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秘書如何在工作中提高自己

時間:2022-04-30 08:25:46 職場 我要投稿
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秘書如何在工作中提高自己

  秘書作為領(lǐng)導(dǎo)者身邊的參謀助手也是在主輔配合中的近身輔助,因而秘書的工作必須是與領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)服務(wù)相適應(yīng)的。那么,秘書如何在工作中快速提高自己?下面jy135小編為大家收集整理了秘書在工作中提高自己的幾點建議,希望能為大家提供幫助!

秘書如何在工作中提高自己

  秘書如何在工作中提高自己

  排除性別因素干擾

  在當(dāng)今不斷發(fā)展的社會中,從事秘書工作的女性越來越多。由于社會上對秘書工作的偏見和不良風(fēng)氣的影響,使秘書與異性領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系出現(xiàn)了一些微妙敏感的問題。因此,作為秘書必須正確對待與異性領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,維護(hù)自己平等的人格尊嚴(yán),自覺保持與領(lǐng)導(dǎo)在工作目標(biāo)上的一致性。不能克意的取悅領(lǐng)導(dǎo)以謀求職位的晉升、獲取特殊照顧或某種私利,這是秘書的職業(yè)道德所不容許的。在生活中,秘書對異性領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和照顧要立足于公務(wù),不能介入領(lǐng)導(dǎo)的私生活。所以,秘書要注意處理好這些思想上的誤區(qū),這樣才能在工作上處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。

  注重個人工作能力培養(yǎng)

  才干培養(yǎng)。秘書工作的內(nèi)容豐富多彩,這就需要秘書人員具有一定的才干,包括辦事能力、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力等。辦事能力是體現(xiàn)秘書能否完成工作和靈機(jī)處事的本領(lǐng),這就要求秘書有一定的專業(yè)能力從而更熟悉秘書的工作,掌握工作規(guī)律、工作方法。秘書還應(yīng)有理解和領(lǐng)會的能力、條理和駕馭的能力、口頭表達(dá)能力、文字表達(dá)能力、交際能力等。其中交際能力尤為重要,如果一個秘書很善于交際,親和力強(qiáng),便容易接近,被人信賴,將有利于事務(wù)的開展,效率的提高。

  智能培養(yǎng)。由于才干的高低,要增強(qiáng)秘書人員的才干素養(yǎng)首先就要加強(qiáng)自身智能訓(xùn)練。應(yīng)從知識積累、思維訓(xùn)練、靈機(jī)智力訓(xùn)練、記憶訓(xùn)練和反思(自省)能力這幾個方面入手加強(qiáng)訓(xùn)練。對于秘書來說,知識的積累是非常重要的`,要求秘書有較廣的知識面,對涉及專業(yè)的知識則要懂得更多、更深,這樣在寫作的時候才有理可依,有據(jù)可查。秘書還應(yīng)該具有一定的反思(自省)能力,孔家賢人曾子說過:“吾日三省吾身。”曹操也曾說:“伏自三省。”他們都有一個共同點—— “自省”,只有常常自省的人,才容易開發(fā)智能和增長才干。

  心理素養(yǎng)培養(yǎng)。秘書要擁有一個好的心理素養(yǎng),這對于做好一件工作很有必要。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,事務(wù)繁重,精神緊張。如果心理素養(yǎng)不好,不但會影響自身的工作效率,同時也會影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。所以,要求秘書要具備樂觀幽默的心態(tài)。身為一名秘書人員擁有樂觀幽默的特質(zhì)將為其處理與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系提供更大的幫助。

  職業(yè)道德培養(yǎng)。所有的職業(yè)都有個共同點,那就是遵守職業(yè)道德,秘書行業(yè)當(dāng)然也不例外。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù),機(jī)密性強(qiáng),有許多工作只能埋頭做,而所得的勞動成果卻只有通過領(lǐng)導(dǎo)的工作實績才能體現(xiàn)出來。這就要求秘書要自覺的遵守紀(jì)律,遵守其職業(yè)的道德準(zhǔn)則。

  秘書工作原則

  誠實而不作假弄權(quán)。秘書最基本的要求就是踏踏實實盡心盡責(zé)地工作。秘書必須一心一意的對待工作,因為秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的堅定執(zhí)行者和維護(hù)者,為領(lǐng)導(dǎo)提供詳實地第一手資料作為科學(xué)決策的依據(jù),堅定不移地貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定。

  顧全大局而不介入矛盾。秘書不能也不允許介入領(lǐng)導(dǎo)者私人之間或工作中的分歧和矛盾中。

  思維敏捷,快速成文,觀察揣摩,模擬風(fēng)格點

  秘書僅僅會寫文章,或能寫一手好文章是不夠的,還必須思維十分敏捷,具有快速成文的技能。這是因為我們的時代是一個競爭的時代,決策的形成不能怠慢,秘書行文也必須搶速度。加之領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)常有緊急事項,要求秘書盡快寫出公文來,一切公務(wù)文章都是有時間性的,而不同于作家寫小說,可以自由安排時間,古人講的:“下筆如神”、“倚馬可待”,對秘書來說并不夸張。準(zhǔn)確領(lǐng)會行文意圖。秘書快速成文的前提,是要準(zhǔn)確領(lǐng)會行文的目的意圖。這樣,才能思維清晰,邏輯清楚;收集資料適當(dāng)夠用而不漫天收集,浪費(fèi)時間、精力;盡可能防止寫作返工,返工是寫快速文章的失敗,一返工自然就快不了。如果所寫文章較長,領(lǐng)導(dǎo)意圖較難吃透,也可先快速寫出提綱來,請領(lǐng)導(dǎo)審定,以加深對意圖的準(zhǔn)確理解。

  領(lǐng)導(dǎo)的講話風(fēng)格,與其經(jīng)歷、智慧、權(quán)位、個性與講話的客觀環(huán)境都有關(guān)系。宋朝蘇軾《答張文潛書》:“其為人深不愿人知之,其文如其為人。”草擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿,不僅是內(nèi)容正確、文通句順,還有個領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格問題,如果缺少這一點,那么秘書費(fèi)勁心力完成的領(lǐng)導(dǎo)講話稿都將變成通用稿,千篇一律,失去其意義,不能稱之為一篇成功的稿件。成文稿件是半成品,而只有加入了領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格,才是具有點睛之筆的佳作,使之活化,同時,對擴(kuò)大領(lǐng)導(dǎo)施政影響力有積極作用。領(lǐng)導(dǎo)人的風(fēng)格,是需要秘書去長期觀察揣摩并加以模擬的。

  放平心態(tài),排除權(quán)利因素干擾

  第一,秘書要努力培養(yǎng)自己對工作負(fù)責(zé)的精神,堅決杜絕只對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的作風(fēng)。敬業(yè)的人才能做好本職工作。在實際工作中,經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)職場中部分人為了升遷,一味地討好領(lǐng)導(dǎo),失去工作原則,把自己的成績前途押在領(lǐng)導(dǎo)喜好上。以領(lǐng)導(dǎo)的喜好為個人工作原則和依據(jù),人為地加入了權(quán)力因素,干擾了正常的工作秩序。尤其作為和領(lǐng)導(dǎo)打交道多的秘書,要堅定立場、巧妙作答、實事求是、誠懇地為領(lǐng)導(dǎo)提供正確的意見和建議,從而有效避免某些領(lǐng)導(dǎo)利用手中的權(quán)利干擾正常的工作秩序的事情發(fā)生。

  第二,要以積極的心態(tài)對待挫折,努力培養(yǎng)直面迎接各種挫折的勇氣。適度的挫折具有一定的積極意義,它可以幫助人們驅(qū)走惰性,促使人奮進(jìn)。挫折又是一種挑戰(zhàn)和考驗。 英國哲學(xué)家培根說過:“超越自然的奇跡多是在對逆境的征服中出現(xiàn)的。”

  首先,挫折幫助你成長。人的成長過程是適應(yīng)社會要求的過程,如果適應(yīng)得好,就覺得寬心和諧;如果不適應(yīng),就覺得別扭、失意。作為秘書這一特殊職業(yè),因其接觸多是領(lǐng)導(dǎo),擔(dān)負(fù)著上下級溝通的橋梁紐帶作用,難免會有受委屈。這時就需要秘書以大局為重,學(xué)會在不同環(huán)境、不同時間、不同對象、不同規(guī)范條件下調(diào)整行為,做到舉止與行為的適應(yīng)和得當(dāng)。

  如德國天文學(xué)家開普勒,從童年開始便多災(zāi)多難,在母腹中只呆了七個月就早早來到了人間。后來,天花又把他變成了麻子,猩紅熱又弄壞了他的眼睛。但他憑著頑強(qiáng)、堅毅的品德發(fā)憤讀書,學(xué)習(xí)成績遙遙領(lǐng)先于他的同伴。后來因父親欠債使他失去了讀書的機(jī)會,他就邊自學(xué)邊研究天文學(xué)。在以后的生活中,他又經(jīng)歷了多病、良師去世、妻子去世等一連串的打擊,但他仍未停下天文學(xué)研究,終于在59歲時發(fā)現(xiàn)了天體運(yùn)行的三大定律。他把一切不幸都化作了推動自己前進(jìn)的動力,以驚人的毅力,摘取了科學(xué)的桂冠,成為“天空的立法者”。

  其次,挫折增強(qiáng)你的意志力,F(xiàn)如今職場競爭激烈,身處其中都會承受很大的壓力,如果對各種困難體驗不深,缺乏忍耐力,沒有堅強(qiáng)的意志,那么,一遇到挫折就會被擊垮。烏龜和兔子賽跑的故事告訴我們,只有堅持不懈,擁有頑強(qiáng)的意志力,才有達(dá)到目標(biāo)的希望。實際上生活中許多輕度挫折,是意志力的“運(yùn)動場”,當(dāng)你大汗淋漓地跑完全程,克服了生活的挫折,就會獲得愉快的體驗。心理學(xué)家把輕度的挫折比作“精神補(bǔ)品”,因為每戰(zhàn)勝一次挫折,都強(qiáng)化了自身的力量,為下一次應(yīng)付挫折提供了“精神力量”。 汶川地震災(zāi)區(qū)的恢復(fù)重建,以及日本人在今天大地震后表現(xiàn)出的淡定,就是很好的佐證。雖然地震整垮了他們的家園,但是并沒有震垮渴望美好生活的人重建家園、恢復(fù)經(jīng)濟(jì)的決心,所以一個新的汶川城又很快拔地而起,相信日本國民也會早日走出災(zāi)難帶來的陰影,重新開始的。

  再次,應(yīng)學(xué)會善于化壓力為動力。遇到挫折和失敗或即將遇到挫折和失敗, 會面臨很大外在的心理壓力,在這個時候,你是氣餒,當(dāng)逃兵,還是奮起,繼續(xù)而勇敢地追尋?這對一個人來說是個很大的考驗,很多名人、偉人在挫折和失敗面前,從不低頭、氣餒,而是善于化壓力為動力,從逆境中奮起。他們的成功經(jīng)歷很值得我們大家去深思,去學(xué)習(xí)。

  總之,秘書要搞好本職工作,必須處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,工作才會有堅強(qiáng)的后盾,得到理解和支持;對自身角色進(jìn)行準(zhǔn)確定位,清除職能環(huán)境帶來的障礙,并不斷提高自身的綜合素養(yǎng),善于思考總結(jié),只有這樣,才能快速成長起來,在工作中發(fā)揮更大的作用。

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