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HR如何改善辦公溝通環(huán)境
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，越來(lái)越多的國(guó)內(nèi)企業(yè)走上了規(guī)模化、全國(guó)化發(fā)展之路。面對(duì)遍布全國(guó)的分公司、辦事處、門(mén)店和員工頻繁的出差，目前企業(yè)普遍采用的辦公溝通手段呈現(xiàn)了嚴(yán)重的局限性，因溝通不暢等問(wèn)題引發(fā)的員工管理和人員流失問(wèn)題日益凸顯。
眾所周知，人力資源管理的核心模塊可以概括為招人、用人、留人、裁人四塊，而這其中用人和留人則是重中之重�，F(xiàn)在來(lái)看，在用人和留人問(wèn)題上，HR不僅要做好基本的制度和激勵(lì)政策的設(shè)計(jì)，更要在辦公溝通環(huán)境建設(shè)上有所作為。如何構(gòu)建滿足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的辦公溝通環(huán)境，避免員工因溝通不暢影響工作效率？這成為HR在目前企業(yè)發(fā)展背景中將要面對(duì)的嚴(yán)峻課題。
首先，讓我們來(lái)看一下目前企業(yè)所遇到的辦公溝通問(wèn)題。
1：分支機(jī)構(gòu)過(guò)多，難以管理
“天高皇帝遠(yuǎn)”！這個(gè)詞很好的概括了許多企業(yè)分支機(jī)構(gòu)的人員心態(tài)�？偛客�?yàn)榉种C(jī)構(gòu)過(guò)多，與分支間缺乏最基本的溝通，從而無(wú)法做到對(duì)所有機(jī)構(gòu)的有效管理。這也使得部分分支機(jī)構(gòu)成為游離在企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)體系之外的“個(gè)體”，這些機(jī)構(gòu)中的員工基本處于失管狀態(tài)。
2：組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，部門(mén)難以協(xié)作
激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，讓企業(yè)追求更多的利潤(rùn)點(diǎn)，產(chǎn)業(yè)多元化成了企業(yè)發(fā)展的一大訴求。這意味著不同部門(mén)之間必須加強(qiáng)相互協(xié)作、相互督促。但組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜向來(lái)就是國(guó)內(nèi)企業(yè)的通病，要從臃腫的企業(yè)結(jié)構(gòu)中找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員相當(dāng)困難，很大程度影響了企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，員工在這樣的辦公環(huán)境中很容易出現(xiàn)無(wú)所適從的無(wú)助感！
3：?jiǎn)T工出差頻繁，異地溝通難
分公司和異地業(yè)務(wù)的增多，導(dǎo)致的必然結(jié)果就是員工出差變得更加頻繁。與此同時(shí)，員工在出差過(guò)程中因異地溝通手段限制，無(wú)法第一時(shí)間將工作進(jìn)度匯報(bào)給公司，無(wú)法獲得企業(yè)更多的支持，導(dǎo)致了員工出差效率大幅降低，也造成了公司資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。
HR改善辦公溝通環(huán)境——引入企業(yè)IM實(shí)現(xiàn)零距離辦公
面對(duì)目前企業(yè)辦公溝通中出現(xiàn)的幾個(gè)問(wèn)題，HR該從何下手進(jìn)行改善？在筆者看來(lái)HR不妨嘗試引入企業(yè)即時(shí)通訊，為企業(yè)搭建一個(gè)統(tǒng)一的溝通平臺(tái)。利用企業(yè)即時(shí)通訊所帶來(lái)的辦公溝通手段的革新，帶動(dòng)企業(yè)整體辦公溝通效率的提升，讓企業(yè)辦公真正做到“零距離”。
下面筆者以市場(chǎng)上比較熱門(mén)的企業(yè)溝通平臺(tái)imo為例，來(lái)看一下企業(yè)即時(shí)通訊如何能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)“零距離辦公”
基于組織結(jié)構(gòu)的在線溝通，消除機(jī)構(gòu)、部門(mén)限制
imo具有一目了然的組織結(jié)構(gòu)樹(shù)，所有員工信息都顯示在組織結(jié)構(gòu)樹(shù)上。通過(guò)組織結(jié)構(gòu)樹(shù)，管理者可以找到任何分支機(jī)構(gòu)了解其員工工作進(jìn)度、狀況，并對(duì)其工作做出直接指示。同時(shí)imo提供了多人會(huì)話、群討論等多種群組聊天功能，在需要部門(mén)協(xié)作時(shí)，總負(fù)責(zé)人可以在組織結(jié)構(gòu)樹(shù)上將相關(guān)的所有人員拉入會(huì)話中進(jìn)行在線討論，打破部門(mén)之間“隱形的圍墻”，讓部門(mén)協(xié)作不再受組織結(jié)構(gòu)影響，大大提升整體效率。
多手段通信，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公
在異地出差的員工可以即時(shí)登錄imo獲取最新的企業(yè)信息，在出差過(guò)程中遇到任何問(wèn)題也可以利用imo提供的遠(yuǎn)程協(xié)助功能向總部尋求幫助�？偛窟@邊則能將最新的政策等變動(dòng)、調(diào)整信息通過(guò)電子公告、電子短信等形式給員工，即使員工未登錄imo也能通過(guò)手機(jī)接收。
此外，imo還將在近期推出支持安卓和IOS系統(tǒng)的手機(jī)客戶端。屆時(shí)，員工可以通過(guò)即時(shí)通訊、電話、短信、郵箱等多手段進(jìn)行溝通，無(wú)論是出差在外、還是上下班途中，只要拿出手機(jī)就能進(jìn)行工作信息分享、協(xié)同辦公，極大地提高企業(yè)辦公效率。
結(jié)語(yǔ)：這些年來(lái)，國(guó)外企業(yè)一直在呼吁要改善溝通環(huán)境，但這樣的呼聲在國(guó)內(nèi)還是略顯“輕柔”。隨著企業(yè)的發(fā)展，HR也理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)一些高技術(shù)手段的工具，更加出色的完成自己的工作，相信企業(yè)IM會(huì)是各位一個(gè)很好的選擇。
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