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職場接聽電話的禮儀有哪些
接電話要注意以下禮儀:
一、及時接聽
電話鈴聲一響,要及時接聽,不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響后接起電話。同時響起電話,要先接起一個,詢問對方是否介意接聽另一個電話,征得同意后才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。
二、文明應(yīng)答
接聽電話要做到有問必答,依問作答。鈴聲響起,要拿起話筒問候?qū)Ψ,并自報家門。
三、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態(tài)度、看法
通電話時要注意盡量使用禮貌用詞,如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時,姿勢要端正,說話態(tài)度要和藹,語言要清晰,即不裝腔作勢,也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候,也會給對方留下好印象。只要臉上帶著微笑,自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話,雙方彼此親切悅耳的招呼聲,會使人心情開朗,也會給人留下有禮貌的印象。電話接通后,主動問好,并問明對方單位或姓名,得到肯定答復(fù)后報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(尤其是長時間沒見的朋友、同事),以使對方感到為難。
四、做好記錄
公務(wù)電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備,電話記錄簿或記錄用紙、筆要準備好,不要通話后放下聽筒,再找紙筆。遇到聽不清楚時,可以請求對方重復(fù)一遍,特別是對一些重要內(nèi)容和涉及時間、地點、數(shù)量等,最好加以核實,避免記錯。
五、一些特殊電話的接聽
對打錯電話的,不要大聲斥責(zé)對方,要接受對方的道歉,說聲“沒關(guān)系”后掛機。對一些難纏的電話,要學(xué)會說“不”,設(shè)法擺脫對方的糾纏,委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如“你猜猜我是誰”、“想知道我在干什么嗎”之類的“謎語”電話,可以用“別讓我猜謎了”、“我正忙著”、“我還有一些急事要做呢”之類的話加以應(yīng)對。
對于接電話時不能馬上回復(fù)對方的事情,要在了解清楚后及時回復(fù)對方;或者需要其他同事處理的事情,要及時將電話內(nèi)容告知相關(guān)人員。
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