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秘書溝通交談禮儀
秘書溝通交談禮儀是秘書工作中不可或缺的一部分，它不僅關乎工作效率和成果，更關乎個人形象和職業(yè)素質。以下是小編收集的秘書溝通交談禮儀，希望對大家有幫助！
秘書溝通禮儀
(1)語言與話題的選擇
在對外交往中，選用的語言是有講究的。
在正式的官方活動中：需要使用本國的國語，以體現國家主權的尊嚴。
在非官方的商務活動中：可以使用國際通用的語言或是雙方都懂的語言，或者配備翻譯。
話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時甚至可以成為政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務必要小心.
以下的話題，是應該避開的：
�、僬卧掝}。
�、趥�人隱私問題。
�、鄯亲h他人
④庸俗下流的話題。
(2)談話的態(tài)度
在對外交往中，我們總會發(fā)現雙方的觀點、處理問題的方法有許多不同之處。
在談話態(tài)度上表現在以下幾個方面：
�、僬\懇坦率。
�、诿鞔_直率。
�、蹐猿衷瓌t。
(3)聲音與語氣
在涉外工作中，秘書特別要注意控制自己的音量。中國人說話的聲音一般比較大。但在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養(yǎng)。
所謂的適度：是以能讓參加者聽清而不影響其他的人為準，這樣的音量相對于中國人來說是偏低的。
另外，語氣很重要：
一方面語氣要體現禮貌，多用謙詞敬語;
另一方面，不論對方單位規(guī)模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丟失了自己的人格和國格。
(4)傾聽者的禮貌
作為傾聽的一方，相對比較被動。
傾聽者應該學會從談話中獲得有益的信息。
作為傾聽者，要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應。
(5)、姿態(tài)舉止的禮節(jié)
1.正確的站姿、坐姿、行姿
正確的站、坐、行姿態(tài)是其他禮節(jié)的基礎，是舉止正派的表現。
正確的站姿關鍵要把腰挺直，收腹、挺胸、收臀;頭要正，要有向上頂的感覺，目光平視前方，雙臂自然下垂;腿要并攏，腳后跟要貼緊，腳尖微微外撇。
男性的腿可以分開一點。不可以靠著墻或門框站著，這樣容易讓人覺得散漫、懶惰甚至不正派。從上身看，正確的行姿要基本像站立一樣挺拔，重心略向前傾，雙臂自然擺動，雙眼目視前方，頭要端正。步幅可以根據個人的身高來調整，身高腿長，步幅就大，個子矮小，步幅就小。另外，服裝也影響行姿，女性穿裙裝，走路忌諱八字腳、駝背含胸。
在公務場合、涉外場合，坐姿一定要端正。正確的坐姿是：
落座輕穩(wěn)，坐下后不松懈。特別是坐沙發(fā)時，不能像抽去骨頭似的堆在那里;雙肩平正放松，兩手自然放于腿上，也可以一臂彎曲放在沙發(fā)扶手上，掌心向下。
男性雙腿可以分開約一拳的距離，女性腿要并攏，絕不能叉開腿坐，特別是在穿短裙時更要注意;也可以雙腿斜向一方，雙腳交叉，雙膝靠攏。
在一般場合下，蹺腿是可以的，但不能抖腿，更不能把鞋挑在腳尖上。在比較嚴肅的場合，坐椅子面積的三分之二就可以了。如果對方是很重要的客人，與之談話時，身體可以略略向前傾，而不要靠椅子背。
2.手勢的運用
適當地運用手勢有助于表達自己的想法，但頻率不可以過高，幅度不宜過大。在涉外場合中，還要看交往對象。
英國人較為拘謹，舉止較為沉穩(wěn)，幅度小;
美國人大多性格外向，手勢幅度相對大。
特別需要注意的是：我們的一些習慣性的手勢，在涉外場合最好不要用，以免引起誤解或造成失禮。
指示的手勢應該使用右手，四指并攏，大拇指自然張開來指點遠處的事物或人。要指出近處文件中的某行字，可以使用右手食指。與阿拉伯國家或者印度人打交道時，一定不要使用左手做這些事情，因為他們認為左手不干凈，用左手是對他人的冒犯。
表示勝利和成功時：右手食指、中指向外伸出，構成一個英文字母"V"字，用以表示勝利。運用這一手勢時，一定要使掌心向外。
表示事情順利時：有些人愛用右手的拇指和食指做成一個圈，其余三個手指伸出，表示"OK"，一切順利，在美國可以這樣示意;在日本則表示錢;而在南美洲的巴西，則表示非常下流的意思。
指點自己不要使用右手食指或者大拇指，這樣會顯得很粗俗。在與外賓談話當中，若涉及自己時，可以伸出右手，手指并攏，手掌朝向身體，輕輕按在左胸前，這樣既文明又顯出自尊自信的內在修養(yǎng)。
當然手勢的運用也要因人、因場合而定。秘書自己要處理好，在必要時也要提醒領導。
1)伸食指以食指指人，很多東方國家認為是不禮貌的，在西方國家則認為這是批評、嫌惡被指之人，在我國，卻只是指一下罷了。彎曲食指，我國表示"9"，到了美國就成了召喚人了。豎起食指，除了像我國習慣可以表示"1"以外，法國人以此表示"請求提出問題"，緬甸人以此表示"拜托"，新加坡人以此強調重要性，在澳大利亞，卻表示"再來一杯啤酒"。
2)伸拇指翹起拇指，可表贊揚之意，亦可表"為首"、"為大"。但在澳大利亞，這有惡意罵人的含義，意大利人又以此表數字"尸，而英國人則表示他想搭車。
3)其他指勢豎起二指呈"V"型，我國表示"2"，英語國家表"成功"、"勝利";但手心向內的豎起二指卻是侮蔑性的。拇指食指曲成圓圈，掌心向外，再豎起另外三指，便是"OK"手勢，這在美國表示同意首肯，在法國表示"o"，在印度表示正確，在泰國表示"沒問題"，在日本、韓國表示金錢，在巴西表示引誘女人，在突尼斯表示傻瓜、無用。此外，表"5"以上，"10"以內的數，外國人不用一只手比劃，當然也不明白我國用一只手表示的這些意思。
4)左手在許多地方，人們認為左手是不干凈的，因此必須以右手為尊，右手為貴。不能以左手收受禮物、遞接東西，不能以左手吃飯。在印度、泰國、印尼、阿拉伯國家和一些非洲國家都如此。
5)其他動作我國年長者撫摩小孩頭頂以表喜愛，而在佛教國家則萬萬不可。阿拉伯人喜歡觸摸對方，并聞對方的氣味。我國以點頭表同意，搖頭表否定，但在阿爾巴尼亞、保加利亞、尼泊爾等國恰好相反，點頭否定，搖頭才是肯定。日本人點頭不表同意，只表理解，而阿拉伯國家點頭只是禮貌而已。
雙臂交叉置于胸前，許多地區(qū)認為既不雅觀亦無含義，而斐濟卻以這一身姿表示對說話者的傾聽和敬重。招呼飯店服務員，西班牙人吹口哨，非洲人敲打桌子，這在他們都是合乎禮儀的。
3.適當的表情
在涉外活動中，秘書人員的待人態(tài)度和表情異常重要�？梢哉f，秘書是組織形象的代表，管理水平、人員素質都會通過秘書的形象反映出來。
概括起來，主要有以下幾種情況：
①公務注視。在公務活動中的嚴肅場合，目光應該注視對方雙眼以上的額頭部位。
�、谏缃蛔⒁�。在社交場合，目光應該注視對方雙眼以下、下顎以上的部位。
③親密注視。這種注視適用于親朋好友之間，或是戀人之間、夫妻之間，即目光注視對方的上半身。
場合越是嚴肅，目光就越是不能到處游動，越要穩(wěn)定一些.
微笑的人使人感到和藹可親，可以信賴，讓人緊張的心理為之放松，所以，國外的單位都把微笑作為雇員接待顧客的重要禮節(jié)。
能夠微笑著接待來訪的客人，并不容易做到，這需要經過一番訓練或者磨煉才能做到，要控制自己的不良情緒，不以自己的喜好來對待客人。
4.進餐禮節(jié)
(1)飲酒禮節(jié)
中餐餐桌上可以同時上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。
中餐的禮節(jié)之一是向客人勸酒敬菜，客人喝得多，主人會覺得有面子。
西餐禮節(jié)是分餐制，主賓互相敬酒，但不勸酒。主人認為客人喝多少酒是客人自己的事情，應該尊重客人的選擇。這點上，充分體現了中西方文化的差異。
(2)中餐禮節(jié)
中餐最為重要的禮節(jié)是使用筷子的禮節(jié)。
有六個方面的禁忌應予以注意：
第一忌諱把筷子插在飯碗里;
第二忌諱用筷子敲打餐具;
第三忌諱吸吮筷子后再去夾菜;
第四忌諱使用自己的筷子為客人夾菜;
第五忌諱夾菜時在盤中翻檢;
第六忌諱連續(xù)夾菜而不用飯。
建議在宴請外賓時，不要為他們夾菜，哪怕是使用公筷。為了表示熱情友好的禮節(jié)，可以向其介紹各種菜肴的做法、口味，隨其選擇。
中餐的湯很燙，和西餐完全不同。湯上來之后，應該提醒外賓注意這一點。不能用嘴去吹涼或者使用勺子來回攪。放在一邊稍微涼一涼即可。
(3)西餐禮節(jié)
首先，要了解西餐的"4M原則"：第一：Menu，精美的菜單;第二：Mood，迷人的氣氛;第三：Music，動人的音樂;第四：Manners，優(yōu)雅的禮節(jié)。西餐宴會自始至終要貫穿這"4M原則"
其次，要重點了解其中的第四個原則，即"優(yōu)雅的禮節(jié)"。西餐桌前的一舉一動，都有講究的禮儀規(guī)范�，F簡單介紹如下。
1)入席：赴西式宴會應首先向女主人招呼握手，然后再轉向男主人，這是西方的習俗，顛倒了次序是失禮的。女主人的右邊是男主賓，男主人的右邊則是女主賓。男賓入席時如發(fā)現左邊有女賓時，應替女賓拉開椅子，待其就座后，方可自己坐下，女賓此時也應表示感謝。
西式宴會上一切以女主人的行動為準。女主人如起立迎客，或舉杯祝酒，大家都應陪同起立、舉杯，以示禮節(jié)。
2)餐巾：餐巾是西餐特有的。入座后攤開餐巾或離座前收起餐巾，都要以主人為先。干杯、致詞，或中途要臨時離席，可將餐巾放在椅子上。宴會結束離席時，應將餐巾大致折疊一下放在桌子上，表示不想再吃了。用餐中途可用餐巾輕輕擦去嘴邊和手上的油漬和臟物，女士要注意擦嘴時不要讓口紅弄臟餐巾。不能用餐巾來擦餐具和桌子。
餐巾的使用方法
當作指揮信號。西餐的一個禮節(jié)是一切聽從女主人的安排.宴會開始的信息是女主人拿起餐巾，結束的信號是女主人拿起餐巾沾沾嘴，然后把餐巾放在桌上。
用來保護服裝。餐巾打開后對折，放于大腿上，用來保護服裝。不能圍在脖子上或塞在衣扣里。
餐巾只能用來擦嘴、擦手指尖，而不能用來擦臉和脖子。
3)刀叉的使用：西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉，右手持刀或者勺。
刀叉不可以碰響餐具，不可以手持刀叉比比劃劃。
咖啡勺、茶勺只能用來攪拌，而不能用來盛咖啡或者茶來喝。刀叉是西餐中最主要的進餐用具。習慣用法是左手持叉，右手握刀。歐洲式吃法是：左手用叉按住食物，右手將食指按在刀背上，用刀把食物切成小塊，再用左手握的叉子叉住切下的小塊食物送人口中，切下一小塊吃一小塊。美國式吃法稍有不同，即按上述方法將食物切成小塊后，將刀斜放在盤子上，騰出右手改持叉子將小塊食物送人口中，甚至可以將叉齒向上，把食物鏟著送人口中，然后，叉子再改用左手持，右手再持刀切割，周而復始。不論哪種方式，都必須切割一塊吃一塊，而不能將盤中食物先全部切碎，再持叉一塊接一塊吃。有的食物如用叉子可以分割，就不一定非用刀不可。
盤中的食物如需推移，應用刀推移，必要時可用左手持刀推移。不能轉動盤子以轉變食物堆放的方位。所有的食物，都要用叉子取食，切忌用刀叉著進食。吃面條也是用叉，但要用叉卷起來送進口，不可挑起來吃。刀、叉等餐具用畢后，要放置于盤碟上，不能放在碗內。
刀叉取用的順序，按上菜的順序由外向內取用，吃一道菜，用一副刀叉，用完后將刀叉并排放在盤中央，刀右叉左，叉面向上，湯匙把向著自己，表示用餐完畢，服務員見了會將餐具撤走。如有事暫離餐桌，可將湯匙斜放，刀叉交叉擺放在盤中或擺成八字形擱在盤邊，刀叉頭均朝外，這表示還沒有吃完，服務員就不會來撤去餐具。千萬不要把刀叉并在一起橫放在盤子上，頭向左前方，刀刃對著自己或他人，這是西餐桌上的禁忌。
4)就餐：西餐的菜肴由左邊上，飲料由右邊上。大型宴會通常由服務員用大托盤托著菜肴至賓客面前，由賓客自己取食。賓客對每一道菜多少總要取一點，放人自己的盤中，盡量不要多取吃剩。西餐的上菜順序是：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或紅茶。正式宴會的內容可能更加豐富。
秘書溝通交談禮儀
交談的態(tài)度
在與人交談時應當體現出以誠相待、以禮相待、謙虛謹慎、主動熱情的基本態(tài)度，而絕對不能逢場作戲、虛情假意或應付了事。
一、要表情自然
第一，專注。交談時目光應當專注，或注視對方，或凝神思考，從而和諧地與交談進程相配合。眼珠一動不動，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無邊際，則是對對方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應該不時地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。
第二，配合。交談時可適當運用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，來表達自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專注之情，使交談順利進行。
第三，協(xié)調。交談時的表情應與說話的內容相配合。與上級領導談話，應恭敬而大方；與客人談話，則應親切而自然。
二、要說話禮貌
第一，注意語音。與人進行交談時，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識地壓低自己說話時的音量。最佳的說話聲音標準是，只要交談對象可以聽清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說明自己缺乏教養(yǎng)。
第二，注意語態(tài)。與人交談時，在神態(tài)上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說話時，要恭敬有禮，切忌指手畫腳、咄咄逼人。最佳的語態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當別人講話時，則要洗耳恭聽，最忌三心二意、用心不專。最佳的語態(tài)是積極合作、認真聆聽、努力呼應、有來有往、專心致志。
第三，注意語氣。在與別人交談時，秘書的語氣應當和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語調抑揚頓挫一些。在交談時既不要表現得居高臨下，也不宜在語氣上刻意奉迎，故意討好對方，令對方反感。同時，在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。
第四，注意語速。在交談之中，語速應保持相對的穩(wěn)定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時間內保持勻速。語速過快、過慢、或者忽快忽慢，會給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺，是應當力戒的。
三、要舉止得體
第一，善于運用舉止傳遞信息。例如，發(fā)言者可用手勢來補充說明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。
第二，避免過分或多余的動作。與人交談時可有動作，但動作不可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達敬人之意，切勿在談話時左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時應盡量避免打哈欠，如果實在忍不住，也應側頭掩口，并向他人致歉。尤其應當注意的是，不要在交談時以手指指人，否則就有污蔑之意。
四、要遵守慣例
秘書在交談時往往還能夠通過一些細節(jié)來體現自己的談話態(tài)度，在這些細節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。
第一，注意傾聽。秘書在交談時務必要認真聆聽對方的發(fā)言，以表情舉止予以配合，從而表達自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準備。切不可追求“獨角戲”，對他人發(fā)言不聞不問，甚至隨意打斷對方的發(fā)言。
第二，謹慎插話。交談中不應當隨便打斷別人說話，要盡量讓對方把話說完再發(fā)表自己的看法。如確實想要插話，應向對方先打招呼：“對不起，我插一句行嗎？”所插之言亦不可冗長，一句兩句點到為止即可，不能接過話茬就開始長篇大論，完全不顧及對方的感受，也不管對方是否已經闡述完畢。
第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過程，需要各方的積極參與。因此在交談時切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時要給其他人發(fā)表意見的機會，別人說話時自己則要適時發(fā)表個人看法，互動式地促進交談進行。同時，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進行。若發(fā)現話不投機，需及時調整話題。
第四，禮讓對方。在與他人進行交談時，不要以自我為中心，而忽略了對對方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對方或是質疑對方，不要動輒插嘴、抬杠，不要一人獨霸“講壇”，或者一言不發(fā)、有意冷場。
第五，委婉表達。在陳述自己的見解時，應該力求和緩、中聽，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設問句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時候，都不要強人所難。
交談的語言
語言運用是否準確恰當，直接影響著交談能否順利進行。所以，在交談中尤其要注意語言的使用問題。
一、要通俗易懂
第一，說普通話。在日常工作中，秘書應該自覺使用普通話，不要使用別人聽不懂的方言或土語。
第二，說明白話。秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書面語言、專業(yè)術語或名詞典故。在交談時，要以務實為本，應當通俗活潑、生動形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。
第三，說通俗話。在與普通群眾交談時，為了避免自己談話時語言枯燥乏味，應充分考慮到對方的職業(yè)、受教育程度等因素，努力使自己的語言生動、形象、具體、鮮明，所說的話應力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳達，而且容易脫離群眾。
二、要掌握口語
第一，機動靈活。在交談過程中隨時對自己所運用的口語具體內容與形式進行適度的調整。從表面上來看，口語大都顯得語句簡短，結構松散，多有省略之處。有時，它甚至會出現話題轉變、內容脫節(jié)、詞序顛倒等現象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動性，這些問題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語生動活潑的特性。
第二，簡明扼要。一方面要求發(fā)音標準，吐字清晰；另一方面則要求所說之話含義明確，不可模棱兩可產生歧義，以免造成不必要的誤會。
三、要文明禮貌
第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語，如“您”“謝謝”“對不起”等。
第二，要多使用文明用語，在語言的選擇和使用之中，應當既表現出使用者良好的文化素質、待人處事的實際態(tài)度，又能夠令人產生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。
第三，在交談時不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識指正別人。
第四，交談中應當盡量避免某些不文雅的語句和說法，對于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來表達，多用一些約定俗成的隱語。例如想要上廁所時，可以說：“對不起，我去一下洗手間�！被蛘哒f：“不好意思，我去打個電話�！�
交談的內容
交談內容的選擇，應遵守一定的原則。
一、要切合語境
第一，交談內容務必要與交談的時間、地點與場合相對應，否則就有可能出錯。
第二，交談內容還應符合自己的身份。應使談話符合我國的法律法規(guī)，并與單位和領導保持一致。切勿與單位或領導唱反調，切勿泄露本單位的機密。
二、要因人而異
在交談時要根據交談對象的不同而選擇不同的交談內容。談話的本質是一種交流與合作，因此秘書在選擇交談內容時，就應當為談話對象著想，根據對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。
三、要回避禁忌
秘書在與別人交談時，應當把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制，不要引起對方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒完沒了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內容上要慎重斟酌，千萬不要犯忌，不宜對自己的單位或領導橫加非議，必須時刻維護單位的聲譽，絕對不能對自己的領導、同事、同行說三道四。不應涉及對方單位內部事務，不要涉及對方弱點與短處。同時，如果雙方不是十分熟識，也不要涉及對方的個人隱私，如年齡、收入等。
交談的方式
與他人交談，既要注意具體內容，又要注意表達方式�？筛鶕煌那闆r，采取以下幾種不同的談話方式。
一是擴展式。指交談雙方就某些共同關心的問題進行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。
二是評判式。指在交談過程中聽取對方的觀點以后，在適當的時刻，以適當的方法，恰如其分地進行插話，來發(fā)表自己就此問題的主要看法。
三是傾瀉式。指在談話時對對方毫無保留，將自己的全部想法都全盤托出，也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”。
四是靜聽式。指與別人進行談話時，自己主要是洗耳恭聽。
五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動幫助不善表達的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對方予以引導、支持、鼓勵，以幫助對方在談話中得以采用恰當的方法來闡述自己的見解和主張。
六是跳躍式。指在交談過程中，某一話題在無人呼應時，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現冷場，因而跳出原先談論的范圍，轉而挑選出令大家都感興趣的話題。
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