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人事檔案管理制度最新
隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展，制度對(duì)人們來說越來越重要，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。大家知道制度的格式嗎？以下是小編精心整理的人事檔案管理制度最新，希望能夠幫助到大家。
人事檔案管理制度最新1
職責(zé)部門
1、院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)院級(jí)文件檔案的管理工作。
2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動(dòng)須及時(shí)辦理交接并通知院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)人。
3、院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門檔案管理的實(shí)施情況。
4、部門（科室）負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請(qǐng)，其它文檔的借閱申請(qǐng)由總經(jīng)理（院長）或指定負(fù)責(zé)人審批。
5、機(jī)密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷毀申請(qǐng)由總經(jīng)理（院長）或指定負(fù)責(zé)人審批。
檔案收集、歸檔
1、凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
3、一項(xiàng)工作分別由幾個(gè)部門（科室）參與辦理形成的。文件、決議，由主辦部門（科室）負(fù)責(zé)收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
4、部門（科室）組織召開的工作會(huì)議紀(jì)要與有關(guān)材料由本部門（科室）收集、歸檔。
5、醫(yī)院召開的'工作會(huì)議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會(huì)議組織部門（科室）指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。
6、醫(yī)院員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級(jí)單位召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)需將文件歸檔的，應(yīng)及時(shí)交院辦（人事行政部）歸檔。
檔案立卷
1、檔案管理員應(yīng)使用檔案盒（或文件夾）根據(jù)文件類型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。
2、檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。
3、案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱，按上（醫(yī)院全稱）、下（經(jīng)辦部門全稱）排版；根據(jù)文字量，也可以按左（醫(yī)院全稱）、右（經(jīng)辦部門全稱）排版。
4、案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標(biāo)準(zhǔn)，采用標(biāo)黑一號(hào)字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側(cè)距頂部3厘米處。
5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度，對(duì)存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
6、歸檔文件應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆和復(fù)寫紙復(fù)寫。
7、部門（科室）經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
檔案目錄編制
1、檔案文件編號(hào)原則：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中A1A2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對(duì)照表》），A3A4為兩位數(shù)年份號(hào)，B1B2為部門（科室）代字（大類）號(hào)，C1C2為文件類型（小類）號(hào)，D1D2為兩位數(shù)檔案序號(hào)。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門，歸檔文件類型為20xx年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號(hào)為：JX06—XZTZ—07。
2、檔案管理員應(yīng)在檔案盒（或文件夾）首頁位置設(shè)立《檔案目錄》（附件10.1）。
3、所有歸檔文件必須在首頁面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號(hào)，并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
4、《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目。
檔案保管權(quán)限、期限與類型
1檔案保管權(quán)限
1.1財(cái)務(wù)部檔案由財(cái)務(wù)部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理（院長）指定負(fù)責(zé)人保存；
1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。
2檔案保管期限
2.1財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級(jí)證書、資格證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)�、�?jiǎng)杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項(xiàng)記載及反映本醫(yī)院重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷毀。3文檔的保存形式：
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施，文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定，并須將該文件路徑及密碼報(bào)院辦（人事行政部）備存，并保證其真實(shí)性。3.3機(jī)密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖４妗?檔案類型
4.1行政檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照正、副本，復(fù)印件；法定代表人身份證（護(hù)照）（復(fù)印件）；對(duì)內(nèi)、對(duì)外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報(bào)告》等各類正式公文；各項(xiàng)重要活動(dòng)的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料；各部門（含財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)科室）現(xiàn)行的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、流程等；院級(jí)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議；醫(yī)院年度（季、月、周）工作計(jì)劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案；購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險(xiǎn)、行駛證（復(fù)印件）等車輛管理檔案；對(duì)外簽訂的各類購買（租賃、服務(wù)）性質(zhì)的合同文件；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案，包括：全院員工個(gè)人信息資料（花名冊(cè)）；勞動(dòng)合同及保密協(xié)議；勤打卡數(shù)據(jù)；工資、社保等薪酬相關(guān)資料；招聘表格、人才庫等相關(guān)資料；員工績效考核相關(guān)資料；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
4.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，包括：各類審計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表；各類會(huì)計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表；固定資產(chǎn)資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設(shè)備檔案，包括：設(shè)備臺(tái)帳；設(shè)備出廠合格證、使用說明書；設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄；設(shè)備更新改造記錄；設(shè)備管理制度；其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
檔案查閱與復(fù)制
1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
2部門（科室）負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門（科室）所有檔案。3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批方可借閱有關(guān)檔案。
4文檔查（借）閱應(yīng)在檔案保管部門（科室）進(jìn)行登記，機(jī)密文檔及權(quán)限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。
5查（借）閱或復(fù)制除財(cái)務(wù)類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)人審批，并進(jìn)行相關(guān)登記。
6查（借）閱或復(fù)制財(cái)務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
檔案的銷毀
1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計(jì)劃及清單，由院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)人審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
2總經(jīng)理審批同意銷毀計(jì)劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進(jìn)行簽字確認(rèn)。
3銷毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。
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一、設(shè)備檔案的歸檔范圍
(一)設(shè)備儀器依據(jù)性文件材料。
(二)設(shè)備儀器隨機(jī)文件室材料。
(三)設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)文件材料。
二、設(shè)備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設(shè)備須歸檔的文件材料，在設(shè)備進(jìn)單位時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守設(shè)備開箱驗(yàn)收制度，驗(yàn)收時(shí)，須由檔案室人員、設(shè)備使用部門雙方到場(chǎng)驗(yàn)收并填寫設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄，以保證設(shè)備檔案的完整、齊全。驗(yàn)收完畢交檔案室保管。
三、設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間
設(shè)備檔案的'歸檔時(shí)間是隨時(shí)歸檔。
四、設(shè)備檔案的立卷要求
1、設(shè)備檔案文件材料要收集齊全，系統(tǒng)整理，書寫材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長遠(yuǎn)保存。
2、案卷裝訂應(yīng)在組卷、卷內(nèi)文件排列和編目的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般以A4圖幅為標(biāo)準(zhǔn)。
4、長遠(yuǎn)保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時(shí)，其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、設(shè)備檔案的借閱和保管
1、設(shè)備檔案應(yīng)及時(shí)歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時(shí)，可按規(guī)定向檔案室借閱，若要復(fù)印或常借等，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，方可實(shí)施，任何科室和個(gè)人不得將其原始材料占為已有。
2、安監(jiān)局檔案室負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
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為加強(qiáng)公司檔案及文件管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，需要對(duì)檔案做好管理。
一、公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限的劃分
1、公司級(jí)檔案管理范圍，由公司專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)印、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)檔案包括以下文件：
（1）公司設(shè)立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；
�。�2）業(yè)務(wù)來往方面的文件材料（含合同、對(duì)方資料、銀企聯(lián)系函件等）；
�。�3）政府、項(xiàng)目批文、合同；
（4）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條列、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料；
�。�5）公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)文件流程、公司決定等）；
�。�6）工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；
�。�7）公司月度、年中、年度工作計(jì)劃；
�。�8）公司簽訂的各類合同；
�。�9）公司有效證件、印章；
�。�10）公司重要的會(huì)議材料、包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議記錄等；
（11）公司大事記及反映本公司重要活動(dòng)的簡報(bào)、相片、錄像等；
（12）其他具有法律效益力及保護(hù)價(jià)值的文件。
�。�13）各項(xiàng)目相關(guān)資料分類存放。
2、檔案管理范圍，有指定專職文書管理。檔案文件如下：
�。�1）報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
�。�2）相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理；
�。�3）公司媒體宣傳資料；
二、公司檔案管理準(zhǔn)則
1、公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制，即堅(jiān)持收集、管理文件材料的制度。由負(fù)責(zé)人主體檔案的管理，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。設(shè)立專門檔案柜，配備專人分管檔案工作。
2、了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的規(guī)范范圍，收集管理本部門的文件材料。
3、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸檔，每極度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢。
4、承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記。
三、檔案管理、歸檔文件整理
1、部門以公司名義制作的規(guī)劃規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。
2、歸檔時(shí)限
各部門專職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。
3、歸檔文件的.整理
1)歸檔材料必須時(shí)辦理完畢的正式材料。
2)歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。
3)歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。
4)不同年度的文件分開存放。
5)合同按內(nèi)分開，分別分為工程合同、設(shè)計(jì)合同、申元合同、申德合同。
四、檔案的銷毀
1、個(gè)人非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和和無保存價(jià)值的或是盜了銷毀期限的檔案，由總經(jīng)理批示后執(zhí)行。
五、檔案保管
1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；
2、保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強(qiáng)光的工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
3、隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破壞褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
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1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責(zé)
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。
2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：
2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對(duì)各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。
2.3.3負(fù)責(zé)對(duì)永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。
3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容
3.1計(jì)劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。
3.2批示性文件材料
包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
3.3法規(guī)性文件
包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.5總結(jié)性文件
包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
3.7匯報(bào)性材料
包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。
3.9調(diào)研性資料
包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈(zèng)行資料
包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的.收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類報(bào)表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。
4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時(shí)間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
4.3.11各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。
5.4對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。
5.5必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
6.3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對(duì)超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。
7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。
人事檔案管理制度最新5
1、目的：為規(guī)范創(chuàng)建安全社區(qū)的檔案管理，做好創(chuàng)建安全社區(qū)過程中相關(guān)材料的統(tǒng)一管理、收集、保存、開發(fā)和利用，特制定本管理辦法。
2、適用范圍：本管理辦法原則上適應(yīng)于辦事處轄區(qū)內(nèi)各級(jí)各類安全社區(qū)的創(chuàng)建過程中形成檔案的管理，各社區(qū)可根據(jù)本辦法制定管理實(shí)施細(xì)則。
3、管理職責(zé)：創(chuàng)建安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)辦公室應(yīng)設(shè)置一名專(兼)職安全社區(qū)檔案管理員負(fù)責(zé)檔案管理。
4、管理內(nèi)容與管理方法
�。�1）歸檔范圍：創(chuàng)建安全社區(qū)過程中主要工作所形成的文字材料、圖片圖紙、音像制品等。
�。�2）歸檔要求
①歸檔文件材料應(yīng)完整，準(zhǔn)確，簽批手續(xù)完備。
�、跉w檔文件的形成和書寫材料，須易于長期保存，一般使用黑色碳素筆書寫。
�、蹥w檔文件的材料整理應(yīng)符合入檔條件。
�、軞w檔文件材料須經(jīng)過創(chuàng)建安全社區(qū)的促進(jìn)委員會(huì)主任或該社區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、部門、單位負(fù)責(zé)人審核簽字。
�、輵�(yīng)歸檔材料應(yīng)于次年3月底前，向安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)辦公室檔案室移交歸檔。
�、薷黝悜�(yīng)歸檔材料一般歸檔1份，特殊材料應(yīng)歸檔2-3份。
�。�3）歸檔分類
①分類原則：根據(jù)創(chuàng)建安全社區(qū)過程中形成材料內(nèi)容與形成特點(diǎn)進(jìn)行分類，保持各類之間有機(jī)聯(lián)系，便于檢索和查閱。
②檔案分類：所有創(chuàng)建安全社區(qū)過程中形成的應(yīng)歸檔材料分為一級(jí)八大類；二級(jí)；三級(jí)類別由各社區(qū)根據(jù)工作進(jìn)程，從一級(jí)，二級(jí)中分設(shè)并保持與上一級(jí)的聯(lián)系。
�。�4）歸檔案卷的存放排列
�、贆n案按大類分別在檔案櫥架排列，小類應(yīng)緊靠大類依次排列，即一級(jí)→二級(jí)→三級(jí)。
�、跈n案的存放年限排序：同一大類的`案卷首先按年度分別排列，在各年度內(nèi)，先按保存期限永久、長期、短期的順序排列，再將同一保管期限的案卷按順序排列。
（5）檔案號(hào)的編制
�、贆n案的檔案號(hào)由分類號(hào)、案卷號(hào)組成。
�、谕荒甓葍�(nèi)按三個(gè)不同保存年限分別編寫件號(hào)（一年三位自然順序號(hào)）。
�。�6）歸檔手續(xù)：各類文件材料歸檔前，應(yīng)填寫移交目錄一式兩份，經(jīng)規(guī)定負(fù)責(zé)人審定并在目錄上簽字后，向檔案部門移交。交接時(shí)，雙方經(jīng)清點(diǎn)無誤后，均在目錄上簽字，移交目錄雙方分別保存。
（7）檔案的借閱：檔案借閱須履行嚴(yán)格手續(xù)，填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)分管檔案的負(fù)責(zé)人和檔案管理員雙人簽字后方可借閱，借閱期已到，延期不還者每延期一天罰款50元，依次累計(jì)。
5、相關(guān)規(guī)定
（1）檔案專兼職管理員變動(dòng)，須辦理相關(guān)關(guān)交接手續(xù)。檔案鑒定5年進(jìn)行一次。
�。�1）催交：創(chuàng)建安全社區(qū)委員會(huì)辦公室對(duì)應(yīng)歸檔的材料進(jìn)行審查，對(duì)未及時(shí)歸檔、歸檔不齊者，限期在規(guī)定時(shí)間到期后一周內(nèi)移交，對(duì)未及時(shí)歸檔、歸檔不齊者按社區(qū)部門工作目標(biāo)責(zé)任書考核，兌現(xiàn)處罰。
6、檔案管理記錄
應(yīng)根據(jù)本管理辦法要求，結(jié)合辦事處實(shí)際，統(tǒng)一設(shè)計(jì)辦事處各級(jí)各類安全社區(qū)檔案管理的相關(guān)記錄
7、本管理辦法自發(fā)布之日起試行，每年完善修正一次，每3年修訂一次。
安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)
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