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如何做好行政專員的工作
如何做好行政專員的工作?行政工作人員要腳踏實(shí)地、耐心細(xì)致、孜孜不倦，甘當(dāng)幕后英雄。粗心、自傲、冷漠、急躁、懶惰、被動(dòng)、封閉、消極、“八小時(shí)心態(tài)”的人很難做好行政工作。除此之外，高效的執(zhí)行，敏銳的洞察，細(xì)膩的協(xié)調(diào)，積極的溝通及持續(xù)的學(xué)習(xí)也是做好行政服務(wù)工作必不可少的條件。下面小編為大家整理了做好行政專員工作的幾點(diǎn)建議，希望能為大家提供幫助!
如何做好行政專員的工作
1、微笑的重要性。
微笑是不用翻譯的世界語言，它傳遞著親切、友好、愉快的信息。當(dāng)我們微笑地面對(duì)工作時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)，每一天都是那么的美好，同事會(huì)因此親近你，客戶會(huì)因此喜歡你，當(dāng)大家都愿意配合你的時(shí)候溝通也就成了件容易的事情，我們的工作效率也隨之提高。
2、服務(wù)體現(xiàn)于細(xì)節(jié)。
細(xì)節(jié)往往因其“小”，而容易被人忽視，掉以輕心;因其“細(xì)”，也常常使人感到繁瑣，不屑一顧。但恰恰是從這些不經(jīng)意的小細(xì)節(jié)上展示服務(wù)、體現(xiàn)差別，從而得到更多的認(rèn)可。記得有一次，我在陪同區(qū)里領(lǐng)導(dǎo)參觀車間的時(shí)候無意中聽說他的母親養(yǎng)了幾只小雞，于是就和生產(chǎn)主任協(xié)商贈(zèng)送他一些零散的料樣。事后聽說這位領(lǐng)導(dǎo)非常高興，對(duì)我們的企業(yè)和產(chǎn)品津津樂道、不時(shí)贊許。
3、抓住重點(diǎn)，有計(jì)劃地展開工作。
忘記在哪里看過一句話“任何計(jì)劃都不能是直線形的，而必須是樹形的，但完成計(jì)劃卻要是直線形”。當(dāng)我們把計(jì)劃列入日程表后，就表明在同一時(shí)間只能安排一件事情了。這就要求我們能分清事件的輕重緩急，做到統(tǒng)籌兼顧、合理安排。行政工作事無巨細(xì)，但要自己去梳理判斷哪些事情是必須馬上辦，哪些事情是可以緩辦，甚至哪些事情可以簡(jiǎn)化辦。當(dāng)有非常重要客人來訪時(shí)，就要馬上放下手里面所有的工作，把接待作為首要任務(wù)來完成。
比如說一些檔案整理、數(shù)據(jù)記錄類的工作即便是在八小時(shí)內(nèi)無法完成也可以把原始數(shù)據(jù)帶回家利用休息時(shí)間處理。派車時(shí)就要考慮到怎樣在滿足大家出行意愿的同時(shí)，又能有效地節(jié)省費(fèi)用、時(shí)間和人員。通常我的做法是安排統(tǒng)一的時(shí)間發(fā)車，這就要有出行需求的同事在頭一天下班前或者最遲是在第二天發(fā)車前半個(gè)小時(shí)告之，并做好相互溝通，司機(jī)也會(huì)根據(jù)時(shí)間地點(diǎn)、緩急程度來定度路線。
4、見微知著，貴在用心。
行政工作服務(wù)的對(duì)象眾多，為領(lǐng)導(dǎo)、為同事、為客戶、為到訪客人。這就要求我們有良好的服務(wù)意識(shí)。工作要熱情、主動(dòng)積極，改變等待領(lǐng)導(dǎo)安排的工作習(xí)慣，也要很好預(yù)見事情發(fā)展的每個(gè)下一步，以利早做安排。拿接待來說，通常領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)給我們的只是：客人明天幾點(diǎn)到，客人來自哪里，我的做法是先查詢天氣情況，如果是陰雨天就要提前準(zhǔn)備好雨具，確認(rèn)公司會(huì)議室的安排使用情況，準(zhǔn)備好有針對(duì)性的歡迎詞，再通知門衛(wèi)做好提前放行，講解展廳的時(shí)候也要根據(jù)來賓階層、從事的領(lǐng)域或感興趣的板塊來做側(cè)重講解。
再如，通過對(duì)會(huì)議結(jié)束時(shí)間的預(yù)測(cè)，來推斷是否需要準(zhǔn)備午餐、晚餐等。如果用餐，餐桌上盡量要有禾豐食品。贈(zèng)送禮物時(shí)也要考慮到對(duì)方性別、人數(shù)、重要性、甚至是國籍，外賓就比較喜歡帶有中國特色的物件。每個(gè)環(huán)節(jié)都需要我們提前做好準(zhǔn)備工作�？傊眯娜�(duì)待每件事情，就可達(dá)到事半功倍的效果。
5、感恩的心態(tài)，快樂的工作。
我從一名公立醫(yī)院的“白衣天使”到禾豐的財(cái)務(wù)人員、又從分公司的客服到總部前臺(tái)接待的行政人員，每走一步都有著巨大的跨域性。也曾懷疑過當(dāng)初不顧一切放棄事業(yè)單位的決定是否正確，但對(duì)于能在禾豐工作，我始終懷著感恩的心。在這樣的大家庭中有讓我發(fā)自心底敬佩的領(lǐng)導(dǎo)，有給予我肯定、給我展現(xiàn)機(jī)會(huì)的上司，有朝夕相處、可親可愛的同事，有親如姐妹的閨蜜，還有我視為學(xué)習(xí)榜樣一直默默給我支持鼓勵(lì)、亦師亦友的老公。工
作心態(tài)決定了工作熱情，一份穩(wěn)定的工作，會(huì)讓我們收益頗多，可以哺育兒女，可以贍養(yǎng)父母，可以在工作中證明自己存在的價(jià)值，也可以使每一天都變得充實(shí)。當(dāng)我們懷著這樣的一顆感恩的心工作時(shí)，必然會(huì)迸發(fā)出極大的熱情，并為之付出努力。
拓展：如何做好競(jìng)聘演講技巧
1、練：熟能生巧。把演講稿寫下來，然后大量地練習(xí)，而且一定要發(fā)聲練習(xí);有人提供的對(duì)著鏡子練習(xí)的方法，也是很不錯(cuò)的方法。我自己常用的方法是：用手機(jī)把自己的演講內(nèi)容錄音下來，然后回放來聽，這樣做的好處是：一方面，可以發(fā)現(xiàn)自己在演講過程中使用不得當(dāng)?shù)恼Z氣和用詞，及時(shí)糾正;另一方面，可以準(zhǔn)確計(jì)算出自己的演講時(shí)長(zhǎng)，及時(shí)刪減或增補(bǔ)。
2、聲：要讓自己的聲音具有穿透力。首先，要學(xué)會(huì)用丹田發(fā)聲，這樣你的聲音才會(huì)顯得厚重而有力道，如果不會(huì)用丹田發(fā)聲，就需要借助麥克風(fēng)來輔助發(fā)聲;然后，在演講以前盡量不要吃辛辣的東西，在演講過程中不要喝過于冰冷和有刺激性的飲料，減少對(duì)嗓子的刺激，以免造成聲帶疲憊，影響發(fā)聲。
3、力：體力充沛才能呈現(xiàn)出活力。演講的前一天不要熬夜，留存精力;演講前的半個(gè)小時(shí)，適當(dāng)做些運(yùn)動(dòng)激活自己的狀態(tài)，比如：擴(kuò)胸、俯臥撐或深蹲等;如果還是不在狀態(tài)，及時(shí)喝一瓶紅牛，也是不錯(cuò)的選擇。
4、形：形指的是肢體語言的使用。演講過程中，主要的肢體語言包括：手勢(shì)、站姿和眼神。手勢(shì)的使用原則是：簡(jiǎn)潔、有力和得體，忌諱手勢(shì)過亂過雜，導(dǎo)致觀眾看得眼花繚亂，最后還以為你是在練武術(shù);站姿只要做到整個(gè)身體莊重、挺拔和自然即可;眼神不能處于游離狀態(tài)，要環(huán)視全場(chǎng)，跟聽眾之間有眼神交流。
5、借：借指的是可以借助一些物品來輔助自己的演講。如果你自信心不足，你試試把翻頁器拿在手里，它可以有效緩解你的緊張感;如果你記性不好，可以試試把演講的要點(diǎn)寫在小紙條上，然后放在手心，等到忘詞的時(shí)候可以瞥一眼。
6、位：合適的站位，在演講過程中是非常重要的，因?yàn)檫@會(huì)影響到聽眾的整體觀感，以及演講者的呈現(xiàn)效果。如何站位，并沒有標(biāo)準(zhǔn)答案，因?yàn)檠葜v者的具體站位，會(huì)受到場(chǎng)地現(xiàn)場(chǎng)很多相關(guān)因素的影響，比如：投影儀位置、音響設(shè)備位置、講臺(tái)位置甚至室內(nèi)溫度等因素，都會(huì)影響到演講者的站位。但是有幾個(gè)站位的基本原則，可供我們參考：
第一、無遮擋原則：即演講者要確保自己不會(huì)遮擋到PPT或者被其它物體過度遮擋。曾見過一個(gè)演講者，一上臺(tái)就直挺挺站在PPT前開始演講，完全不顧自己的身體已經(jīng)擋住了大部分的PPT。
第二、照顧全場(chǎng)原則：也就是說，演講者站定的位置，可以看到全場(chǎng)的大部分聽眾，同時(shí)也可以大部分聽眾看到。因?yàn)�，你總不能站在一個(gè)只有少數(shù)人看的見的位置，卻希望全場(chǎng)人都可以仔細(xì)聆聽你的演講。
第三、穩(wěn)定自然原則：意味著，你既不能像個(gè)猴子一樣在講臺(tái)上蹦蹦跳跳，也不能像只僵尸一樣挺在臺(tái)上，而是要在站位相對(duì)固定的情況下，自然走動(dòng)，環(huán)顧全場(chǎng)。
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