- 相關(guān)推薦
職場禮儀:企業(yè)秘書如何做好接待工作
隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁,并由此及彼帶來大量的人員流動,上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)洽談的人次也與日俱增,這就使用權(quán)得接待工作越發(fā)重要。那么在新形勢下,企業(yè)秘書怎樣才能做好接待工作呢?筆者以為,應(yīng)重視以下幾個方面:
1、更新觀念、傳播文化
在新形勢下,企業(yè)秘書應(yīng)及時更新觀念,充分認(rèn)識到接待工作是企業(yè)看似被動、實則主動的一種廣義的公關(guān)行為,是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作,企業(yè)可以展示實力,樹立形象,可以積累豐富的關(guān)系資源,可以吸引投資、擴大合作,從而推動經(jīng)濟的快速發(fā)展。因此,必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟工作的一個重要組成部分,而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。
做好接待工作不僅是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要,也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責(zé)任意識,作為一項政治任務(wù)來完成;要樹立"每一個人都代表企業(yè)形象,每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射"的思想意識,保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次,如果這一次的接生工作熱情周到、精心細(xì)膩,企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。
2、精心策劃,突出特色
要做好每一項接待工作,首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備,接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動,否則就可能淪為低層次的迎來送往的應(yīng)酬活動,甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項接待活動,都要以實現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則,制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細(xì)則,詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動,充分考慮到各方面的細(xì)節(jié),并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。
每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化,作為展示企業(yè)形象的"窗口",接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此,要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放,都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處,讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性,感受到企業(yè)文化的特色。
3、優(yōu)化流程、規(guī)范運作
接待方案制定以后,就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運作,使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連,必要時可以制作接待工作清單,對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點,以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時,對接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范,這樣才能確保整個接待工作有序進(jìn)行。比如,在作接待工作總結(jié)時,接待記錄的填寫、總結(jié)會的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外,秘書人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識,不斷提高自身素養(yǎng)并注意實現(xiàn)資源共享。
4、關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實效
細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作來不得半點馬虎,必須處處留心,周密考慮,謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中,接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整;具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考,從準(zhǔn)備會議室到用車,從參觀到進(jìn)餐,對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍,以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要"眼觀六路、耳聽八方",對來賓的一個眼審、一個動作、不經(jīng)意的一句話,都要留意和體會,以便及時采取應(yīng)變措施。這就要求秘書人員加強靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練,提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練,提高處理突發(fā)事件、意外情況我水平。
【職場禮儀:企業(yè)秘書如何做好接待工作】相關(guān)文章:
秘書職場禮儀03-30
職場秘書禮儀12-26
如何有禮有節(jié)地做好接待工作禮儀06-11
如何做好接待工作03-30
如何做好職場減壓06-03
秘書職場禮儀7篇05-25
初入職場如何做好職場新人12-29
麥肯錫是如何做好職場溝通的06-03
職場跳槽后如何做好職場規(guī)劃04-20