预铯欷瞥酩幛齐娮鹰岍`ルを活用することになります。
比如，從上司那里收到一封“請(qǐng)向我匯報(bào)○○事”，這時(shí)先別忙回郵件，而應(yīng)該先去找上司當(dāng)面匯報(bào)，簡(jiǎn)單地把結(jié)果和經(jīng)過(guò)匯報(bào)一下。如果上司說(shuō)：“好的，明白了。那你把剛才的內(nèi)容做成報(bào)告書(shū)交給我。”這時(shí)你再去回復(fù)電子郵件。
このほか、相手にお詫びしなくてはいけない時(shí)も電子メールは適當(dāng)ではありません。用件を伝えるよりも気持ちをあらわすことが目的の場(chǎng)合は、まず面會(huì)、あるいは電話、あるいは自筆の封書(shū)です。
此外，必須向?qū)Ψ降狼笗r(shí)，用電子郵件表達(dá)歉意是不合適的。如果發(fā)電子郵件的目的主要是為了表達(dá)自己某種情感，而不是在于傳達(dá)事件時(shí)，則可以采用面談、電話或者親筆寫(xiě)信的方式。
電子メールは便利ですが、それだけに気持ちをあらわす手段としては役不足であるということを覚えておきましょう。
總之，電子郵件雖然使用方便，但請(qǐng)謹(jǐn)記：用電子郵件作為表達(dá)感情的手段是不夠的。
電子郵件禮儀2
現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問(wèn)題。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的�！霸谏虅�(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。
寫(xiě)email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫(xiě)每封email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過(guò)度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。
關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的
2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題
3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”
4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理
5.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“*！”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。
6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要rere一大串。
關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候
1.恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度
郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、all.
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。
2.email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“hi”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”；結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)bestregards，
中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。
俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。
關(guān)于正文
1.email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的.郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。
2.注意email的論述語(yǔ)氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。
尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀�！班]件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)！
3.email正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。
怎么樣，經(jīng)過(guò)這一系列的討論，大家對(duì)職場(chǎng)電子郵件中的禮儀應(yīng)該有初步的認(rèn)識(shí)了吧！歸結(jié)到底，兩句話：只發(fā)有必要的郵件，認(rèn)真發(fā)郵件！
電子郵件禮儀3
近年來(lái)，在諸種電子通訊手段中跑出來(lái)一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來(lái)，它的發(fā)展可謂突發(fā)飛進(jìn)，日新月異。令人刮目相看。當(dāng)前，它已經(jīng)在商界得到了越來(lái)越廣泛的使用。
電子郵件，又稱(chēng)電子函件或電子信函。它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，向交往對(duì)象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時(shí)間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費(fèi)用。
商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個(gè)方面。
第一，電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫(xiě)。向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫(xiě)。若是隨想隨寫(xiě)，是既不尊重對(duì)方，也不尊重自己的。
在撰寫(xiě)電子郵件時(shí)，下更三點(diǎn)尤其必須注意。
一是主題要明確。一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。
二是語(yǔ)言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。
三是內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。
第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。對(duì)商界人士來(lái)講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說(shuō)：“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。”
有鑒于此，若無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說(shuō)地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”。
目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M(mǎn)了無(wú)數(shù)的無(wú)聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事。
不過(guò)一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。
第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。編碼的問(wèn)題是，是每一位電子郵件的`使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國(guó)的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國(guó)家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國(guó)內(nèi)地之外的其他一切國(guó)家和地區(qū)里的中國(guó)人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書(shū)。
因此，商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。
第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能。現(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類(lèi)功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因?yàn)�，一方面，�?duì)電子郵件修飾過(guò)多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢(qián)，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來(lái)，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。
電子郵件禮儀4
職場(chǎng)人士都應(yīng)該講究關(guān)于電子郵件的禮儀，別讓電子郵件出笑話，電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴(yán)厲的內(nèi)容的，公司都崇尚信譽(yù)，把握時(shí)機(jī)及合作分工，信仰顧客至上，著重與顧客的溝通，已達(dá)成促銷(xiāo)、增產(chǎn)與盈利的目的。但我們常忽視了有關(guān)電子郵件的禮儀，一些邋遢懶散的習(xí)慣，不僅會(huì)引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。
基于多年在職場(chǎng)的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了受歡迎郵件的寫(xiě)法，供大家參考。
一、標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞含糊不清。
添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概況出這跟個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。
尤其是回復(fù)的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫(xiě)上來(lái)自XX公司，年，月，日等方便對(duì)方一目了然和便于儲(chǔ)存。
二、忌不寫(xiě)稱(chēng)呼
許多人寫(xiě)郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是“你應(yīng)該知道我是誰(shuí)”；有時(shí)至多用個(gè)“你好”這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對(duì)方有職位要稱(chēng)呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習(xí)慣的稱(chēng)呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)著。
三、忌亂用稱(chēng)呼
比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。普通員工當(dāng)然高興了。但是會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。
通常稱(chēng)呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給人降級(jí)，例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱(chēng)呼“姓氏+經(jīng)理”；但不要稱(chēng)呼“姓氏+總”；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱(chēng)呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。
四、忌全文使用英文大寫(xiě)字母
這樣寫(xiě)郵件太強(qiáng)勢(shì)，甚至暗示寄件人懶得使用標(biāo)準(zhǔn)的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書(shū)規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
五、理清回復(fù)的內(nèi)容
比如有位女士收到過(guò)這樣一封郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，他其實(shí)沒(méi)有必要知道這些訊息。
留意回答題目的技巧，當(dāng)回件答復(fù)題目的時(shí)候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復(fù)，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。
六、忌人名不排序
收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。
職場(chǎng)新式禮儀之電子郵件禮儀
最講禮儀的'方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶(hù)。
七、忌不分段
有的人整篇郵件從頭至尾寫(xiě)成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫(xiě)第二段；如果說(shuō)的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過(guò)三項(xiàng)，否則不容易記住。
當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。
八、忌不感謝
有些人沒(méi)有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說(shuō)句感謝只能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。
九、忌不署名
不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者“不用那么客氣”，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。
發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。
署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。
互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，發(fā)郵件將會(huì)越來(lái)越頻繁，所以把握郵件禮儀是職場(chǎng)新式禮節(jié)的必修課。加入不懂使用禮節(jié)，會(huì)讓人反感和討厭，使自己的形象收到損害，層次下降。
電子郵件禮儀5
關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；
2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlk用…才能顯示完你的標(biāo)題；
3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”，“有個(gè)問(wèn)題”；
4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理；
5.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“* ！”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼；
6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要Re Re一大串。
關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候
1.恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度
郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、All。
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“xxx”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。
2. email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“Hi”，中文的寫(xiě)個(gè)”你好”；結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Best Regards，中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。
俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。
郵件正文
1. email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。
2.注意email的論述語(yǔ)氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。
尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)！
3. email正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。
4.一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)讓人很反感。
5.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查
這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi)；如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。
6.合理提示重要信息
不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述
對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。
8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻
Business email不是你的情書(shū)，所以:)之類(lèi)的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在-:)
附件
1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名
3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件
5.如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用；盡量使用通用格式，使的接收者不至于為了閱讀你的郵件而專(zhuān)門(mén)安裝特別的軟件
6.如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2mB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，
語(yǔ)言的選擇和漢字編碼
1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。
2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件
如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
3.對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的.解決。
4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體
中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1. 簽名信息不宜過(guò)多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系�！窘^大多數(shù)的電子郵箱都支持簽名檔的設(shè)置，你可以查詢(xún)一下你的郵箱中簽名檔如何配置】
引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。
2.不要只用一個(gè)簽名檔
對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在ouTlK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。
3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
回復(fù)技巧
1.及時(shí)回復(fù)email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。
對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。
如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。
如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)
當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
3.回復(fù)不得少于10個(gè)字
對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。
4.不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓
如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。
對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越Re越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
5.要區(qū)分Reply和Reply All(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)
如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了
如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。
如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的Re來(lái)Re去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。
點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！
6.主動(dòng)控制郵件的來(lái)往
為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。
正確使用發(fā)送，抄送，密送
要區(qū)分To和cc還有Bcc(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)
1. To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)；
2.而cc的人則只是需要知道這回事，cc的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果cc的人有建議，當(dāng)然可以回email；
3.而B(niǎo)cc是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了Bcc的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合；
4.To，cc中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門(mén)排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！
5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源；
6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息；
在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。
如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將Re了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。
電子郵件禮儀6
電子郵件自打誕生以來(lái)發(fā)展突發(fā)飛進(jìn)，日新月異，得到了越來(lái)越廣泛的使用。使用電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時(shí)間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費(fèi)用。
政務(wù)公文電子郵件寫(xiě)作要求
1、是主題要明確
一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。
2、是語(yǔ)言要流暢
電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。
3、內(nèi)容要簡(jiǎn)潔
網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。
政務(wù)公文電子郵件發(fā)送禮儀
1、主題
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。
在發(fā)送電子郵件時(shí)要切記千萬(wàn)不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。 最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫(xiě)了反而累贅。 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理；
最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
2、稱(chēng)呼和問(wèn)候
郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)個(gè)”你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱(chēng)呼換行空兩格寫(xiě)。 結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類(lèi)的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。
3、正文
Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順，若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的`郵件，這會(huì)讓人很反感。
4、附件
如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件，附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理，正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)，附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件，如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用。
5、結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
政務(wù)公文電子郵件回復(fù)禮儀
1、回復(fù)及時(shí)
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。
如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記�。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2、回復(fù)要有針對(duì)性
當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
3、回復(fù)不得少于10個(gè)字
對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。
政務(wù)公文中電子郵件的寫(xiě)作禮儀通過(guò)介紹電子郵件的寫(xiě)作規(guī)范、電子郵件發(fā)送禮儀、電子郵件回復(fù)禮儀等幫助公務(wù)人員掌握電子郵件的使用規(guī)范和禮儀，從各個(gè)方面體現(xiàn)公務(wù)人員的素質(zhì)和修養(yǎng)。
電子郵件禮儀7
現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，我們?cè)诖颂幨轮g，常會(huì)根據(jù)對(duì)方的言行談吐、用字遣辭來(lái)衡量評(píng)估，并推敲其所要傳達(dá)給我們的訊息。相對(duì)地，自己也會(huì)因應(yīng)不同的場(chǎng)合、對(duì)象來(lái)表現(xiàn)自己的意見(jiàn)與想法。 在使用Email時(shí)，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透過(guò)文字來(lái)傳達(dá)感受，我們無(wú)法看到對(duì)方的肢體語(yǔ)言、聲調(diào)、表情，因此在文字上的表達(dá)就更顯得重要。通常在撰寫(xiě)寄發(fā)Email時(shí)，有以下幾點(diǎn)需要特別注意的：
*.內(nèi)容簡(jiǎn)單明了 大多數(shù)的人在看郵件時(shí)，都不太有耐心，而且也沒(méi)有太多的時(shí)間，所以所要表達(dá)的內(nèi)容，盡量簡(jiǎn)單扼要、條理分明，避免長(zhǎng)篇大論。并善用郵件主旨(Subject)，將主題于主旨內(nèi)簡(jiǎn)要說(shuō)明，最好不要超過(guò)15個(gè)字，更易讓對(duì)方一目了然。
*.語(yǔ)意清楚： 寫(xiě)信是一門(mén)藝術(shù)。所謂戲法人人會(huì)變，只是各有巧妙不同。無(wú)論如何，字句的段落分明、語(yǔ)意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。
*.避免情緒化用詞： 建議在情緒不好時(shí)不要寫(xiě)信，此時(shí)的語(yǔ)意的表達(dá)上可能會(huì)較激烈，可能會(huì)對(duì)雙方關(guān)系造成傷害。建議等心情較平靜的時(shí)候，再來(lái)寫(xiě)信，可能會(huì)比較好點(diǎn)。另外，因?yàn)槊總�(gè)人的背景不同，對(duì)于文字表達(dá)上的認(rèn)知也會(huì)有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。
*.適當(dāng)?shù)囊裕?在信件往返之間，保留適當(dāng)?shù)囊�，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容。但若引言太多太長(zhǎng)的`話，則可能會(huì)造成對(duì)方的困擾。
*.記得署名： 對(duì)不同的收信對(duì)象，可能會(huì)有不同的署名。但無(wú)論如何，在信件最后署名，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。
*.文法/錯(cuò)別字檢查： 在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒(méi)有文法錯(cuò)誤、語(yǔ)意不通或是錯(cuò)別字的地方。尤其是寫(xiě)給上司和客戶(hù)的郵件，更要特別注意。 以上，是一般我們寫(xiě)信時(shí)的大原則，另外還有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特別注意！總之，Email也是給別人的第一印象，若表現(xiàn)的好，可以有加分的效果；若沒(méi)有把握好，可是會(huì)讓對(duì)方打折扣的喔！來(lái)源：智邦生活館
電子郵件禮儀8
商業(yè)信件分類(lèi)
所有客戶(hù)往來(lái)的商業(yè)信件要在對(duì)方的名字前面加上其職務(wù)稱(chēng)謂，如“王博士”、“李經(jīng)理”等。信件的結(jié)尾包括自己的聯(lián)系方式和日期。公司內(nèi)部的其他書(shū)面文檔也要保持簡(jiǎn)潔扼要、通俗易讀。每個(gè)公司對(duì)內(nèi)部的信件交流格式有自己的一套規(guī)范，但我在這里不是要討論“辦公室備忘錄”的，雖然它是員工之間最常見(jiàn)的書(shū)面溝通方式。我們這里要關(guān)注的是公司與外部書(shū)面溝通的方式和內(nèi)容，不包括法律文件和合同。
商業(yè)信件主要分為以下幾類(lèi)：介紹信、推薦信、稱(chēng)贊信、投訴信、解決商業(yè)糾紛的信函、要求信和拒絕信等。
1.推薦信
往往是推薦一個(gè)人申請(qǐng)學(xué)�；蚬ぷ鳎锩娴膬�(nèi)容要包括你和對(duì)方的關(guān)系，你認(rèn)識(shí)對(duì)方的時(shí)間長(zhǎng)短，用例子來(lái)說(shuō)明他的特征，例如你要說(shuō)這個(gè)人勤奮，那么舉一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明這點(diǎn)。離職前，我總習(xí)慣請(qǐng)老板或與我共事的同事寫(xiě)一份推薦信。個(gè)人的推薦信或者提名信是贏得下次工作的有力工具。
2.稱(chēng)贊信
如果你滿(mǎn)意對(duì)方的產(chǎn)品或服務(wù)，寫(xiě)一封稱(chēng)贊信。雖然很多人不會(huì)這么做，但這是和對(duì)方建立良性關(guān)系的開(kāi)端。如果你很滿(mǎn)意餐廳經(jīng)理的服務(wù)，那么寫(xiě)一封稱(chēng)贊信給他的上司，一方面你對(duì)他職業(yè)的發(fā)展有很大的幫助，另一方面和他建立好關(guān)系，今后能繼續(xù)接受他的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以這類(lèi)利己利人的信件，大家應(yīng)該愿意寫(xiě)，常常寫(xiě)，因?yàn)檫@能帶來(lái)雙贏。
3.投訴信
首先，投訴信要寫(xiě)給這個(gè)組織的最高的領(lǐng)導(dǎo)。其次，避免用情緒化的詞語(yǔ)，要對(duì)事不對(duì)人。在投訴信的第一段，先將事由作客觀的總結(jié)，讓對(duì)方明白寫(xiě)信的目的。之后講一些具體的事實(shí)，例如發(fā)票號(hào)碼、事情發(fā)生時(shí)間和地點(diǎn)。投訴信也要盡量保持對(duì)對(duì)方的鼓勵(lì)性的態(tài)度，例如“我知道貴餐廳的服務(wù)很有名，我也常常是因?yàn)椴蛷d的服務(wù)而前來(lái)用餐，我想這個(gè)服務(wù)員的服務(wù)并不能代表整個(gè)餐廳的服務(wù)水平”等文字。投訴信最難寫(xiě)，可如果寫(xiě)的是“服務(wù)水平”，對(duì)方會(huì)比較心平氣和地處理這個(gè)投訴。最后的一段是你對(duì)解決問(wèn)題的建議，不要很離譜很貪心，要合理。如果對(duì)方賣(mài)給你的貨，在使用一周后壞了，可以提議退貨、換新的，或在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修好。最后一句話應(yīng)該是鼓勵(lì)性的，例如“我相信貴公司的服務(wù)是高水平的，也希望這件事情能夠合理解決，今后我們還可以繼續(xù)合作”
4.解決業(yè)糾紛的信函
因?yàn)楦鞣N原因，在我們購(gòu)買(mǎi)完某商品后，我們常常需要和對(duì)方討個(gè)減價(jià)，或要求賠償、退貨。在商業(yè)糾紛信中應(yīng)附有購(gòu)買(mǎi)商品的收據(jù)復(fù)印件，讓對(duì)方可以在自己的文件中追溯。商業(yè)糾紛信的內(nèi)容要簡(jiǎn)單明了。
5.要求信
要求信的內(nèi)容包括要求對(duì)方開(kāi)機(jī)票，或?qū)⒛撤菸募慕o你等。這類(lèi)信主要包括對(duì)方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。
6.拒絕信
商務(wù)往來(lái)中的拒絕信是一個(gè)建立自己品牌、宣傳自己的機(jī)會(huì)。要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)不是對(duì)方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個(gè)開(kāi)放的心態(tài)，表示我們?nèi)杂信d趣與你合作，如果今后有機(jī)會(huì)，可以繼續(xù)探討合作的可能及合作方式。
書(shū)面溝通優(yōu)點(diǎn)
1.一目了然：白紙黑字能使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。當(dāng)討論的結(jié)果被記錄下來(lái)、經(jīng)詳細(xì)商討并最終寫(xiě)在紙上時(shí)，投機(jī)取巧的人就沒(méi)有施展拳腳的空間了。
2.書(shū)面跟進(jìn)：能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能。例如：我要協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)完成一項(xiàng)銷(xiāo)售任務(wù)，時(shí)間非常有限，離規(guī)定的完成日期不遠(yuǎn)，此時(shí)準(zhǔn)備一份書(shū)面?zhèn)渫浗o我的隊(duì)員、主管以及合作伙伴，將使我更加清楚采取什么步驟，如何對(duì)每個(gè)人進(jìn)行跟進(jìn)。它促使每個(gè)人共同關(guān)注一件事、說(shuō)同一種語(yǔ)言，以及清楚哪些已經(jīng)做完，還有哪些需要做。最后，書(shū)面跟進(jìn)能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾，哪些人因及時(shí)完成了工作而得到肯定。
3.充當(dāng)意見(jiàn)不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明：沒(méi)有人是完美的。毫無(wú)疑問(wèn)，每一個(gè)工作項(xiàng)目都面臨特殊的挑戰(zhàn)，不管這種挑戰(zhàn)是運(yùn)籌上的還是人際關(guān)系上的。書(shū)面記錄能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。
應(yīng)酬書(shū)信具體書(shū)寫(xiě)原則
應(yīng)酬書(shū)信是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的書(shū)信。因?yàn)樵谡麄�(gè)商務(wù)流通領(lǐng)域，很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往，以此來(lái)增進(jìn)友誼，促進(jìn)貿(mào)易。這類(lèi)書(shū)信與一般書(shū)信的禮儀要領(lǐng)和格式基本相同。應(yīng)酬書(shū)信一般由箋文和封文兩部分組成。寫(xiě)信是借助文字向受信人說(shuō)話。要使對(duì)方感到親切、自然、文明有禮并收到良好的交際效果，寫(xiě)信就要符合書(shū)寫(xiě)格式和書(shū)信語(yǔ)言的禮儀規(guī)范。否則，就會(huì)鬧出笑話，影響交際效果乃至誤事。
一、稱(chēng)謂要得體。
稱(chēng)謂即稱(chēng)呼，要符合寄信人同受信人的特定關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，平時(shí)對(duì)對(duì)方稱(chēng)呼什么，信的開(kāi)頭就寫(xiě)什么。在格式上，稱(chēng)呼要在信箋第一行起首的位置書(shū)寫(xiě)，單獨(dú)成行，以示尊重，它有很強(qiáng)的禮儀作用。寫(xiě)給非親屬關(guān)系的長(zhǎng)輩，一般在姓氏后面加職務(wù)，如李經(jīng)理、張校長(zhǎng)，或以某老相稱(chēng);寫(xiě)給自己敬佩的長(zhǎng)者可在稱(chēng)呼前加上“尊敬的”三字，盡量避免指名道姓;對(duì)平輩或小輩則可直呼其名，或稱(chēng)兄道弟，或稱(chēng)“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相稱(chēng)。
稱(chēng)呼之后一般還要加提稱(chēng)語(yǔ)，即用來(lái)提高稱(chēng)謂的詞語(yǔ)，如對(duì)尊長(zhǎng)用“尊鑒” 、“賜鑒” 、“鈞鑒” 、“崇鑒” ;對(duì)平輩用“臺(tái)鑒” 、“大鑒” 、“惠鑒” ;對(duì)晚輩用“青鑒” 、“收覽” ;對(duì)女士用“芳鑒” 、“淑鑒” 、“懿鑒”(對(duì)年高者) ;對(duì)夫婦用“儷鑒” 、“同鑒” 、“均鑒”等。書(shū)信中的這種敬語(yǔ)使用時(shí)要注意與稱(chēng)謂相配合。
二、問(wèn)候要熱情。
抬頭之后的承啟語(yǔ)(應(yīng)酬語(yǔ))起開(kāi)場(chǎng)白的作用。無(wú)論是經(jīng)常通信的還是久未聯(lián)系的，向?qū)Ψ絾?wèn)候一聲，是必不可少的禮節(jié)。因此，信的.開(kāi)頭應(yīng)有問(wèn)候語(yǔ)。如“奉讀惠書(shū)，如見(jiàn)故人!”或“久疏問(wèn)候，不知近來(lái)可好?”問(wèn)候語(yǔ)可長(zhǎng)可短，即使短到“你好”兩字，也應(yīng)是發(fā)自?xún)?nèi)心，體現(xiàn)出寫(xiě)信人的一片真誠(chéng)，而不是“應(yīng)景文章” 。問(wèn)候要切合雙方關(guān)系，交淺不宜言深，以簡(jiǎn)捷、自然為宜。
三、內(nèi)容要準(zhǔn)確。
正文是書(shū)信的主體，即寫(xiě)信人要說(shuō)的事，要論的理，要敘的情。
正文一般從信箋的第二行開(kāi)始寫(xiě)，前面空兩格。書(shū)信的內(nèi)容盡管各不相同，寫(xiě)法也多種多樣，但都要以表情達(dá)意、準(zhǔn)確率直為原則。除言之有物、通情達(dá)理、文辭通暢、字跡工整以外，還要措詞得體，即根據(jù)受信人的特點(diǎn)及寫(xiě)信人與受信人的特定關(guān)系進(jìn)行措詞(包括敬語(yǔ)、謙詞的選擇，語(yǔ)調(diào)的掌握等) ;一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)先談?wù)動(dòng)嘘P(guān)對(duì)方的事情，表示關(guān)切、重視或謝意、敬意，然后再寫(xiě)自己要陳述的事理。正文寫(xiě)好后，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有遺漏，可補(bǔ)充寫(xiě)在結(jié)尾后面;并在補(bǔ)述語(yǔ)前另行加上“又及” 、“又啟”加以提示。補(bǔ)述語(yǔ)不宜過(guò)長(zhǎng)。
四、祝頌要誠(chéng)懇。
正文后的問(wèn)候祝頌語(yǔ)雖然只幾個(gè)字，但表示寫(xiě)信人對(duì)受信人的祝愿、欽敬、慰勉，也有不可忽視的禮儀作用。祝頌語(yǔ)有格式上的規(guī)范要求，一般分兩行書(shū)寫(xiě)，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語(yǔ)可以套用約定俗成的句式，如“此致敬禮” 、“祝您健康”之類(lèi)，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對(duì)收信人的良好祝愿。如對(duì)尊長(zhǎng)，可寫(xiě)“敬請(qǐng)福安” 、“敬請(qǐng)金安” 、“敬請(qǐng)?zhí)病?、“恭請(qǐng)平安” ;給平輩的信，則用“順頌時(shí)祺” ，春天可寫(xiě)“此頌春安” ，逢年可寫(xiě)“即請(qǐng)年安” 、“此請(qǐng)歲安” ，平時(shí)用“敬頌時(shí)綏”之類(lèi);給晚輩的信，可只用“即頌刻好” 、“順問(wèn)近好”之類(lèi)，不用“請(qǐng)” 。
此外，祝頌語(yǔ)還可根據(jù)受信人的境況、職業(yè)而有所區(qū)別，如對(duì)新婚者或夫婦，用“恭請(qǐng)喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請(qǐng)儷安” 、“即頌雙祺” ，對(duì)方遠(yuǎn)行用“遙祝旅安” ，對(duì)方患病寫(xiě)“即頌痊安” 。按對(duì)方職業(yè)可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財(cái)祺”等。
箋文的最后，要署上寫(xiě)信人的名字和寫(xiě)信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應(yīng)的自稱(chēng)，即對(duì)受信人的自稱(chēng)，如給老師寫(xiě)信時(shí)自稱(chēng)“學(xué)生” 、“弟子” 、“受業(yè)” 。名字之下，還要選用適當(dāng)?shù)亩Y告敬辭，如對(duì)尊長(zhǎng)，在署名后應(yīng)加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啟” 、“肅上”等;對(duì)平輩在署名后加“敬白” 、“謹(jǐn)啟” 、“敬上” 、“拜啟”等。
五、封文用尊稱(chēng)。
封文(信皮)的主要內(nèi)容除要清楚、準(zhǔn)確地寫(xiě)明受信人地址及郵碼、受信人姓名、發(fā)信人地址、郵碼及姓名以外，還要恰當(dāng)?shù)剡x用封文中的禮貌用詞。首先，要注意受信人的稱(chēng)呼。封文是寫(xiě)給郵遞員看的，因此在受信人名字后面不宜用“父” 、“夫” 、“兒”之類(lèi)的親屬稱(chēng)謂，而應(yīng)根據(jù)受信人的職銜、年齡等，寫(xiě)上“教授” 、“醫(yī)生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次，要講究“啟封辭” 、“緘封辭”的選擇�！皢⒎廪o”是請(qǐng)受信人拆封的禮貌語(yǔ)詞，它表示發(fā)信人對(duì)受信人的感情和態(tài)度。一般對(duì)高齡尊長(zhǎng)用“安啟” 、“福啟” ，對(duì)其余長(zhǎng)輩用“鈞啟” 、“賜啟” ;對(duì)平輩，可依照受信人的身份、性別，分別用“勛啟”(對(duì)軍人) 、“文啟”(對(duì)教師) 、“芳啟”(對(duì)女士) ;對(duì)晚輩用“手啟” ，對(duì)子女可直寫(xiě)“手拆” 、“收拆” 、“收覽” �！熬}”字的用法也有講究。給長(zhǎng)輩的信宜用“謹(jǐn)緘” ，對(duì)平輩用“緘” ，對(duì)晚輩用“手緘” 。明信片、賀年片等因無(wú)封套，因而無(wú)所謂“啟”和“緘” 。
六、收信回復(fù)要及時(shí)。
受信人收到來(lái)信后，應(yīng)及時(shí)啟閱和回復(fù)，這是最基本的通信禮節(jié)之一。在復(fù)信里，應(yīng)言明對(duì)方來(lái)信收到的時(shí)間。對(duì)于向自己求助的信和商務(wù)函件，應(yīng)及時(shí)給予明確的答復(fù);即使暫時(shí)幫不上忙或不能滿(mǎn)足要求，也應(yīng)告知對(duì)方，以免其惦念。對(duì)極個(gè)別不宜回復(fù)的信件，如求愛(ài)信及所謂“幸運(yùn)環(huán)”的來(lái)信，可以置之不理，但不宜將其內(nèi)容有意張揚(yáng)和曝光。
七、書(shū)信的宜與忌。
書(shū)信作為交際禮儀文書(shū)，也有它的禁忌：
在筆種上以毛筆、鋼筆為宜，忌用鉛筆;在墨色上，以黑藍(lán)顏色為佳，忌用彩色墨水，因?yàn)樵诓簧傥鞣絿?guó)家里，紅的表示絕交，綠的表示求愛(ài);保護(hù)通信自由，私人信件應(yīng)秘不示人，不能私藏、私拆他人信件，即使遇見(jiàn)他人讀信，也不應(yīng)湊近聽(tīng)、看。
商務(wù)書(shū)信布局禮儀
①斜排式或縮行式(Indented Form )。
這種排列的要領(lǐng)在于信頭、結(jié)束語(yǔ)、簽名和發(fā)信人姓名都靠右或偏右，而封內(nèi)地址和稱(chēng)呼則左邊，如果以上任一要素要分行排列時(shí)，后行要比前行縮入兩個(gè)(或三個(gè))英文字母;正文每段開(kāi)始要縮入五個(gè)英文字母，段與段之間要空一行。這種形式講究勻稱(chēng)美觀，是傳統(tǒng)的排列范式，目前只有少數(shù)英國(guó)人喜歡用。
�、谡攀交虼怪笔交螨R頭式(Blocked Form )。
這種排列的要領(lǐng) 在于每個(gè)要素都從左邊開(kāi)始排列，每一行都不向右縮入，因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時(shí)方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱(chēng)美觀，所以使用它的人也不很多。
�、鄹牧际交蚧炫攀�(Modified Form )。
這種排列集上述兩種形式之所長(zhǎng)，信頭、結(jié)束語(yǔ)、簽名和發(fā)信人姓名排在右邊，封內(nèi)地址和稱(chēng)呼排在左邊，但每個(gè)要素分行時(shí)每行都不向右縮入;正文每段開(kāi)始縮入五個(gè)英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱(chēng)美觀，因此，它是目前極為流行的英文書(shū)信范式。
【注意事項(xiàng)】
�、僖�?yàn)槭謱?xiě)有時(shí)難免不好辨認(rèn)，所以英文書(shū)信最好是打印。
�、谛欧獾臅�(shū)寫(xiě)一般是收信人名址寫(xiě)在信封正面的中央而發(fā)信人名址可寫(xiě)在正面的左上方或者信封的背面，書(shū)寫(xiě)形式應(yīng)與信內(nèi)風(fēng)格一致。
�、蹠�(shū)信的折疊也應(yīng)有講究。
電子郵件禮儀
Email，或稱(chēng)電子郵件，是21世紀(jì)最方便的工具，同時(shí)也是最容易給對(duì)方帶來(lái)不好印象的工具。前幾年，一個(gè)有名的跨國(guó)公司的總經(jīng)理用Email寫(xiě)了一封言辭嚴(yán)厲的郵件給秘書(shū)，批評(píng)秘書(shū)周日來(lái)公司給自己開(kāi)門(mén)時(shí)遲到(總經(jīng)理周日臨時(shí)請(qǐng)秘書(shū)開(kāi)門(mén))，并且將其解雇。這位秘書(shū)也不甘示弱，將這封信轉(zhuǎn)發(fā)給全公司的人，還有媒體。事情鬧得很大，最后這位總經(jīng)理被解雇，當(dāng)然也沒(méi)有其他的公司敢請(qǐng)這位秘書(shū)。從這件事中我們可以看到，雖然電子郵件是兩個(gè)人之間的溝通，但你在寫(xiě)郵件的時(shí)候，也要意識(shí)到這封郵件將來(lái)是有可能被公開(kāi)的。
接下來(lái)，我們來(lái)講寫(xiě)郵件的過(guò)程。
第一，發(fā)郵件前需要很清楚地確定收件人、抄送人，避免沒(méi)有價(jià)值地群發(fā)。如果要群發(fā)，我會(huì)把自己的郵箱寫(xiě)在收件人一欄，把其他人的郵箱寫(xiě)在密送一欄，避免有人向這些郵件地址發(fā)垃圾郵件。
第二，在發(fā)郵件前，問(wèn)自己有沒(méi)有必要發(fā);內(nèi)容是否準(zhǔn)確;如果附件很大，要先通知對(duì)方，尋問(wèn)是否方便接收附件(因?yàn)橛腥耸崭郊环奖?。
第三，注意自己發(fā)郵件的時(shí)間，確保發(fā)信時(shí)間準(zhǔn)確。
在內(nèi)容方面，有一個(gè)最大原則――KISS：Keep It Short and Simple。即確保商務(wù)往來(lái)中的電子郵件內(nèi)容簡(jiǎn)短、簡(jiǎn)單，表達(dá)清晰。
在語(yǔ)氣方面，基本上商業(yè)電子郵件還是一個(gè)商業(yè)信件，所以語(yǔ)氣要盡量保持正式和尊敬。
內(nèi)容和格式要相符，避免寫(xiě)太多情感的東西。因?yàn)殡娮余]件沒(méi)有正式信件那么正式，很多人就可以很放松地隨便寫(xiě)寫(xiě)，甚至在沒(méi)有思考周到前就發(fā)走，然后又后悔發(fā)得太快。
【禁忌】
1.鬼臉：各種表情都讓人覺(jué)得不夠職業(yè)和成熟。
2.沒(méi)有重點(diǎn)的抱怨之詞。
3.轉(zhuǎn)發(fā)很多笑話，以及大眾類(lèi)、宣傳類(lèi)的信息。
4.用郵件表達(dá)你的建議。因?yàn)閷?duì)方看不到你的語(yǔ)氣和肢體語(yǔ)言，所以容易產(chǎn)生誤會(huì)。
5.跑題。寧可寄兩三封簡(jiǎn)短的郵件，也不要來(lái)一封長(zhǎng)篇大論。
【回信原則】
發(fā)信后，給對(duì)方2~3天回信的機(jī)會(huì)。這里列出一些回信的原則：
1.要全部讀完郵件后再回;避免情緒激動(dòng)的時(shí)候回信。
2.回復(fù)群發(fā)郵件時(shí)，避免發(fā)給無(wú)關(guān)的人。
3.寫(xiě)清楚主題，并標(biāo)注緊急程度。緊急程度可以有很多種：FYI――不太重要，Urgent――急件。
4.內(nèi)容方面有時(shí)要避免太簡(jiǎn)單，因?yàn)閷?duì)方讀時(shí)會(huì)容易誤解成你有不耐煩的態(tài)度。
5.是否必須以郵件回復(fù)：如果對(duì)方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對(duì)面回應(yīng)。
6.最好24小時(shí)內(nèi)回應(yīng)，如果你很忙，最好先跟對(duì)方發(fā)個(gè)簡(jiǎn)單的郵件表明你已收到了，可是需要多一點(diǎn)時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備或處理，并且告訴對(duì)方一個(gè)時(shí)間讓他有適當(dāng)?shù)钠诖?/p>
7.如果你出去度假，在自動(dòng)回復(fù)中最好列有其他人的聯(lián)系方式。
8.如果收到群發(fā)、需要大家討論某一問(wèn)題的郵件，最好讀完所有的郵件內(nèi)容之后再回復(fù)，避免重復(fù)。
【注意事項(xiàng)】
最后在發(fā)郵件的時(shí)候，注意避免以下問(wèn)題，以免給對(duì)方帶來(lái)不便：
1.過(guò)長(zhǎng)的簽名檔。
2.發(fā)無(wú)關(guān)的信件。
3.轉(zhuǎn)發(fā)詛咒連鎖短信。
4.忘記附件。
5.帶病毒的郵件。
6.忘記察看自己的信箱容量是否已滿(mǎn)。
7.收件人的姓名拼錯(cuò)。
8.個(gè)人化的信件(群發(fā)的笑話、轉(zhuǎn)載大容量的PPT勵(lì)志故事等的個(gè)人化信件最好發(fā)到私人信箱里)。
無(wú)論是正式的商業(yè)信件還是電子郵件，都是自己與其他人溝通的工具，所以要盡量保持尊敬對(duì)方的態(tài)度。如果在寫(xiě)信件和回郵件的過(guò)程中，始終保持這種態(tài)度，就會(huì)避免很多問(wèn)題。
電子郵件禮儀9
電腦是我們工作的重要工具，電腦禮儀也會(huì)體現(xiàn)一個(gè)人的素質(zhì)和教養(yǎng)。
1.雖然是公司的電腦，但也要倍加愛(ài)護(hù)，平時(shí)要擦拭干凈，不用時(shí)正常關(guān)機(jī)，不要丟下就走；外接插件時(shí)，要正常退出，避免導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、電腦崩潰等故障。
2.還有的人公私不分，拿著個(gè)U盤(pán)，一會(huì)兒將個(gè)人電腦資料Ctrl到公司電腦上，一會(huì)兒又將公司電腦資料Ctrl到個(gè)人電腦上，這種現(xiàn)象被公司發(fā)現(xiàn)，肯定堅(jiān)決制止。
3.在公司里上網(wǎng)，要查找與工作相關(guān)的內(nèi)容和資料，而不是自己憑興趣查看自己的東西。
4.很多公司不允許員工在公司電腦上打游戲、網(wǎng)上聊天，但仍有人利用領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)私自偷玩，或用公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)“笑傲江湖”，從網(wǎng)站上下載圖片，這些都是違反勞動(dòng)紀(jì)律的。
5.電子郵件在給人們帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了職場(chǎng)禮儀方面的.新問(wèn)題。電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。
1)標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標(biāo)題，例如：“嘿！”或是“收著！”
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復(fù)的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，年、月、日以便對(duì)方一目了然又便于保留。
2)電子郵件的文體格式應(yīng)該類(lèi)似于書(shū)面交談式的風(fēng)格，開(kāi)頭要有問(wèn)候語(yǔ)，但問(wèn)候語(yǔ)的選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的稱(chēng)呼，結(jié)尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫(xiě)，直接注上自己的名字。但是，如果你寫(xiě)的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開(kāi)頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”結(jié)尾要有祝福語(yǔ)，并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
電子郵件禮儀10
現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，我們?cè)诖颂幨轮g，常會(huì)根據(jù)對(duì)方的言行談吐、用字遣辭來(lái)衡量評(píng)估，并推敲其所要傳達(dá)給我們的訊息。相對(duì)地，自己也會(huì)因應(yīng)不同的場(chǎng)合、對(duì)象來(lái)表現(xiàn)自己的意見(jiàn)與想法。 在使用Email時(shí)，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透過(guò)文字來(lái)傳達(dá)感受，我們無(wú)法看到對(duì)方的肢體語(yǔ)言、聲調(diào)、表情，因此在文字上的表達(dá)就更顯得重要。通常在撰寫(xiě)寄發(fā)Email時(shí)，有以下幾點(diǎn)需要特別注意的：
.內(nèi)容簡(jiǎn)單明了
大多數(shù)的人在看郵件時(shí)，都不太有耐心，而且也沒(méi)有太多的時(shí)間，所以所要表達(dá)的內(nèi)容，盡量簡(jiǎn)單扼要、條理分明，避免長(zhǎng)篇大論。并善用郵件主旨(Subject)，將主題于主旨內(nèi)簡(jiǎn)要說(shuō)明，最好不要超過(guò)15個(gè)字，更易讓對(duì)方一目了然。
.語(yǔ)意清楚：
寫(xiě)信是一門(mén)藝術(shù)。所謂戲法人人會(huì)變，只是各有巧妙不同。無(wú)論如何，字句的段落分明、語(yǔ)意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。
.避免情緒化用詞：
建議在情緒不好時(shí)不要寫(xiě)信，此時(shí)的語(yǔ)意的表達(dá)上可能會(huì)較激烈，可能會(huì)對(duì)雙方關(guān)系造成傷害。建議等心情較平靜的時(shí)候，再來(lái)寫(xiě)信，可能會(huì)比較好點(diǎn)。另外，因?yàn)槊總�(gè)人的背景不同，對(duì)于文字表達(dá)上的認(rèn)知也會(huì)有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。
.適當(dāng)?shù)囊裕?/p>
在信件往返之間，保留適當(dāng)?shù)?引言，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容。但若引言太多太長(zhǎng)的話，則可能會(huì)造成對(duì)方的困擾。
.記得署名：
對(duì)不同的收信對(duì)象，可能會(huì)有不同的署名。但無(wú)論如何，在信件最后署名，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。
.文法/錯(cuò)別字檢查：
在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒(méi)有文法錯(cuò)誤、語(yǔ)意不通或是錯(cuò)別字的地方。尤其是寫(xiě)給上司和客戶(hù)的郵件，更要特別注意。 以上，是一般我們寫(xiě)信時(shí)的大原則，另外還有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特別注意！總之，Email也是給別人的第一印象，若表現(xiàn)的好，可以有加分的效果；若沒(méi)有把握好，可是會(huì)讓對(duì)方打折扣的喔！智邦生活館
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