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信函的禮儀
一、完整
在寫信時，為了避免傳輸錯誤信息，務必使書信的基本內容“按部就班”、完整無缺。
例如，在信文中提到收到對方來信，或是在末尾落款時，不可一筆帶過，而應準確到具體日期。一般要求寫明何月何日，必要時還須寫明何年何月何日何時。
在書寫信封時，雙方的郵編不可缺少。另外，在書寫收信人及發(fā)信人地址時，要力求其完整，而不宜采用簡稱。惟有如此，方能確保書信被及時送達，或是因故被退還時不至于丟失。
二、清楚書寫信函時，必須使之清晰可辨。要做到這一點，須注意以下四個方面：
（１）字跡要清楚，切勿潦草、亂涂亂改。
�。ǎ玻┮x擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。
�。ǎ常┮x用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫信，紅色、紫色、綠色、純藍等色彩的墨水也最好別用。
�。ǎ矗┰跁爬飻⑹卤硪鈺r，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、云山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫商務信函要特別注意的一點。
三、簡潔寫信如同作文一樣，同樣講究言簡意賅、適可而止。在一般情況下，寫信應當“有事言事，言罷即止”，切勿洋洋灑灑、無休無止。
當然應當避免為使書信簡潔而矯枉過正，走向另一個極端，過分地惜墨如金，而使書信通篇冰冷乏味。
四、正確
在寫信時，不論是稱呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無誤。
在信中，杜絕出現錯字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語拼音或外文替代不會寫的字。
在書寫收信人姓名、地址、職務及尊稱時，不允許出現任何差錯。
書寫信封時，在收信人姓名之后書寫的稱呼如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是專供郵遞員或帶信人使用的，而并非是發(fā)信人對收信人所用的稱呼，因此像“大人”、“愛妻”、“小弟”之類的私人稱呼，是不宜出現的。
五、禮貌
寫信人在寫信時，要像真正面對收信人一樣，以必要的禮貌，去向對方表達自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要盡量多地使用謙詞與敬語。
例如，在信文前段稱呼收信人時，可使用諸如“尊敬的”、“敬愛的”一類提稱詞。對對方的問候必不可少，對對方親友亦應依禮致意。在信文后段，還應使用規(guī)范的祝福語，等等。
商務信函的格式商務信函主要是為開展業(yè)務而用的，其格式與一般書信有所區(qū)別，主要有：
一、稱謂商務信函的稱謂應鄭重，私人信函中過分親昵的稱呼在這里是不適用的。
對于相對熟識的人，你可以稱“xxx先生”或“xxx女士”，對于一般熟識的則可以稱其職務。這里的“熟識”可以是僅指通信聯系而從未謀面的情形。西
方此類信函在上述稱謂的前邊加“親愛的”，我國習慣上加“尊敬的”一類詞。
商務信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的，此時的稱呼可以有以下情形：只稱其為“先生”或“女士”（或“小姐”），且在前邊加上“尊敬的”一類字眼以職務相稱，如“經理先生”、“編輯女士”、“主持人小姐”一類均是。此外，這種情況下不能用太過泛泛的稱謂，否則可能收不到良好效果，比如稱“有關人士臺鑒”，“有關人士”就可能覺得與己無關而擱置一邊。當然，如果能夠通過一些渠道打聽清楚你要聯系的人的姓名，要更好一些。
二、結尾結尾的落款要求和開頭相對應，開頭是哪種關系程度的稱呼，落款也應是相應的程度。比如，稱呼是連姓帶名的“xxx先生”，落款就是連姓帶名的“xxx”；稱呼是不帶姓的“xx先生”，落款就不帶姓。大企業(yè)、大單位的商務信函往往是打印的，但落款處還要有親筆簽名。
三、信箋和信封
一般的企、事業(yè)單位都有自己的專用信箋和信封。對于高規(guī)格的業(yè)務活動來說，對此兩項也有比較嚴格的要求。一般來說，信箋、信封都應有單位的名稱、徽標以及地址、電話，樣式上應穩(wěn)重而具有吸引力，質地上盡可能優(yōu)良，印刷上盡可能優(yōu)美，借以表明單位的實力和形象。
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