公司檔案管理制度
隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，制度起到的作用越來(lái)越大，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編收集整理的公司檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
公司檔案管理制度1
客戶(hù)檔案管理制度
1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)
本部門(mén)的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶(hù)檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。
2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的'日常工作包括
2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn)；
3.0客戶(hù)檔案管理
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
3.1收集客戶(hù)資料
3.2客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金
3.3客戶(hù)裝修工程文件
3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
3.5客戶(hù)資料補(bǔ)充
3.5.1客戶(hù)證件資料
3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料
3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料
3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件
3.7客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
3.8客戶(hù)報(bào)修記錄
公司檔案管理制度2
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(zhǎng)審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成,手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
■在'無(wú)紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第三套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、日期、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(zhǎng)期保存的'電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明。
3.2文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求:
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫(xiě)文字說(shuō)明。
3.3聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤(pán),應(yīng)放在專(zhuān)用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。
公司檔案管理制度3
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求，公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，特制定本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案立卷管理辦法
1、會(huì)計(jì)憑證：每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號(hào)、查對(duì)、清點(diǎn)，檢查憑證是否都符合規(guī)定，然后按每本50號(hào)裝訂成冊(cè)，憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號(hào)，再將裝訂成冊(cè)的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會(huì)計(jì)報(bào)表：每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁(yè)碼，加具封面，裝訂成冊(cè)，加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、單位地址，財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。
3、會(huì)計(jì)帳本：每月結(jié)帳后，將打印出來(lái)的.會(huì)計(jì)帳簿加具封面，裝訂成冊(cè)，標(biāo)明帳戶(hù)名稱(chēng)、順序號(hào)、標(biāo)上標(biāo)簽，將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。
4、財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，按立案時(shí)間打出文件清單，標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號(hào)，便于查閱。
二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行，財(cái)務(wù)部查閱檔案資料，要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處；審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù)；外調(diào)檔案，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)，并付上借閱檔案借據(jù)，寫(xiě)明借調(diào)日期、用途、檔案名稱(chēng)、份數(shù)、歸還時(shí)間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定，到期及時(shí)催收歸還檔案，確保檔案完整無(wú)缺。
三、會(huì)計(jì)檔案保管期限
1、會(huì)計(jì)憑證：
�、僭紤{證、記帳憑證保管期限為15年；
�、阢y行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年；
2、會(huì)計(jì)帳簿：
�、佻F(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年；
�、诿骷�(xì)帳保管期限為15年；
�、劭値け９芷谙逓�15年；
�、茌o助帳簿保管期限為15年；
�、莨潭ㄙY產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表：
�、僭隆⒓径葧�(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年；
�、谀甓葧�(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。
4、其他：
①會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年
�、跁�(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管期為永久
�、蹠�(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期為永久
④銀行存款對(duì)帳單保管期限為5年
四、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀
根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限，銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容，并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)由上級(jí)主管部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)。
公司檔案管理制度4
為保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,充分調(diào)動(dòng)員工工作的積極性、創(chuàng)造性,實(shí)行獎(jiǎng)勤罰懶的用人機(jī)制,特制定員工獎(jiǎng)懲制度:
一、獎(jiǎng)勵(lì)
(一)獎(jiǎng)勵(lì)種類(lèi)
1、頒發(fā)獎(jiǎng)狀;
2、通報(bào)表?yè)P(yáng):
3、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì);
4、晉升工資或晉級(jí);
5、發(fā)放獎(jiǎng)金。
(二)獎(jiǎng)勵(lì)條件
1、對(duì)改進(jìn)公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻(xiàn)者;
2、為用戶(hù)提供熱情、耐心、周到的服務(wù),多次受到用戶(hù)表?yè)P(yáng)者;
3、在發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)改進(jìn)、節(jié)能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟(jì)效益者;
4、在各類(lèi)報(bào)紙、雜志或?qū)W術(shù)研討會(huì)發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;
5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、及時(shí)采取措施,防止重大事故發(fā)生者;
6、控制開(kāi)支、節(jié)約費(fèi)用有顯著成績(jī)者;
7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風(fēng),事跡突出者;
8、見(jiàn)義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;
9、拾金(物)不昧,主動(dòng)上交者;
10、敬業(yè)愛(ài)崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規(guī)章制度者。
(三)獎(jiǎng)勵(lì)程序
凡符合獎(jiǎng)勵(lì)條件者,由所在部門(mén)將員工事跡以書(shū)面形式報(bào)告并填寫(xiě)?yīng)剟?lì)建議書(shū)呈報(bào)人力資源部,由人力資源部核實(shí)無(wú)誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
二、處分
(一)甲類(lèi)過(guò)失,有下列行為者屬甲類(lèi)過(guò)失:
1、不按公司規(guī)定著裝;
2、儀表、儀容不整;
3、不按公司規(guī)定佩戴員工證、卡;
4、不使用本崗位禮貌用語(yǔ);
5、不認(rèn)真填寫(xiě)交接班記錄;
6、當(dāng)班時(shí)間吃東西、收聽(tīng)廣播、看報(bào)紙;
7、在當(dāng)值崗位使用公司電話(huà)辦理私事;
8、在當(dāng)值崗位上吸煙;
9、丟失公司財(cái)物;
10、私自使用公司打長(zhǎng)途電話(huà);
11、無(wú)特殊原因不按時(shí)完成上級(jí)交辦任務(wù);
12、工作時(shí)間接待私人來(lái)訪(fǎng);
13、工作散漫,粗心大意;
14、無(wú)幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和活動(dòng);
15、一月內(nèi)無(wú)幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過(guò)10分鐘。
(二)乙類(lèi)過(guò)失、有下列行為者屬乙類(lèi)過(guò)失:
1、委托他人或代他人打鐘卡;
2、當(dāng)班時(shí)間睡覺(jué);
3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達(dá)3次);
4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶(hù)投訴時(shí),與用戶(hù)爭(zhēng)辨、吵鬧;
5、在社區(qū)內(nèi)變相賭博或從事不道德活動(dòng);
6、未經(jīng)批準(zhǔn)私自配制社區(qū)內(nèi)房間鑰匙;
7、弄虛作假,涂改單據(jù)、證明、記錄、報(bào)假學(xué)歷;
8、私自向外界泄露公司機(jī)密資料;
9、故意損壞公司或業(yè)主財(cái)物;
10、不服從領(lǐng)導(dǎo)的正確命令并在公共場(chǎng)合頂撞領(lǐng)導(dǎo);
11、超越職權(quán)范圍或違章操作,造成一定的經(jīng)濟(jì)損失;
12、工作時(shí)間消極怠工;
13、曠工一天。
(三)丙類(lèi)過(guò)失、有下列行為者屬丙類(lèi)過(guò)失:
1、以權(quán)謀私,敲詐勒索用戶(hù)或下屬;
2、組織及煽動(dòng)罷工、聚眾鬧事;
3、工作時(shí)間酗酒、賭博、打架;
4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;
5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶(hù)吵架,或一年累計(jì)被用戶(hù)有效投訴達(dá)3次以上;
6、偷竊公司或用戶(hù)財(cái)物;
7、玩忽職守,違反操作規(guī)程,造成重大事故或嚴(yán)重后果;
8、惡意破壞公物或他人財(cái)物,造成公司或他人重大損失;
9、當(dāng)月曠工3次或季度累計(jì)曠工7次以上;
10、不服從正常工作調(diào)動(dòng);
11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;
12、受到國(guó)家法律及治安條例處罰;
13、其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定及國(guó)家法律行為。
三、處罰種類(lèi)及執(zhí)行方式
1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類(lèi)過(guò)失的行為,由部門(mén)主管簽發(fā)并報(bào)人事資源部審核備案;
2、書(shū)面警告:員工重復(fù)觸犯甲類(lèi)過(guò)失或首次觸犯乙類(lèi)過(guò)失,將給予書(shū)警告,并扣除當(dāng)月基本工資的50%;
3、最后書(shū)面警告:員工重復(fù)觸犯乙類(lèi)過(guò)失將給予最后書(shū)面警告處分,扣除當(dāng)月基本工資;
4、降級(jí)、撤職、罰款:員工違規(guī)給予書(shū)面警告外,還可以給予降級(jí)、撤職、罰款處分;
5、辭退或開(kāi)除:員工觸犯丙類(lèi)過(guò)失,公司有權(quán)給予辭退或開(kāi)除處理,公司也有權(quán)對(duì)重復(fù)觸犯乙類(lèi)過(guò)失、情節(jié)嚴(yán)重的員工給予辭退處分;被辭退或開(kāi)除的員工工作滿(mǎn)三個(gè)月的方能退還崗位培訓(xùn)押金(先處罰后補(bǔ)各種費(fèi)用);
6、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),人力資源部可直接對(duì)違規(guī)員工簽發(fā)'警告通知書(shū)'
四、處罰程序
1、員工有違紀(jì)行為,由所在部門(mén)填寫(xiě)《員工違紀(jì)警告書(shū)》,列明違紀(jì)事實(shí),提出處理意見(jiàn),經(jīng)見(jiàn)證人或違紀(jì)人簽名后,送人力資源部備案;
2、普通員工的`違紀(jì)處罰,由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)審批并通報(bào)部門(mén);
3、領(lǐng)班級(jí)以下的員工違紀(jì)處罰,由部門(mén)主任、經(jīng)理審批;
4、主管級(jí)以上的員工違紀(jì)處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
五、處罰的取消
員工從收到:'警告通知書(shū)'后,如能認(rèn)真改過(guò),積極工作,連續(xù)兩次考評(píng)為'優(yōu)',或因工作成績(jī)突出受到公司的通報(bào)表?yè)P(yáng),經(jīng)所在部門(mén)主管提出,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可取消原警告處分。
六、申訴
員工若對(duì)所受的處分不服,應(yīng)在三日內(nèi)書(shū)面向人力資源部或公司領(lǐng)導(dǎo)提出申訴(員工亦可向公司工會(huì)申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)將對(duì)員工的申訴進(jìn)行認(rèn)真核查,并做出相應(yīng)的處理決定。
公司檔案管理制度5
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作，均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機(jī)關(guān)檔案室移交。
三、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交給辦公室文書(shū)人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。
四、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會(huì)議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書(shū)人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。
五、各業(yè)務(wù)科室在辦件過(guò)程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
六、機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在第二年上半年向本機(jī)關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。
七、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把會(huì)議檔案保管二年期滿(mǎn)后，在三月末之前移交本機(jī)關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù)。
國(guó)土資源專(zhuān)業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國(guó)土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國(guó)土資源管理辦件過(guò)程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門(mén)統(tǒng)一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅(jiān)持誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷的原則，做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。
3、國(guó)土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷，以國(guó)土資源專(zhuān)業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項(xiàng)目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內(nèi)材料要準(zhǔn)確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)5、案卷內(nèi)要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數(shù)。
6、編頁(yè)號(hào)。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫(xiě)順序頁(yè)號(hào)，不能有誤和遺漏。
7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁(yè)，采用三孔一線(xiàn)的裝訂方法。
8、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)，按要求填寫(xiě)案卷封皮，注明專(zhuān)業(yè)檔案的種類(lèi)，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫(xiě)案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書(shū)檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的.各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線(xiàn)裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂，不許有散頁(yè)。
3、多份文件為一件的文件排序，來(lái)文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度一-保管期限-一問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問(wèn)題分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)。
5、組件后在歸檔文件的首頁(yè)上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、問(wèn)題、保管期限
6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開(kāi)，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫(xiě)淸楚完整，不得漏項(xiàng),填寫(xiě)歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度
會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的組成部分，機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中產(chǎn)生的，是記錄和反映機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
1、機(jī)關(guān)會(huì)議檔案的整理原則是：財(cái)務(wù)部門(mén)每年形成的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)按照會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊(cè)，整理立卷。
2、機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)內(nèi)其職能活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)帳單、工資表等有關(guān)會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。
3、 整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)鑒于過(guò)去沒(méi)有在報(bào)表、帳簿、憑證的封面或背面上設(shè)計(jì)檔號(hào)的，在整理時(shí)應(yīng)該補(bǔ)上，檔號(hào)主要包括機(jī)關(guān)名、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、盒號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。
4、對(duì)于破損、缺頁(yè)、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)修補(bǔ)和裝訂，使其達(dá)到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。
5、會(huì)計(jì)檔案案卷的編號(hào)，應(yīng)以每一本報(bào)表、一本帳簿、一本憑證各自給一個(gè)案卷號(hào)。
6、會(huì)計(jì)檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)按先后順序排好，然后將各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中的報(bào)表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。
7、擬制案卷標(biāo)題，要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案每卷的具體內(nèi)容進(jìn)行批制,使其能完整、準(zhǔn)確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。
8、編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行。逐卷填寫(xiě)。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間是當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后,可在財(cái)務(wù)科保管二年期滿(mǎn)后，由會(huì)計(jì)部門(mén)編制案卷目錄及清冊(cè)，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國(guó)家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì)議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門(mén)統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時(shí)間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。
4、按要求填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄，編好號(hào)碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查閱登記手續(xù)，注明查閱目的，用后及時(shí)反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對(duì)后方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí),須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過(guò)兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、如查閱秘密、機(jī)密的檔案，須請(qǐng)示本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn)；查閱黨委會(huì)議記錄、班子會(huì)議記錄的須經(jīng)主管jU長(zhǎng)批準(zhǔn)。
6、對(duì)借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫(huà)、涂改、撕頁(yè)、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對(duì)將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作，對(duì)不能當(dāng)場(chǎng)體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請(qǐng)利用者當(dāng)場(chǎng)填寫(xiě)利用效果，并簽名確認(rèn)。
三、利用者在利用檔案后，無(wú)法當(dāng)場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應(yīng)將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應(yīng)及時(shí)整理。
公司檔案管理制度6
一、目的
加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。
2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的`日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
1）負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負(fù)責(zé)人
1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門(mén)資料或合同復(fù)印件的處置；
2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案管理的監(jiān)督檢查。
5、各公司總監(jiān)/副總
1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b)檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)《公司檔案管理規(guī)定》。
c)檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內(nèi)或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)保存；
�、莆募�、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱
�、沤栝啓n案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；
�、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；
⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；
�、冉铏n人必須愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
�、煞潜竟韭毠せ騿挝恍璨殚啓n案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷(xiāo)毀
⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告，編制銷(xiāo)毀目錄，報(bào)部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷(xiāo)毀。
⑵執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等；
�、乒臼盏降墓�，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；
�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；
⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧稀T工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿�(cái)務(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；
b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；
e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔
a)部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管。
5、檔案交接
�、挪块T(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。
c)結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
結(jié)論在前，依據(jù)在后。
d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì)；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號(hào)
a)檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b)檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類(lèi)編號(hào)表》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
d)檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。
公司檔案管理制度7
聲像資料是國(guó)家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì)議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門(mén)統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時(shí)間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。
4、按要求填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄，編好號(hào)碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱目的，用后及時(shí)反響利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對(duì)前方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過(guò)兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、如查（借）閱秘密、機(jī)密的檔案，須請(qǐng)示本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn)；查閱黨委會(huì)議記錄、班子會(huì)議記錄的'須經(jīng)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)。
6、對(duì)借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫(huà)、涂改、撕頁(yè)、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對(duì)將檔案喪失者視情節(jié)輕重給予處分。
7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)展利用效果的收集工作，對(duì)不能當(dāng)場(chǎng)表達(dá)的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請(qǐng)利用者當(dāng)場(chǎng)填寫(xiě)利用效果，并簽名確認(rèn)。
三、利用者在利用檔案后，無(wú)法當(dāng)場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳“利用效果登記表”。
四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時(shí)。
公司檔案管理制度8
一、總則
�。ㄒ唬榱艘�(guī)范集團(tuán)的人事檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉(zhuǎn)遞、保管等工作流程的內(nèi)部管理監(jiān)控，維護(hù)集團(tuán)人事檔案的規(guī)范性和保密性，根據(jù)國(guó)家人事檔案管理法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度等有關(guān)制度，結(jié)合集團(tuán)人事檔案管理工作實(shí)際，特制定本制度。
�。ǘ┍局贫冗m用于集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案管理工作。
二、檔案管理人員工作職責(zé)
�。ㄒ唬┚C合辦公室安排專(zhuān)職管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、整理、借用、借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、規(guī)范等管理工作，原則上管理人員檔案資料終身保存，普通員工檔案至少保留兩年；
�。ǘ┘瘓F(tuán)人事檔案管理人員工作職責(zé)：
1 .嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》和保密制度，保護(hù)檔案的安全，不得泄露檔案內(nèi)容，做好人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；
2 .根據(jù)集團(tuán)公司人事檔案工作具體情況，完善各項(xiàng)必要的規(guī)章制度，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事;
3 .收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等工作。及時(shí)登記人事職務(wù)、工資、職稱(chēng)等的變動(dòng)情況，為有關(guān)部門(mén)提供人事檔案信息；
4 .積極主動(dòng)地去發(fā)現(xiàn)人事檔案工作的'新情況、新問(wèn)題，并定5期向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)告工作；.積極參加檔案管理學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
�。ㄈ┪唇�(jīng)允許，任何人不得借閱人事檔案資料。
三、紙質(zhì)資料管理
�。ㄒ唬┦占C合辦公室檔案專(zhuān)管員在收集人事檔案資料時(shí)，要仔細(xì)核對(duì)資料信息，保證資料完整、真實(shí)、有效，資料收集齊全后須及時(shí)整理歸檔。
�。ǘ┱�
1 .人事檔案分類(lèi)人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基礎(chǔ)檔案資料、
輔助檔案資料、離職檔案資料三大類(lèi)；其中基礎(chǔ)檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時(shí)需要辦理的資料。
�。�1）基礎(chǔ)檔案資料入職基本資料資料，包括但不限于姓名、性別、部門(mén)、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話(huà)、入職時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況，工作履歷等；
員工入職相關(guān)審批文件資料，包括但不限于入職審批表、員工薪酬說(shuō)明書(shū)、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；員工各類(lèi)證件資料，包括但不限于身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專(zhuān)業(yè)證書(shū)、比賽獲獎(jiǎng)證書(shū)等等；員工各類(lèi)在職資料，包括但不限于轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、試用期員工轉(zhuǎn)正定級(jí)考核表、每年度工作總結(jié)等；
�。�2）輔助檔案資料
�、佥o助檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會(huì)根據(jù)實(shí)際情況定期或不定期的更新。
�、谳o助檔案資料分類(lèi)累積類(lèi)資料：是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類(lèi)資料需要累積存入人事檔案中;更新類(lèi)資料：是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類(lèi)資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出,新版存入）
�、圯o助檔案資料（累積類(lèi)）主要包括：培訓(xùn)學(xué)習(xí)）總結(jié)資料、任免類(lèi)文件、調(diào)動(dòng)交接資料共四類(lèi)；
�、茌o助檔案資料（更新類(lèi)）主要包括：勞動(dòng)合同及保密協(xié)議和體檢資料共兩類(lèi)。
�。�3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續(xù)時(shí)需填寫(xiě)、上交、歸檔的檔案資料。
四、檔案組卷、存放規(guī)定
1.設(shè)立專(zhuān)用的檔案柜。檔案存入箱柜時(shí)排列系統(tǒng)，重要檔案要專(zhuān)柜存放。
2 .以部門(mén)為單位，分類(lèi)設(shè)置基礎(chǔ)檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒，將每位員工的人事資料對(duì)應(yīng)存入部門(mén)人事）32Cnl6cm檔案袋的分類(lèi)文件盒中，必要時(shí)可統(tǒng)一使用（長(zhǎng)（寬）*（22Cnl高）*的檔案盒存儲(chǔ)檔案。
3 .檔案盒背側(cè)應(yīng)當(dāng)貼有人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號(hào)。
4 .檔案盒內(nèi)首頁(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案索引表。
5.歸檔的文件材料，必須用統(tǒng)一的報(bào)告紙、擬稿紙書(shū)寫(xiě)。
五、電子檔案管理
電子檔案管理對(duì)應(yīng)于紙質(zhì)人事檔案，即將員工檔案原件用掃描的形式，保存一份完整的電子檔案，同樣設(shè)立人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門(mén)為單位存入。為后續(xù)的查閱與調(diào)取提供便捷；也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn)；
1 .電子信息錄入：綜合辦公室檔案專(zhuān)管員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實(shí)習(xí)人員）當(dāng)天及時(shí)對(duì)其所有相關(guān)個(gè)人信息進(jìn)行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內(nèi)全部錄入公司人事管理系統(tǒng)。
2 .電子信息更新：?jiǎn)T工個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需及時(shí)對(duì)其電子信息進(jìn)行更新。
六、監(jiān)督與處罰
對(duì)違反本規(guī)定有下列情形的，由綜合辦公室會(huì)同有關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理：
1、擅自向外公布、泄露檔案材料的；
2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的；
3、利用職務(wù)便利調(diào)取檔案資料謀取私利的。對(duì)前款所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者，要視情節(jié)的輕重，給予批評(píng)教育或開(kāi)除處分;觸犯法律的，要依法追究責(zé)任。
本制度自頒發(fā)之日起生效。
公司檔案管理制度9
第一條 范圍及職責(zé)
1、公司的各類(lèi)規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)資料、員工工資資料、經(jīng)營(yíng)狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類(lèi)公文,有參考價(jià)值的文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門(mén)需存檔的資料:
2.1 財(cái)務(wù)部:各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、記帳憑證、帳冊(cè)、部門(mén)崗位職責(zé)等;
2.2 人事行政部:各類(lèi)重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類(lèi)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)方案、策劃思路、平面設(shè)計(jì)廣告、相關(guān)媒體資料;
2.4 信息部:部門(mén)管理制度、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實(shí)施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設(shè)計(jì)方案等;
2.5 商場(chǎng)
2.6 招商部:
2.7 學(xué)校:學(xué)校章程及各類(lèi)學(xué)員、教師管理制度等。
3、各部門(mén)須設(shè)兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作,明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門(mén)資料建檔、歸檔,應(yīng)按資料類(lèi)別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時(shí)抽查。
5、各部門(mén)檔案管理員須定期(每月5日前)將部門(mén)資料歸檔情況上報(bào)人事行政部,人事行政部專(zhuān)人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報(bào)表上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),對(duì)于公司各部門(mén)重要機(jī)密資料,將由人事行政部專(zhuān)人復(fù)制、收集后統(tǒng)一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門(mén)主管級(jí)以上干部需查閱部門(mén)檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)。
2、除決策層領(lǐng)導(dǎo)外,公司各級(jí)員工需借閱公司檔案、資料,須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱檔案,嚴(yán)禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復(fù)制,須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、檔案借閱人須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。
第三條 銷(xiāo)毀
1、任何部門(mén)、個(gè)人未經(jīng)公司許可,不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、若按規(guī)定需銷(xiāo)毀文件,凡屬密級(jí)的重要資料須呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、凡經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的'檔案資料,銷(xiāo)毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷(xiāo)人共同對(duì)所銷(xiāo)文檔資料進(jìn)行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)保證所要求銷(xiāo)毀的文件、資料全部銷(xiāo)毀、無(wú)遺失、漏銷(xiāo)。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。
公司檔案管理制度10
河套水務(wù)集團(tuán)公司檔案管理制度(暫行)機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。為了對(duì)集團(tuán)公司發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的珍貴資料進(jìn)行科學(xué)保存和管理，以便于在工作過(guò)程中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作開(kāi)展，提供可靠依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)作用和記查作用，根據(jù)目前集團(tuán)公司的辦公條件，特制定本制度以規(guī)范集團(tuán)公司檔案管理工作。
一、公司檔案管理的基本原則
集中管理與分散管理相結(jié)合，即公司文書(shū)檔案由行政部集中統(tǒng)一管理，其他部門(mén)業(yè)務(wù)檔案(已交行政部的除外)分別由部門(mén)自行管理，以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案的完整、原始與安全。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦部門(mén)、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、公司檔案的歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、會(huì)談紀(jì)要、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目申報(bào)資料、工程技術(shù)資料等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司檔案管理責(zé)任
集團(tuán)公司部門(mén)的檔案管理員暫由各部門(mén)工作人員兼職，所屬單位設(shè)專(zhuān)(兼)職管理員,要明確具體責(zé)任人。管理員職責(zé)：
1、要維護(hù)好公司及各部門(mén)的原始工作資料及單據(jù)齊全完整;
2、要負(fù)責(zé)及時(shí)整理好部門(mén)工作資料，按月、按年并分類(lèi)匯編成冊(cè)，要有明確對(duì)應(yīng)的目錄，以便于工作需要時(shí)索引查找;
3、檔案管理員要有良好的保密習(xí)慣，借閱資料要有翔實(shí)記錄手冊(cè)并負(fù)責(zé)收回;
4、要樹(shù)立高度的法制意識(shí)和觀念。
四、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行“平時(shí)歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時(shí)收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的.原始資料。歸檔資料應(yīng)為電子版和打印件各一份。
3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
4、各部門(mén)以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門(mén)名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。
五、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人辦理檔案借閱申請(qǐng)，并送分管副總經(jīng)理核批。
3、檔案借閱者必須做到：
�、賽�(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
六、檔案管理工作檢查與考核
集團(tuán)公司在半年和年底對(duì)各部門(mén)和所屬單位檔案工作進(jìn)行考核，具體要求如下：
1、沒(méi)有設(shè)置檔案管理人員崗位，扣1分;
2、沒(méi)有按月、按年并分類(lèi)整理成冊(cè)的檔案資料，扣0.5分;
3、重要工作沒(méi)有檔案記錄和原始資料，一項(xiàng)扣0.5分;
4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;
5、沒(méi)有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴(yán)重，扣0.5分
七、檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、檔案保存到期時(shí)，由檔案管理員提出檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)，交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
公司檔案管理制度11
公司檔案管理制度
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門(mén)指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問(wèn)題的，由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門(mén)自行保管。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的.專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，各處、部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類(lèi)，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門(mén)保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門(mén)經(jīng)辦的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門(mén)經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
公司檔案管理制度12
近幾年，馳宏公司工程建設(shè)處于高峰期，工程投資大、項(xiàng)目多，戰(zhàn)線(xiàn)長(zhǎng)，同時(shí)，在建設(shè)過(guò)程中形成的資料數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些工程檔案既是公司冶煉廠(chǎng)工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定及保證的重要依據(jù)，是公司檔案的重要組成部分。為此，強(qiáng)化參建各施工、建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢等方的檔案意識(shí)，全面加強(qiáng)工程檔案的收集、整理、歸檔及管理工作，是確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。結(jié)合《企業(yè)工程建設(shè)檔案工程規(guī)范》，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)中采取有效措施，保證工程建設(shè)竣工資料的系統(tǒng)、完整、規(guī)范，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、齊抓共管，構(gòu)建工程檔案管理體制
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，制定了相關(guān)制度、辦法，從工程建設(shè)開(kāi)始就有檔案人員的介入，由各部門(mén)配合將所形成的前期資料，如：初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目建議書(shū)、土地勘察定界報(bào)告、地形地質(zhì)測(cè)量報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)災(zāi)害報(bào)告、可行性研究報(bào)告等相關(guān)資料及時(shí)分類(lèi)歸檔。在工程進(jìn)行中由技術(shù)處、工程處、物資處提供給檔案部門(mén)施工圖紙及施工中形成的招投標(biāo)文件、施工方案及各類(lèi)設(shè)備、材料的'訂購(gòu)、訂貨合同，并建立了由建設(shè)方――項(xiàng)目部――施工方――監(jiān)理方――質(zhì)檢方五級(jí)管理體系，形成了完整的檔案管理體系，無(wú)論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將檔案管理納入了文明施工管理考核范圍。
二、建立和明確相關(guān)制度，確保檔案的規(guī)范
完善制度建設(shè)，職責(zé)分明，層層把關(guān)。是做好工程建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)，根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況，工程處和指揮部辦公室制定了《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地建設(shè)工程基建檔案管理制度》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠(chǎng)）建設(shè)工程施工質(zhì)量評(píng)定驗(yàn)收實(shí)施辦法》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠(chǎng)）建設(shè)工程單位工程劃分意見(jiàn)》的通知等文件。對(duì)施工方資料的收集、整理及移交進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定和要求。在工程建設(shè)過(guò)程中堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類(lèi)整理，經(jīng)建設(shè)方工程處、監(jiān)理方、質(zhì)檢方審核把關(guān)后，按照檔案部門(mén)的要求裝訂成正規(guī)案卷，在工程竣工后，進(jìn)行移交，促使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化，為日后的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，切實(shí)提高檔案質(zhì)量。
工程建設(shè)檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。對(duì)日后工程的維護(hù)、改造和申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程都具有非常重要的作用，為了使工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在工程建設(shè)初期檔案人員就親自到各項(xiàng)目部施工點(diǎn)上指導(dǎo)負(fù)責(zé)資料的收集、分類(lèi)工作，同時(shí)按照檔案整理要求，對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和所形成材料的規(guī)范化，都作了詳細(xì)的講解，使大家對(duì)歸檔要求提前了解，在工作中更加注重對(duì)資料的積累。做到了檔案工作和工程建設(shè)同步進(jìn)行，為日后的建檔工作奠定了基礎(chǔ)。使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有了一個(gè)切實(shí)的保障。
檔案人員還不定期的深入項(xiàng)目部、監(jiān)理部查看工程資料的形成、整理、保存情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，對(duì)檔案技術(shù)問(wèn)題手把手的給予指導(dǎo)，從而保證了原始資料的規(guī)范和完整。
四、明確重點(diǎn)，嚴(yán)格程序
公司在工程建設(shè)過(guò)程中，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門(mén)和人員有上百家，設(shè)計(jì)、修改變更較多，稍有疏忽，就可能遺漏。根據(jù)參建各方工作性質(zhì)和內(nèi)容的不同，我們分別明確和把握不同的檔案工作重點(diǎn)，一是對(duì)項(xiàng)目法人我們自己，重點(diǎn)督促、檢查項(xiàng)目批文、立項(xiàng)報(bào)告、地勘、水文、氣候資料，設(shè)計(jì)施工詳圖、招投標(biāo)文件、施工合同、施工報(bào)告、訂購(gòu)、訂貨合同，建設(shè)管理等資料；二是對(duì)施工單位，重點(diǎn)督促，檢查承包合同、資質(zhì)證書(shū)、工程原始記錄、工程質(zhì)量評(píng)定資料、質(zhì)量保證資料、施工管理報(bào)告、竣工圖紙、綜合資料、安全資料、交工驗(yàn)收證書(shū)等資料；三是對(duì)監(jiān)理單位，重點(diǎn)督促、檢查監(jiān)理工作報(bào)告、抽檢記錄及工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則，監(jiān)理日志，來(lái)往文件，監(jiān)理通知等資料；四是嚴(yán)把工程竣工資料關(guān)�？⒐べY料是工程檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系到檔案資料的齊全、完整，而且關(guān)系到工程能否順利通過(guò)驗(yàn)收。我們不僅檢查工程的外業(yè)情況，同時(shí)還檢查竣工資料的整理情況，工程竣工需要驗(yàn)收時(shí)，首先要把資料情況報(bào)告給公司工程部，在工程部、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門(mén)對(duì)資料進(jìn)行認(rèn)真檢查得到認(rèn)可后，方對(duì)工程組織竣工驗(yàn)收，工程驗(yàn)收完畢簽署驗(yàn)收證書(shū)，等竣工資料在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完整、齊全交到檔案部門(mén)后，在移交清單上雙方簽字認(rèn)可，在審簽單上簽署意見(jiàn)，財(cái)務(wù)部門(mén)看到審簽單后才給予支付款項(xiàng)。監(jiān)理部門(mén)在工程驗(yàn)收后也及時(shí)把監(jiān)理資料進(jìn)行歸檔移交到檔案部門(mén)。由于這些規(guī)定的較好執(zhí)行，使承建單位對(duì)檔案資料的整理和移交都有了足夠的重視，使各項(xiàng)工程竣工資料做到了項(xiàng)目齊全、內(nèi)容完整、字跡清晰、裝訂規(guī)范。
由此可見(jiàn)，竣工驗(yàn)收有檔案人員的參與是至關(guān)重要的，它是工程檔案的一道重要關(guān)口，按照檔案要求以及建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和驗(yàn)收規(guī)程，對(duì)建設(shè)單位的案卷進(jìn)行集中審驗(yàn)，達(dá)到正式組卷的要求，裝訂立卷，存在問(wèn)題的及時(shí)給予指正，以便及時(shí)整理、補(bǔ)辦，加以完善。同時(shí)也隨時(shí)歡迎他們到公司檔案室來(lái)咨詢(xún)、來(lái)學(xué)習(xí)做得好的單位的經(jīng)驗(yàn)。這樣使已經(jīng)完工的工程檔案全部達(dá)到了歸檔要求，為我們后期的立卷、編碼、上架工作也打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
公司檔案管理制度13
為規(guī)范和加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）、記錄管理工作，確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的準(zhǔn)確和完善，通過(guò)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強(qiáng)安全管理工作的針對(duì)性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。
1、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）：是指各部門(mén)、項(xiàng)目部全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
2、數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學(xué)、磁或者類(lèi)似手段生成、發(fā)送、接收和儲(chǔ)存的信息。
3、公司安全管理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的綜合管理工作，對(duì)各項(xiàng)目部、各部門(mén)安全生產(chǎn)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。負(fù)責(zé)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)公司各類(lèi)安全生產(chǎn)記錄的分類(lèi)、編號(hào)和備案工作。
4、各部門(mén)分別負(fù)責(zé)本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進(jìn)行安全生產(chǎn)記錄。
5、各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫(xiě)、收集、整理、保管、利用本項(xiàng)目部在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)記錄。
6、各項(xiàng)目部的安全生產(chǎn)管理部門(mén)及各職能部門(mén)按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責(zé)。
7、安全生產(chǎn)委員會(huì)或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動(dòng)記錄。
8、安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等。
9、安全生產(chǎn)責(zé)任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項(xiàng)制度必須建檔）等文件。
10、與工種崗位和設(shè)備工具相對(duì)應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。
11、上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門(mén)制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報(bào)等。
12、安全管理人員花名冊(cè)、相關(guān)人員證書(shū)（含三類(lèi)人員證書(shū)、注冊(cè)安全工程師等相關(guān)資格證書(shū)）。
13、年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計(jì)劃、階段性專(zhuān)項(xiàng)安全生產(chǎn)工作總結(jié)。
14、安全生產(chǎn)責(zé)任書(shū)、安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解、執(zhí)行、考核記錄。
15、安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)臺(tái)賬包括以下方面內(nèi)容：
16、安全宣傳教育培訓(xùn)計(jì)劃（含特種作業(yè)人員教育）、學(xué)習(xí)、活動(dòng)資料；
17、危險(xiǎn)化學(xué)品管理人員花名冊(cè)及相關(guān)身份證明、資格證書(shū)；
18、根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時(shí)組織的各類(lèi)會(huì)議，包括傳達(dá)貫徹上級(jí)文件，收看收聽(tīng)電視電話(huà)會(huì)議通知、記錄、紀(jì)要等；
19、重大危險(xiǎn)源的檢測(cè)、評(píng)估、監(jiān)控報(bào)告或記錄；
20、針對(duì)重大危險(xiǎn)源制定的應(yīng)急預(yù)案，包括危險(xiǎn)性分析、可能發(fā)生的事故特征、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容；
21、重大危險(xiǎn)源監(jiān)督管理：名稱(chēng)、負(fù)責(zé)人、地點(diǎn)（部門(mén)）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；
22、職業(yè)健康目標(biāo)管理和責(zé)任制，單位負(fù)責(zé)人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明（復(fù)印件）；
23、職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件；
24、年度職業(yè)健康計(jì)劃和實(shí)施方案，個(gè)人防護(hù)用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；
25、用人單位職業(yè)監(jiān)護(hù)檔案，職工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）
26、相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；
27、相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復(fù)印件）；
28、外用工、外包工等外來(lái)務(wù)工人員的教育記錄；
29、專(zhuān)業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
30、專(zhuān)項(xiàng)安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
31、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
32、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計(jì)劃）登記表；
33、重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類(lèi)別、所屬工藝、地點(diǎn)、影響范圍及程度、治理的目標(biāo)和任務(wù)、采取的方法及措施、經(jīng)費(fèi)和物資的落實(shí)、負(fù)責(zé)治理的責(zé)任人和部門(mén)（或單位）、治理的時(shí)限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案、本單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥⿲?duì)重大事故隱患治理情況的'評(píng)估報(bào)告；
34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。
35、生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：
36、按事故處理“四不放過(guò)”原則，進(jìn)行處理的相關(guān)記錄。
37、安全工作費(fèi)用投入過(guò)程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等。
38、《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書(shū)》規(guī)定的其它臺(tái)賬。
39、法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺(tái)賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過(guò)程管理的其他記錄資料等。
40、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認(rèn)手續(xù)完備；
41、各項(xiàng)目部要求確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄、收集和整理；
42、各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）應(yīng)分類(lèi)存檔，按時(shí)間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）裝訂成冊(cè)；
43、檔案（臺(tái)賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（20xx年修正）的相關(guān)要求。
44、各部門(mén)、各項(xiàng)目部記錄管理人負(fù)責(zé)收集、整理、保存本單位、本部門(mén)的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門(mén)根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行確定），填寫(xiě)“在檔記錄清單”；
45、記錄的填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目，應(yīng)說(shuō)明理由，并將該項(xiàng)用雙斜杠劃去；
46、各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原記錄，應(yīng)采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫(xiě)上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
47、記錄填寫(xiě)應(yīng)與運(yùn)行活動(dòng)同步進(jìn)行，不得后補(bǔ)或編造。
48、各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的運(yùn)行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門(mén)應(yīng)填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門(mén)應(yīng)填“收文記錄”。
49、記錄表格需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，方可使用或復(fù)制，并由各部相關(guān)部門(mén)記錄管理人負(fù)責(zé)登記發(fā)放。
50、各部門(mén)的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批推，由各部門(mén)相關(guān)記錄管理人登記備案。
51、記錄如超過(guò)保存期限或其他特殊情況需要銷(xiāo)毀時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)記錄管理人填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》，交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)安全管理部確認(rèn)，由記錄使用部門(mén)標(biāo)記過(guò)期或執(zhí)行銷(xiāo)毀。同時(shí)在“在檔記錄清單”上注明銷(xiāo)毀的項(xiàng)目、方式、數(shù)量等信息。
52、對(duì)于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運(yùn)行記錄，除應(yīng)在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項(xiàng)目、數(shù)量等信息外，還應(yīng)填寫(xiě)“文件移交清單”接收移置運(yùn)行記錄的部門(mén)應(yīng)在“運(yùn)行記錄移置清單”上簽字確認(rèn)。
53、各部門(mén)、各項(xiàng)目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類(lèi)，依據(jù)記錄的類(lèi)型整理、標(biāo)識(shí)，便于查閱并可追溯相關(guān)活動(dòng)。
54、記錄應(yīng)存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
55、文書(shū)檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書(shū)檔案保管期限表》執(zhí)行。
56、公司安委辦對(duì)各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的建立情況，定期進(jìn)行監(jiān)督、檢查，檢查時(shí)間為每年度至少一次。
57、按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書(shū)》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺(tái)賬、記錄管理工作的內(nèi)容進(jìn)行檢查考核。
公司檔案管理制度14
公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類(lèi)裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的.會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。
公司檔案管理制度15
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類(lèi)：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、項(xiàng)目方案、公司注冊(cè)文件、通知、通告、來(lái)往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件：專(zhuān)業(yè)技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、資料、文件、書(shū)籍、軟件。
3、機(jī)密文件：上述專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件以及年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)文件、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔案等。
4、公司對(duì)外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專(zhuān)人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類(lèi)情況，將文件資料分類(lèi)存檔保管。
（1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復(fù)印一份存檔。
�。�2）凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長(zhǎng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項(xiàng)工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補(bǔ)辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
（6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤(pán)處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤(pán)或光盤(pán)，并存放于磁盤(pán)盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門(mén)主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機(jī)密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無(wú)關(guān)的檔案資料或機(jī)密資料，須經(jīng)本部門(mén)主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請(qǐng)主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)；機(jī)密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、機(jī)密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時(shí)公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。
四、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門(mén)專(zhuān)人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門(mén)的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續(xù)，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)保管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書(shū)面通知行政部。
3、長(zhǎng)期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門(mén)的文檔管理人員必須每季度末對(duì)借入的文件資料進(jìn)行一次核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書(shū)面通知行政部，并上報(bào)公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷(xiāo)毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無(wú)權(quán)私自銷(xiāo)毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒(méi)有保存價(jià)值的.文件銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)先報(bào)請(qǐng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī)，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷(xiāo)毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理。銷(xiāo)毀清單應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任人、題名日期、頁(yè)號(hào)等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時(shí)，必須報(bào)請(qǐng)主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。
4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對(duì)我公司檔案管理工作的檢查。
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