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個人檔案管理制度

時間:2022-07-12 14:59:44 制度 我要投稿

個人檔案管理制度(通用18篇)

  隨著社會不斷地進(jìn)步,制度的使用頻率逐漸增多,制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會的價值,其運(yùn)行表彰著一個社會的秩序。相信很多朋友都對擬定制度感到非?鄲腊,以下是小編精心整理的個人檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。

個人檔案管理制度(通用18篇)

  個人檔案管理制度 篇1

  一、目的

  二、檔案管理內(nèi)容

  1、員工入職檔案:個人簡歷

  員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

  2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

  3、績效管理檔案:將員工績效考核資料按月歸類整理。

  4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系,死亡等情形。

  三、檔案規(guī)定

  1、基礎(chǔ)管理

  1.1原則:分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

  1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查,如有虛假,可不予錄用和解聘。

  1.3對人事檔案按入職分類歸檔,按在職人員、離職人員整理,并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號,人事檔案原則上是永久保存。

  1.4當(dāng)在職員工的資料有變動時(如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等),應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場查驗(yàn)。

  1.5調(diào)動和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前,對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

  1.6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性,歸檔的材料鑒別,材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

  1.7員工離職檔案每月清查,存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

  1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

  1.9檔案應(yīng)分類編號存放,員工編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

  2、檔案的查、借閱

  2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

  2.2任何垮查、借閱人事檔案,下級員工查、借閱員工的人事檔案。

  2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

  2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、

  遺失者依照公司檔案管理的`規(guī)定。

  2.5人力資源部查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

  3、查、借閱檔案注意

  3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

  3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

  3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲處。

  4、檔案的銷毀

  4.1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

  4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

  4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案,人力資源部須核對,將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔,登記表永久保存。

  四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

  本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部實(shí)施,修訂和廢止亦同。

  個人檔案管理制度 篇2

  為加強(qiáng)檔案管理工作,提高檔案工作質(zhì)量,更好地為單位工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定,結(jié)合本局檔案工作的實(shí)際,制定本制度。

  一、檔案立卷歸檔制度

  為了使本局的立卷歸檔工作順利進(jìn)行,完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料,供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項工作服務(wù),特制訂本制度。

  1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實(shí)記載。

  2、本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料,及時主動地交檔案管理員立卷歸檔,集中管理,任何科室和個人不得據(jù)為已有。

  3、文件歸檔范圍,按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。

  4、局各科室按指定的兼職檔案人員,負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的檔案,做好收集、整理工作,并按規(guī)定時間造好移交清冊,簽字驗(yàn)收,移交局辦公室。

  5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求,負(fù)責(zé)收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。

  6、局辦公室財務(wù)人員應(yīng)在次年的六月底前,按規(guī)定立卷歸檔,暫由財務(wù)人員保存一年后,移交檔案管理人員。

  7、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理,歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔,邏輯歸檔可實(shí)時進(jìn)行,物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

  8、各科室根據(jù)歸檔要求,在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記;把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔,把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類集中拷貝,編制機(jī)讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

  9、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案,每兩年要機(jī)讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

  10、各科室一般應(yīng)及時將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔,移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚,移交清單一式二份,交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

  11、檔案管理員負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作,以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用,做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致,確保上機(jī)測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

  12、隨著計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展,對庫存電子檔案應(yīng)進(jìn)行同步更新復(fù)制或補(bǔ)救新版本,歸版或有問題的載體仍需保存三年。

  二、檔案庫房管理制度

  1、檔案庫房是存入各類檔案的重地,庫房鑰匙由專人保管,非檔案室人員不得入內(nèi)。

  2、庫房要堅固,有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,并采取必要的預(yù)防措施和設(shè)置必要設(shè)備,確保檔案的安全。

  3、庫房內(nèi)要保持適應(yīng)的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強(qiáng)管理,做好每日的溫、濕度記錄。

  4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔,每天下班前要認(rèn)真檢查庫房,關(guān)好門窗,注意電源,清理廢紙等易燃物品。在庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,確保庫房安全。

  5、庫房內(nèi)檔案分類存放,排列要整齊有序,編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖,便于查找。不得在庫房內(nèi)存放個人物品或堆放雜物。

  6、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理校對工作,做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據(jù)。

  7、電子檔案應(yīng)配備專用的電子文件柜,每年定期備份,規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備;環(huán)境溫度選定在17℃-20℃,相對濕度選定在35%-45%。

  8、檔案管理員調(diào)動工作時,應(yīng)在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。

  三、檔案查閱利用制度

  1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用,查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續(xù),填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途,并經(jīng)黨組主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  2、外單位查閱檔案資料,須持所在單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以查閱。

  3、查閱檔案,只限于在指定場所進(jìn)行,未經(jīng)批準(zhǔn),不得將案卷帶出綜合檔案室。

  4、嚴(yán)守機(jī)密,不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

  5、查閱檔案和需復(fù)。ú糠只蛉浚n案材料的,應(yīng)在利用效果登記表上注明,并經(jīng)登記。

  6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進(jìn)行,查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案,檔案管理員接到查詢申請后,按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。

  7、要愛護(hù)檔案,不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等,如發(fā)現(xiàn)有上述情況者,按《檔案法》規(guī)定進(jìn)行必要處理。

  8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿,查閱檔案資料者,要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱,查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》,對借閱和利用進(jìn)行登記,以更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

  四、檔案保密制度

  1、檔案管理員要增強(qiáng)保密觀念,嚴(yán)格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀(jì)律,不得泄露所藏檔案的內(nèi)容,不準(zhǔn)出賣、盜竊檔案機(jī)密,違者按情節(jié)依法懲處。

  2、定有密級文件、資料,統(tǒng)一由專人收拆登記,發(fā)送時不得以普通郵件寄發(fā)。

  3、已歸檔的機(jī)密、秘密文件、資料,只限于直接需要的部門和人員使用,查閱時須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  4、各科室暫時保存的機(jī)密、秘密文件、資料,應(yīng)妥善保管,不要讓外來人員隨便翻閱,用后立即歸檔。

  5、對定有密級的文件、資料,未經(jīng)密級審批單位批準(zhǔn),一般不準(zhǔn)翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本,調(diào)離工作時收回注銷。

  6、不得擅自擴(kuò)大文件、資料的閱讀范圍,確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  7、不歸檔的秘密及內(nèi)部(重復(fù)或多。┪募、資料,均應(yīng)登記造冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按規(guī)定統(tǒng)一銷毀,不準(zhǔn)擅自處理和當(dāng)廢紙出售。

  8、數(shù)字檔案要求配備專門工作人員負(fù)責(zé)計算機(jī)系統(tǒng)的管理工作,設(shè)置計算機(jī)操作系統(tǒng)用戶口令,安裝殺毒軟件,并及時更新。嚴(yán)禁在計算機(jī)上運(yùn)行各種來歷不明的軟件、游戲等。

  9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)連接,必須實(shí)行物理隔離。

  10、對已存儲的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時,要建立修改臺帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計算機(jī)送維修時,應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除,并做計算機(jī)修理登記。

  11、嚴(yán)格注意口頭保密,做到守口如瓶,執(zhí)行保密紀(jì)律,在公共場所、投稿、通訊、通電中,不得泄漏及涉及機(jī)密事項。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度,不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。

  12、定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作,進(jìn)行保密教育和保密檢查。

  五、檔案鑒定和銷毀

  為了全面地考察室藏檔案的價值,確保室藏檔案的質(zhì)量,定期對一些已到保管期限的檔案材料進(jìn)行重新審定,方便檔案的管理和利用,特制定本制度:

  1、室藏檔案的鑒定應(yīng)堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn),嚴(yán)肅而認(rèn)真地去復(fù)審和制定每一件檔案的'價值,不得帶有隨意性。

  2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統(tǒng)一組織和安排下進(jìn)行,邀請被鑒定的單位有關(guān)人員參加,根據(jù)檔案的保管價值,對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

  3、經(jīng)鑒定,尚需留存的零散檔案材料,按立卷原則,在室內(nèi)繼續(xù)做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料,需銷毀的,由鑒定小組提出鑒定意見,編造銷毀清冊,未經(jīng)登記造冊,不得擅自銷毀檔案。

  4、屬于保密范圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應(yīng)連同存儲載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

  5、銷毀檔案時,要有兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀前應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對,在銷毀清冊上簽章,并將銷毀情況報告鑒定小組,銷毀清冊應(yīng)列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

  6、嚴(yán)禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數(shù)字檔案。

  六、檔案管理員工作職責(zé)

  1、熱愛本職工作,刻苦鉆研業(yè)務(wù),努力提高工作效率,為本單位的兩個文明建設(shè)服務(wù)。

  2、加強(qiáng)與各級、各部門的聯(lián)系,做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作,保證其完整、及時歸檔。

  3、堅持原則,保守機(jī)密,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度,提高警惕,防止失密泄密等事故發(fā)生。

  4、要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼,不得泄露他人,密碼應(yīng)該定期更改。自覺做好檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理,定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性,保證數(shù)字檔案的安全保密。

  5、積極開展檔案利用,及時、準(zhǔn)確、迅速地提供各種檔案,為本單位各項工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

  6、做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄。

  7、切實(shí)做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作,達(dá)到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

  個人檔案管理制度 篇3

  檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說,是一項管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富,檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè),所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的,而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù),是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。

  檔案保管制度

  一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。

  二、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

  三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

  四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。

  五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

  六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

  七、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

  檔案保密制度

  一、高度認(rèn)識檔案保密工作的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

  二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。

  三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。

  四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負(fù)責(zé)。

  五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。

  六、在校保密委員會的指導(dǎo)下,做好檔案密級變更和解密工作。

  七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

  檔案利用制度

  一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請書。

  二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時,以復(fù)印件代替原件利用。

  三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。

  四、提供利用檔案時,按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

  五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關(guān)規(guī)定辦理。

  六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置,直至追究法律責(zé)任。

  七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán),任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。

  檔案室人員崗位職責(zé)

  一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。

  二、遵守各項檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。

  三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù),嚴(yán)守國家機(jī)密。

  四、積極開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。

  五、深入基層,開展對兼職檔案員的'業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

  檔案鑒定制度

  一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。

  二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價值,準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時由鑒定組裁定。

  三、檔案達(dá)到開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

  四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

  五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。

  六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。

  安全與消防制度

  一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。

  二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。

  三、做好安全巡查工作,下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。

  四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。

  五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報告,并全力撲救。

  檔案資料管理制度

  一、文件管理

  1、文書人員在起草文件之前,應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項,并收集相關(guān)素材,做好前期的準(zhǔn)備工作。

  2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運(yùn)用場合的不同而選用不同的書寫和表達(dá)方式,做到適時、貼切。

  3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱,文件下發(fā)時要迅速、及時,并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。

  4、文件下發(fā)后要及時進(jìn)行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。

  5、有限定發(fā)放范圍的文件,要注意做好相關(guān)的保密工作。

  二、檔案資料管理

  1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中,應(yīng)嚴(yán)格登記。

  2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時歸還,借閱文件資料時嚴(yán)格按照文件密級管理為準(zhǔn)執(zhí)行,同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。

  3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還,若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理,并且及時采取補(bǔ)救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對,必須做到物單相符。

  4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍,否則將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

  5、機(jī)密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄,必須經(jīng)總經(jīng)理批示。

  6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時,應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé),并采取必要的安全措施。

  7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限,以便及時清理。

  8、在部門主管安排、監(jiān)督下,定期對退檔資料進(jìn)行銷毀,并且及時在文檔目錄上做出更改,確,F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。

  9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。

  10、各部門文檔負(fù)責(zé)人對自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄,對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機(jī)密,從而給公司帶來損失的,視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。

  11、文檔資料負(fù)責(zé)人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時添加。

  12、若文檔負(fù)責(zé)人離職時,須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對,如果出現(xiàn)物單不符,給公司造成損失的,視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。

  13、新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔,繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作,并及時對文檔進(jìn)行更新、備案。

  14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。

  個人檔案管理制度 篇4

  一、我系所有學(xué)生素拓檔案均由系團(tuán)總支素拓部管理,只有素拓部學(xué)生干部以及各班素拓認(rèn)證小組才可使用,其他無關(guān)人員不得隨意翻看及借閱。若確實(shí)有需要,需翻看或借閱,須經(jīng)系領(lǐng)導(dǎo)同意。

  二、各班素拓小組在借閱素拓檔案時必須經(jīng)得素拓部負(fù)責(zé)人同意,并在相應(yīng)的記錄本上做好記錄后方可使用,否則一律不得使用。

  三、如在翻看或借閱檔案的過程中出現(xiàn)損壞、遺失等問題,系素拓部將追究相關(guān)人員的.過失,并從重處罰。

  四、各班素拓認(rèn)證小組在系素拓部的統(tǒng)一部署下,每隔一定時間歸一次檔,歸檔時間由素拓部決定。

  五、各級各部門在進(jìn)行素拓檔案填時,必須堅持公平、公正、公開的原則,仔細(xì)、認(rèn)真完成本項工作,凡出現(xiàn)徇私舞弊及出現(xiàn)重大失誤者,一律嚴(yán)肅處理。

  個人檔案管理制度 篇5

  一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  二、歸檔范圍

  公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

  三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

  四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、資料的收集與整理

  1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

  4、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

  5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

  六、資料的分類與歸檔

  1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  2、公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

  七、檔案的借閱

  1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2、因工作需要,公司的.其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  3、公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?偨(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

  4、檔案借閱者必須做到:

 、賽圩o(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

  ②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

  八、檔案的銷毀

  1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

  2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

  4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

  5、在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

  第6篇:公司員工檔案管理制度

  1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

  2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料,未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。

  3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。

  4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:

 。1)查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

 。2)查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

 。3)員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

 。4)非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

 。5)員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。

  5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案:

  員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件,員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價、考核等。

 。1)人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。

 。2)員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實(shí)行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。

 。3)部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。

  (4)員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

 。5)員工離職后,員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

  個人檔案管理制度 篇6

  1、把檔案轉(zhuǎn)至生源地,由所在地級市的人事局接受。

  適合對象:比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生。

  優(yōu)點(diǎn):在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單點(diǎn)方便。

  缺點(diǎn):兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè),需重新辦理改派手續(xù)。

  2、把檔案留在學(xué)校

  xx年國家下發(fā)文件,允許畢業(yè)時尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生戶口、檔案留校兩年。特落實(shí)工作單位后,將戶籍和檔案遷至工作單位所在地,申請檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的`,學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地,學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。

  適合對象:適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生。

  優(yōu)點(diǎn):學(xué)校誠信度較高,代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用。

  缺點(diǎn):畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期,與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系,涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。

  3、把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。

  適合對象:比較適合創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。

  優(yōu)點(diǎn):易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問題。

  缺點(diǎn):由于畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對少,容易造成信息不暢。

  最后提醒學(xué)生,如果檔案自己拿著超過當(dāng)?shù)匾?guī)定的一定期限就會變成死檔,需要到當(dāng)?shù)毓芾頇n案處激活。

  個人檔案管理制度 篇7

  第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管,并指派專人負(fù)責(zé),做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密,任何人不得擅自進(jìn)入檔案室,以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。

  第二條檔案室配備檔案柜或密集架,檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理,便于查找。在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下的'排列,以便于管理和查找。

  第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒,按編號盒存放在防磁柜。

  第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

  第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后,應(yīng)對移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查,確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

  第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議,做好編目工作,并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

  第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,在歸還時要核對是否有遺漏或損害,及時放回原處。

  第八條定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作,做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

  個人檔案管理制度 篇8

  一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)9駥Ω黝悪n案進(jìn)行保管。

  二、檔案庫房是機(jī)要重地,除管理人員外,其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度,以利檔案保管。同時做好“八防”(防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等)工作。

  四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的.用具外,不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品,檔案裝具排放,應(yīng)做到整齊劃一,符合通風(fēng)、防塵要求。

  五、根據(jù)檔案庫房情況需要,可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備,并定期保養(yǎng),使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃,相對濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。

  六、檔案室要防止陽光直射,庫房照明光源應(yīng)用白熾燈;檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

  七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行核對,做到帳物相符。

  八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管,不得丟失。

  個人檔案管理制度 篇9

  為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理,保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量,特制訂以下管理制度。

  (一)檔案安全保密制度

  1、檔案管理人員必須遵守保密守則,要嚴(yán)守秘密,嚴(yán)防泄密、失密。

  2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù),借出的檔案要及時歸檔、核實(shí)。

  3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念,經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時,必須鎖好文件資料柜,關(guān)好門窗。

  4、銷毀檔案要登記造冊,經(jīng)分管副局長簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行,銷毀時要有監(jiān)銷人,并履行簽字手續(xù)。

  5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,以防火災(zāi)。

  (二)檔案保管制度

  1、檔案室屬機(jī)要重地,外人不得隨便進(jìn)入。

  2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔,檔案分類排放、排列整齊。

  3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作,室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。

  4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況,對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對,做到帳物相符。

  5、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房,更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。

  (三)檔案利用制度

  1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況,完善檔案檢索工具,及時準(zhǔn)

  確地提供檔案利用服務(wù)。

  2、市水利局本單位工作人員因工作需要,可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會議記錄,必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料,須經(jīng)局黨總支書記或局機(jī)關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。

  3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》,未履行登記手續(xù),檔案管理員可拒絕查閱。

  4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案,必須持有單位介紹信,并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

  5、查閱檔案時,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容,不得吸煙。

  6、歸還檔案時,檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況,及時記載檔案的利用情況。

  (四)立卷歸檔制度

  1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作,所形成的具有參考利用價值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料,均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

  2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗(yàn)收后,由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室,集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份,每年12月提供局檔案室存檔。

  3、立卷歸檔的.要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理立卷,案卷標(biāo)題簡明扼要,目錄頁號編制準(zhǔn)確,便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料,歸檔應(yīng)為原件,且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),存檔時由檔案管理人員審查核定。

  4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單,歸檔時,必須履行交接手續(xù),交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字,以備查考。

  個人檔案管理制度 篇10

  一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé),包括接收、收集、整理、保管。

  二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀,裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。

  三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規(guī)定要求。

  四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文,可報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可定期清退和銷毀。對縣(區(qū)、市)司法局的.文件、簡報等資料,要做好歸檔工作,無須存檔要統(tǒng)一銷毀。

  五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊,做到不同規(guī)格分類排列。

  六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生,落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

  七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律,嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,嚴(yán)守國家機(jī)密

  個人檔案管理制度 篇11

  1. 養(yǎng)殖場應(yīng)當(dāng)依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案,取得畜禽養(yǎng)殖代碼,作為養(yǎng)殖檔案編號。

  2. 養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案,需完善以下內(nèi)容:免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標(biāo)識使用記錄等。

  3. 養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案,每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機(jī)關(guān)報告,養(yǎng)殖檔案保存時間不得低于2年。

  4. 養(yǎng)殖場所停業(yè)后,于停業(yè)后30日內(nèi)將《動物防疫條件》交回發(fā)證機(jī)關(guān)注銷。

  5. 《動物防疫條件合格證》丟失的,于15日內(nèi)向發(fā)證機(jī)關(guān)申請補(bǔ)發(fā)。

  個人檔案管理制度 篇12

  1.0主要內(nèi)容及適用范圍

  規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容?蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。

  2.0檔案的管理機(jī)構(gòu)

  2.1文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

  2.2各經(jīng)辦部門或個人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

  2.3檔案室主要職責(zé):

  2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

  2.3.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;

  2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;

  2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;

  2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

  3.0檔案的種類

  3.1法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

  3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

  3.3計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。

  3.4總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。

  3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

  3.6憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日;顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

  3.7證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

  3.8匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

  3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

  3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

  3.11題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

  3.12技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

  4.0檔案管理的基本程序

  包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨(dú)立,但又相互制約。

  5.0檔案的收集。

  就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

  5.1立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。

  5.2立卷歸檔的時間

  5.2.1凡已辦理完畢的.具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。

  5.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

  5.3立卷歸檔的要求

  5.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。

  5.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

  5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

  5.3.4立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

  5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

  5.3.6立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

  5.3.7立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

  5.3.8立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

  5.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

  5.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

  5.3.11各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

  5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

  6.0檔案的借閱

  6.1檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。

  6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

  6.3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

  6.4對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。

  6.5必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

  6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

  6.7借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

  7.0檔案保密要求

  7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識,雙方共同做好保密工作。

  7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。

  7.3有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  7.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  7.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

  7.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

  7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

  7.8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

  8.0超期檔案的銷毀

  8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

  8.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

  8.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

  9.0檔案的保管

  檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應(yīng)及時修補(bǔ)。

  個人檔案管理制度 篇13

  1.總則

  1.1為了規(guī)范公司檔案管理,確保信息安全,便于信息共享和有效的利用檔案,特制訂本管理辦法。

  1.2所有相關(guān)公司工作活動中形成的,記述和反映本公司職能活動的,具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。

  2.范圍

  2.1公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;2.2公司股東會、董事會形成的文件材料;2.3公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文;2.4公司有效證照、證件、印章;2.5公司獲得的榮譽(yù)資料;2.6公司年度工作計劃及資金計劃;2.7會計憑證、報表、財務(wù)分析;2.8各項計劃、檢查、總結(jié);

  2.9公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄、相關(guān)照片等;

  2.10各種人事材料;

  2.11工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料;2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件;2.13電子文檔及聲像資料;

  3.要求

  3.1.編制《檔案卷內(nèi)目錄》,應(yīng)包括以下幾個內(nèi)容:部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額(如果涉及)、經(jīng)手人、入檔時間、頁碼及備注等。

  四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-2011-02 3.2.檔案編號的設(shè)置方法可參考如下:行政部、財務(wù)部、技術(shù)部、市場部的名稱代碼可分別設(shè)置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯?dāng)?shù)字分別命名,或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替,具體代碼可列表說明。 3.3.所有文件歸檔裝訂時,應(yīng)統(tǒng)一在文件首頁正面的右上角標(biāo)明檔案編號。如漏頁等有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備注欄內(nèi)。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。 3.4.立卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):a)歸檔文件完整齊全;b)分類清楚;c)標(biāo)題確切易查找;d)卷內(nèi)排列系統(tǒng)、條理;e)保管期限準(zhǔn)確;f)卷皮書寫工整;g)裝訂整理結(jié)實(shí)、美觀。

  3.5.以電子方式存檔的文件,文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期(如:張三于2011年1月1日,將市場部商務(wù)李四交管的2010年下半年下單統(tǒng)計表存檔,其存檔文件名應(yīng)該為:SC李四2010年6-12月下單統(tǒng)計表張三20110101)。

  3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區(qū)域,但由于電子文檔的特殊性,在存檔時應(yīng)該用移動硬盤或者光盤進(jìn)行備份。 3.7.文件類以電子文檔形式存檔時,應(yīng)盡量以PDF格式存放。

  4.期限

  4.1永久保存:公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會、董事會形成的文件材料;公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文;公司有效證照、證件、印章;公司獲得的榮譽(yù)資料;

  四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-2011-02 4.2 10年保存:公司年度工作計劃及資金計劃;各項計劃、檢查、總結(jié);

  4.3 5年保存:公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄、相關(guān)照片等;各種人事材料;工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料;各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件;電子文檔及聲像資料;

  4.4 1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者;4.5財務(wù)類檔案按照會計相關(guān)法律規(guī)定存檔。

  5.歸檔

  各部門檔案管理人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、保密的態(tài)度,認(rèn)真整理、保存、管理公司各項檔案資料。

  5.1行政部為涉及檔案管理的第一責(zé)任人,對確保檔案的完整性、及時移交和保密負(fù)責(zé)。技術(shù)部、銷售部、行政部、財務(wù)部及市場部,各自整理保管內(nèi)部檔案,除財務(wù)部外,其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負(fù)責(zé)管理檔案的人員提交之前半年的檔案,由行政部統(tǒng)一備案管理,財政部的檔案由自己備案保管。

  5.2公司檔案資料按部門分類,檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負(fù)責(zé)。

  5.3各部門檔案管理人員的.職責(zé):應(yīng)及時將應(yīng)歸檔文件進(jìn)行整理、保存,保證資料不遺失、不泄密,及時按要求向行政部移交檔案。

  5.4一項工作同時由幾個部門參與辦理時,由主辦部門負(fù)責(zé)收集形成的文件資料。 5.5各部門需歸檔的文件

  5.1.1 a)行政部門

  公司文件:公司章程、董事會及股東會紀(jì)錄、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類文件(電子文檔);

  第4頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-2011-02 b)人事類文件:員工勞動合同、保密協(xié)議、培養(yǎng)和服務(wù)協(xié)議書、員工入職表、員工離職表、員工轉(zhuǎn)正申請及考核評價表、員工入職體檢表、員工簡歷、員工身份證復(fù)印件、員工學(xué)歷證明復(fù)印件;

  c)行政類文件:各種會議記錄及會議紀(jì)要(電子文檔)、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片(電子文檔)、快遞單、社保相關(guān)的各類單據(jù)、公積金相關(guān)的各類單據(jù)、員工保險單。

  5.1銷售部門

  標(biāo)書、下單統(tǒng)計表(電子文檔)、總代理合同、銷售合同、銷售清單(包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息)(電子文檔)、貨物簽收單、發(fā)票簽收單

  5.2財務(wù)部門

  會計憑證、財務(wù)報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細(xì)賬、明細(xì)分類賬、審計報告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單(電子文檔)、結(jié)算表(電子文檔)、用戶報表(電子文檔)、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級記錄表(電子文檔)、PKPM新購記錄表(電子文檔)、借鎖登記表(電子文檔)、PKPM用戶升級清單(電子文檔)、代理退鎖清單(電子文檔)

  5.3技術(shù)部門工程設(shè)計圖

  5.4市場部

  客戶資料(電子文檔)、滿意度調(diào)查表及結(jié)果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料(電子文檔)、廠商活動資料(電子文檔)、廠商活動總結(jié)資料(電子文檔)

  6.借閱

  6.1.各部門建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》,主要內(nèi)容:借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準(zhǔn)人、歸還時間、歸還時檢查情況、經(jīng)手人。

  第5頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-2011-02 6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記,由各部門經(jīng)理簽字同意后,方可到檔案管理人員處辦理借閱。

  6.3.借閱人必須愛護(hù)檔案,不得轉(zhuǎn)借、抽取、折卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改,閱后及時歸還。

  6.4.借閱檔案歸還時,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊數(shù)、頁數(shù),是否有遺失損壞等情況,如有問題及時通知借閱人說明原因及補(bǔ)救并報主管高管及審批人員。

  6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時,所有相關(guān)資料要做到移交清楚,保持資料的完整無缺。

  6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負(fù)責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。

  7.復(fù)印

  7.1檔案原則不準(zhǔn)復(fù)印,若各部門因工作需要可以制作復(fù)件。復(fù)制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記,由各部門經(jīng)理簽字同意后,方可到檔案管理人員處辦理復(fù)制。

  7.2復(fù)件管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實(shí)施管理,并對復(fù)件的保密性負(fù)責(zé)。

  8.銷毀

  8.1檔案銷毀時,由保管人員提出并整理造表,報部門經(jīng)理核準(zhǔn)呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。 8.2檔案銷毀一般采用碎紙機(jī),由各部門檔案管理人員和綜合管理部負(fù)責(zé)人同時執(zhí)行。

  9.相關(guān)記錄

  9.1 I-01-05 《公司檔案借閱登記表》 9.2 I-01-06 《公司檔案借閱申請表》 9.3 I-01-07 《公司檔案銷毀申請表》

  個人檔案管理制度 篇14

  職責(zé)部門

  1、院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)院級文件檔案的管理工作。

  2、部門(科室)指派專人兼任檔案管理員,負(fù)責(zé)部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人。

  3、院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門檔案管理的實(shí)施情況。

  4、部門(科室)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請,其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理(院長)或指定負(fù)責(zé)人審批。

  5、機(jī)密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷毀申請由總經(jīng)理(院長)或指定負(fù)責(zé)人審批。

  檔案收集、歸檔

  1、凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理,發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。

  2、各部門處理完畢或批存的文件材料,由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。

  3、一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(科室)負(fù)責(zé)收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。

  4、部門(科室)組織召開的工作會議紀(jì)要與有關(guān)材料由本部門(科室)收集、歸檔。

  5、醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。

  6、醫(yī)院員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級單位召開的會議等公務(wù)活動需將文件歸檔的,應(yīng)及時交院辦(人事行政部)歸檔。

  檔案立卷

  1、檔案管理員應(yīng)使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類型將檔案分別立卷,統(tǒng)一存放至檔案柜中。

  2、檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類目”,“案卷類目”條文必須簡明確切。

  3、案卷類目編制原則:含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱,按上(醫(yī)院全稱)、下(經(jīng)辦部門全稱)排版;根據(jù)文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱)、右(經(jīng)辦部門全稱)排版。

  4、案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標(biāo)準(zhǔn),采用標(biāo)黑一號字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側(cè)距頂部3厘米處。

  5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度,對存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。

  6、歸檔文件應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆和復(fù)寫紙復(fù)寫。

  7、部門(科室)經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個月內(nèi)完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。

  檔案目錄編制

  1、檔案文件編號原則:A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中A1A2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》),A3A4為兩位數(shù)年份號,B1B2為部門(科室)代字(大類)號,C1C2為文件類型(小類)號,D1D2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門,歸檔文件類型為2006年的通知,是此卷中的`第7份文件,則檔號為:JX06—XZTZ—07。

  2、檔案管理員應(yīng)在檔案盒(或文件夾)首頁位置設(shè)立《檔案目錄》(附件10.1)。

  3、所有歸檔文件必須在首頁面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號,并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。

  4、《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。

  檔案保管權(quán)限、期限與類型

  1檔案保管權(quán)限

  1.1財務(wù)部檔案由財務(wù)部保存;

  1.2人事部檔案由人事部保存;

  1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理(院長)指定負(fù)責(zé)人保存;

  1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。

  2檔案保管期限

  2.1財務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。

  2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。

  2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎?wù)隆ⅹ劚、錦旗等原件屬永久保存檔案。

  2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

  2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷毀。3文檔的保存形式:

  3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

  3.2計算機(jī)存儲的涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施,文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定,并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存,并保證其真實(shí)性。3.3機(jī)密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖4妗?檔案類型

  4.1行政檔案,包括:營業(yè)執(zhí)照正、副本,復(fù)印件;法定代表人身份證(護(hù)照)(復(fù)印件);對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報告》等各類正式公文;各項重要活動的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料;各部門(含財務(wù)、醫(yī)務(wù)科室)現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;院級會議的會議紀(jì)要、決議;醫(yī)院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險、行駛證(復(fù)印件)等車輛管理檔案;對外簽訂的各類購買(租賃、服務(wù))性質(zhì)的合同文件;其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。

  4.2人事檔案,包括:全院員工個人信息資料(花名冊);勞動合同及保密協(xié)議;勤打卡數(shù)據(jù);工資、社保等薪酬相關(guān)資料;招聘表格、人才庫等相關(guān)資料;員工績效考核相關(guān)資料;其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。

  4.3財務(wù)會計檔案,包括:各類審計帳冊及報表;各類會計帳冊及報表;固定資產(chǎn)資料;其它須保存文檔。

  4.4藥械設(shè)備檔案,包括:設(shè)備臺帳;設(shè)備出廠合格證、使用說明書;設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收報告;設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄;設(shè)備更新改造記錄;設(shè)備管理制度;其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。

  4.5醫(yī)療檔案,包括:檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。

  檔案查閱與復(fù)制

  1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。

  2部門(科室)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門(科室)所有檔案。3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批方可借閱有關(guān)檔案。

  4文檔查(借)閱應(yīng)在檔案保管部門(科室)進(jìn)行登記,機(jī)密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。

  5查(借)閱或復(fù)制除財務(wù)類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審批,并進(jìn)行相關(guān)登記。

  6查(借)閱或復(fù)制財務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。

  檔案的銷毀

  1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單,由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審核無誤后報總經(jīng)理審批。

  2總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程,并進(jìn)行簽字確認(rèn)。

  3銷毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。

  個人檔案管理制度 篇15

  一、目的

  為規(guī)范公司各職能部門的檔案管理工作,確保檔案保管安全,發(fā)揮檔案價值,更好地為公司各項工作服務(wù),現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合公司實(shí)際情況,發(fā)布《公司檔案管理制度》(以下簡稱“本制度”)。

  二、檔案的定義

  (一)檔案指公司及下屬項目公司在成立、產(chǎn)權(quán)變動、工程建設(shè)、經(jīng)營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件、光盤、照片、實(shí)物等各種載體的記錄。

 。ǘ┤粘9ぷ髦行纬傻母黝愡^程文件屬于資料,不屬于檔案范疇。

  三、管理機(jī)構(gòu)

  公司綜合管理部統(tǒng)籌公司及下屬項目公司檔案管理工作,負(fù)責(zé)公司及下屬項目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)幫扶;下設(shè)檔案室,負(fù)責(zé)保管公司及下屬項目公司重要檔案。

  四、工作職責(zé)

  公司綜合管理部設(shè)置檔案管理員,其工作職責(zé)為:

 。ㄒ唬┲贫ê屯晟茩n案管理制度。

 。ǘ╅_展檔案管理培訓(xùn),指導(dǎo)和幫扶檔案管理工作。

  (三)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用,負(fù)責(zé)檔案室的日常管理。

 。ㄋ模⿲λ斜9艿脑紮n案必須建立完整的電子臺賬并定期備份(至少每兩月一次)。

  五、檔案鑒定

  檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。

 。ㄒ唬w檔文件的鑒定,包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。

  1、歸檔范圍。檔案管理員統(tǒng)計、鑒定檔案產(chǎn)生情況,梳理歸檔范圍,報領(lǐng)導(dǎo)審批確定。

  歸檔范圍載體包括但不限于:

 。1)公司管理文件:如資質(zhì)文件,包括企業(yè)注冊營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等;公司、公司形成并下達(dá)的各類正式文件,包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會議紀(jì)要材料、重要記錄;公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;國家、地方政府政策文件類。

 。2)項目資料:如開發(fā)文件類(前期、配套文件);圖紙類;合同類(包括商品房合同);工程技術(shù)文件類;招標(biāo)文件類;項目企劃、銷售資料類;前期市場調(diào)研、土地分析等資料類;竣工報建資料類。

 。3)聲像資料及實(shí)物檔案:如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料,有紀(jì)念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料;公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。

  2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機(jī)密”三級,泄漏會使公司權(quán)利和利益遭受不同程度的損害,因此,歸檔時要根據(jù)文件內(nèi)容與類型劃分密級等級,確保檔案安全。

  普通是公司可對外發(fā)布的信息,如宣傳資料、榮譽(yù)證照、年度報告等。

  秘密是公司一般的秘密,一旦泄密會使公司利益受到較大損害,如重要會議紀(jì)要、人事檔案、規(guī)章制度等。

  機(jī)密是公司重要的秘密,泄露會使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害,如董事會決議、項目投資文件、公司規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料等。

 。ǘ┑狡跈n案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進(jìn)行鑒定,確定繼續(xù)保存或進(jìn)行清理、銷毀。

  文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:

  1、永久保存:

 。1)公司章程;

  (2)董事會及股東會紀(jì)錄;

 。3)財務(wù)報表;

  (4)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;

 。5)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;

  (6)工程設(shè)計圖;

  (7)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

  2、十年保存:

 。1)預(yù)算、決算書類;

 。2)會計憑證;

  (3)其他核定須保存十年的文書。

  3、五年保存:

 。1)期滿或解約之合約;

 。2)其他核定須保存五年的文書。

  4、一年保存:無長期保存必要的。

  5、規(guī)章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存,使用部門視其有效期予以保存。

  6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應(yīng)組織檔案管理員及相關(guān)專業(yè)人員對檔案資料進(jìn)行整理。對超過保存期限的檔案,由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》(詳見附件),報本部門及相關(guān)部門第一負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理/董事會批準(zhǔn)。

  7、決定銷毀的檔案資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)填寫《檔案銷毀清冊》(詳見附件),銷毀檔案時至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復(fù)核待銷毀檔案,銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認(rèn)。

  8、檔案銷毀后,鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應(yīng)立卷歸檔、永久保存。

  9、需繼續(xù)保存的過期檔案,應(yīng)明確繼續(xù)保存的時間期限,并由檔案管理員在檔案卷內(nèi)目錄、匯總表上注明。

  六、檔案收集

 。ㄒ唬┦占秶。按照歸檔范圍進(jìn)行收集。

 。ǘ┦占绞。公司及下屬項目公司均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)整理本部門的文件資料,并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》(詳見附件),隨同已整理的檔案(含紙質(zhì)檔、電子檔、實(shí)物)一并移交檔案室,檔案管理員接收檔案并簽字確認(rèn),《檔案移交清單》雙方各留一份。

  (三)歸檔文件要求。

  1、歸檔的文件為原件(無原件的歸檔需為具有憑證作用的復(fù)制件)。

  2、非紙質(zhì)文件配文字說明一并歸檔。

  3、圖紙類歸檔前要驗(yàn)證審批流程所需印章齊全才能歸檔。

  4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料:要使用耐久性強(qiáng)的碳素型黑色或藍(lán)色簽字筆、鋼筆,不得使用鉛筆、圓珠筆。

  5、聲像檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機(jī)、攝相機(jī)等拍攝,要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等,不能使用手機(jī)拍攝。

  (四)公司及下屬項目公司收集以下檔案后,須提交電子檔(含目錄)至檔案管理員處,以便備份存檔。

  1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。

  2、公司合并、收購文件。含請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、備忘錄;股權(quán)轉(zhuǎn)讓、收購的協(xié)議、合同;工商證照及變更文件等。

  3、與合作方的相關(guān)文件。

 。1)合作意向書、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄等。

  (2)融資擔(dān)保文件:融資公告、報表、擔(dān)保、抵押等相關(guān)文件,融資合同、協(xié)議等(如發(fā)債、貸款等)。

 。3)盡職調(diào)查資料:①盡職調(diào)查報告;②業(yè)務(wù)約定書;③委托協(xié)議書;④盡職調(diào)查清單及問卷;⑤目標(biāo)企業(yè)提供的有關(guān)書面資料(含工商、法務(wù)、財務(wù)、工程、市場、人力等文件)。

 。4)工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設(shè)計、招投標(biāo)、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等各階段形成的檔案。

 。5)公司及下屬項目公司所獲榮譽(yù)。

  注:1。如公司及下屬項目公司發(fā)生撤銷、拆分、合并等情況導(dǎo)致檔案不能安全保管,須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。

  七、檔案管理

 。ㄒ唬n案管理員接收檔案資料后,應(yīng)按照項目分類進(jìn)行保管,按檔案編號順序規(guī)則存放,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化,以利于檔案的保管和使用。

 。ǘn案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜,在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細(xì)表,且在檔案柜上標(biāo)注公司/項目名稱和柜號,并在電腦上做好臺賬登記(表格/文檔),保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號、關(guān)鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。

  (三)檔案管理員應(yīng)至少每月一次對檔案保管狀況進(jìn)行檢查,切實(shí)做好檔案“八防”(防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲)工作,確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告部門領(lǐng)導(dǎo),并采取補(bǔ)救措施,減少檔案的.損失。

 。ㄋ模n案管理必須遵循保密制度,檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管,檔案室非檔案管理員不得入內(nèi),檔案室內(nèi)禁止吸煙和大聲喧嘩。

  八、檔案利用

 。ㄒ唬┕静块T員工因工作需要,可以借閱與其工作有關(guān)的檔案資料。

  (二)借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人—綜合管理部—總經(jīng)理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為:借出、復(fù)印、掃描、查詢。

  填寫要求:

 。1)《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容,申請部門填寫申請人所在的部門,文件標(biāo)題或摘要填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件名稱,根據(jù)需要在“是否電子檔”或“是否復(fù)印”選擇是或否,用途填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。

 。2)《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容,申請部門填寫經(jīng)辦人所在的部門,主送單位(或合作、上報單位等)填寫外借物品所辦理事項的主要單位,外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品,借用時間必須填寫明確(如20xx年x月xx日xx:xx至20xx年x月xx日xx:xx),如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位,涉及金額根據(jù)實(shí)際情況填寫,用途填寫所要外借文件用于辦理的事項。

 。ㄈn案管理員對檔案借閱進(jìn)行登記,填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失,否則追究借閱人的責(zé)任,構(gòu)成犯罪的依法追究法律責(zé)任。

 。ㄈn案應(yīng)按期歸還,歸還時檔案管理人員要對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查,包括檔案的件數(shù)、頁數(shù),檔案原件完整,無損壞、無涂改等,并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告部門領(lǐng)導(dǎo)。檔案到期仍需繼續(xù)使用的,借閱人需在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。

  (四)外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)檔案保管部門所在公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

  (五)檔案在使用外借期間,檔案管理員必須保留一份復(fù)印件存檔,以便其他工作人員的查閱。

  九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。

  個人檔案管理制度 篇16

  一、目的

  為了確保公司檔案的完整及安全,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,便于科學(xué)管理與開發(fā)利用,特制定本管理制度。

  二、適用范圍

  適用于公司檔案資料的管理。

  三、管理職能

 。ㄒ唬┕巨k公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作,設(shè)置專門的檔案室,負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。

 。ǘn案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作,具體職責(zé)如下:

  1、接收各部門上交的存檔資料,做好收件登記;

  2、定期清理,主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料,補(bǔ)齊缺失的檔案資料;

  3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷,分類規(guī)范存放;

  4、妥善保管檔案資料,做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作;

  5、建立檔案檢索索引;

  6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù),并做好登記,保證檔案資料安全無損;

  7、做好檔案室的日常清理、清潔工作,保持檔案室整潔有序;

  8、建立和維護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng),實(shí)行數(shù)字化管理;

  9、遵守保密制度。

  (三)各部門管理職責(zé)

  1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料;

  2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔;

  3、妥善保管本部門借閱的檔案資料,不得泄露、遺失和損壞。

  四、資料歸檔管理

 。ㄒ唬w檔資料范圍

  1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書、公示信息等資料;

  2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料;

  3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來資料;

  4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結(jié)、簡訊等;

  5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書、經(jīng)濟(jì)或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊等內(nèi)部管理資料;

  6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料;

  7、公司產(chǎn)品立項、設(shè)計、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評審、驗(yàn)收等項目資料;

  8、公司各類設(shè)備在設(shè)計、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料;

  9、公司各類基建工程勘探設(shè)計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗(yàn)收記錄等基建資料;

  10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料;

  11、各類財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料;

  12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案;

  13、公司取得的各種證書、證件、獎牌;

  14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書等資料以及參加外部會議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料;

  15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說明書等資料;

  16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料;

  17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料;

  18、其他具有保存價值的資料。

 。ǘw檔資料收集

  1、結(jié)合公司具體情況,財務(wù)檔案由財務(wù)部管理,超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室;

  人事檔案由人事管理部門管理;

  生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案,在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理;

  其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)主動上交。

  2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的,經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室;

  如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。

  3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔;

  4、公司有償取得的資料,在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣,方可報銷。部門如需使用,可從檔案室借出或復(fù)印。

  5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費(fèi)前須交檔案室存檔,否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。

  6、在檔案資料歸檔期,公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料,由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料,各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。

  (三)資料歸檔要求

  1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確,符合形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,便于查找利用。

  2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件,因故無原件的,可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔,文件資料歸檔后不得更改。

  3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔;

  具有永久長期保存價值的電子文件,必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

  4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

 。ㄋ模w檔時間

  1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外,其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。

  2、報表、臺賬、記錄等按年形成的.文件資料,于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。

  3、報刊于次月初從各部門收回歸檔;

  雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。

  4、工程項目建設(shè)資料在竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)歸檔。

 。ㄎ澹w檔移交

  1、各部門的兼職檔案管理人員(部門核算員)應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況,整理完畢并編制移交清冊,由部門或項目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。

  2、檔案管理部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。

  3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊,并履行簽字手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。

  五、檔案保管

  (一)收件登記

  1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿,收到新歸檔資料時,須逐件分類登記,詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人,以便追溯。

  2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點(diǎn),將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表,然后將資料名稱和存放地點(diǎn)按類別登記到檢索簿中,同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。

  (二)檔案分類

  1、公司檔案一般按年度收集整理,按如下規(guī)則分類:

  A——股權(quán)類:公司股東會、董事會、監(jiān)事會所有資料,包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監(jiān)事名冊、股權(quán)變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等,按屆次立卷。

  B——綜合管理類:

  01——公司內(nèi)部文書資料,包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、決議、決定、意見、簡訊,公司制訂的各類規(guī)劃、計劃、方案、決策、工作總結(jié),公司組織開展各類活動形成的相關(guān)文字資料,黨團(tuán)工青婦資料等。按時間先后順序立卷。

  02——管理制度,包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)手冊、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、責(zé)任書等;

  按小類立卷。

  03——外聯(lián)資料,包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料,上級部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、公示信息等,公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。

  04——統(tǒng)計資料,包括統(tǒng)計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。

  05——其他資料,不能歸集到以上類別中的資料,可以暫空,以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。

  C——經(jīng)營類01——合同,公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時間先后順序立卷。

  02——客戶資料,包括市場調(diào)查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。

  03——廣告宣傳資料,公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。

  D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料,包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評價驗(yàn)收資料、標(biāo)準(zhǔn)化材料、事故認(rèn)定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。

  02——質(zhì)量計量資料,包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢定資料、檢驗(yàn)報告、計量碼單、化驗(yàn)單、臺帳等。按小類立卷。

  03——設(shè)備管理資料,包括操作規(guī)程、設(shè)備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。

  04——生產(chǎn)記錄資料,包括工藝流程,指標(biāo)、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。

  E——技術(shù)類01——項目資料,包括可研報告、市場調(diào)研報告、研發(fā)報告、工藝包、實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。

  02——基建資料,包括設(shè)計圖紙、預(yù)決算、施工紀(jì)錄、施工報告、竣工驗(yàn)收資料、檢驗(yàn)報告等。按建設(shè)項目立卷。

  03——設(shè)備資料,包括圖紙、設(shè)計說明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。

  F——人事檔案01——個人檔案,記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況(入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等)。按個人立卷。

  02——工資結(jié)算資料,包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。

  03——考勤考核資料,包括考勤表、考核表。按月立卷。

  04——招聘培訓(xùn)資料,包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓(xùn)計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。

  05——社會保險資料,包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費(fèi)申請等。

  G——財務(wù)檔案,包括財務(wù)憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務(wù)規(guī)范立卷。

  H——證照類,包括公司獲得的各種證件、證書、營業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。

  I——影像電子類,包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。

  J——圖書類,包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻(xiàn)資料、圖書、工具書、重要報刊等。

  2、檔案資料分類后,方便集中裝訂的要建立卷宗,不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實(shí)行數(shù)字化管理,統(tǒng)一按分類規(guī)則編號,編號規(guī)范如下:

  X-XX-XX-XX卷宗序號(同一類卷宗超過一本時的排序號)小類序號,用01、02、03……代表各小類二級分類編號,即分類規(guī)定中01、02、03…序號一級分類代碼,即分類規(guī)定中A--J 3、無具體二級及以下分類規(guī)定的,由檔案室自行分類編號,但必須將分類規(guī)則明確標(biāo)注于檢索簿上,以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。

  4、卷宗按年裝訂,年號和編號應(yīng)標(biāo)注于卷宗存放時封面可直視處,卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明;

  單體存放的檔案資料應(yīng)用標(biāo)簽將編號貼在資料表面可直視處,不宜貼標(biāo)簽的(如證照)在反面標(biāo)注。

  5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案;

  按保密要求可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般檔案;

  按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗,卷宗并在卷宗上予以注明。

 。ㄈn案保管

  1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放,整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號并標(biāo)注存放類別。

  2、整理裝訂時,永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物,文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

  3、卷宗封面標(biāo)注和編號書寫應(yīng)規(guī)范,具有耐久性。

  4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號,表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄,以便查找。

  5、檔案室要做好檔案存放的空間布置,做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

  6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號保管。

  7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放,以免遺失或泄露。

  六、檔案的借閱和利用

  1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿,逐筆登記檔案借閱記錄,包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準(zhǔn)人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字,如所借資料用于交上級部門,不能歸還,借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。

  2、借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請單》,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能借閱。批準(zhǔn)權(quán)限如下:普通檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可,檔案室主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);

  重要檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人和分管副總簽字認(rèn)可,分管檔案的副總批準(zhǔn),特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn);

  涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)。

  3、借出用于職能部門辦事的檔案,借出時間不得超過3天;

  在公司內(nèi)使用的普通檔案,借出時間不得超過1個月。因故需要繼續(xù)使用,可以續(xù)借,須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者,檔案管理員負(fù)責(zé)催還。

  4、涉密檔案原則上不外借,只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出,當(dāng)天必須歸還。借出人必須嚴(yán)格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規(guī)定。

  5、檔案歸還時應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時記錄以備查。

  6、檔案借閱者必須愛護(hù)檔案,保持整潔、嚴(yán)禁涂改;

  注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失;

  損壞者按重新備置費(fèi)用賠償,故意損毀者予以辭退。

  七、檔案的銷毀

  1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

  2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《文件/紀(jì)錄銷毀呈報表》經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《文件/紀(jì)錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔,登記表永久保存。

  4、在銷毀公司檔案資料時,由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。

  八、本制度自頒布之日起施行,原《檔案管理制度》同時廢止。

  個人檔案管理制度 篇17

  一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù),檔案屬于涉及托管人員隱私,未經(jīng)許可不得外借、外傳。

  二、各類檔案的借(查)閱,必須填寫《檔案借(查)閱申請單》

  三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人,經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

  四、外單位來人借(查)本托管人檔案,需持單位《檔案借(查)閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn),方可查閱。

  五、閱檔必須在檔案室,不得攜帶外出,以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  六、外借的'檔案借閱者必須妥善保管,借閱的檔案只限本人使用,未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等,要保持檔案的整潔、完整。

  七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等,應(yīng)立即知會辦公室進(jìn)行處置。

  八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案,要及時做好催還工作。

  九、借出和歸還檔案時,應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。

  個人檔案管理制度 篇18

  第一條歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確,各項簽字手續(xù)完備。

  第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負(fù)荷規(guī)范要求,書寫材料要適合長期保存,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水及熱敏紙。

  第三條歸檔文件應(yīng)為原件。

  第四條科技成果鑒定、基建工程驗(yàn)收必須保存檔案的.完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗(yàn)收。

  第五條移交單位在正式移交前應(yīng)對移交的文件材料進(jìn)行組卷并編制移交目錄,雙方履行簽字手續(xù)