會務(wù)禮儀規(guī)范

會務(wù)禮儀規(guī)范1

　　商務(wù)人員在日常交往中所必不可少的一件事情，就是要組織會議、領(lǐng)導(dǎo)會議或者參加會議，因此會議自然而然地成為商務(wù)活動的有機組成部分之一。

　　會議，又稱集會或聚會。在現(xiàn)代社會里，它是人們從事各類有組...

　　商務(wù)人員在日常交往中所必不可少的一件事情，就是要組織會議、領(lǐng)導(dǎo)會議或者參加會議，因此會議自然而然地成為商務(wù)活動的有機組成部分之一。

　　會議，又稱集會或聚會。在現(xiàn)代社會里，它是人們從事各類有組織的活動的一種重要方式。在一般情況下，會議是指有領(lǐng)導(dǎo)、有組織地使人們聚集在一起，對某些議題進行商議或討論的集會。

　　在商界之中，由于會議發(fā)揮著不同的作用，因此便有著多種類型的劃分。依照會議的具體性質(zhì)來進行分類，商界的會議大致可以分為如下四種類型：

　　其一，行政型會議。它是商界的各個單位所召開的工作性、執(zhí)行性的會議。例如，行政會、董事會，等等。

　　其二，業(yè)務(wù)型會議。它是商界的有關(guān)單位所召開的專業(yè)性、技術(shù)性會議。例如，展覽會、供貨會，等等。

　　其三，群體型會議。它是商界各單位內(nèi)部的群眾團體或群眾組織所召開的'非行政性、非業(yè)務(wù)性的會議，旨在爭取群體權(quán)利，反映群體意愿。例如，職代會、團代會，等等。

　　其四，社交型會議。它是商界各單位以擴大本單位的交際面為目的而舉行的會議。例如，茶話會、聯(lián)歡會，等等。

　　一般而論，以上四種類型的常見于商界的會議，除群體型會議之外，均與商界各單位的經(jīng)營、管理直接相關(guān)，因此世人稱之為商務(wù)會議。在商務(wù)交往中，商務(wù)會議通常發(fā)揮著種種極其重要的作用：其一，它是實現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的必要手段；其二，它是實施有效領(lǐng)導(dǎo)、有效管理、有效經(jīng)營的重要工具；其三，它是貫徹決策、下達(dá)任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法；其四，它是保持接觸、建立聯(lián)絡(luò)、結(jié)交朋友的基本途徑。

　　在許多情況下，商務(wù)人員往往需要親自辦會。所謂辦會，指的是從事會務(wù)工作，即負(fù)責(zé)從會議的籌備直至其結(jié)束、善后的一系列具體事項。會務(wù)禮儀，主要就是有關(guān)辦會的禮儀規(guī)范。

　　商界人士在負(fù)責(zé)辦會時，必須注意兩點：一是辦會要認(rèn)真。奉命辦會，就要全力投入，審慎對待，精心安排，務(wù)必開好會議，并為此而處處一絲不茍；二是辦會要務(wù)實。召開會議，重在解決實際問題。在這一前提下，要爭取少開會、開短會，嚴(yán)格控制會議的數(shù)量與規(guī)模，徹底改善會風(fēng)。

會務(wù)禮儀規(guī)范2

　　會議服務(wù)禮儀

　　禮儀是人類為維系社會正常生活而要求人們共同遵守的最起碼的道德規(guī)范，它是人們在長期共同生活和相互交往中逐漸形成,并且以風(fēng)俗、習(xí)慣和傳統(tǒng)等方式固定下來。對一個人來說，禮儀是一個人的思想道德水平、文化修養(yǎng)、交際能力的外在表現(xiàn)，對一個社會來說，禮儀是一個國家社會文明程度、道德風(fēng)尚和生活習(xí)慣的反映。重視、開展禮儀教育已成為道德實踐的一個重要內(nèi)容。

　　禮儀是在人際交往中，以一定的、約定俗成的程序方式來表現(xiàn)的律己敬人的過程，涉及穿著、交往、溝通、情商等內(nèi)容。從個人修養(yǎng)的角度來看，禮儀可以說是一個人內(nèi)在修養(yǎng)和素質(zhì)的外在表現(xiàn)。從交際的角度來看，禮儀可以說是人際交往中適用的一種藝術(shù)、一種交際方式或交際方法，是人際交往中約定俗成的示人以尊重、友好的習(xí)慣做法。

　　從傳播的角度來看，禮儀可以說是在人際交往中進行相互溝通的技巧。可以大致分為政務(wù)禮儀、商務(wù)禮儀、服務(wù)禮儀、社交禮儀、涉外禮儀等五大分支。我們在這里要闡述的內(nèi)容包含商務(wù)禮儀和服務(wù)禮儀，我們給它起了個新名字叫職業(yè)禮儀。

　　儀態(tài)的美是一種綜合之美，完善的美，是身體各部分器官相互協(xié)調(diào)的整體表現(xiàn)，同時也包括了一個人內(nèi)在素質(zhì)與儀表的特點的和諧。儀表，是人的外表，一般來包括人的容貌、服飾和姿態(tài)等方面。儀容，主要是指人的容貌，是儀表的重要組成部分。儀表儀容是一個人的精神面貌、內(nèi)在素質(zhì)的外在體現(xiàn)。一個人的儀表儀容往往與其生活情調(diào)、思想修養(yǎng)、道德品質(zhì)和文明程度密切相關(guān)。

　　接電話禮儀

　�。ㄒ唬�、接電話的方法

　　1、“鈴聲不過三”原則

　　在電話鈴聲響起后，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突；但若在響鈴超過三聲以后再接聽，是缺乏效率的表現(xiàn)，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。如果因為客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不開，不能及時接聽，就應(yīng)該在拿起話筒后先向?qū)Ψ奖硎咀约旱那敢獠⒆龀鲞m當(dāng)?shù)慕忉�，如“很抱歉，讓你久等了”等�?/p>

　　如果是在家里接聽電話，盡管沒有必要像在單位里那樣及時，但盡快去接聽是對對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽，也應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢狻＠吓笥阎�間盡管沒有必要做出鄭重其事的道歉，但向?qū)Ψ浇忉屢幌卵诱`的`原因也是必要的。

　　2、規(guī)范的問候語

　　在工作場合，接聽電話時，首先應(yīng)問候，然后自報家門。對外接待應(yīng)報出單位名稱，若接內(nèi)線電話應(yīng)報出部門名稱.比如：“您好，xx公司”或“xx大學(xué)音樂系，你好”�！澳愫�，銷售部辦公室，我是xx�！弊詧蠹议T是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規(guī)范的電話體現(xiàn)的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴(yán)管理。 在家里接電話可以有很多選擇，規(guī)范一點的可以用：“喂，你好！”問候?qū)Ψ�。�?dāng)然在家里接聽電話與工作單位接聽電話有所不同，在家里，關(guān)鍵是要讓對方感到親切友好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調(diào)、語氣來體現(xiàn)的，過于規(guī)范化的電話反而會讓人覺得“公事公辦”的冷淡。

　　3、要找的人不在或不能接聽電話時的處理這里，特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。

　　4、學(xué)會記錄并引用對方的名字。

　　在辦公室工作的人員，應(yīng)該有意識的訓(xùn)練自己的聽辨能力。假如對方是老顧客，經(jīng)常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那么可以用合適的稱謂問好：“您好，王經(jīng)理。”這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。

　　5、接到錯誤的電話也應(yīng)該禮貌應(yīng)對

　　接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因為人們認(rèn)為錯打的電話與自己沒有關(guān)系。但事實上，并非錯打的電話都必定與自己沒有關(guān)系，有時，對方也恰恰是與自己有重要關(guān)系的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講究禮貌，保持良好的接聽?wèi)B(tài)度。

　　6、應(yīng)在對方掛電話后再掛電話

　　當(dāng)對方向你說“再見”時，別忘了你也應(yīng)該說“再見”，并等對方掛了以后再掛電話，最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。注意掛電話時應(yīng)小心輕放，別讓對方聽到很響的擱機聲。

　　打電話禮儀

　　電話形象：是電話禮儀的主旨之在，指的是人們在使用電話時的種種表現(xiàn)，會使通話對象“如見其人”，能夠給對方以及其他在場之人，留下完整的、深刻的印象

　　日常公務(wù)來往禮儀

　　(一)當(dāng)面接待扎儀

　　上級來訪，接待要周到。對領(lǐng)導(dǎo)交待的工作要認(rèn)真聽、記；領(lǐng)導(dǎo)了解情況，要如實回答；如領(lǐng)導(dǎo)是來慰問，要表示誠摯的謝意。領(lǐng)導(dǎo)告辭時，要起身相送，互道“再見”。

　　下級來訪，接待要親切熱情。除遵照一殷來客禮節(jié)接待外，對反映的問題要認(rèn)真聽取，一時解答不了的要客氣地回復(fù)。來訪結(jié)束后，要起身相送。

　　(二)電話接待禮儀

　　電話接待的基本要求：

　　(1)電話鈴一響，拿起電話機首先自報家門，然后，再詢問對方來電的意圖等。

　　(2)電話交流要認(rèn)真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復(fù)和附和，以示對對方的積極反饋。

　　(3)應(yīng)備有電話記錄本，重要的電話應(yīng)做記錄。

　　(4)電話內(nèi)容講完，應(yīng)等對方結(jié)束談話再以“再見”為結(jié)束語。對方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬。

　　(三)引見時的禮儀

　　到辦公室來的客人與領(lǐng)導(dǎo)見面，通常由辦公室的工作人員引見、介紹。在引導(dǎo)客人去領(lǐng)導(dǎo)辦公室的路途中，工作人員要走在客人左前方數(shù)步遠(yuǎn)的位置，忌把背影留給客人。在陪同客人去見領(lǐng)導(dǎo)的這段時間內(nèi)，不要只顧悶頭走路，可以隨機講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況。

　　在進領(lǐng)導(dǎo)辦公室之前，要先輕輕叩門，得到允許后方可進入，切不可冒然闖入，叩門時應(yīng)用手指關(guān)節(jié)輕叩，不可用力拍打。進入房間后，應(yīng)先向房里的領(lǐng)導(dǎo)點頭致意，再把客人介紹給領(lǐng)導(dǎo)，介紹時要注意措詞，應(yīng)用手示意，但不可用手指指著對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀(jì)輕的介紹給身份高、年紀(jì)大的；把男同志介紹給女同志；如果有好幾位客人同時來訪，就要按照職務(wù)的高低，按順序介紹。

　　介紹完畢走出房間時應(yīng)自然、大方，保持較好的行姿，出門后應(yīng)回身輕輕把門帶上。

　　(四)乘車行路

　　辦公室的工作人員在陪同領(lǐng)導(dǎo)及客人外出時要注意：

　　(1)讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上，自己后上。

　　(2)要主動打開車門，并以手示意，待領(lǐng)導(dǎo)和客人坐穩(wěn)后再關(guān)門，一般車的右門為上、為先、為尊，所以應(yīng)先開右門，關(guān)門時切忌用力過猛。

　　(3)在乘車的座位上很講究，我國一般是右為上，左為下。陪同客人時，要坐在客人的左邊。

　　(五)遞物與接物

　　遞物與接物是生活中常用的一種舉止。

　　禮儀的基本要求就是尊重他人。因此，遞物時須用雙手，表示對對方的尊重。例如遞交名片時，雙方經(jīng)介紹相識后，常要互相交換各片。遞交名片時，應(yīng)用雙手恭敬地遞上，且名片的正面應(yīng)對著對方。在接受他人名片時也應(yīng)恭敬地用雙手捧接。接過名片后要仔細(xì)看一遍或有意識地談一下名片的內(nèi)容，不可接過名片后看都不看就塞入口袋，或到處亂扔。

　　(六)會議禮儀會議的通用禮儀，主要有以下幾點：

　　(1)發(fā)放會議通知時應(yīng)闡明日的。

　　(2)擬發(fā)好會議通知。會議通知必須寫明開會時間、開會地點、會議主題及參加者等內(nèi)容。要提前一定的時間發(fā)通知，以便使參加者有所準(zhǔn)備。

　　(3)安排好會場。會場的大小，要根據(jù)會議內(nèi)容和參加者的多少而定。如果會場不易尋找，應(yīng)在會場附近安設(shè)路標(biāo)以作指點。

　　(4)開會的時間宜緊湊。開“馬拉松”式的長會，往往上面在作長篇報告，下面卻在交頭接耳呵欠不斷。所以，“短小精悍”，有效地利用時間，討論實質(zhì)性的問題，應(yīng)視為開會禮儀中十分重要的一條。

　　(5)迎送禮儀。凡是一些大型或中型會議，對會議參加者要認(rèn)真做好迎送工作。一般應(yīng)在會前組成一個會務(wù)組，專門處理有關(guān)問題。

會務(wù)禮儀規(guī)范3

　　前臺接待禮儀規(guī)范常識：

　　1、當(dāng)有客人來訪時，應(yīng)立即起身，面帶微笑，主動問候，使用禮貌用語：“您好，請問您找哪一位?”、“有預(yù)約嗎”、“您好，有什么可以幫到您?”。

　　2、如來訪者有預(yù)約，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系相關(guān)人員。如來訪者要找的人正在忙，引領(lǐng)來訪者入座并提供茶水，向其簡單說明。

　　3、引領(lǐng)來訪者進入辦公區(qū)域，應(yīng)在來訪者右側(cè)前位置指引，不得在其面前橫穿，途中與同事相遇，點頭示意。

　　4、進入辦公室前要先輕輕地敲門，聽到回應(yīng)后方可引領(lǐng)來訪者進去辦公室，為來訪者提供茶水服務(wù)后，返回崗位。

　　5、如來訪者沒有預(yù)約，前臺要主動聯(lián)系：“××單位的××來訪，不知道是不是方便接待”。

　　6、謝絕外來推銷人員及衣衫不整的閑雜人員進入辦公區(qū)域。

　　前臺會務(wù)接待禮儀規(guī)范常識：

　　1、會務(wù)前準(zhǔn)備工作：根據(jù)會務(wù)的規(guī)模行政經(jīng)理要定人、定崗、責(zé)任到人，會務(wù)相關(guān)部門的人員隨叫隨到。會務(wù)開始前3小時對會場進行布置，包括桌椅、席位卡、水果、杯具、煙灰缸、文件、小毛巾等，注意同類物品需要擺放在同一條直線上。同時IT部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)檢查多媒體設(shè)備，如投影儀、話筒、音響等，協(xié)助與會人員進行相關(guān)操作。

　　2、會務(wù)開始前30分鐘，會務(wù)人員要開啟空調(diào)、燈具、檢查用具、設(shè)備等。

　　3、會務(wù)開始前15分鐘，會務(wù)人員在電子門兩側(cè)微笑迎賓。左側(cè)的人員打開電子鎖，右側(cè)人員拉開門并說“您好，歡迎光臨”，來賓進門后，左側(cè)的人員需走在來賓的右側(cè)前方引領(lǐng)來賓到會議室并指引簽到、入座。

　　4、會議開始后，2人同時從會議桌的兩側(cè)以從右往左的順序給客人提供茶水，從主席臺或者領(lǐng)導(dǎo)的位置開始。給客人倒茶時，左手拎水壺，右手端蓋杯，添加茶水。擱置蓋杯時聲音要輕,杯柄朝右下側(cè)45度,可輕聲說:“請用茶”。

　　5、會議期間，兩名會務(wù)人員每半小時輪班在會議室內(nèi)提供服務(wù)。會議開始第一次提供茶水后，一名會務(wù)人員回到前臺崗位，解決來賓去洗手間、吸煙室等需求;另外一名會務(wù)人員在會場內(nèi)提供服務(wù)。會務(wù)人員在會議室時刻保持警惕，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)的暗示，要輕步走到領(lǐng)導(dǎo)身旁，彎下腰聽取指示，然后轉(zhuǎn)告相關(guān)人員或部門，將信息及時反饋給場內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)。

　　6、會議間歇期間，會務(wù)迅速檢查并整理會場。

　　7、會議結(jié)束后，會場內(nèi)的人員立即打開會議室大門并查看是否有客人的遺留物品，前臺看到客人出來后應(yīng)立即開啟電子門，并按下電梯,面帶微笑與來賓道別，可輕聲說：“請慢走”、“歡迎下次光臨”。

　　8、會務(wù)結(jié)束送走來賓后，會務(wù)人員要及時通知保潔人員清理會場。

　　前臺接待電話禮儀規(guī)范常識：

　　前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的'聲調(diào)，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

　　在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，xxx(公司名稱，如果公司名稱較長，應(yīng)用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。

　　如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應(yīng)該用禮貌的借口擋駕，或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。

　　鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現(xiàn)意外，要隨時準(zhǔn)備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

會務(wù)禮儀規(guī)范4

　　1、如何迎接客人?

　　一是確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當(dāng)?shù)脑瓌t，即主要迎送人與主賓身份相當(dāng)，當(dāng)不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當(dāng)?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒妗Ｆ渌�迎送人員不宜過多。

　　二是掌握到達(dá)和離開的時間。準(zhǔn)確掌握來賓到達(dá)和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應(yīng)及時通知有關(guān)人員。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應(yīng)在客人離開之前到達(dá)送行地點。

　　三是適時獻(xiàn)上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻(xiàn)花。迎接十分重要的來賓，可以獻(xiàn)花。所獻(xiàn)之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻(xiàn)花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導(dǎo)與主賓握手之后將花獻(xiàn)上�？梢灾猾I(xiàn)給主賓，也可向所有來賓分別獻(xiàn)花。

　　四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準(zhǔn)備特定的標(biāo)志，讓客人從遠(yuǎn)處即可看清;對首次前來，又不認(rèn)識的客人，應(yīng)主動打聽，并自我介紹;而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。

　　五是留下一定時間�？腿说诌_(dá)住處后，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然后再安排活動。

　　2、如何稱呼、介紹和握手?

　　關(guān)于稱呼。國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐;而對不了解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀(jì)稍大的可稱女士。對地位高的官方人士，還可直接稱其職務(wù)、閣下。

　　迎接一批客人，如何介紹呢?是先介紹客人，還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個人互相認(rèn)識時，怎么介紹呢?是先介紹男士，還是先介紹女士?是先介紹年幼者，還是先介紹年長者?是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士?西方是先卑后尊，我國是先尊后卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問題?伸手次序：由尊者決定。公務(wù)場合職務(wù)高、身份高者先伸手，非公務(wù)場合，年長者、女姓先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。

　　3、如何陪車和引導(dǎo)?

　　客人抵達(dá)后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢?

　　乘坐轎車時，通常有兩種情況：當(dāng)有專職司機開車時，小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊(如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。

　　如果是主人自己開車，則要請主賓坐到主人的右側(cè)，即前排右側(cè)的位置，也就是副駕駛的位置。

　　中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

　　乘坐中大型面包車時，則前座高于后座，右座高于左座;距離前門越近，座次越高。為客人關(guān)車門時，要先看清客人是否已經(jīng)坐好，切忌過急關(guān)門，損傷客人。

　　當(dāng)賓主雙方并排行進時，引領(lǐng)者走在外側(cè)，讓來賓走在內(nèi)側(cè)。單行行進時，引導(dǎo)者應(yīng)走在前，來賓走在其后，起到帶路的作用。出入房門時，引領(lǐng)者主動開門、關(guān)門。出入無人控制的電梯時，引領(lǐng)者先入后出，操縱電梯。

　　4、如何會見和會談?

　　會見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側(cè)，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側(cè)就座。主方陪見人員在主人一側(cè)就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個人的職務(wù)、地位、本次會見的內(nèi)容等綜合排定。

　　會談座位的安排。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)，主人坐背門一側(cè)，客人坐面門一側(cè)。主談人居中。我國習(xí)慣把譯員安排在主談人右側(cè)。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面，當(dāng)會談人員較少時，記錄員也可安排在會談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個人的職務(wù)、地位、本次會見的內(nèi)容等綜合排定。

　　如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準(zhǔn)，右為客方，左為主方。

　　如果有合影，如何安排就座呢?

　　一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主人的右手排第一位來賓，主人的左手排第二位來賓，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來說，兩端均由主方人員把邊。

　　如果是上級領(lǐng)導(dǎo)來視察，安排合影時，則要將所有合影人員排出次序，每排再按開會時主席臺上的就座次序排列。為了突出主要領(lǐng)導(dǎo)，保證主要領(lǐng)導(dǎo)居中，通常排單數(shù)就座，1號人員即身份最高者居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。

　　關(guān)于會務(wù)工作

　　1、如何制發(fā)會議通知?

　　通知發(fā)出后，一定要確認(rèn)參會人員有沒有接到通知，參不參加會議。對那些兼任多個職務(wù)的特殊人員，一定要核實到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。

　　2、如何選定會場?

　　主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經(jīng)濟實惠來選定。

　　3、如何確定會標(biāo)、回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語?

　　會標(biāo)可以根據(jù)會議通知來確定�；仡^標(biāo)和宣傳標(biāo)語，要緊扣會議主題，富有號召性、鼓動性。

　　4、如何排列席卡?

　　主席臺的排列。當(dāng)主席臺人數(shù)較多時，可設(shè)立1排以上的主席臺，領(lǐng)導(dǎo)分排就座。以面向臺下來看，當(dāng)主席臺人數(shù)為單數(shù)時，1號人員居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。當(dāng)主席臺人數(shù)為雙數(shù)時，1號人員在中心點偏右的位置，2號人員在中心點偏左的位置，即1號、2號人員之間的中心點即為主席臺的中心點，3號人員在1號人員右手位置，4號人員在2號人員左手位置，以此類推。

　　有發(fā)言的要準(zhǔn)備“發(fā)言席”席卡，會前擺放到位。發(fā)言前5分鐘，要請發(fā)言人員到達(dá)主席臺后面靠近發(fā)言臺的一側(cè)，準(zhǔn)備發(fā)言，發(fā)言后回到自己的座位上。

　　5、如何保證話筒和音響良好? 選擇好的話筒。反復(fù)查看檢修，確保穩(wěn)定運行。會議開始前10分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。

　　6、如何發(fā)獎?

　　將領(lǐng)獎人員安排靠前相對集中就座，便于組織領(lǐng)獎。

　　對禮儀小姐進行彩排。禮儀小姐從主席臺一側(cè)手捧獎品依次上臺，前后兩人距離相等，走到第一排主席臺前，先自然轉(zhuǎn)向臺下，展示獎品，然后，轉(zhuǎn)向主席臺，將獎品交給發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)，自然轉(zhuǎn)身，從另一側(cè)離開主席臺。

　　對領(lǐng)獎人員進行彩排。確定每批領(lǐng)獎人數(shù)。按照主席臺上第一排所坐發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)，確定每批上臺領(lǐng)獎的人數(shù)，要注意領(lǐng)獎人數(shù)一般不要超過發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)，盡量避免一位領(lǐng)導(dǎo)同時頒發(fā)1個以上獎項，減少失誤的'可能。

　　將發(fā)獎人姓名與領(lǐng)獎人姓名一一對應(yīng)排列打印，發(fā)到每一位領(lǐng)獎人員手中，讓其記住自己走到哪位領(lǐng)導(dǎo)面前領(lǐng)獎。

　　正式上臺領(lǐng)獎前，由禮儀小姐引導(dǎo)領(lǐng)獎人員走上主席臺，走到對應(yīng)的發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)面前后，所有領(lǐng)獎人先轉(zhuǎn)向臺下，約停頓5秒鐘，然后向后轉(zhuǎn)向主席臺，面帶微笑從對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)手中領(lǐng)獎，領(lǐng)獎后，再次向后轉(zhuǎn)向臺下，約停頓8秒鐘，展示獎品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側(cè)回到座位上。

　　7、如何簽訂責(zé)任狀?

　　將簽狀人員安排靠前相對集中就座，便于組織簽狀。

　　準(zhǔn)備責(zé)任狀、簽狀桌椅、“簽狀席”卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員，并要統(tǒng)一服裝。禮儀小姐要訓(xùn)練有素。參加簽狀人員要事先通知。簽獎時樂曲配套，音量適中。事前要多次彩排。

　　8、如何做好會議的后勤保障(主要是車輛、秩序、電力)?

　　調(diào)配會議所需車輛，特別是接送參加會議領(lǐng)導(dǎo)的車輛，要座位充足，車內(nèi)整潔，并準(zhǔn)備1臺備用車輛。要有工作人員現(xiàn)場服務(wù)。

　　安排人員維持會場內(nèi)外秩序，保證車輛停放有序，環(huán)境安靜。開會之前要檢查會場內(nèi)外，開會時也要關(guān)注會場內(nèi)外，以便及時處置突發(fā)情況。

　　準(zhǔn)備電力保障車，并有專業(yè)人員跟蹤服務(wù)，確保停電之后立即供電。

　　9、如何做好節(jié)儉工作?

　　遵循必要、簡單、方便的原則。

　　一是會場大小適中、設(shè)施設(shè)備夠用，不要過份追求高檔豪華。會場距離較近，方便多數(shù)人來往。

　　二是場內(nèi)布置都有必要性，以烘托氣氛，不能太復(fù)雜、太花哨。

　　三是會議材料要盡量減少。

　　四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通標(biāo)準(zhǔn)間。

　　五是車輛以自接為主，以借為主，盡量不租用。

　　酒店前臺電話禮儀

　　物品準(zhǔn)備

　　在平時我們工作的時候就應(yīng)該在電話旁邊準(zhǔn)備好紙和筆，方便記錄客戶電話內(nèi)容。

　　左手拿話筒

　　大多數(shù)人習(xí)慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發(fā)出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。為了消除這種不良現(xiàn)象，應(yīng)提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達(dá)到與客戶溝通的目的。

　　接聽時間

　　在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽，如果有事情耽誤了接聽電話的時間，在接到客戶電話時應(yīng)該首先向其道歉。

　　保持正確的姿態(tài)

　　接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。

　　因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。

　　重復(fù)電話內(nèi)容

　　電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應(yīng)該對會面時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校對，盡可能地避免錯誤。

　　道謝

　　最后向客戶道謝是基本的禮貌，來者是客，以客為尊，千萬不要因為不直接面對客戶而認(rèn)為可以不用搭理他們。還有就是切記在電話結(jié)束之后要讓客戶先收線掛電話，我們再掛掉電話。

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