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接電話的禮儀常識
電話禮儀是打電話時的一種禮儀，也被稱之為現(xiàn)代禮儀的基礎(chǔ)示范。電話被現(xiàn)代人公認為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語言很關(guān)鍵，它直接影響著一個公司的聲譽。下面給大家分享一些接電話的禮儀常識，歡迎閱讀！
接電話的禮儀知識：
(一)重要的第一聲
當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中，只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好，這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應(yīng)有“我代表單位形象”的意識。
(二)要有喜悅的心情
打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。
(三)清晰明朗的聲音
打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
(四)迅速準確的接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼�，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。
(五)認真清楚的記錄
隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指① When何時② Who何人③ Where何地④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5WIH技巧。
(六)了解來電話的目的
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應(yīng)認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
二、使工作順利的電話術(shù)
(一)遲到、請假由自己打電話;
(二)外出辦事，隨時與單位聯(lián)系;
(三)外出辦事應(yīng)告知去處及電話;
(四)延誤拜訪時間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò);
(五)用傳真機傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò);
(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;
(七)借用別家單位電話應(yīng)注意，借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘;遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應(yīng)先征求對方的同意和諒解。
打電話時要注意以下幾點：
1、選擇一個好的時間。打電話時，如果不是重要的事情，盡量避免接受者休息、吃飯的時間，最好不要在節(jié)假日打擾對方。
2、掌握呼叫時間。在打電話之前，最好考慮一下你想說什么，以節(jié)省呼叫時間�，F(xiàn)在不要說“電話粥”，通常一次呼叫不應(yīng)超過3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。
3、要友好。說話時不要大喊大叫，震耳欲聾。
4、語言應(yīng)該是標準化的。在通話開始時，你應(yīng)該首先介紹自己，不要讓對方“猜”。當接受者找到人或轉(zhuǎn)學時，你應(yīng)該說“勞動駕駛”或“麻煩你”，不要認為這是理所當然的。
一些打電話的技巧
1、注意自己的聲音和心態(tài)。
電話只通過聲音傳達信息，所以第一句話、語調(diào)和語氣都非常重要。如果你沒有誠意，對方可以聽到。接到電話時要集中精力聽，寫下要點，不要邊聽邊做其他工作。
2、通話以簡潔為主。
每句話都要有適當?shù)膯柛簦黝}明確，不要拖延，說了很久也沒有直接進入核心。養(yǎng)成打電話前先寫要點的習慣，這樣就不會發(fā)生。
3、避開電話的高峰期。
如果你在對方公司最忙的時候給對方打電話，你往往會因為“通話”而無法通話。因此，必須有一套方法來避免高峰時段的電話。
一般公司的高峰期是這樣的。上班后一兩個小時內(nèi)。午休后一兩個小時內(nèi)。下班的時間。無論如何，打通的時候別忘了說一句話；“對不起，工作忙的時候打擾了你……”。
電話禁忌用語
接電話時切忌使用“說！”“說！”
說話是一種命令性的方式，即難以接受和不禮貌。有些人接電話時，一接電話就馬上說：“說”或“說”，或者多加一兩個字“聽，說！”
這種行為在公司和企業(yè)內(nèi)部可能是可以理解的。由于某種原因，工作繁忙，時間緊張，沒有太多時間處理電話。希望對方直截了當，不要浪費時間。但是這種硬電話接聽方式太粗魯無禮了，有一種盛氣凌人的氣勢，好像是擺架子。給人的感覺是“有話要說，老子沒時間和你在電話里啰嗦！
有些人懶得“說”這樣的電話響應(yīng)方式，只是一句話也沒說就掛了電話。起初，我想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或提供一些信息，聽他的語氣不舒服，說等于白說，這種人懶得和他說話。
每個人都希望別人以禮相待。誰愿意和不禮貌的人打交道？因此，在接電話時，一定要注意禮貌。
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