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公司檔案管理制度

時(shí)間:2022-05-11 12:14:05 制度 我要投稿

公司檔案管理制度(精選9篇)

  在生活中,很多場(chǎng)合都離不了制度,制度一經(jīng)制定頒布,就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用,是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。我敢肯定,大部分人都對(duì)擬定制度很是頭疼的,以下是小編整理的公司檔案管理制度,僅供參考,大家一起來(lái)看看吧。

公司檔案管理制度(精選9篇)

  公司檔案管理制度 篇1

  一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  二、歸檔范圍

  公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

  三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

  四、檔案管理員的職責(zé):

  保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、資料的收集與整理

  1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

  4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

  5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

  六、資料的分類與歸檔

  1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  2. 公司檔案資料的.歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

  七、檔案的借閱

  1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

  4. 檔案借閱者必須做到:

 、 愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

  ② 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

  八、檔案的銷毀

  1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

  2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

  4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

  5. 在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

  公司檔案管理制度 篇2

  一、目的

  為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理,有效的保守機(jī)密;同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。

  二、檔案管理內(nèi)容

  1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

  2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

  3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

  4、員工離職檔案:?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。

  三、檔案相關(guān)規(guī)定

  1、基礎(chǔ)管理

  1.1原則:分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

  1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的`真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。

  1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔,按在職人員、離職人員進(jìn)行整理,并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》《離職員工人事檔案登記》,并在檔案前頁(yè)填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào),人事檔案原則上是永久保存。

  1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等),應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

  1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前,對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

  1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

  1.7員工離職檔案每月清查,另外存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

  1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

  1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放,一個(gè)員工一個(gè)編號(hào),防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

  2、檔案的查、借閱

  2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,不得外借;非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》,經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

  2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案,下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。

  2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

  2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長(zhǎng)),對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

  2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。

  3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)

  3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

  3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

  3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲處。

  4、檔案的銷毀

  4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

  4.2某些檔案到了銷毀期時(shí),由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》,經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

  4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案,人力資源部須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔,登記表永久保存。

  四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

  本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部實(shí)施,修訂和廢止亦同。

  公司檔案管理制度 篇3

  一、總則

  1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

  2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

  3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

  二、文件材料的收集管理

  1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

  2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

  3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

  三、歸檔范圍

  1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

  2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。

  3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

  4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

  5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

  6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的'剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

  四、歸檔要求

  1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

  2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

  3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。

  4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

  5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

  6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

  五、檔案管理人員職責(zé)

  1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

  2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

  3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

  六、檔案的利用

  1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

  2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

  3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

  4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

  5、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。

  6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

  7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

  七、本制度即日起開始執(zhí)行。

  公司檔案管理制度 篇4

  一、目的

  為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,規(guī)范人事檔案的管理,特制定本制度。

  二、范圍

  本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。

  三、職責(zé)

  3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。

  3.2 人事檔案管理:集團(tuán)公司人事管理課(寧波地區(qū))負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。

  3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門,負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。

  3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。

  四、人事檔案管理的內(nèi)容

  4.1 員工人事檔案歸檔及管理:新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件(畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書)復(fù)印件提交人事管理課,人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案(內(nèi)容包括:該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料)并及時(shí)歸檔。歸檔的`流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別,其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容,最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

  4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度:一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。

  4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí),應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

  4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí),由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字,確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題;員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí),人力資源部核對(duì)檔案材料,密封該員工人事檔案,連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料,轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。

  4.2 檢查核對(duì):人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字,確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):突發(fā)事件后,如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后;對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后,如不能確定某份材料是否丟失;發(fā)現(xiàn)某些損失之后,如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。

  4.3 轉(zhuǎn)遞(員工異動(dòng)):檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下,人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》,按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

  4.4 保密制度:由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。

  4.5 統(tǒng)計(jì):人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。

  4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類:履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。

  4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新,人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》,提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。

  五、員工人事檔案管理,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。

  查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)(或總裁)批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

  六、相關(guān)支持文件及記錄

  員工應(yīng)聘申請(qǐng)表

  轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單

  員工離職通知單

  員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表

  公司員工人事檔案管理制度

  第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性,完整性和準(zhǔn)確性,為人事決策提供信息和依據(jù),特制定本制度。

  第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

  第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。

  第四條、新員工第一次建檔后,日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

  第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔,目錄如下:

  1、招聘登記表

  2、聘用通知書

  3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。

  4、身份證復(fù)印件

  5、照片

  6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表

  7、聘用合同

  8、獎(jiǎng)懲材料

  9、任免、升降、調(diào)薪等材料

  10、其它材料

  第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè),記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。

  第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。

  第八條、所有人事檔案都屬秘密文件,應(yīng)妥善保管,不得隨意泄密。

  第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案,除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

  第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

  第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

  第十二條、收回檔案時(shí),檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì),否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。

  第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

  公司檔案管理制度 篇5

  一、文書檔案歸檔制度

  1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

  2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

  3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

  4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

  5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

  6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

  7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

  二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家利益,工作盡職盡責(zé),自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

  2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

  3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

  4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

  5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

  三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1.各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

  2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

  3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

  4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

  5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。

  四、部門立卷制度

  1.凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

  2.各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

  3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

  五、檔案保管制度

  1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

  2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

  3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

  4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的.現(xiàn)象發(fā)生。

  5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

  6.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

  7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門窗,確保安全。

  六、檔案保密規(guī)則

  1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

  2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

  3.查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

  4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門。

  5.對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

  七、檔案借閱制度

  1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。

  2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

  3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

  4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

  5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無(wú)誤時(shí),方能簽字蓋章。

  6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

  八、其他

  解釋權(quán)歸公司行政人事部。

  公司檔案管理制度 篇6

  一、人事檔案管理范圍:專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國(guó)不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。

  二、除人事檔案管理人員外,無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)。

  三、檔案的管理

  (1)根據(jù)氣候的不同變化,經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

  (2)對(duì)所管理的人事檔案必須逐人登記注冊(cè)。

  (3)每季度核對(duì)一次檔案的分類、編目、序號(hào),發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放錯(cuò)位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊(cè)全面檢查檔案,發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。

  (4)任何人不得私自保存他人的檔案材料,對(duì)私自保存他人檔案材料拒不交出者,應(yīng)追究其責(zé)任。

  (5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的.管理方法和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

  四、人事檔案是全面應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料,構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容。

  (1)履歷表及其他簡(jiǎn)歷材料等。

  (2)自傳材料;報(bào)告?zhèn)人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

  (3)各種鑒定;審計(jì)工作中形成的材料;

  (4)各類考核、評(píng)價(jià)材料及畢業(yè)成績(jī)單、學(xué)歷證明等。

  (5)歷史審查材料及甄別復(fù)查材料,更改或姓名認(rèn)定材料等。

  (6)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。

  (7)表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料

  (8)執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個(gè)人的材料。

  (9)任免呈報(bào)表,確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表,出國(guó)人員審批表,調(diào)整工資審批表,工資級(jí)別登記表,離休、退休、退職審批表等。

  (10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。

  五、查閱和借用人事檔案,應(yīng)遵守下列規(guī)定:

  (1)不得隨意查閱人事檔案,如必須查閱有關(guān)人員檔案情況,需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。

  (2)必須查閱檔案時(shí),只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。

  (3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

  (4)查閱檔案者,必須填寫對(duì)查閱問(wèn)題,查閱日期等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

  (5)查閱檔案,必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改,圈劃及撤換檔案材料,不得向無(wú)關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容,違者應(yīng)追究責(zé)任。

  (6)查閱檔案時(shí),不得抄錄檔案內(nèi)容,如特殊情況,須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄,抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。

  (7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案,如特殊情況需查閱時(shí),必須持縣級(jí)以上組織、人事部門介紹信,并有兩名正式黨員方能查閱。

  (8)檔案在特殊情況下,經(jīng)批準(zhǔn)可以借出,但借出時(shí)要及時(shí)登記,按期歸還,如不按時(shí)歸還,要及時(shí)催收,以免遺失。

  六、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:

  (1)檔案要通過(guò)機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞,不能公開郵寄或本人自帶。

  (2)檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí),以防檔案丟失。

  (3)收到外單位的檔案,要及時(shí)核對(duì),核對(duì)無(wú)誤差后,在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

  七、凡歸檔的材料,均應(yīng)經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別;屬于歸檔的材料,必須手續(xù)完備,完整無(wú)缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的,應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

  八、凡歸入檔案的材料,均應(yīng)按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集,歸檔的暫行規(guī)定》整理,不應(yīng)歸入干部檔案的材料,不得入檔;

  九、保管檔案工作人員守則如下:

  (1)嚴(yán)格遵守保密制度,不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

  (2)嚴(yán)禁在檔案庫(kù)吸煙,保護(hù)檔案安全,經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

  (3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

  (4)熱愛(ài)本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

  (5)堅(jiān)持黨的原則,認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策,嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

  公司檔案管理制度 篇7

  一、檔案的建立。

  1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

  1.2明確建檔內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

  1.2.1房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;

  1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

  1.2.3業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

  1.2.4文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;

  1.2.5員工檔案:包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;

  1.2.6財(cái)務(wù)檔案:包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。

  1.3建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

  二、檔案管理

  2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,并保存復(fù)印件。

  2.2檔案管理要求:

  2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

  2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋4娣椒ā?/p>

  2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng),確保檔案在使用過(guò)程中的.安全、不丟失、不泄密。

  2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

  2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

  2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,按工作部門分柜保存。

  2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng);C考径葘(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

  公司檔案管理制度 篇8

  一.制度內(nèi)容

  為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的`方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度

  二.管理目標(biāo)

  客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

  三.適用范圍

  客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

  一般客戶檔案包括以下的資料:

  1. 收集客戶單位資料

  2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

  3. 客戶裝修工程文件

  4. 客戶遷入時(shí)填具之資料

  5. 客戶資料補(bǔ)充

  6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料

  7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

  8. 客戶與管理處往來(lái)文件

  9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

  10. 客戶維修記錄

  11. 客戶投訴記錄

  12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

  四.注意事項(xiàng)

  1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

  2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

  3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

  4. 接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

  5. 接聽客戶工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

  公司檔案管理制度 篇9

  一、目的

  加強(qiáng)文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術(shù)語(yǔ)和定義

  1、檔案:指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活

  動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦

  盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

  四、職責(zé)

  1、行政人事部:

  1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負(fù)責(zé)公司檔案的.利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過(guò)程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

  6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

  2、其他各部門相關(guān)人員:

  1)負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí),做好或協(xié)助移交工作,并及時(shí)通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

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