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(必備)秘書室工作禮儀規(guī)范介紹
一、接聽電話前
1、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí)，就不得不要求對(duì)方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
2、停止一切不必要的動(dòng)作：不要讓對(duì)方感覺到你在處理一些與電話無(wú)關(guān)的事情，對(duì)方會(huì)感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
3、使用正確的姿勢(shì)：如果你姿勢(shì)不正確，不小心電話從你手中滑下來(lái)，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。
4、帶著微笑迅速接起電話：讓對(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。
二、接聽電話
1、三聲之內(nèi)接起電話;
2、主動(dòng)問候，報(bào)部門介紹自己;
3、注意接聽電話的語(yǔ)調(diào)，讓對(duì)方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;
4、注意接聽電話的措辭，絕對(duì)不能用任何不禮貌的語(yǔ)言方式來(lái)使對(duì)方感到不受歡迎;
5、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會(huì)自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對(duì)方知道電話是轉(zhuǎn)給誰(shuí)的。
6、電話留言要遵循5W1H原則： When何時(shí)、Who何人、Where何地 、What何事、Why為什么、HOW如何進(jìn)行等。
三、打電話禮儀
1、確定合適的時(shí)間，當(dāng)需要打電話時(shí)，首先要考慮此時(shí)此刻對(duì)方是否方便聽電話，應(yīng)該選擇對(duì)方方便的時(shí)間打電話，盡量避開在對(duì)方忙碌或是休息的時(shí)間打電話。
2、開頭很重要
無(wú)論是正式的電話業(yè)務(wù)還是一般交往中的不太正式的通話，自報(bào)家門是必須的，這是對(duì)對(duì)方的尊重，即使是你熟悉的人，也應(yīng)該主動(dòng)報(bào)出自己的姓名，因?yàn)榻与娫挿酵蝗菀淄ㄟ^聲音準(zhǔn)確無(wú)誤的確定打電話人的身份。
3、通話盡量簡(jiǎn)單
在工作電話中一般一個(gè)電話最常三分鐘，超過三分鐘應(yīng)該改成其他的交流方式。
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