文檔管理制度（通用20篇）
在不斷進步的時代，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結構。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。擬定制度需要注意哪些問題呢？以下是小編收集整理的文檔管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
文檔管理制度 1
根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定，為進一步提高管理文檔工作的質量和管理水平，確保文檔的完整與安全，特制定以下制度:
一、管理處電腦文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的'存檔、收集和保管，做到完整、系統(tǒng)、準確。
二、任何人員借閱上述文件資料，須經(jīng)管理處經(jīng)理批準，登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時間。
三、屬秘密文件的要妥善保管，不準散播其內容，不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。
四、員工個人檔案材料屬秘密材料，他人無權翻閱，保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料等要進行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序還是按內容、按時間等形式分類，其目的都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標明。
六、要經(jīng)常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料，要及時清理，無保存必要的材料，經(jīng)管理處領導批準可做銷毀處理。
七、積極實行檔案現(xiàn)代化管理，應用計算機檢索手段，做到文檔管理標準化、規(guī)范化和程序化。
八、會同有關部門，在購置重要設備到貨時，檢查驗收文件材料，并及時歸檔。
九、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料，必須在活動結束后一周內整理好，注明時間、地點、來賓姓名、活動內容，交文檔管理員及時歸檔。
文檔管理制度 2
1.監(jiān)理日記是監(jiān)理部和監(jiān)理工程師必備的專用記錄手冊，是監(jiān)理工作的重要資料。監(jiān)理人員應逐日逐項認真填寫，特別是涉及變更設計、會議決定、上級指示，有關質量、進度、安全檢查、投資等有關事項，都應詳細寫入日記。
2.文檔管理。監(jiān)理部應建立有關往來函件、電話處理、日常監(jiān)理工作技術資料整理與歸檔管理的相關臺帳。所有文件收發(fā)、文檔資料均應嚴格按監(jiān)理（咨詢）公司貫標工作的規(guī)定進行管理。
3.工程監(jiān)理臺帳。各類臺帳是文件化的施工信息分類記錄，監(jiān)理部應結合工程特點和內容選擇建立，以加強對內業(yè)資料的.管理。
1)開工報告審批臺帳
2)工程進度臺帳
3)見證取樣檢驗臺帳
4)平行檢驗臺帳
5)見證檢測臺帳
6)旁站監(jiān)理臺帳
7)工程變更臺帳
8)總監(jiān)理工程師巡視記錄臺帳
9)驗工計價臺帳
10)項目管理機構要求建立的其他臺帳
上述各類監(jiān)理臺帳必須定期記錄，記錄內容應符合各類臺帳的記錄要求和規(guī)定。監(jiān)理站辦公室必須認真對臺帳進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保臺帳資料的及時、完整和準確，具有可追溯性。
4.各類監(jiān)理臺帳與監(jiān)理日記、監(jiān)理技術文件應能互相印證，主要內容一致，不得互相矛盾或無法對應。
5.對于大型鐵路綜合建設項目，監(jiān)理部應建立監(jiān)理日志，記錄監(jiān)理部主要人員的動向和工作內容。監(jiān)理日志由監(jiān)理站辦公室負責填寫，總監(jiān)理工程師定期審簽。
文檔管理制度 3
為了進一步加強教育處的內涵建設，促進處室各項工作規(guī)范化、科學化、可持續(xù)化管理和發(fā)展，提高工作效率，規(guī)范文檔管理工作，特制定本制度。
1、所有收文、發(fā)文工作均指定專人負責，未經(jīng)許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成工作混亂。收發(fā)人員必須根據(jù)有關文件資料，如實填寫收文登記薄、發(fā)文登記薄。對未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。
2、收發(fā)文范圍包括：文件、傳真、郵件以及通過郵件、無紙化傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡收發(fā)的各種文檔資料。
3、收發(fā)文件等資料應及時、準確送交處長，不得延誤和積壓;對貴重物品、匯款、郵包，要及時登記，并由個人簽字領取;對投遞錯誤的文件應及時退回。
4、對醫(yī)院交閱的上級來文等文件，任何人不得截留、保存，專人將文件登記并交由處長審閱后復印一份，將原件及時交回醫(yī)院辦公室。出差或開會帶回的文件材料，返回后次日登記歸檔，文件涉及內容需相關處室或科室具體落實完成的`，由專人根據(jù)院領導和處長閱處意見給予復印或摘錄，送有關處室或科室落實，專人對落實處理情況進行督辦。
5、發(fā)文文件草擬必須使用《發(fā)文稿紙》，按照處室工作分工對口起草，文稿清樣做到三校，一由擬稿人自行校對，確保數(shù)據(jù)文字準確無誤后，經(jīng)處長在核稿欄簽字審批后交醫(yī)院辦公室。二由辦公室負責再次文字校對無誤后，確定主題詞，報分管領導審閱。三是文稿清樣經(jīng)分管領導審批后，正式行文，蓋章。文件內容涉及機密的，須按規(guī)定注明密級。
6、處室實施的每項工作全過程的電子文檔實行處室的移動硬盤、電腦雙存儲，電子文檔務必注明成文的時間，經(jīng)處長審閱后，實施每項工作的負責人分別在OA網(wǎng)、醫(yī)院外網(wǎng)上發(fā)布。
7、處室實施的每項工作全過程的電子文檔打印后，及時將電子文檔和紙質文檔各一份，分類歸檔、保存。
8、嚴守工作機密，處室的各種文件、資料等檔案(含電子文檔)由專人保管，專柜存放，嚴格借閱、借用手續(xù)，確保文件、資料等檔案的安全、全面，發(fā)現(xiàn)失竊和泄密事件，及時報告處長并查處。
9、處室的各種文件、資料等紙質檔案，由專人按類別于次年一月內立卷裝訂后，分類存檔，專柜保存;電子文檔由專人按類別于次年一月內存儲于處室的移動硬盤。
文檔管理制度 4
第1章總則
第1條為加強對設計過程所用“電子繪圖”、“規(guī)劃報告書”、“投標書”等涉密圖紙和文件以及公司“核心知識產(chǎn)權”及其相關內容在計算機信息系統(tǒng)運行的安全，保護公司核心秘密，促進公司設計和信息化的健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》及有關保密工作規(guī)定等規(guī)定，結合本公司實際，特制定本制度。
第2條適用范圍
1.本制度適用于公司所有員工;
2.公司所有人員，包括設計人員、技術管理人員、行政管理人員、后勤服務人員等(以下簡稱“工作人員"），都有保守公司商業(yè)秘密的義務。
第2章保密范圍
第3條公司秘密是指：
1、設計過程涉密的圖紙及文件（如電子圖、規(guī)劃設計類報告）;
2、不為公眾所知曉、能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性且由公司采取保密措施的技術信息和經(jīng)營信息。
第4條公司秘密包括但不限于以下事項。
1、公司生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項；
2、公司就經(jīng)營管理作出的重大決策中的秘密事項；
3、公司生產(chǎn)、科研、科技交流中的秘密事項；
4、公司對外活動（包括外事活動）中的秘密事項以及對外承擔保密義務的事項;
5、維護公司安全和追查侵犯公司利益的經(jīng)濟犯罪中的秘密事項；
6、其他秘密事項。
第3章密級分類
第5條公司秘密分為三類：絕密、機密和秘密。
第6條絕密是指與公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重大利益關系，一旦泄露會使公司的安全、利益或者生存遭受特別嚴重損害的事項，主要包括以下內容.
1、公司設計類工程項目資料、投標資料；
2、按《檔案法》規(guī)定屬于絕密級別的各種檔案;
3、公司重要會議紀要。
第7條機密是指與本公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重要利益關系，一旦泄露會使公司安全、利益或者生存遭受嚴重損害的事項，主要包括以下內容。
1、公司核心技術涉及的設計圖紙和相關資料；
2、尚未確定的公司重要人事調整及安排情況、公司對管理人員的考評材料；
3、公司薪金制度，財務專用印簽、賬號，保險柜密碼，月度、季度、年度財務預、決算報告及各類財務、統(tǒng)計報表，電腦開啟密碼，重要磁盤等電子媒介的內容及其存放位置；
4、公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、商務談判內容及載體，正式合同和協(xié)議文書；
5、按《檔案法》規(guī)定屬于機密級別的各種檔案；
6、獲得競爭對手情況的方法、渠道及公司相應對策；
7、外事活動中內部掌握的原則和政策。
第8條秘密是指與本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、人事有較大利益關系，一旦泄露會使公司的安全、利益或者生存遭受損害的事項，主要包括以下內容。
1、公司高管的家庭住址及外出活動去向；
2、經(jīng)營企劃方案;
3、公司有關部門所調查的事故和違法違紀事件及責任人情況和載體；
4、公司大事記；
5、設計圖紙、各類技術文件等；
6、按《檔案法》規(guī)定屬于秘密級別的各種檔案；
7、各種檢查表格和檢查結果。
第4章保密措施
第9條各密級知曉范圍
1、絕密級公司領導班子成員及與絕密內容有直接關系的工作人員；
2、機密級部長級別以上管理人員以及與機密內容有直接關系的工作人員;
3、秘密級主任級別以上管理人員以及與秘密內容有直接關系的工作人員.
第10條公司員工必須具有保密意識，做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。
第11條公司董事長負責領導保密的全面工作，各部門負責人為本部門的保密工作負責人，各部門視本部門業(yè)務情況設立兼職保密員。
第12條如果在對外交往與合作中需要提供公司秘密，應先由總經(jīng)理（必要時董事長)批準。
第13條嚴禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項，不準在私人交往中泄露公司秘密。
第14條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時，應立即采取補救措施并及時報告公司行政部，行政部應立即做出相應處理。
第15條公司董事長、總經(jīng)理及各機要部門必須嚴格保管鑰匙，非本部人員得到獲準后方可進入，離開時要落鎖。
第16條文檔人員、保密人員出現(xiàn)工作變動時應及時辦理交接手續(xù)，并由上級領導簽字確認。
第17條司機對領導在車內的談話應嚴格保密。
第5章保密環(huán)節(jié)控制
第18條計算機及計算機網(wǎng)絡設施
1、機房為設備重地，無關人員一律不準進入;
2、對重要信息應有異地備份措施和保密措施；
3、應有計算機病毒和有害數(shù)據(jù)防治措施；
4、應有網(wǎng)絡攻擊防范和追蹤措施；
5、必要時對涉密電子文檔應采取單機專用或購置功能軟件，從技術上防止設計圖、核心技術及圖紙報告等被下載和拷貝。
第19條文件打印
1、文件送打印時，應由原稿提供部門領導簽字，簽字領導對文件內容負責審查是否涉密，文件如有涉密內容，應在文相關記錄記錄涉及人員姓名，同時確定保密級別，需要發(fā)放的涉密文件應有文件編號、發(fā)放范圍和打印份數(shù)；
2、打印部門要做好登記，打印、校對人員的姓名應反映在發(fā)文單中；
3、打印完畢，所有紙質文件廢稿應全部銷毀，電腦存盤的電子文檔應消除或加密保存.
第20條涉密文件發(fā)送和E—mail使用
1、文件打印完畢，由文件印制部門專門人員負責轉交發(fā)文部門，并作登記，不得轉交無關人員；
2、發(fā)文部門下發(fā)文件時應認真做好發(fā)文記錄；
3、保密文件應由發(fā)文部門負責人或其指定人員簽收，不得交給其他人員;
4、對于剩余文件應妥善保管，不得遺失；
5、發(fā)送保密文件時應由專人負責，嚴禁讓非規(guī)定人員或試用期員工發(fā)送保密文件；
6、公司禁止員工未經(jīng)允許在E-mail個人郵箱傳遞涉密文件和信息；
7、如公司使用保密軟件，應在軟件功能加入涉密文件和信息外泄技術閉鎖.
第21條涉密文件復印
1.原則上保密文件不得復印，如遇特殊情況需由主管報公司總經(jīng)理（或公司董事長）批準方可執(zhí)行；
2.文件復印應做好登記；
3.復印件只能交給部門主管或其指定人員，不得交給其他人員；
4.復印廢棄件應即時銷毀。
第22條文件借閱
借閱保密文件時必須經(jīng)借閱方和提供方領導簽字批準，提供方負責登記，借閱人員不得摘抄、復印或向無關人員透露，確需摘抄、復印時，要由提供方領導許可并簽字注明.
第23條傳真件
1.傳遞保密文件時，不得通過未經(jīng)允許的傳真機傳遞；
2.收發(fā)涉密傳真件時應做好登記；
3.保密傳真件的收件人只能為部門主管負責人或其指定人員。
第24條錄音、錄像
1.錄音、錄像應由指定部門整理并確定保密級別；
2.保密錄音、錄像材料由行政部負責存檔管理。
第25條檔案
1.檔案室為涉密文件保管重地，無關人員一律不準進入；
2.借閱文件時應填寫“申請借閱單”，并由主管領導簽字；
3.秘密文件僅限下發(fā)范圍內人員借閱，如遇特殊情況需由行政部批準借閱;
4.秘密文件的保管應與普通文件區(qū)別開，按等級、期限加強保護;
5.檔案銷毀應經(jīng)鑒定小組批準后指定專人監(jiān)銷，要保證兩人以上參加，并做好登記；
6.不得將檔案材料借給無關人員查閱；
7.秘密檔案不得復印、摘抄，如遇特殊情況需由主管報總經(jīng)理批準后方可實施。
第26條保密部門管理
1.與保密材料相關的.部門均為保密部門，如董事長、管理層、總工辦、經(jīng)營拓展部、行政部、財務部等；
2.有關部門需指定兼職保密員，從而加強保密工作;
3.保密部門應做好保密材料的保管、登記和使用記錄工作。
第27條會議
1.所有重要會議均由行政部協(xié)助相關部門做好保密工作；
2.應嚴格控制涉密會議參會人員，無關人員不應參加；
3.承辦涉密會議時會務組應認真做好到會人員簽到及材料發(fā)放登記工作；
4.保衛(wèi)人員應認真鑒別到會人員，無關人員不得入內；
5.會議錄音、攝像人員由行政部指定。
第28條保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議
1.公司要按照有關法律規(guī)定，與相關工作人員簽訂保密協(xié)議和競業(yè)限制協(xié)議(或在其他協(xié)議中含競業(yè)限制條款);
2.保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議一經(jīng)雙方當事人簽字蓋章，即發(fā)生法律效力，任何一方違反協(xié)議，另一方都可以依法向仲裁機構申請仲裁或向人民法公司提起訴訟。
第29條員工離職規(guī)定
1.員工離開公司時，必須將有關本公司技術信息和經(jīng)營信息的全部資料（如可研報告、圖紙、數(shù)據(jù)資料、電子文檔等)交回本公司.
2.員工離開公司時，公司需要以書面或者口頭形式向該員工重申保密義務和競業(yè)限制義務，并可以向其新任職的單位通報該員工在原單位所承擔的保密義務和競業(yè)限制義務。
3.員工離開公司后，如果利用在公司掌握或接觸的由公司所擁有的商業(yè)秘密、核心技術，并在此基礎上作出新的技術成果或技術創(chuàng)新，有權就新的技術成果或技術創(chuàng)新予以實施或者使用，但在實施或者使用時利用了公司所擁有的且本人負有保密義務的商業(yè)秘密、核心技術時，應當征得本公司的同意，并支付一定的使用費。
4.未征得公司同意或者無證據(jù)證明有關技術內容為自行開發(fā)的新的技術成果或技術創(chuàng)新的，有關人員和用人單位應當承擔相應的法律責任。
第6章違紀處理
第30條公司對違反本制度的員工，可視情節(jié)輕重，分別給予教育、經(jīng)濟處罰和紀律處分。情節(jié)特別嚴重的，公司將依法追究其刑事責任。對于泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果者，公司將給予警告處分，處以100元至500元的罰款。
第31條利用職權強制他人違反本制度者，公司將視情節(jié)給予開除處理，并處以500元以上的罰款。
第32條泄露公司秘密造成嚴重后果者，公司將給予開除外理，并處以5000元以上的罰款，必要時依法追究其法律責任。
第7章附則
第33條本制度由行政部負責制定，公司討論通過后報董事長批準執(zhí)行。
第34條本制度由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起實行。
第35條本規(guī)定未盡事宜，按國家相關法律規(guī)定辦理。
文檔管理制度 5
一、文檔是單位的重要資料，加強文檔的管理，是保障和促進各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展，實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化，為使文檔管理達到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘)，文件管理員必須作好文卷歸檔，存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應按以下程序工作
1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔，保證文件資料的`完整，對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理，單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時應按文件收發(fā)的單位、性質分類，再根據(jù)時間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應填寫收文的表格，注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。
文件發(fā)文應填寫發(fā)文的表格，注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應有一個安全的存放之外，最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應由專職人員負責。
3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列，編上頁碼，做好文件目錄后裝訂，和收發(fā)文登記表格放在一起，以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作，對無歸檔存放價值的文件、材料，上級指定需要銷毀的文件，其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統(tǒng)一填寫銷文登記表，由站長簽字同意后方可銷毀，銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件，文件管理員應制定表格，注意借閱人姓名，注明歸還時間，借閱人簽名。交待紀律，保證文件不丟失，不得轉借他人，愛護文件注意清潔，在規(guī)定時間內歸還。
2、外單位人員借閱文件，須持有介紹信，經(jīng)站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應遵守文件保密規(guī)定，不能借閱的文件嚴禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為，按照車站《職工獎懲實施細則》處理。
文檔管理制度 6
為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化，并切實加強檔案資料的管理工作，特制定本制度。
一、文件收發(fā)
1、建立收文登記制度。對上級機關發(fā)來的文件和市直有關部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。
2、收文登記主要包括以下內容:收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。
3、文件管理人員要根據(jù)領導指示，將文件送交承辦人，承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后，要及時將文件交還保管人員保存。
4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記，發(fā)文登記內容包括:發(fā)文時間、發(fā)文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。
5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。
二、檔案資料管理
1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一，是了解設備狀況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進行經(jīng)濟技術分析的依據(jù)。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。
2、機械設備的數(shù)據(jù)管理是一項基礎工作，它來源于原始資料。為了提高設備資產(chǎn)的運作效益，必須按時分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究，并及時采取積極措施，保證投入產(chǎn)出效益目標的實現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面，應做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準確，報表要及時齊全。
3、機械管理基本數(shù)據(jù)庫應具備以下內容:
1）、管理號碼;
2）、設備名稱;
3）、型號規(guī)格;
4）、技術狀況;
5）、保管單位;
6）、本季運轉小時;
7）、原值;
8）、凈值;
9）、組資日期;
10）、生產(chǎn)廠家;
11）、本機編號;
12）、出廠日期;
13）、外型尺寸;
14）、整機重量;
15）、動力機名稱;
16）、動力機型號;
17）、動力機規(guī)格;
18）、動力機生產(chǎn)廠;
19）、動力機出廠日期;
20）、動力機編號;
21）、工點。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項為動態(tài)數(shù)據(jù)，其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。
4、及時上報的報表:《設備臺帳》(包括自有配屬的.設備和內租、外租的設備以及協(xié)作隊伍的設備，分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統(tǒng)計表》、《機械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。
5、建立檔案目錄，主要分設備文件材料、設備檔案、設備技術資料三個方面，以便查找、使檔案資料更好地為工作服務。
6、建立和認真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度，確保文件安全。
文檔管理制度 7
1、開放時間：周一至周五上午8：00至12：00；下午14：30至17：30；晚上19：00至21：00。
2、本健身房只對西南科技大學教職工開放。
3、進入健身房請先換自行準備的干凈軟底鞋類入場。
4、入場健身鍛煉每人1.00元/時，請先交費并做好登記后入場。
5、愛護室內環(huán)境衛(wèi)生，不吸煙，不亂扔垃圾，不隨地吐痰；
6、不高聲喧嘩，互愛互讓，相互關照，爭做文明運動者，營造健身房和諧友好的.氛圍。
7、愛護室內健身活動設施，規(guī)范使用健身器材；故意造成的器材損壞，照原價賠償。
8、嚴格遵守該管理制度，鍛煉時如有疑問請咨詢管理人員。積極配合管理人員做好相關服務工作。
文檔管理制度 8
1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn)，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規(guī)范，確保安全;
2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;
3、公司文件由辦公室起草，發(fā)文程序為:擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;
4、對內發(fā)文應有統(tǒng)一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;
5、公司的收文程序為:收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負責，依據(jù)事件大小、緊急程序進行歸類，報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔;
7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據(jù)機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發(fā))送由專人進行，確保發(fā)送未超出報送范圍;
8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據(jù)事件影響追究當事人的.責任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;
10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱;
11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準后方可銷毀;
12、移交檔案應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，確保檔案資料的完整。
文檔管理制度 9
1.保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息泄露，維護企業(yè)利益。
2.提高效率：清晰的`流程和權限劃分使工作更加高效，減少因信息混亂導致的時間浪費。
3.法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和內部政策，避免法律風險。
4.知識傳承：文檔是企業(yè)知識的重要載體，良好的管理制度有助于知識的積累和傳承。
5.決策支持：準確、及時的文檔信息為管理層決策提供依據(jù)。
文檔管理制度 10
脫硫管理制度的重要性不言而喻，它直接影響企業(yè)的'環(huán)保形象、經(jīng)濟效益和社會責任。良好的脫硫管理能夠：
1.降低環(huán)境污染，保護生態(tài)環(huán)境，履行企業(yè)社會責任。
2.提升生產(chǎn)效率，減少因設備故障和工藝問題導致的停機時間。
3.避免因違反環(huán)保法規(guī)導致的罰款和聲譽損失。
4.保障員工安全，降低職業(yè)病風險，提升員工滿意度和忠誠度。
文檔管理制度 11
一、總則
第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1、辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。
2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。
第五條公文的閱批與分轉。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉處理。
3、為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。
第八條發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件主要用于：
�。�1）公布規(guī)章制度；
�。�2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布體制機構變動或干部任免事項；
�。�4）公布重大經(jīng)營管理、技術、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關重大事項；
3、上行文件主要用于：
�。�1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：
�。�2）同相關單位聯(lián)系有關重大經(jīng)營管理、技術、人事、物資供應等事宜。
4、在日常經(jīng)營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期；
2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。
3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；
7、經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打��；
8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意后辦公室方可借閱。
第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的`立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。
文檔管理制度 12
（一）為明確工作職責，理順工作程序，規(guī)范調度文檔管理，根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標準化基本要求及評分方法（試行）》調度和地面設施管理制度建設的要求，制定本制度。
（二）調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。
1、圖表：調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。
2、臺賬：
（1）綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點工程和重點工作調度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領導交辦工作及落實情況等。
（2）綜合臺賬應內容完整，數(shù)據(jù)準確，賬面整潔，字跡工整。
�。�3）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺，分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。
3、記錄簿：建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄（由帶班領導填寫）、調度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事件）分析統(tǒng)計記錄，存檔管理。
4、電子顯示屏：
�。�1）電子顯示屏應正常顯示調度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息；
�。�2）主要設備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控；
�。�3）煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示；
�。�4）顯示的數(shù)據(jù)應準確，實時集中監(jiān)控。
（三）調度文檔內容齊全，數(shù)據(jù)準確，賬面整潔，記錄規(guī)范，值班記錄無涂改。
�。ㄋ模n案資料，應有專人管理。
（五）調度文檔的.保存期限：
1、班、日調度記錄，月度及年度生產(chǎn)總結，調度臺賬保存1年以上。
2、調度日報、旬報、文字分析，上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。
3、死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作為永久保存材料。
�。└黜椛a(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況，未經(jīng)有關領導批準，不得擅自對外公布。
�。ㄆ撸┝⒕頃r應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。
（八）對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)檔案管理部門領導鑒定，報礦分管領導批準后，按規(guī)定銷毀。
文檔管理制度 13
為了加強我監(jiān)理部科技檔案的科學管理。并使其納入標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌道。根據(jù)部、廳科技檔案工作的`有關規(guī)定，結合本工程項目的實際情況，特制定如下管理辦法：
1、在正副總監(jiān)的統(tǒng)一領導下，由綜合組負責監(jiān)理部文檔管理工作。
2、檔案管理人員應不斷加強科技檔案工作專業(yè)知識的學習。認真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補充工作。
3、及時對往來文件進行登記。并建立收文閱辦制度。
4、嚴格執(zhí)行文檔借閱制度。未經(jīng)同意。不準私自外借。努力做好文檔的保密工作。
5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類別（合同類、圖紙類、文件類、原始記錄及月報類）進行分類、編號、保存。并建立文件清單。
6、年終時應及時對本年度所有文件資料進行清理、統(tǒng)計工作。
7、加強對各承包人文檔工作進行督促、檢查和指導。
8、工程竣工時嚴格按照國家科技檔案案卷質量要求分綜合類、工程質量類、工程進度類、工程費用類、合同管理類、監(jiān)理月報、照片和錄像七項對監(jiān)理文件資料進行組卷上報。
9、未盡事宜，按業(yè)主有關技術檔案的編制、審查、歸檔辦法執(zhí)行。
文檔管理制度 14
為進一步規(guī)范公司文件檔案管理工作，提高文檔管理水平，逐步實現(xiàn)公司文檔管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，結合工作實際，特制定本辦法。
一、本辦法所指的文件檔案為：
1.學校下發(fā)的相關文件、通知、公告等文檔;
2.公司形成的各種規(guī)章制度、報告、通知、紀要等文檔;
3.政策類文檔及各部門搜集匯總的有保存價值的各類業(yè)務資料等文檔。
二、文件檔案管理辦法
(一)立卷歸檔
1.各類文檔以簽署或者下發(fā)日期按順序進行分類、編號、統(tǒng)計、歸檔和管理。
2.學校類文檔：編號規(guī)則為學校首字母-部門首字母-文件簽署年月份(六位)-順序號。學校下發(fā)的原文件，直接根據(jù)類別進行編號登記歸檔，根據(jù)學校相關文件要求形成的.報告等文檔需留存副本至公司類文件進行歸檔，電子版文檔需轉化成紙質性文檔后進行編號登記歸檔。
3.公司類文檔：編號規(guī)則為公司首字母-所屬類別首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。所屬類別即指規(guī)章制度類、人事類、合同類、物資設備類、財務類等，紙質文檔和電子文檔根據(jù)編號規(guī)則同步進行編號登記歸檔。
4.公司各部門文檔：編號規(guī)則為公司部門首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。各部門需要移交的文檔必須到辦公室進行移交備案，移交的文檔須保證完整、層次分明，文檔移交時，須當面填寫移交清單并簽字認可后方完成交接手續(xù)。
5.歸檔文件材料應完整齊全，質地優(yōu)良，格式規(guī)范，文字清楚，手續(xù)完備且具有保存價值。
(二)文檔管理
1.辦公室指定專人負責文檔分類、編號、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理，要以原始記錄為依據(jù)，編制文檔存放清單，以有效開展文檔的查詢、利用工作。
2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保文檔的安全。
3.任何人不得擅自將存檔文件對外公開，做好文檔安全保密工作。
4.未經(jīng)公司授權，其他任何組織或者個人無權公布涉及公司秘密、涉及個人隱私的、規(guī)定限制利用的公司檔案材料內容。
(三)文檔查閱
1.公司職工查閱利用檔案，須經(jīng)主管領導批準，并說明查閱目的，辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借，如必須借出，須經(jīng)主管部門領導批準并及時歸還。
2.外單位查閱利用檔案，應持單位介紹信、身份證、經(jīng)公司總經(jīng)理批準后查閱。
3.凡需從檔案中取證或辦理公證，必須由辦公室辦理。
4.利用者須對檔案的安全、完整負責，違反查閱規(guī)定的要追究責任。
本辦法由公司辦公室負責解釋。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
文檔管理制度 15
調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。
一、圖表。
調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。
二、臺賬。
�。�1）綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點工程和重點工作調度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領導交辦工作及落實情況等。
（2）綜合臺賬應內容完整，數(shù)據(jù)準確，賬面整潔，字跡工整。
�。�3）綜合臺賬可采用計算機電子臺賬。
�。�4）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺進行分項或統(tǒng)一的.建立統(tǒng)計臺賬。
三、記錄簿。
建立以下記錄簿，并存檔管理。
調度值班記錄、領導值班、下井帶班記錄（由帶班領導填寫）、調度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事故）分析統(tǒng)計記錄。
四、存檔要求：
�。�1）班、日調度記錄（包括調度日志、原始調度記錄、逐日生產(chǎn)完成情況登記表），要保存5年以上。
�。�2）調度日報、旬報和文字分析資料，保存3年以上。
（3）上級調度通知、通報、傳真電文和本單位下達的調度通知、通報和傳真電文原稿要保存2年以上。
�。�4）月度生產(chǎn)調度簡報、各類調度臺賬和專題報告，要保存5年以上。
�。�5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專項記錄、非傷亡事故分類綜合統(tǒng)計，以及年度生產(chǎn)簡報作為永久資料保存。
�。�6）有統(tǒng)計部門下發(fā)的年度統(tǒng)計匯總資料，各類傷亡統(tǒng)計資料要永久保存。
�。�7）調度室要建立保密制度，各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡人數(shù)，不經(jīng)領導批準，不得私自對外傳播公布。
文檔管理制度 16
一、檔案資料的管理規(guī)定
1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。
2、由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3、各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。
4、所有業(yè)務合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別由業(yè)務部、財務部存檔，各業(yè)務部每月整理匯總合同清單。
5、圖書資料由各部門自己保管，但各部門需向運營中心提交清單，并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的.主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;
2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結等資料;
3、各部門例會和重要會議的會議紀要;
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調用原則及規(guī)定
1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。
2、調用本部門文檔，須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。
3、調用外部門文檔，經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。
4、未經(jīng)批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔，違者按情節(jié)輕重予以處罰。
文檔管理制度 17
1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn)，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規(guī)范，確保安全;
2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;
3、公司文件由辦公室起草，發(fā)文程序為:擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;
4、對內發(fā)文應有統(tǒng)一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;
5、公司的收文程序為:收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負責，依據(jù)事件大小、緊急程序進行歸類，報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔;
7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據(jù)機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發(fā))送由專人進行，確保發(fā)送未超出報送范圍;
8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據(jù)事件影響追究當事人的'責任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;
10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱;
11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準后方可銷毀;
12、移交檔案應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，確保檔案資料的完整。
文檔管理制度 18
1.保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息的泄露，維護企業(yè)的信息安全。
2.提升效率：通過標準化流程，減少查找和處理文件的時間，提高員工工作效率。
3.保證合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，確保企業(yè)在法律框架內運營，避免法律風險。
4.促進知識傳承：有序的文檔管理有助于知識的.積累和傳承，支撐企業(yè)的長期發(fā)展。
文檔管理制度 19
1.總則
1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。
1.2電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監(jiān)督。
1.3電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
1.4應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質量。
1.5為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。
1.6歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。
1.7具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關于文件歸檔的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。
2.2收集積累要求
2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。
2.2.2保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。
2.2.3在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。
2.2.5用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一并收集。
2.2.6用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數(shù)據(jù)。
2.2.7用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。
2.2.9由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。
2.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。
2.2.11計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。
2.3收集、積累方法
2.3.1及時按照要求制作電子文件備份。
2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
2.3.4電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
2.3.5電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一影像文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計算機程序;D—數(shù)據(jù)文件。
3.電子文件的整理
3.1電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2電子文件應按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。
3.3歸檔電子文件應填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。
應定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。
4.1歸檔范圍
電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。
4.2歸檔時間
邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。
4.3檢測在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.4歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)主，鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的.標只。
4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。
4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。
4.5歸檔要求
4.5.1把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作，
4.5.2本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。
4.5.3存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。
4.5.6原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。
4.5.7在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。
電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。
5.1檢驗
5.1.1檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應達到100%。
5.1.2檢驗項目。
5.1.2.1載體有劃痕，是否清潔。
5.1.2.2有無病毒。
5.1.2.3核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。
5.1.2.4核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。
5.1.3將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應退回形成單位，重新制作。
5.2移交手續(xù)
驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3保管要求
電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。
5.3.1歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。
5.3.2環(huán)境溫度選定范圍:
14℃—24℃;相對濕度選定范圍：45%—60%。
5.3.3存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。
5.3.4電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。
5.4存效性保證
5.4.1每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。
5.4.2每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。
5.4.3設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。
5.4.4磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
5.4.5定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。
5.5利用
5.5.1電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2利用時使用拷貝件。
5.5.3利用時要遵守保密規(guī)定。
5.5.4利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。
5.5.5具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6電子檔案的銷毀鑒定。
5.6.1電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。
5.6.3非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡中徹底清除。
5.7統(tǒng)計
檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統(tǒng)計。
文檔管理制度 20
為加強公司文件、檔案管理，增強文件、檔案安全性和保密性，規(guī)范公司文件、檔案格式，統(tǒng)一文件、檔案程序，特制定公司文件、檔案管理辦法。
公司文件、檔案的格式包括：臺頭、字體、編碼，要做到統(tǒng)一、規(guī)范，公司對外聯(lián)系、內部行文按照統(tǒng)一的格式，一律要求計算機打印后發(fā)送，不得手寫。
公司建立各類文檔的目的.，一是通過文檔可了解公司整個發(fā)展情況，二是便于查找、使用。根據(jù)公司經(jīng)營范圍，文檔可分為幾類，如下：
1）公司內部管理制度、交流文件、會議紀要、重要函件；
2）機要文件:股東會/董事會會議紀要、決議等材料；審計報告、商業(yè)密件以及不可隨意復印的文件或傳閱的文件等；
3）行政產(chǎn)生的各項記錄，資產(chǎn)、設備說明書、驅動盤等。
本規(guī)定自制定之日起執(zhí)行，人事行政部負責修訂和解釋。
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