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面試技巧和注意事項(xiàng):最全的HR面試技巧
一、面談提問技巧
1.提問的方式
(1)終止式
只需要回答“是”或“不是”。如“你是不是了解這個(gè)職位?”、“你是不是喜歡做×××(某個(gè)職位)?”。這種問話方式明快簡(jiǎn)潔，但是少用為妙，因?yàn)檫@樣的提問方式?jīng)]有鼓勵(lì)應(yīng)聘者開口說話。
(2)開放式
開放式提問迫使應(yīng)聘者非回答不可，“你對(duì)OJT(onthejobtraining=工作場(chǎng)所教育)有什么看法?”、“你對(duì)目前的市場(chǎng)形勢(shì)看法如何?”。
開放式提問是最正確、應(yīng)用最多的問話方式。
(3)引導(dǎo)式
問話的目的在于引導(dǎo)應(yīng)聘者回答你所希望的答案。如“你對(duì)目前的市場(chǎng)形勢(shì)看法如何?……不是很好吧?”
這種問法一般來說最好避免，除非你心中有數(shù)。
(4)假想式
采用“如果”的問題方式，如“如果你與客戶談判，你會(huì)怎樣安排呢?”。若是用的得當(dāng)，很可能讓你了解應(yīng)聘者的想法和能力。
(5)單選式
問話要求應(yīng)聘者在兩害之中取其輕。如“你跳槽，是認(rèn)為自己不能勝任呢?還是認(rèn)為自己太自負(fù)?這種問法未免過分,應(yīng)該避免。
(6)多項(xiàng)式
同時(shí)連續(xù)提出好幾個(gè)問題。如“你以前的職位都做些什么?有什么特點(diǎn)?你在職位上有什么優(yōu)勢(shì)?劣勢(shì)?”這種問法很難得到完善的答案。
2.主持人的“自問”準(zhǔn)備
面試之前，主試人最好進(jìn)行以下“自問”準(zhǔn)備，讓自己“心里有數(shù)”，從而提高成功錄用機(jī)會(huì)：
(1)該申請(qǐng)人需要具備怎樣的人際溝通技巧和技術(shù)性技能，才能勝任有關(guān)職位?
(2)我需要該申請(qǐng)人在有關(guān)職位上工作多久?
(3)該申請(qǐng)人以前在有關(guān)職位上工作了多久?
(4)我們將會(huì)給予什么樣的晉升機(jī)會(huì)?會(huì)安排訓(xùn)練嗎?
(5)假如有關(guān)人選的工作表現(xiàn)不如意或?qū)ぷ鞯囊筮^高，我將會(huì)面對(duì)什么困難?
(6)該申請(qǐng)人將會(huì)與途徑樣的同事合作?我需要他們一起參與大幅度的過程嗎?
(7)我將與該申請(qǐng)人以什么形式合作?
(8)該申請(qǐng)人在工作范疇上有機(jī)會(huì)代表公司對(duì)外發(fā)言或傳播消息嗎?
3.如何編制面試問話提綱
(1)面試提綱是整個(gè)面試過程中的問話提綱。主試人根據(jù)面試提綱,向應(yīng)聘者提出問題，了解應(yīng)聘者素質(zhì)和能力，控制面試進(jìn)程。
(2)面試提綱必須圍繞面試的重點(diǎn)內(nèi)容來編制。
(3)提問的題目應(yīng)具體、明確。
(4)面試提綱由若干面試項(xiàng)目組成，如“公關(guān)能力”、“專業(yè)知識(shí)”、“敬業(yè)精神”等。每一面試項(xiàng)目均應(yīng)編制相應(yīng)的提問提綱以便面試時(shí)有針對(duì)性地提問、考察。
(5)同時(shí)，應(yīng)聘者有著不同的情況和經(jīng)歷，不必要每個(gè)人選都用同一套提綱依序一問到底。因此，每一面試項(xiàng)目可從不同角度出一組題目，以便于面試時(shí)選擇。
(6)面試提綱可以分為通用提綱和重點(diǎn)提綱兩部分。通用提綱涉及問題較多，適合于提問各類應(yīng)聘者。重點(diǎn)提綱則是針對(duì)應(yīng)聘者的特點(diǎn)提出的，以便對(duì)職位要求中有代表性的東西有所了解。
二、面談放松技巧
在面談前的準(zhǔn)備階段，主試人的主要工作，其實(shí)是設(shè)法令自己及應(yīng)聘者放松。
1.讓自己放松
有些主試人喜歡利用招聘面談，來向其他高級(jí)同事證明他有高明的面談技巧，或令應(yīng)聘者無言以對(duì)的口才，他們可能會(huì)發(fā)問一些極難回答的問題，令面談氣氛向負(fù)面方向發(fā)展。也有一些主試人自以為可操生殺大權(quán)，手握尚方寶劍，態(tài)度因而較為倨傲，不樂意用親切友善的行為來與應(yīng)聘者接觸，無形中為面談加壓，令應(yīng)聘者心理負(fù)上額外的擔(dān)子。
這種行為首先會(huì)令主試人分心，難以集中精神準(zhǔn)備面談;而且，有經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)聘者便會(huì)乘虛而入，趁主試人自顧不暇之際將準(zhǔn)備已久的臺(tái)詞背誦出來，引導(dǎo)主試人步入面試的誤區(qū)(有關(guān)面試誤區(qū)的講述見下文)，作出了錯(cuò)誤的招聘決定。而經(jīng)驗(yàn)較淺的應(yīng)聘者會(huì)因此比較緊張，影響正常發(fā)揮。
下列方法可協(xié)助主試人，在進(jìn)行招聘面談前，令自己平靜下來：
(1)面談前十五分鐘，結(jié)束其他工作，從會(huì)議中走出來，或放下手頭上的文件;到洗手間走一趟，整理一下衣裝，慢慢地走回辦公室。
(2)取出應(yīng)聘者的資料，翻看一遍，不要強(qiáng)逼自己記憶，只需記著姓名，便足以順利地打開話匣。
(3)將原先擬好的面談問題，放入檔案夾內(nèi)，現(xiàn)翻看“面談評(píng)價(jià)量表”，重溫要在面談中了解的各個(gè)工作表現(xiàn)、維度。
(4)若面談室沒有紙和筆，準(zhǔn)備兩枝筆及一些紙張。
(5)準(zhǔn)備名片，應(yīng)聘者可能會(huì)索取。
(6)開始面談前，心中念一遍：“我已準(zhǔn)備好了。”向自己微笑，然后請(qǐng)人通知應(yīng)聘者準(zhǔn)備。
2.讓應(yīng)聘者放松
一般而言，應(yīng)聘者會(huì)比主試人較為緊張，一些不善于控制自己情緒的人，表現(xiàn)會(huì)因此而大大地失準(zhǔn)。主試人也許以為，他看看應(yīng)聘者如何在面對(duì)陌生人的壓力下作出反應(yīng)，會(huì)有了解其日后的工作表現(xiàn)。但實(shí)際的情況是，公司中只有很少數(shù)崗位的工作，是要求員工在陌生人前有敏捷得體的反應(yīng)，大多數(shù)工作都會(huì)與“處變表現(xiàn)”無關(guān)。倘若你主持的面談往往使那些處變不驚的人勝出，那么你的機(jī)構(gòu)便未必有其他特長(zhǎng)的成員了。所以為了較為準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)應(yīng)聘者的日常工作表現(xiàn)，主試人應(yīng)千方百計(jì)令他感到舒服自在，從而漸漸適應(yīng)了面談的氣氛，將自己發(fā)揮出來。
令應(yīng)聘者放松的工作，應(yīng)在面談開始前，而非在面談過程中運(yùn)用，否則應(yīng)聘者陣腳已亂，要重新鎮(zhèn)定下來并非易事。下面簡(jiǎn)單列出一些方法，可協(xié)助應(yīng)聘者放松自己：
(1)通知應(yīng)聘者來面談時(shí)，除了要清楚說明日期、時(shí)間及地址外，還要說明下列事項(xiàng)：
向誰報(bào)到
帶什么證明文件、附加資料
公司聯(lián)絡(luò)電話
(2)預(yù)先通知接待員，應(yīng)聘者約在何時(shí)到此，應(yīng)往何處等候。
(3)預(yù)留房間，讓應(yīng)聘者靜靜地等待，不會(huì)被其他訪客及同事騷擾。
(4)若需要應(yīng)聘者在面談前填寫資料表或接受技術(shù)性測(cè)驗(yàn)，必須預(yù)留充分時(shí)間，及準(zhǔn)備有效的文具。
(5)征求應(yīng)聘者的同意，給予飲品。
(6)不要讓應(yīng)聘者等候超過十五分鐘。
(7)將已接受面談的應(yīng)聘者，與未接受者分開。
(8)若主試人希望將面談過程錄音或錄影，必須先行知會(huì)應(yīng)聘者，及征求同意。
一切準(zhǔn)備就緒，招聘面談便可以在壓力最低的情況下開始，雙方的表現(xiàn)都會(huì)因而保持水準(zhǔn)。
三、面談評(píng)價(jià)方法
主試人須將面談階段及決策階段分開，不應(yīng)在進(jìn)行面談時(shí)，同時(shí)評(píng)量應(yīng)征者，或作出招聘決定。在進(jìn)行招聘面談時(shí)，主試人必須有計(jì)劃地發(fā)問，認(rèn)真聆聽、觀察及記錄，而面試評(píng)價(jià)及招聘決策要在下一步進(jìn)行。
1.招聘面試評(píng)價(jià)程序
(1)面試記錄
面試過程中要及時(shí)記錄。
不能寫下主觀及概括性的詞，也不應(yīng)將應(yīng)聘者說的話用自己的方式來描述，而是用逐字記錄”方式來寫，這樣有利用對(duì)應(yīng)聘者的表現(xiàn)進(jìn)行區(qū)分，避免不同的就職者得到差不多的評(píng)語記錄。
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(2)填寫評(píng)價(jià)量表
盡量不要翻閱其他應(yīng)聘者的評(píng)量表。
根據(jù)原先訂下的工作要求來評(píng)分。
不要在本步驟中作出招聘決定。
評(píng)分時(shí)應(yīng)參考上一步驟的記錄，重溫應(yīng)聘者的回答重點(diǎn)，留意與該工作表現(xiàn)維度有關(guān)的問題，然后寫下評(píng)分。
極力避免主觀因素的影響，要從記錄中找尋證據(jù)支持自己，切勿以印象或個(gè)人喜好作準(zhǔn)則。若記錄沒有支持證據(jù)，該項(xiàng)工作表現(xiàn)維度便應(yīng)獲低分，主試人在評(píng)分時(shí)，要竭力保持客觀，腦海中應(yīng)只有應(yīng)征者的行為表現(xiàn)，而非個(gè)人相貌、學(xué)歷、身材等到背景資料。
(3)檢查評(píng)分與記錄
應(yīng)該取出記錄來核對(duì)一遍，看看不同的應(yīng)征者則否有相同的回答。若真的有類似的答案出現(xiàn)，主試人還要進(jìn)一步檢查評(píng)量表，看看他是否給予相同的評(píng)分。
相同的行為表現(xiàn)，應(yīng)該給予相同的評(píng)分。換句話說，無論應(yīng)征者是誰，只要他曾作出一些與工作要求符合的行為，主試人便給予高分，反之則給予低分。
主試人還要從評(píng)量表中，將一些關(guān)鍵性評(píng)價(jià)要素的評(píng)分檢查一下，比較高分者與低分者的答案，重新看看他們的行為表現(xiàn)，是否與評(píng)分匹配。若有需要，主試人在此時(shí)可調(diào)整評(píng)分。
(4)作招聘決定
在同分的情況下，主試人需要查閱評(píng)價(jià)量表，若使用加權(quán)量表，在權(quán)重較高類獲得高分的應(yīng)聘者，應(yīng)首先考慮聘用。
2.面試評(píng)價(jià)量表設(shè)計(jì)
面試評(píng)價(jià)量表由若干評(píng)價(jià)要素構(gòu)成，是在面試過程中主試人現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)記錄應(yīng)聘者在回答各評(píng)價(jià)要素中表現(xiàn)優(yōu)劣程度的計(jì)量表。由于面試就是要根據(jù)應(yīng)聘工作職位的要求對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行評(píng)價(jià)，以明確應(yīng)聘者是否具備任職條件的過程，因此，設(shè)計(jì)面試評(píng)價(jià)量表時(shí)，諸評(píng)價(jià)要素除反映工作職位要求外，還應(yīng)當(dāng)是可以通過面試的技巧進(jìn)行評(píng)價(jià)。
(1)面試評(píng)價(jià)量表構(gòu)成
姓名、考號(hào)、性別、年齡
應(yīng)聘職位
面試項(xiàng)目(評(píng)價(jià)要素)
評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)與等級(jí)
評(píng)語欄
考官簽字欄
其他
(2)計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)
要使面試評(píng)分盡量具有客觀性，在設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)量表時(shí)，應(yīng)使評(píng)分有一個(gè)確定的計(jì)分幅度及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
A.評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)，在設(shè)計(jì)面試評(píng)價(jià)量表時(shí)，可把面試標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)分為三級(jí)、四級(jí)、五級(jí)等，在一等級(jí)有一定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，在評(píng)分等級(jí)的用詞上，盡量體現(xiàn)等距原則，保持分寸、程度和數(shù)量上的連續(xù)性，避免幅度較大的跳躍。
B.將各等級(jí)進(jìn)行量化。等級(jí)量化就是對(duì)各評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)予以刻度�？梢允嵌康�，如1、2、3、4、5……分10、20、30、40、50......;也可以是定性的，如優(yōu)、良、中、差、劣或A、B、C、D、E。
(3)面試評(píng)價(jià)量表格式
面試評(píng)價(jià)量表一般有三種：
A.問卷式評(píng)價(jià)量表
運(yùn)用問卷形式，將所要評(píng)價(jià)的項(xiàng)目列舉出來，由主試人根據(jù)應(yīng)聘者在面試中的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)審。
B.等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)量表
選定本次面試的諸評(píng)價(jià)要素，將每一要素劃分若干標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)�？脊俑鶕�(jù)應(yīng)聘表現(xiàn)給予評(píng)分。
C.綜合評(píng)價(jià)量表
按提問順序記分，其每一評(píng)價(jià)要素對(duì)應(yīng)若干項(xiàng)，最后將各項(xiàng)平均得分綜合統(tǒng)計(jì)在一張?jiān)u價(jià)表上。此種量表由面試提問單、提問記分表、綜合計(jì)分評(píng)價(jià)表三部分構(gòu)成。
四、避免面談?wù)`區(qū)
在面試過程中，有以下幾個(gè)誤區(qū)，是必須注意避免的：
1.“壞事傳千里”效應(yīng)
不少主試人在聆聽面試對(duì)象陳述之后，會(huì)傾向較為相信負(fù)面性的資料，而對(duì)正面性資料的相信程度調(diào)低。與俗語所謂“好事不出門，壞事傳千里”吻合，即人們對(duì)負(fù)面的事物有較深印象，也有興趣知道更多。在招聘面談時(shí)，這個(gè)現(xiàn)象會(huì)令主試人“偏聽”，作出招聘決定時(shí)會(huì)有偏差。
2.近因效應(yīng)(“大型交響曲”效應(yīng)、先入為主效應(yīng))
根據(jù)心理學(xué)的記憶規(guī)律，主試人往往對(duì)面談開始時(shí)和結(jié)束時(shí)的內(nèi)容印象較深。這好像在聽一首大型交響曲時(shí)，有些聽眾會(huì)集中欣賞開頭及結(jié)束部分，對(duì)中段較為陌生。若應(yīng)聘者懂得在開場(chǎng)白及綜合發(fā)言時(shí)多下一點(diǎn)功夫，他取得良好印象的機(jī)會(huì)便會(huì)提高。相反而言，那些秩序漸進(jìn)，在中段表現(xiàn)良好，但結(jié)束前又歸于平淡的應(yīng)聘者，可能會(huì)被評(píng)為表現(xiàn)平平。
3.光環(huán)效應(yīng)
不少面試人心中有一個(gè)理想的應(yīng)聘者形象，或稱為典型。如果發(fā)現(xiàn)了某人在某方面符合自己的理想，就好象給這個(gè)人套上一個(gè)光環(huán)一樣，誤以為他在所有方面都是好的，因此影響面試人對(duì)面試對(duì)象作出客觀正確的評(píng)價(jià)。這種現(xiàn)象亦可稱為“光環(huán)效應(yīng)”(HaloEffect)。
4.“脫線風(fēng)箏”現(xiàn)象
不自覺地與面試對(duì)象談一些與工作無關(guān)的內(nèi)容，令面談失去方向，這樣，就有機(jī)會(huì)主應(yīng)聘者占有面談主動(dòng)，向著對(duì)自己有利的方向發(fā)展下去。也往往使與面試人談得投契的應(yīng)聘者占優(yōu)勢(shì)。
5.“只聽不看”現(xiàn)象
主試人把精力集中在記錄面試對(duì)象的回答，而忘記了觀察面試對(duì)象本人。主試人要全心全意地觀察應(yīng)征者的反應(yīng)行為，來印證他的說話的內(nèi)容，檢查兩者是否一樣。
五、主試人的選擇與訓(xùn)練
1.誰擔(dān)任主試人
(1)用人部門主管
(2)人力資源部主管
(3)中高級(jí)職位由總經(jīng)理或副總經(jīng)理擔(dān)任主試人
(4)一般初次面試由人力資源部實(shí)施，人力資源部主管或指定人員擔(dān)任主試人。通過初次面試,過濾學(xué)歷、經(jīng)歷、資格等基本要求不適合的人選。復(fù)試或帶有評(píng)定性質(zhì)的面試由用人部門主管擔(dān)任主試人。
(5)面試組一般由人力資源部主管、用人部門主管和其他甄選專家或高級(jí)主管組成。
2.主試人條件
(1)良好的個(gè)人修養(yǎng)和品格
(2)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)
(3)善于把握人際關(guān)系
(4)公正客觀
(5)能熟練運(yùn)用面試技巧
(6)了解組織狀況和職位要求
3.主試人訓(xùn)練
面試是一項(xiàng)專門的技術(shù)，主試人訓(xùn)練有助于面試的成功。
(1)面試技術(shù)訓(xùn)練
(2)對(duì)組織狀況和職位要求作深入了解。
(3)進(jìn)行“如何代表公司”的訓(xùn)練。面試是雙向的，不僅主試人面試應(yīng)聘者，應(yīng)聘者也在面試公司，因此，主試人代表的是整個(gè)公司。進(jìn)行“如何代表公司”的訓(xùn)練有助于達(dá)成高素質(zhì)的人才對(duì)公司及應(yīng)聘職位的認(rèn)同。
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